Законодательная рамка и практическое применение ежегодного оплачиваемого отпуска в трудовом праве Японии

В системе трудового права Японии (Japan) годовой оплачиваемый отпуск является основным правом работников. Эта система направлена на восстановление физического и психического здоровья работников и обеспечение их полноценной социальной жизни. С точки зрения управления компанией, правильное понимание и применение системы годового оплачиваемого отпуска не просто вопрос льгот, но и ключевая обязанность в соблюдении законодательства и управлении трудовыми рисками. Руководители сталкиваются с множеством задач: точное определение количества дней оплачиваемого отпуска для каждого сотрудника, соответствующая координация между заявлениями сотрудников на отпуск и необходимостью ведения бизнеса, а также обеспечение выполнения обязанности предоставления минимум пяти дней отпуска в год, введённой с 2019 года. Это также влечёт за собой связанные с этим административные и финансовые соображения. В данной статье мы предоставляем всесторонний обзор юридической структуры системы годового оплачиваемого отпуска на основе Японского закона о трудовых стандартах (Japanese Labor Standards Act) и соответствующей судебной практики. Мы систематически рассмотрим практические вопросы, с которыми сталкиваются компании, включая требования к предоставлению отпуска, права и обязанности работодателей и работников, стратегические методы управления, такие как плановое предоставление отпуска, а также юридические последствия нарушения законодательства.

Требования и количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска в Японии

Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска закреплено в статье 39 Японского закона о трудовых стандартах (Japanese Labor Standards Act) . Это не благотворительная система отпусков, установленная по усмотрению компании, а обязанность, возложенная на работодателя законом. Чтобы работник получил право на первый ежегодный оплачиваемый отпуск, он должен удовлетворить двум требованиям, предусмотренным законом .  

Первое требование – это непрерывный трудовой стаж. Работник должен непрерывно работать в течение шести месяцев, начиная с даты его приема на работу. Второе требование – это процент посещаемости. За эти шесть месяцев работник должен присутствовать на работе не менее 80% от общего количества рабочих дней. Работодатели обязаны предоставить работникам, удовлетворяющим этим требованиям, в принципе 10 рабочих дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

После первого предоставления количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска увеличивается в зависимости от продолжительности непрерывной работы. Для обычных работников после шести месяцев непрерывной работы, когда предоставляется 10 рабочих дней, количество дней отпуска увеличивается каждый год и достигает максимума в 20 рабочих дней после 6,5 лет работы .  

С другой стороны, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется также работникам с неполным рабочим днем, у которых количество рабочих дней или часов в неделю меньше. Однако количество этих дней определяется пропорционально, в зависимости от количества рабочих дней в неделю . К пропорциональному предоставлению отпуска относятся работники, у которых количество рабочих часов в неделю составляет менее 30, а количество рабочих дней в неделю – не более четырех или количество рабочих дней в году – не более 216 . Конкретное количество предоставляемых дней отпуска представлено в следующей таблице.  

Существуют также положения о переносе и сроке давности ежегодного оплачиваемого отпуска. Если работник не использовал весь отпуск в течение года, он может перенести его на следующий год. Однако, согласно статье 115 Японского закона о трудовых стандартах (Japanese Labor Standards Act), право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска истекает по истечении двух лет с момента его возникновения .  

Согласно законодательным принципам, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основе даты приема каждого работника на работу, поэтому «базовая дата» отпуска различается для каждого работника . Это может стать причиной значительных сложностей в управлении, особенно для компаний с большим количеством сотрудников. Необходимо отслеживать базовую дату каждого сотрудника, рассчитывать количество дней отпуска и управлять периодом обязательного использования отпуска в пять дней, что увеличивает управленческие затраты и риск ошибок в расчетах. Для решения этой проблемы некоторые компании внедряют метод, называемый «единообразное обращение». Это метод управления, при котором базовая дата ежегодного оплачиваемого отпуска всех сотрудников унифицируется на определенную дату, например, на 1 апреля каждого года . Применение этого метода позволяет сосредоточить управление ежегодным оплачиваемым отпуском на один раз в год, что способствует повышению эффективности управления и снижению ошибок. Однако при внедрении этой системы необходимо учитывать интересы работников, чтобы они не оказались в невыгодном положении. Например, работникам, принятым на работу во второй половине года, следует предоставлять отпуск раньше установленной законом базовой даты, чтобы система не ухудшала минимальные стандарты, предусмотренные законом. Таким образом, унификация базовой даты – это не просто изменение административной процедуры, а стратегический элемент управления трудовыми ресурсами, который должен рассматриваться на основе соблюдения законодательства.  

Право работника на выбор времени отпуска и право работодателя на изменение этого времени в соответствии с законодательством Японии

Вопрос о выборе времени для ежегодного оплачиваемого отпуска затрагивает как права работников, так и необходимость управления бизнесом со стороны работодателей. Японский Закон о трудовых стандартах предусматривает механизмы для достижения баланса между этими интересами.

Во-первых, в качестве основного принципа работник имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в желаемое им время. Это право называется “право на выбор времени отпуска”. Работник не обязан объяснять работодателю причины взятия отпуска, и в принципе работодатель не имеет права отказать в его предоставлении.

Однако существует исключение из этого права работника, которое представляет собой “право работодателя на изменение времени отпуска”. Согласно статье 39, пункт 5 Японского Закона о трудовых стандартах, работодатель может изменить время отпуска на другой период, если предоставление отпуска в запрашиваемое работником время “препятствует нормальному ведению бизнеса”.

Требование “препятствия нормальному ведению бизнеса” трактуется очень строго. Просто занятость на рабочем месте или трудности с обеспечением замены не являются достаточными основаниями для изменения времени отпуска. Судебная практика требует, чтобы при принятии решения объективно учитывались все обстоятельства, такие как характер работы работника, загруженность бизнеса, сложность обеспечения замены, количество других работников, запрашивающих отпуск в тот же день. Важно, что перед тем как воспользоваться правом на изменение времени отпуска, работодатель обязан предпринять все возможные меры, чтобы работник смог взять отпуск в желаемое время, например, обеспечить замену или скорректировать график работы.

Верховный суд Японии установил высокий порог для использования права на изменение времени отпуска в прошлых судебных решениях. Например, в делах “Электросвязь Конохана” (Верховный суд, решение от 18 марта 1982 года) и “Телеграф и телефон Хироаса” (Верховный суд, решение от 10 июля 1987 года) было указано, что работодатель может использовать право на изменение времени отпуска только в исключительных обстоятельствах, например, когда обеспечение замены объективно затруднено.

Особое внимание привлекает недавнее судебное решение по делу “Восточная пассажирская железная дорога” (Токийский апелляционный суд, решение от 28 февраля 2024 года). В этом деле использование права на изменение времени отпуска со стороны компании в отношении машиниста шинкансена было признано законным. Суд пришел к такому выводу на основании высокой специализации и важности обеспечения безопасности в работе машиниста шинкансена, крайней сложности обеспечения замены и того, что компания установила справедливые правила использования отпусков и стремилась к планомерному распределению персонала.

Также обсуждается использование права на изменение времени отпуска в случае заявлений о предоставлении длительного отпуска в один период от работников, планирующих увольнение. В принципе, для предстоящих увольнений нет возможности назначить альтернативные даты, поэтому использование права на изменение времени отпуска не допускается. Однако в деле компании R (Токийский окружной суд, решение от 19 января 2009 года) было сделано исключение. В этом случае работник был ответственным за важный проект, передача дел не была завершена, и его отсутствие могло серьезно повлиять на бизнес. Этот прецедент показывает, что использование права на изменение времени отпуска для предстоящих увольнений не всегда невозможно, но ограничено случаями, когда передача дел является необходимой и невозможной без участия данного работника.

Из этих судебных решений следует, что использование права на изменение времени отпуска не является просто правом работодателя, а скорее отражает его способность управлять трудовыми ресурсами. Простое утверждение “у нас сейчас пиковый период” не имеет юридической силы. Суды рассматривают вопрос о том, какие конкретные усилия предпринял работодатель, чтобы удовлетворить желание работника взять отпуск. Постоянный дефицит персонала не является оправданием для изменения времени отпуска и рассматривается скорее как проблема управления. Поэтому при рассмотрении возможности использования права на изменение времени отпуска необходимо убедиться, что такое решение выдержит судебную проверку, то есть работодатель регулярно занимается планированием замены персонала и выравниванием рабочей нагрузки.

Обязанность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в течение пяти дней по законодательству Японии

С 1 апреля 2019 года (эра Рэйва, 2019) вступили в силу изменения в Японский закон о трудовых стандартах, которые привнесли значительные изменения в систему ежегодного оплачиваемого отпуска. Эти изменения обязывают всех работодателей обеспечить, чтобы работники, которые подпадают под действие этого закона, использовали не менее пяти дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

К обязанности предоставления отпуска подлежат все работники, которым в течение года предоставляется не менее десяти дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Это включает в себя руководящий и надзорный персонал, работников с временными трудовыми договорами, а также работников с неполной занятостью, которым предоставляется десять дней отпуска на основе пропорционального начисления.

Период, в течение которого работодатель должен выполнить эту обязанность, составляет один год с даты предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска (эта дата называется “базовой датой”). В течение этого года работодатель должен обеспечить, чтобы работник взял не менее пяти дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

Суть этой системы заключается в активном участии работодателя, а именно в “обязанности по определению времени отпуска”. Во-первых, работодатель должен поощрять работника взять отпуск в желаемое им время, но если к концу года работник самостоятельно не воспользуется пятью и более днями отпуска, работодатель обязан определить время для оставшихся дней отпуска. Однако работодатель не может односторонне назначать даты и при определении времени отпуска должен прежде всего выслушать мнение работника и по возможности уважать его пожелания.

В связи с этой обязанностью на работодателя возложены новые управленческие задачи. В частности, работодатель обязан вести “журнал учета ежегодного оплачиваемого отпуска”, в котором фиксируются базовая дата, даты использования отпуска и оставшиеся дни, и хранить эти записи в течение трех лет (хотя по закону требуется хранение в течение пяти лет, но в качестве переходной меры пока применяется трехлетний срок).

Важно отметить, что при расчете обязательных пяти дней отпуска можно учитывать полудневные отпуска как 0.5 дня, но отпуска, взятые почасово, в расчет не включаются.

Если работодатель не выполняет эту обязанность, на него могут быть наложены штрафные санкции. Возможно наложение штрафа до 300 тысяч иен за каждого работника, в отношении которого было нарушено это требование.

Это изменение закона означает парадигмальное смещение в системе ежегодного оплачиваемого отпуска в Японии. Ранее низкий уровень использования ежегодного оплачиваемого отпуска часто рассматривался как проблема сознания отдельных работников или корпоративной культуры, склонной отказываться от отпуска. Однако изменения 2019 года перевели использование отпуска из “права работника” в “обязанность работодателя”. Теперь работодатель не просто предоставляет отпуск, но также несет ответственность за его использование и должен управлять этим процессом, гарантируя его осуществление. Таким образом, управление ежегодным оплачиваемым отпуском перешло из разряда простого управления персоналом в важный аспект соблюдения нормативных требований и, в конечном счете, в составную часть корпоративного управления.

Система планового предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в Японии

Для стимулирования использования ежегодного оплачиваемого отпуска и одновременного повышения планирования бизнес-операций, Японский закон о трудовых стандартах предусматривает “систему планового предоставления”. Эта система позволяет работодателям и представителям работников заключать соглашения, которые распределяют дни ежегодного оплачиваемого отпуска заранее, планируя даты их использования.  

Правовая основа этой системы закреплена в статье 39, пункт 6 Японского закона о трудовых стандартах. Одним из наиболее важных требований при внедрении системы планового предоставления является обеспечение того, чтобы работники могли свободно использовать определенное количество дней для личных нужд, таких как болезнь или неотложные личные дела. Поэтому из общего количества дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которыми владеет каждый работник, по крайней мере 5 дней должны оставаться свободными для выбора времени отдыха самими работниками. Только дни, превышающие эти пять, могут быть предметом планового предоставления.  

Процедура внедрения системы состоит из двух этапов. Сначала необходимо включить в правила трудоустройства положение о том, что “ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен планово на основе соглашения между работодателем и работниками”. Затем, в случае отсутствия профсоюза, представляющего большинство работников, необходимо заключить письменное соглашение с представителем, представляющим большинство работников, в котором будут определены конкретные методы предоставления отпуска. Для этого соглашения не требуется уведомление руководителя надзорного органа по трудовым стандартам.  

Существует три основные модели практического применения системы планового предоставления. Первая – “метод одновременного предоставления”. Это метод, при котором все сотрудники предприятия одновременно берут отпуск в один и тот же день. Он часто используется на производственных предприятиях, например, во время летних или новогодних каникул, чтобы обеспечить длительные выходные.  

Вторая модель – “система сменного предоставления”. Это метод, при котором отпуск предоставляется поочередно различным группам или отделам. Он подходит для отраслей, таких как розничная торговля или сфера услуг, где полная остановка бизнеса невозможна.  

Третья модель – “индивидуальное предоставление”. Этот метод включает создание индивидуального плана отпуска для каждого работника и плановое предоставление отпуска в соответствии с этим планом. Это позволяет гибко учитывать личные праздники работников (например, дни рождения или годовщины свадьбы) в плане отпуска.  

Упомянутое выше обязательство использовать минимум пять дней отпуска в год увеличило стратегическую значимость системы планового предоставления. Ранее это рассматривалось как одна из добровольных мер для повышения уровня использования отпусков, но теперь это стало ключевым средством для эффективного и планового выполнения юридического обязательства использовать пять дней отпуска. Например, если компания установит три общих дня отпуска для всего персонала, это автоматически обеспечит выполнение требования о пятидневном отпуске для многих сотрудников. Это значительно снижает управленческую нагрузку по отслеживанию использования отпусков сотрудниками и стимулированию их к отдыху. Кроме того, предварительное определение дней отпуска упрощает планирование работы и повышает предсказуемость бизнес-операций. Таким образом, обязательство использовать пять дней отпуска и система планового предоставления не являются отдельными системами, а дополняют друг друга. Для руководителей важно рассматривать эти две системы как единое целое и активно использовать систему планового предоставления как ключ к соблюдению нормативных требований и эффективному управлению трудовыми ресурсами.  

Расчет заработной платы в период ежегодного оплачиваемого отпуска в Японии

Ежегодный оплачиваемый отпуск, как следует из названия, предполагает оплату времени отдыха работника, и работодатель обязан выплачивать заработную плату за дни отпуска. Статья 39, пункт 9 Японского закона о трудовых стандартах определяет три метода расчета заработной платы, и работодатель должен выбрать один из этих методов и указать его в трудовом регламенте.  

Первый метод предусматривает выплату «обычной заработной платы». Это означает выплату суммы, которую работник получил бы за день, если бы отработал обычное количество рабочих часов, и является самым распространенным и понятным способом. Для работников с месячной зарплатой обычно не происходит изменений в сумме заработной платы. Для работников, получающих почасовую оплату, выплачивается сумма, равная произведению количества рабочих часов в этот день на почасовую ставку.  

Второй метод заключается в выплате «средней заработной платы». Он предполагает расчет суммы заработной платы за день, исходя из общей суммы выплат работнику за последние три месяца, деленной на общее количество дней в этот период (календарных дней). Этот метод используется, например, когда заработная плата работника изменяется, но расчет может быть довольно сложным. Также установлены минимальные гарантированные суммы, чтобы предотвратить чрезмерно низкие выплаты из-за малого количества рабочих дней.  

Третий метод предусматривает выплату «стандартной суточной оплаты». Это сумма, полученная делением стандартной месячной оплаты, определенной в законе о здравоохранении, на 30. Этот метод прост в расчетах, но для его применения необходимо заранее заключить соглашение между работниками и работодателем.  

Каждый из этих трех методов имеет свои особенности, и в зависимости от выбранного метода сумма заработной платы может отличаться. Ниже представлена таблица, сравнивающая эти методы.

Выбор метода расчета заработной платы не является простым административным решением. Это управленческое решение, основанное на учете трех элементов: затрат на оплату труда, управленческих затрат и отношений с сотрудниками. «Обычная заработная плата» является наиболее понятной и прозрачной для сотрудников, но может привести к наибольшим затратам для компании. «Средняя заработная плата» может помочь сократить затраты на оплату труда, но расчеты сложны и увеличиваются риски управленческой нагрузки и ошибок в расчетах. «Стандартная суточная оплата» обеспечивает баланс между простотой управления и сокращением затрат, но требует дополнительной процедуры заключения соглашения между работниками и работодателем. Следовательно, компаниям необходимо стратегически выбирать наиболее подходящий метод, исходя из реального положения дел в системе оплаты труда и управления персоналом.

Запрет на неблагоприятное обращение по причине использования ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с японским законодательством

Японский Закон о трудовых стандартах гарантирует работникам право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска и запрещает работодателям препятствовать осуществлению этого права. Основой этого является статья 136 Приложения к японскому Закону о трудовых стандартах. Согласно этой статье, работодатель не должен уменьшать заработную плату или осуществлять иные неблагоприятные действия в отношении работника на основании использования последним ежегодного оплачиваемого отпуска.

Под “неблагоприятным обращением” понимается широкий спектр действий. Это включает не только прямое уменьшение заработной платы, но и неблагоприятную оценку при расчете премий и повышениях, невыплату пособий за полное присутствие, отрицательную оценку в ходе аттестации персонала, неблагоприятные перемещения по службе и так далее. Например, если работодатель не выплачивает пособие за полное присутствие или уменьшает премию на основании использования работником ежегодного оплачиваемого отпуска, такие меры, как правило, могут нарушать этот закон.

Однако важно отметить юридическую природу статьи 136. С точки зрения толкования закона, это положение считается “обязанностью приложения усилий”, и за его нарушение не предусмотрены прямые санкции. Кроме того, действия компании, противоречащие этому положению, не считаются немедленно недействительными в соответствии с частным правом.

Так когда же действия компании могут быть признаны незаконными? Судебная практика показывает, что меры, подрывающие суть системы ежегодного оплачиваемого отпуска, могут быть признаны недействительными как противоречащие общественному порядку и нравственности.

Конкретный пример этого стандарта был представлен в деле “Нумадзу Коцу” (решение Верховного суда от 25 июня 1993 года). В этом деле обсуждалось положение правил труда, согласно которому пособие за полное присутствие не выплачивалось в случае использования ежегодного оплачиваемого отпуска. Верховный суд решил, что необходимо учитывать степень неблагоприятного обращения и фактическую силу сдерживания, которую оно оказывает на использование работниками ежегодного оплачиваемого отпуска. Поскольку сумма пособия за полное присутствие была относительно небольшой и ее невыплата не оказывала значительного сдерживающего воздействия на использование работниками отпуска, суд признал это положение действительным.

Из этого прецедента следует, что законность неблагоприятного обращения определяется степенью и балансом таких мер. Между буквой закона и реальными судебными решениями может казаться, что есть противоречие, но это отражает подход закона, который не устанавливает унифицированные стандарты, а оценивает фактическое воздействие в каждом конкретном случае. Таким образом, если система, установленная компанией, приводит к незначительным экономическим неблагоприятным последствиям для работников и не мешает фактическому осуществлению права на отпуск, такая система может быть признана законной. В противоположность этому, системы, приводящие к значительным неблагоприятным последствиям и заставляющие работников колебаться перед использованием отпуска, даже если они являются косвенными, могут быть признаны незаконными и недействительными.

Следовательно, руководителям и специалистам по управлению персоналом необходимо оценивать свои системы не только с формальной точки зрения “разрешена ли эта система”, но и с точки зрения реального воздействия: “является ли причиненный этой системой ущерб достаточно сильным, чтобы заставить работников колебаться перед использованием отпуска”. При включении требования полного присутствия в критерии расчета премий и пособий необходимо тщательно оценивать баланс и убедиться, что такие меры не приводят к обесцениванию права на ежегодный оплачиваемый отпуск, что является ключевым для избежания юридических рисков.

Заключение

Ежегодный оплачиваемый отпуск является сложной и важной системой, установленной трудовым законодательством Японии. Работодателям предписывается множество юридических обязательств, начиная с точного расчета количества дней отпуска для каждого сотрудника и их предоставления, обеспечения выполнения обязанности по использованию минимум пяти дней отпуска в год, и заканчивая запретом на неблагоприятное обращение с сотрудниками по причине взятия ими отпуска. Для соблюдения этих обязательств необходимо не только глубокое понимание законодательства, но и стратегическое планирование системы управления трудовыми ресурсами, включая использование системы планового предоставления отпусков.

Юридическая фирма “Монолит” имеет опыт предоставления обширных консультаций по сложным вопросам, связанным с трудовым законодательством Японии, для разнообразных клиентов как внутри страны, так и за рубежом. Наша фирма предлагает всестороннюю юридическую поддержку, связанную с системой ежегодного оплачиваемого отпуска, включая создание и пересмотр правил трудового распорядка, помощь в внедрении системы планового предоставления отпусков, а также представительство в трудовых спорах, обеспечивая соответствие HR-практик клиентов последним законодательным актам и судебной практике. В нашей фирме также работают адвокаты, владеющие английским языком, в том числе с квалификацией иностранных юристов. Благодаря этой уникальной структуре мы можем предоставлять ясные и точные юридические услуги иностранным компаниям, ведущим бизнес в Японии, преодолевая различия в законодательных системах и бизнес-культуре. Если у вас есть вопросы по операционной практике системы ежегодного оплачиваемого отпуска или другим аспектам трудового законодательства Японии, пожалуйста, обращайтесь в нашу фирму.