Переход на удаленную работу в аутсорсинге. Необходимое содержание для заключения нового контракта (протокола соглашения)
В связи с влиянием новой коронавирусной инфекции, “удаленная работа” внезапно оказалась в центре внимания. С увеличением веб-сервисов и бесплатных инструментов для работы на дому, ожидается дальнейшее расширение удаленной работы.
Однако, когда подрядчик выполняет порученные ему работы в режиме удаленной работы в рамках контракта на аутсорсинг между компаниями, необходимо заключить новый контракт (договор).
В этой статье мы подробно рассмотрим каждую статью меморандума о выполнении порученных работ в режиме удаленной работы в рамках контракта на аутсорсинг.
Стоит отметить, что меморандум в этой статье – это документ, который заключается, когда стороны уже заключили контракт и хотят внести некоторые изменения или дополнения в его условия. В этом случае, мы представляем его как документ для добавления “соглашения о выполнении работы в режиме удаленной работы” к уже заключенному оригинальному контракту.
https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]
О содержании в начале меморандума
【Меморандум】
Компания ●● (далее именуемая “Сторона А”) и Компания ●● (далее именуемая “Сторона Б”) согласовали следующее относительно “Договора о поручении работ”, заключенного ●● года ● месяца ● дня (далее именуемого “Основной договор”), и заключают настоящий меморандум (далее именуемый “настоящий меморандум”).
Во-первых, в начале меморандума необходимо указать, к какому договору, уже заключенному между сторонами, относится настоящий меморандум. Поэтому, как показано в примере, указываются дата заключения основного договора и его название, чтобы определить, к какому основному договору относится меморандум.
О положениях, касающихся цели
Статья 1 (Цель)
Целью данного меморандума является обеспечение бесперебойного выполнения основных обязанностей (далее – “основные обязанности”) по договору о подряде, которые исполняются работниками, ответственными за выполнение работ, на их домашних рабочих местах, с целью предотвращения распространения новой коронавирусной инфекции, путем определения основных положений, касающихся выполнения основных обязанностей.
В положениях, касающихся цели, указывается суть заключения меморандума. В данном случае меморандум заключается с целью предотвращения распространения новой коронавирусной инфекции, и это указывается в тексте.
В примере положений данного меморандума предполагается, что работник, ответственный за выполнение работ по договору о подряде, будет выполнять свои обязанности на домашнем рабочем месте. В зависимости от проекта, может потребоваться изменить содержание описания способа выполнения соответствующих работ.
О положениях, касающихся удаленной работы
Статья 2 (Удаленная работа)
Под удаленной работой понимается выполнение основных обязанностей работником на дому с использованием различных сетевых линий, оборудования и устройств, предоставленных или арендованных для выполнения работы (далее – “арендованное оборудование и т.д.”), а также собственного оборудования и устройств.
В контракте могут быть указаны определения различных терминов, включая определение “удаленной работы”. Содержание этого определения может быть изменено в зависимости от характера работы и используемого оборудования и устройств.
Целью указания определения является предотвращение возможных конфликтов из-за различий в понимании термина “удаленная работа” между сторонами контракта. Удаленная работа является ключевым пунктом этого соглашения, поэтому имеет смысл указать его определение, даже если это общепринятый термин.
О положении о проведении удаленной работы
Статья 3 (Проведение удаленной работы)
1. Бета обязуется соблюдать следующие условия при выполнении удаленной работы по запросу Альфа:
1) Даты и время выполнения основной работы, как правило, должны соответствовать рабочим дням и рабочему времени, установленным Альфа.
2) Бета обязан незамедлительно сообщать о «начале работы», «окончании работы», «начале и окончании перерывов и перемещений» в качестве отчета о работе.
2. Все расходы, связанные с выполнением удаленной работы Бета (включая коммунальные платежи, расходы на связь и т.д., но не ограничиваясь этим), несет Бета.
3. Альфа обязуется уведомить Бета заранее, если срок проведения удаленной работы заканчивается.
Это положение подробно регулирует дату и время, когда сотрудники Бета выполняют работу удаленно, содержание отчетов, распределение расходов и уведомления о завершении периода проведения удаленной работы.
В пункте 1 статьи 3 указано «по запросу Альфа», но можно предположить, что Бета также может выразить желание. Поэтому можно рассмотреть возможность установления требований для проведения удаленной работы в отличие от приведенного выше примера положения.
Кроме того, можно рассмотреть возможность добавления «содержания работы» в «отчет о работе» в пункте 2 статьи 3 приведенного выше примера положения. Вообще говоря, в условиях удаленной работы сложнее контролировать содержание работы со стороны заказчика, что может привести к спорам о том, была ли работа выполнена или нет. В этом смысле, имеет значение установить отчетность о содержании работы в качестве «отчета о работе». Чтобы избежать последствий в будущем между сторонами, необходимо тщательно обсудить, какие вопросы следует включить в отчет.
О положениях, касающихся обращения с предоставленным оборудованием и прочим
Статья 4 (Обращение с предоставленным оборудованием и прочим)
1. Подрядчик обязуется использовать предоставленное оборудование и прочее после проведения необходимой проверки, а также хранить и управлять им с должной заботой хорошего хозяина. Если заказчик установил отдельные предостережения относительно предоставленного оборудования и прочего, подрядчик обязуется хранить и управлять им в соответствии с этими предостережениями.
2. Подрядчик обязуется не передавать, не сдавать в аренду, не передавать во владение, не предоставлять в залог и не использовать предоставленное оборудование и прочее вне установленных целей.
3. Подрядчик обязуется немедленно вернуть заказчику предоставленные материалы (включая копии и дубликаты) после завершения работы или по требованию заказчика.
4. Если предоставленное оборудование и прочее утрачено или повреждено по вине подрядчика, или если его возврат становится невозможным (включая случаи кражи и утери), подрядчик обязуется немедленно сообщить об этом заказчику по телефону или другими средствами, а также предоставить подробный отчет в письменной форме и следовать указаниям заказчика. В этом случае заказчик имеет право требовать от подрядчика возмещения ущерба, метод и сумма которого будут определены по соглашению между заказчиком и подрядчиком.
В этом положении устанавливаются обязанности подрядчика по управлению предоставленным оборудованием и прочим, степень необходимой заботы, а также ответственность за утрату, повреждение и прочее при использовании предоставленного оборудования и прочего в процессе выполнения работы.
В зависимости от содержания предоставленного оборудования и прочего, например, если подрядчик потеряет документы заказчика, можно предположить, что у заказчика возникнет ущерб из-за утечки информации. Поскольку сотрудники подрядчика работают дома, в частном месте, они должны быть более внимательны к управлению предоставленным оборудованием и прочим, чем при работе в офисе или на указанном месте. Поэтому мы установили отдельное положение, регулирующее вопросы, связанные с предоставленным оборудованием и прочим.
О положениях, касающихся обеспечения безопасности
Статья 5 (Обеспечение безопасности)
1. Вторая сторона обязуется обеспечивать безопасность среды подключения и предоставленного оборудования, а также предотвращать незаконное проникновение в зону выполнения основной работы, потерю предоставленного оборудования и заражение компьютерных вирусов.
2. В случае возникновения какого-либо инцидента, вторая сторона обязана немедленно сообщить об этом первой стороне.
В этом положении устанавливаются обязанности по обеспечению безопасности в отношении аппаратного и сетевого окружения при выполнении работы подрядчиком, а также обязанности по предотвращению ущерба и сообщению о нем в случае его возникновения. Это связано с тем, что уровень безопасности при удаленной работе может быть ниже, чем при выполнении работы в офисе или на указанном месте подрядчика. Например, может возникнуть риск, что на компьютере сотрудника подрядчика, на котором выполняется работа, не установлено программное обеспечение безопасности, и что проникновение в дом сотрудника подрядчика обычно проще, чем в офис подрядчика. При необходимости можно рассмотреть возможность повышения уровня обязательств подрядчика по обеспечению безопасности выше уровня обязательств по усилиям, а также установление конкретных требований со стороны заказчика по обеспечению безопасности.
Заключение
В этот раз мы обсудили меморандум, касающийся контракта на оказание услуг, который учитывает возможность удаленной работы. Путь к окончанию пандемии нового коронавируса остается неясным, но компаниям необходимо продолжать ежедневно следить за состоянием здоровья своих сотрудников и преодолевать этот кризис.
Если вы сейчас рассматриваете внедрение удаленной работы и у вас есть опасения или вопросы о способах работы, связанных с удаленной работой, или о том, как формулировать контракт, мы рекомендуем вам обратиться к адвокату с богатым профессиональным опытом.
Информация о создании и рассмотрении договоров нашим юридическим бюро
В юридическом бюро Monolis, специализирующемся на IT, интернете и бизнесе, мы предлагаем услуги по созданию и рассмотрению различных договоров, не ограничиваясь только аутсорсингом. Эти услуги мы предоставляем нашим корпоративным клиентам и клиентам-компаниям.
Если вас это интересует, пожалуйста, ознакомьтесь с подробностями ниже.