Kontrollpunkter vid utformning av sekretessavtal (NDA)

I affärstransaktioner mellan företag är det ofta fallet att man kräver att ett sekretessavtal ingås, separat från kontraktet som rör transaktionen i sig. Detta gäller även inom IT-sektorn, där det till exempel inom systemutveckling ofta finns många tillfällen att komma i kontakt med beställarens affärshemligheter, vilket gör att sekretessavtal ofta ingås. Eftersom sekretessavtal är relativt standardiserade innehåll i kontrakt, kan du tillämpa punkterna du har organiserat en gång på sekretessavtal som ingås med andra företag. Här kommer vi att förklara kontrollpunkterna för sekretessavtal.

Vad är ett sekretessavtal?

Ett sekretessavtal är ett avtal som ingås för att skydda information med hög sekretess, såsom affärshemligheter och personuppgifter, när denna information delas eller tillhandahålls mellan parterna i avtalet. Detta avtal kallas också för Non Disclosure Agreement, eller NDA, på engelska. Affärshemligheter är livsnerven i företagsverksamhet. Om affärshemligheter läcker ut till konkurrenter kan det bli en allvarlig fråga som påverkar företagets överlevnad. Dessutom, om affärshemligheter skulle läcka ut, är det nödvändigt att ett lämpligt sekretessavtal har ingåtts för att tillämpa den japanska lagen om förhindrande av otillbörlig konkurrens (Japanese Unfair Competition Prevention Act). Vi förklarar mer detaljerat om affärshemligheter och lagen om förhindrande av otillbörlig konkurrens i artikeln nedan.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Intresset för skydd av personuppgifter har ökat kraftigt med införandet av den japanska lagen om skydd av personuppgifter (Japanese Act on the Protection of Personal Information). Om personuppgifter läcker ut kan företaget inte undgå social kritik. Vi förklarar mer detaljerat om lagen om skydd av personuppgifter i artikeln nedan.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Med detta i åtanke kan vi säga att sekretessavtal, som syftar till att skydda företagets viktiga hemliga information, är viktiga för att bedriva affärsverksamhet. Typiska exempel på situationer där sekretessavtal ingås inkluderar:

• När beställaren behöver tillhandahålla affärshemligheter eller personuppgifter till entreprenören i kontrakt som systemutvecklingskontrakt
• När det är nödvändigt att dela affärshemligheter mellan parterna i ett kontrakt under due diligence-processen i samband med M&A eller affärssamarbeten, inklusive företagsöverlåtelser

Men nyligen, med ökande social kritik mot läckage av personuppgifter, har det blivit vanligare att kräva ingående av sekretessavtal även i situationer som inte är typiska exempel som nämnts ovan. För övrigt, när det gäller sekretess, kan det inte bara ingås som ett separat sekretessavtal, utan sekretessklausuler kan också fastställas som allmänna villkor i grundläggande kontrakt relaterade till transaktioner.

Kontrollpunkter för sekretessavtal

Avslöjandets syfte

Artikel ○ (Avslöjandets syfte)
A och B avslöjar eller tillhandahåller ömsesidigt konfidentiell information i syfte att genomföra och överväga ●● (härefter kallat “detta ändamål”).

Detta specificerar konkret syftet med att avslöja konfidentiell information. Eftersom sekretessavtal ofta ingås i ett tidigt skede innan ett avtal om transaktionen i sig ingås, tenderar beskrivningen av avslöjandets syfte att bli abstrakt. Men det är viktigt att specificera så mycket som möjligt, till exempel “utveckling av XX-systemet”, “överföring av A:s XX-verksamhet”, “XX-tjänsten som A tillhandahåller B”. I denna klausul är det viktigt att tydligt ange syftet med att avslöja information för att förhindra användning av konfidentiell information för andra ändamål. Vi kommer att diskutera detaljerna om användning för andra ändamål senare. Eftersom konfidentiell information ofta tillhandahålls ömsesidigt, är det säkrare att ange att informationen ska “ömsesidigt” avslöjas om det finns minsta möjlighet att din organisation kommer att tillhandahålla information. Om det dock är uppenbart att informationen endast avslöjas från en part, räcker det att ange “konfidentiell information som avslöjas från A till B”.

Omfattningen av konfidentiell information

Artikel ○ (Konfidentiell information)
1. I detta avtal avses med “konfidentiell information”, teknisk information, affärsinformation och annan information som har avslöjats från en part i detta avtal till den andra, oavsett medium, såsom dokument, e-post, elektroniska lagringsmedier, etc., och som tydligt har markerats som konfidentiell information eller att informationen ska hållas hemlig, i skriftlig form eller annan konkret form. Dessutom, för information som har avslöjats muntligt, avses information som har meddelats som hemlig vid tidpunkten för avslöjandet, och vars hemlighet och sammanfattning har meddelats skriftligen inom 30 dagar från avslöjandet.
2. Följande information ingår inte i den konfidentiella informationen som nämns i föregående stycke.
(1) Information som mottagaren redan har vid tidpunkten för avslöjandet
(2) Information som mottagaren har erhållit på ett legitimt sätt från en tredje part utan att behöva hålla hemligt
(3) Information som mottagaren har utvecklat självständigt, utan att använda information som har tillhandahållits av avslöjaren
(4) Information som har blivit allmänt känd, före eller efter mottagandet, utan att bryta mot detta avtal

Klausulen om omfattningen av konfidentiell information är mycket viktig. Den första punkten i klausulexemplet begränsar informationen som ska skyddas till “de som har avslöjats genom att uttryckligen ange att de är hemliga”. Eftersom en mängd olika information avslöjas i transaktioner, skulle det vara en stor börda för mottagaren om all denna information skulle behöva hanteras som konfidentiell information. Därför är det vanligt att kräva att hemligheten ska anges uttryckligen. Ett relativt vanligt problem är avslöjandet av konfidentiell information muntligt. Detta beror på att det är svårt att bevisa att informationen har avslöjats och att den har angetts som hemlig om den avslöjas muntligt. Som avslöjare skulle man vilja skydda även muntligt avslöjad information, men som mottagare kan man inte undgå att vara motvillig att inkludera muntligt avslöjad information eftersom omfattningen blir oklar.

Därför, som en kompromiss mellan båda parter, är det vanligt att använda metoden i klausulexemplet, där muntligt avslöjad konfidentiell information inkluderas i skyddet, men det krävs att informationen som har tillhandahållits muntligt ska dokumenteras inom en viss tid efter avslöjandet. När den avslöjande parten faktiskt tillhandahåller konfidentiell information, kommer den att tydligt ange att det är konfidentiell information genom att trycka eller stämpla “Förtroligt” på dokumentet.
Den tredje punkten i klausulexemplet är en bestämmelse om information som utesluts från omfattningen av konfidentiell information, och liknande innehåll fastställs i många konfidentiella avtal. (1) saknar i sig sekretess, och (2) (3) (4) kan sägas vara information där det inte är rimligt att belasta mottagaren med en skyldighet att hålla hemligt.

Omfattningen av sekretesskyldigheten

Artikel ○ (Sekretess)
1. Mottagaren ska förvara alla dokument och medier (inklusive kopior av dessa) som rör den konfidentiella information som har avslöjats av avslöjaren med den omsorg som en god förvaltare bör ha.
2. Mottagaren får inte kopiera dokument eller andra medier som rör konfidentiell information utan förhandsgodkännande i skriftlig form från avslöjaren.
3. Mottagaren kan avslöja den konfidentiella informationen till sina direktörer och anställda inom ramen för det som är nödvändigt för ändamålet med detta avtal.
4. När mottagaren avslöjar information till de ovan nämnda direktörerna och anställda, ska mottagaren se till att de följer sekretesskyldigheten som fastställts i detta avtal.

Denna klausul fastställer skyldigheten att hålla den mottagna informationen konfidentiell och utgör tillsammans med bestämmelserna om omfattningen av den konfidentiella informationen kärnan i sekretessavtalet. Exempelvis förbjuder artikel 2 i princip kopiering av medier där konfidentiell information har registrerats, vilket är en nödvändig bestämmelse när sekretessen för den information som ska tillhandahållas är särskilt hög. Om det är fritt att kopiera medier där konfidentiell information har registrerats, ökar risken för att den konfidentiella informationen läcker ut. Dock kan det vara besvärligt för mottagaren att få godkännande varje gång, till exempel om det ofta finns behov av att kopiera dokument med registrerad information för att dela information inom företaget. I sådana fall kan det vara värt att överväga att antingen ta bort artikel 2 helt, eller att tydligt ange i sekretessavtalet de situationer där det förväntas att kopior kommer att göras, och fastställa att kopiering generellt är tillåtet. Artikel 3 och 4 är klausuler som tar hänsyn till att den konfidentiella informationen kommer att användas av anställda i företaget som har mottagit informationen. Det är självklart att direktörer och anställda som är ansvariga för den konfidentiella information som har avslöjats för företaget kommer att använda den, så dessa är nödvändiga klausuler. Dock är det vanligtvis inte nödvändigt för alla anställda att använda den konfidentiella informationen, så det är viktigt för den som avslöjar informationen att begränsa detta till “inom ramen för vad som är nödvändigt för ändamålet med detta avtal”, som i exemplet ovan.

Förbud mot avslöjande till tredje part

Artikel X (Förbud mot avslöjande till tredje part)
1. Den part som mottagit konfidentiell information får inte avslöja denna information till en tredje part utan föregående skriftligt samtycke från avslöjaren. Dock gäller detta inte om det finns en lagstadgad skyldighet att avslöja informationen eller om en behörig myndighet begär att informationen ska avslöjas. I dessa fall ska mottagaren omedelbart meddela avslöjaren om detta och visa att den konfidentiella informationen är av sådan karaktär att den bör förbli konfidentiell när den avslöjas för myndigheten.
2. Om mottagaren avslöjar den konfidentiella informationen till en tredje part med stöd av samtycke enligt föregående stycke, ska mottagaren ingå ett sekretessavtal med den tredje parten på samma villkor som detta avtal. Om den tredje parten bryter mot sekretessavtalet, ska det anses att mottagaren själv har brutit mot detta avtal.

Den part som mottagit informationen kan behöva rådfråga externa experter (advokater, certifierade revisorer, skatterådgivare etc.) i samband med projektet. I sådana fall bör det i klausulens första stycke fastställas att skriftligt samtycke bör erhållas från avslöjaren i förväg. I fall som M&A-överväganden, där det naturligtvis är nödvändigt att tillhandahålla konfidentiell information till externa experter, kan det från början fastställas i sekretessavtalet att “avslöjande till advokater, certifierade revisorer, skatterådgivare etc.” är tillåtet. Särskilt när ditt företag är mottagaren av informationen bör du överväga i vilken utsträckning det kan vara nödvändigt att tillhandahålla informationen till en tredje part och bedöma om klausulen är lämplig eller om den behöver ändras.

Undantaget i första stycket tillåter avslöjande av konfidentiell information som har begärts av en myndighet. Ett särskilt scenario som kan uppstå är när mottagaren av informationen får en begäran om att lämna in dokument som innehåller konfidentiell information till domstolen. Eftersom det kan medföra böter att inte följa en begäran om att lämna in dokument, är det nödvändigt att upphäva förbudet mot att tillhandahålla informationen till en tredje part. Observera dock att inte all konfidentiell information är föremål för en domstols begäran om att lämna in dokument, så det finns inte alltid en skyldighet att följa en sådan begäran. Om du tillhandahåller information utan att det finns en skyldighet att göra det, kan det anses vara ett brott mot sekretessavtalet, så var försiktig. Angående andra stycket är det vanligt att kräva att samma sekretessförpliktelser gäller för den tredje parten om den konfidentiella informationen avslöjas för dem.

Förbud mot användning för andra ändamål

Paragraf 〇 (Förbud mot användning för andra ändamål)
Den som mottagit konfidentiell information ska endast använda den för det avsedda ändamålet och får inte använda den för något annat ändamål.

Om mottagaren kan använda den konfidentiella informationen oavsett ändamål, ökar risken för läckage av den konfidentiella informationen. Därför är det självklart att användning för andra ändamål är förbjuden. För att en klausul som förbjuder användning för andra ändamål ska ha mening, är det en förutsättning att ändamålet med att avslöja den konfidentiella informationen är klart definierat, som det anges i den tidigare nämnda klausulen om ändamålet med avslöjandet. Det är viktigt att vara uppmärksam och kontrollera bestämmelserna om avslöjandets ändamål, eftersom de lätt kan missas.

Förnekande av överföring av rättigheter och garantier

Artikel ○ (Förnekande av överföring av rättigheter och garantier)
1. Parterna A och B bekräftar gemensamt att avslöjandet av konfidentiell information enligt detta avtal inte garanterar någon noggrannhet, fullständighet eller någon annan aspekt av den konfidentiella informationen.
2. Parterna A och B bekräftar gemensamt att avslöjandet av konfidentiell information enligt detta avtal inte överför eller etablerar några rättigheter för mottagaren från avslöjaren, och att dessa rättigheter förbehålls avslöjaren.

Den första punkten är en bestämmelse som klargör att bara för att konfidentiell information har avslöjats, garanterar det inte nödvändigtvis noggrannheten i den informationen. Ett sekretessavtal är i slutändan avsett att reglera hur konfidentiell information avslöjas och hanteras. När det finns ett behov av att garantera noggrannheten i informationen, regleras detta vanligtvis i avtalet som rör transaktionen i sig. Dessutom kan konfidentiell information inkludera immateriella rättigheter. Det är självklart att bara för att något har avslöjats som konfidentiell information, innebär det inte nödvändigtvis att det ges licens att använda immateriella rättigheter etc. Om det finns en licens att använda immateriella rättigheter etc., bör ett separat licensavtal ingås. Den andra punkten är en försiktig bestämmelse för detta.

Återlämnande av konfidentiell information

Artikel ○ (Återlämnande av konfidentiell information etc.)
Mottagaren ska, om det finns en instruktion från avslöjaren, eller om den konfidentiella informationen inte längre behövs, eller om detta avtal upphör, omedelbart återlämna alla dokument och medier (inklusive kopior av dessa) som rör den konfidentiella informationen till avslöjaren i enlighet med avslöjarens instruktioner, eller vidta nödvändiga åtgärder som att kassera eller på annat sätt hantera dem.

Om den konfidentiella informationen inte längre behövs, måste den återlämnas eller kasseras. För konfidentiell information som har tillhandahållits på pappersmedia, som dokument eller broschyrer, räcker det att strimla eller lösa upp pappersmediat och lämna över ett dokument eller liknande som bevisar att det har behandlats till den som avslöjade informationen. Om den konfidentiella informationen har tillhandahållits i digital form, är det vanligt att antingen returnera mediet, som en CD-ROM, där det har sparats till avslöjaren, eller att kassera det under mottagarens ansvar och sedan lämna över ett kasseringscertifikat.

Period för sekretess

Artikel ○ (Period för sekretess)
Parterna A och B ska fortsätta att uppfylla skyldigheterna enligt detta avtal även efter att syftet med detta ärende har upphört, för en period av ● år.

Det är relativt vanligt att sekretessförpliktelsen fortsätter även efter att avslöjandets syfte har uppnåtts, med en viss begränsad period. Teoretiskt sett är det möjligt att inte sätta någon tidsbegränsning, men generellt sett blir informationen föråldrad efter en viss tid och det blir inte längre nödvändigt att strikt hantera den som konfidentiell information. Därför är det önskvärt, särskilt för mottagaren av informationen, att sätta en viss period. Dock, om informationen är extremt viktig för informationsgivaren, bör det övervägas att göra det obegränsat eller att sätta en relativt lång period även om det finns en tidsgräns. Det är viktigt att notera att det lämpliga innehållet i bestämmelsen kan variera beroende på om ditt företag är informationsgivare eller mottagare, samt värdet på den information som tillhandahålls.

Skadestånd

Paragraf ○ (Skadestånd)
Om part A eller B bryter mot detta avtal, ska de betala ● tusen yen som kontraktsbrott till den andra parten.

Medan sekretessavtal är viktiga för företag med tanke på skyddet av affärshemligheter och personuppgifter, är det ofta svårt att erhålla skadestånd från den part som har läckt information. Detta beror på svårigheterna med att spåra läckans ursprung och att bevisa och beräkna den skada som orsakats av läckan.
Därför, även om det inte är särskilt vanligt, kan det vara möjligt att införa en klausul om kontraktsbrott, som i exemplet ovan, särskilt när mycket viktig konfidentiell information avslöjas. Om det finns en bestämmelse om kontraktsbrott, är det inte nödvändigt att bevisa skada så länge man kan bevisa att den andra parten har brutit mot sina skyldigheter. Observera dock att om beloppet för kontraktsbrottet avviker kraftigt från det belopp som faktiskt kan uppstå på grund av ett brott mot sekretesskyldigheten, kan det finnas en risk att det blir ogiltigt, så det är nödvändigt att fastställa ett rimligt belopp.

Sammanfattning

Hemlighetsavtal är vanliga i företagstransaktioner. Eftersom det är en standardiserad kontraktstyp, kan du oavsiktligt ådra dig oväntade skyldigheter om du ingår det utan att noggrant granska innehållet. Å andra sidan finns det också en risk att dina viktiga företagsinformation läcker ut. Det är särskilt viktigt att noggrant överväga innehållet i hemlighetsavtalet när du tillhandahåller viktiga affärshemligheter som kan betraktas som livlinan för ditt företag, eller när du tillhandahåller insiderinformation eller kreditinformation med hög sekretess. Det är viktigt att konsultera experter som advokater vid dessa tillfällen.

Information om kontraktsskapande och granskning av vår byrå

På Monolis juridiska byrå, som en advokatbyrå med styrkor inom IT, internet och affärer, erbjuder vi tjänster som att skapa och granska olika kontrakt, inte bara sekretessavtal, till våra rådgivande företag och klientföretag. Om du är intresserad, vänligen se detaljerna nedan.

https://monolith.law/contractcreation[ja]