Vad är ett ansvarsbegränsningsavtal för externa styrelseledamöter? Processen och vad man bör tänka på vid upprättande av avtal

På senare år, i takt med att företagsskandaler har blivit allt vanligare, har det blivit allt viktigare för styrelser att noggrant övervaka företagsledningen. Som en del av dessa ansträngningar har användningen av externa styrelseledamöter ökat.

Den reviderade japanska företagslagen (改正会社法), som trädde i kraft den 1 mars 2021 (Reiwa 3), har gjort det obligatoriskt för börsnoterade företag att ha externa styrelseledamöter. Detta innebär att det inte bara är börsnoterade företag som står inför utmaningen att säkra externa styrelseledamöter, utan även de företag som siktar på att bli börsnoterade i framtiden.

Även för icke-börsnoterade företag kan det krävas att de accepterar externa styrelseledamöter när de tar emot investeringar från riskkapitalbolag och liknande. I dessa fall är det vanligt att företagen och de externa styrelseledamöterna i förväg ingår avtal som begränsar ansvaret.

I denna artikel kommer vi att förklara vad ett ansvarsbegränsningsavtal är och vilka procedurer som krävs för att ingå ett sådant avtal.

Ansvaret och tillämpningsområdet för externa styrelseledamöters ansvarsbegränsningsavtal

I takt med ökningen av externa styrelseledamöter har användningen av ansvarsbegränsningsavtal blivit allt vanligare.

Enligt Tokyo Stock Exchanges “Vitbok om Corporate Governance för företag noterade på Tokyo Stock Exchange 2015[ja]” (sida 36), hade 78,6 % av de noterade företagen ingått ansvarsbegränsningsavtal med sina externa styrelseledamöter vid 2014, vilket visar att ingåendet av sådana avtal håller på att bli en etablerad praxis.

Här förklarar vi vad ett ansvarsbegränsningsavtal är och vilka styrelseledamöter som kan ingå sådana avtal.

För mer information om utsändning av styrelseledamöter i investeringsavtal, se även följande artikel.

Relaterad artikel: Vad är en klausul om utsändning av styrelseledamöter i investeringsavtal?[ja]

För en mer detaljerad förklaring av investeringsavtal som ingås med VC och liknande, se även följande artikel.

Relaterad artikel: Vad är klausuler om företagsstyrning i investeringsavtal?[ja]

Vad är ett ansvarsbegränsningsavtal för styrelseledamöter?

Ett ansvarsbegränsningsavtal är en överenskommelse som begränsar en styrelseledamots ansvar till ett visst belopp om denne skulle bli ansvarig för skadestånd.

Sådana avtal ingås innan styrelseledamoten faktiskt har ådragit sig något skadeståndsansvar. Vanligtvis ingås avtalet i samband med att personen tillträder sin position som styrelseledamot.

När det gäller befrielse från ansvar finns det system som tillåter att ansvar kan avskrivas genom beslut från bolagsstämman eller styrelsen, vilket kommer att beskrivas senare. Men dessa system är ofta oklara när det gäller om ansvar verkligen blir befriat och hur mycket befrielsen uppgår till. Därför kan inte den oro som externa styrelseledamöter kan ha om att bära ett högt skadeståndsansvar helt elimineras.

I kontrast till detta kan ansvarsbegränsningsavtal begränsa ansvaret innan något skadeståndsansvar har uppstått. Genom att ingå ett ansvarsbegränsningsavtal kan risken för att bära ett högt skadeståndsansvar minskas, vilket gör det lättare att rekrytera personer till positionen som extern styrelseledamot. Det är troligt att ökningen av fall där externa styrelseledamöter ingår ansvarsbegränsningsavtal beror på dessa omständigheter.

Det bör dock noteras att det inte är möjligt att fritt bestämma det maximala ansvarsbeloppet i ett ansvarsbegränsningsavtal. Enligt japansk bolagslag (Companies Act) är det maximala beloppet begränsat till det högre av följande två belopp:

• Det belopp som anges i bolagsordningen
• Det minimiansvar som fastställs enligt japansk bolagslag (Companies Act, artikel 425, stycke 1)

För externa styrelseledamöter är det minimiansvar som nämns sist fastställt till det dubbla av “ersättningen” (enligt japansk bolagslag, genomförandeförordningen artikel 113).

Verkställande direktörer undantas från ansvarsbegränsning

Direktörer som kan ingå ansvarsbegränsningsavtal med bolaget är begränsade till de som inte är verkställande direktörer. Därför kan inte en verkställande direktör eller en direktör som har utsetts av styrelsen för att verkställa bolagets affärer ingå ett ansvarsbegränsningsavtal.

Eftersom externa direktörer väljs från de direktörer som inte är verkställande direktörer, finns det inga problem för en extern direktör att ingå ett ansvarsbegränsningsavtal. Det är dock viktigt att notera att om en extern direktör blir en verkställande direktör, förlorar ansvarsbegränsningsavtalet sin verkan, så försiktighet är av yttersta vikt (enligt artikel 427, paragraf 2 i den japanska bolagslagen).

Förfaranden för att ingå ett ansvarsbegränsningsavtal

När man ingår ett ansvarsbegränsningsavtal är det inte tillräckligt att bara slutföra avtalet; man måste också i förväg följa de förfaranden som fastställs i den japanska bolagslagen (Japanese Companies Act). I det här avsnittet kommer vi att förklara de förfaranden som måste genomföras i förväg för att kunna ingå ett ansvarsbegränsningsavtal.

Skapande av bolagsordning som möjliggör avtal med begränsat ansvar

För att ingå ett avtal med begränsat ansvar krävs det att bolagets bolagsordning stadgar att sådana avtal kan ingås. Därför måste man först ändra bolagsordningen för att inkludera bestämmelser om ingående av avtal med begränsat ansvar.

Bedömning av om ansvarstaket ska fastställas i bolagsordningen

Det ansvarstak som gäller vid ingående av avtal med begränsat ansvar blir antingen det belopp som fastställts i bolagsordningen eller det lägsta ansvarsbelopp som lagstiftningen föreskriver, beroende på vilket som är högre. Därför saknar det mening att i bolagsordningen fastställa ett ansvarstak som är lägre än det lagstadgade minimibeloppet.

Således finns det mening med att fastställa ett ansvarstak i bolagsordningen endast om man önskar sätta ett högre belopp än det lagstadgade minimiansvaret. Företaget måste därför besluta om man överhuvudtaget vill fastställa ett ansvarstak i bolagsordningen.

Om man faktiskt väljer att fastställa ett ansvarstak i bolagsordningen varierar från företag till företag. Ur aktieägare som vill hålla styrelsemedlemmar ansvariga synvinkel är det fördelaktigt om bolagsordningen fastställer ett högre ansvarstak än det minimibelopp som föreskrivs i den japanska företagslagen (Companies Act) artikel 425, paragraf 1.

Å andra sidan, när man accepterar externa styrelseledamöter från investerare, kan det vara så att avsändaren, trots att de är aktieägare, föredrar ett lägre ansvarstak.

Exempel på bestämmelser när ansvarstaket fastställs i bolagsordningen

Om man väljer att fastställa ett ansvarstak i bolagsordningen kan följande bestämmelser övervägas:

Artikel ○ (Avtal med begränsat ansvar mellan bolaget och styrelseledamöter)
Vårt bolag kan, enligt bestämmelserna i den japanska företagslagen (Companies Act) artikel 427, paragraf 1, ingå avtal med styrelseledamöter (med undantag för de som utför verkställande uppgifter) för att begränsa ansvar enligt den japanska företagslagen (Companies Act) artikel 423, paragraf 1. Dock ska det ansvarstak som avtalet baseras på vara ett i förväg fastställt belopp på minst ○ yen eller det högre beloppet av detta och det lagstadgade minimiansvaret.

Exempel på bestämmelser när ansvarstaket inte fastställs i bolagsordningen

Om man väljer att inte fastställa ett ansvarstak i bolagsordningen kan följande bestämmelser övervägas:

Artikel ○ (Avtal med begränsat ansvar mellan bolaget och styrelseledamöter)
Vårt bolag kan, enligt bestämmelserna i den japanska företagslagen (Companies Act) artikel 427, paragraf 1, ingå avtal med styrelseledamöter (med undantag för de som utför verkställande uppgifter) för att begränsa ansvar enligt den japanska företagslagen (Companies Act) artikel 423, paragraf 1. Dock ska det ansvarstak som avtalet baseras på vara det lagstadgade minimiansvaret.

Revisors samtycke

När man inför en bestämmelse i bolagsordningen som tillåter ingående av avtal med begränsat ansvar, måste ändringen av bolagsordningen godkännas genom ett beslut på bolagsstämman.

I företag som har en revisor måste man få samtliga revisorers samtycke innan man lägger fram ett förslag om sådan ändring av bolagsordningen vid bolagsstämman (Japansk företagslag artikel 427, stycke 3 och artikel 425, stycke 3, punkt 1). Notera att även om företaget har en revisionskommitté, är det inte nödvändigt att få revisionskommitténs beslut om godkännande för att lägga fram förslaget.

Stämmobeslut vid bolagsstämma

Efter att ha erhållit godkännande från revisorerna för ett förslag om att ändra bolagsordningen, är det nödvändigt att få förslaget godkänt genom ett beslut vid bolagsstämman.

När man ska genomföra en ändring av bolagsordningen krävs ett särskilt beslut vid bolagsstämman enligt den japanska företagslagen (artikel 466 och artikel 309, paragraf 2, punkt 11).

För ett särskilt beslut krävs i princip att aktieägare med mer än hälften av de röstberättigade aktierna är närvarande och att minst två tredjedelar av de röster som avges av de närvarande aktieägarna är för förslaget.

Eftersom en ändring av bolagsordningen är en handling som berör grunden för företaget, krävs ett noggrant övervägande och därför eftersträvas ett godkännande från minst två tredjedelar av de röster som avges av de närvarande aktieägarna.

Registrering av ändringar

Bestämmelser i bolagsordningen som rör avtal med begränsat ansvar blir registreringsbara uppgifter. Därför, när en ändring av bolagsordningen som godkänts av bolagsstämman inför bestämmelser om ingående av avtal med begränsat ansvar, är det nödvändigt att registrera dessa bestämmelser (Japanska företagslagen artikel 911, paragraf 3, punkt 25).

Registreringen för detta måste genomföras inom två veckor efter det att ändringen av bolagsordningen träder i kraft (Japanska företagslagen artikel 915, paragraf 1).

Att tänka på när du upprättar ett ansvarsbegränsningsavtal

När du ingår ett ansvarsbegränsningsavtal med en extern styrelseledamot är det viktigt att se till att avtalet inte strider mot de bestämmelser som finns i bolagsordningen, såsom ansvarsbegränsningens belopp.

Specifikt kan följande klausuler övervägas (där A är aktiebolaget och B är den externa styrelseledamoten):

§ ○ (Begränsning av skadeståndsansvar)
Om B, som styrelseledamot i A, försummar sina uppgifter och därigenom orsakar skada för A, ska B, förutsatt att B har agerat i god tro och utan grov försummelse i utförandet av sina uppgifter, endast bära skadeståndsansvar upp till det belopp som anges i A:s bolagsordning eller det minimiansvar som anges i artikel 425, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act), beroende på vilket belopp som är högst. A ska befria B från ansvar för belopp som överstiger denna gräns.

Det kan också vara lämpligt att inkludera klausuler om att ansvarsbegränsningsavtalet fortsätter att gälla för handlingar som utförts av styrelseledamoten under avtalsperioden även efter att avtalets giltighetstid har löpt ut, samt klausuler som rör begränsningar enligt den japanska bolagslagen.

Metoder för att minska ansvar för verkställande direktörer

Till skillnad från externa direktörer kan verkställande direktörer, såsom VD, inte ingå avtal som begränsar deras ansvar.

Emellertid kan även dessa direktörers ansvar minskas genom ett särskilt beslut på bolagsstämman, inom ramen för den lagstadgade minimiansvarsgränsen (Japanese Companies Act, artikel 425, stycke 1).

Dessutom kan styrelsen genom sitt beslut minska ansvar inom ramen för den lagstadgade minimiansvarsgränsen (Japanese Companies Act, artikel 426, stycke 1). I detta fall krävs det att bolagsordningen innehåller en bestämmelse om att styrelsen kan besluta om att minska ansvar. Om alla aktieägare är överens kan direktörens ansvar även helt befrias (Japanese Companies Act, artikel 424).

Sammanfattning: Konsultera en advokat när du upprättar ett ansvarsbegränsningsavtal

I takt med att allt fler företag introducerar externa styrelseledamöter, har användningen av ansvarsbegränsningsavtal blivit en vanlig metod för att underlätta för dessa att ansluta sig till företaget. Det finns dock många punkter som bör beaktas i förväg när man ingår ett ansvarsbegränsningsavtal, såsom kravet på att företagets stadgar måste specificera detta i förväg, begränsningar gällande vilka styrelseledamöter som kan ingå avtalet och begränsningar av beloppet.

Det är särskilt viktigt att vara uppmärksam på att om man försummar de förfaranden som är fastställda i bolagslagen, såsom ändringar i stadgarna, kan avtalet bli ogiltigt. Om ni överväger att ingå ett ansvarsbegränsningsavtal med en extern styrelseledamot, rekommenderar vi att ni rådgör med en advokat som är specialiserad på företagsjuridik.

Vår byrås åtgärder

Vår byrå hanterar skapande och granskning av avtal för en mängd olika ärenden, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime till ventureföretag. Om ni har några bekymmer gällande företagsjuridik, vänligen se nedan.

Relaterad artikel: Skapande och granskning av avtal etc.[ja]