En juridisk genomgång av arbetsavtal enligt japansk arbetsrätt

I japanska arbetsrelationer är arbetsavtalet ett ytterst viktigt juridiskt dokument. Det är inte bara ett avtal mellan fackföreningar och arbetsgivare, utan en speciell norm som har stark juridisk kraft och prioriteras framför individuella arbetskontrakt och företags arbetsregler. Den japanska lagen om arbetsföreningar ger arbetsavtal kraften att direkt reglera och ändra enskilda arbetares arbetsvillkor. Därför är det för företagsledare och juridiska ansvariga inte bara en fråga om att uppfylla compliance-krav, utan också en nödvändig kunskap för att bygga stabila och förutsägbara arbetsrelationer och hantera juridiska risker. Att ingå ett arbetsavtal innebär att arbetsgivaren överlåter en del av sin ensidiga rätt att bestämma arbetsvillkor till resultatet av bilaterala förhandlingar med fackföreningen. Dess inverkan sträcker sig brett, från kärnarbetsvillkor som lön och arbetstid till personalöverföringar och uppsägningsförfaranden som berör ledningsbeslut. I denna artikel klargör vi den juridiska ställningen för arbetsavtal enligt japansk arbetsrätt och beskriver dess bildningskrav och två unika effekter: det allmänna bindande systemet som även gäller för anställda som inte är medlemmar i fackföreningen, samt de juridiska procedurerna och överväganden som gäller när ett arbetsavtal avslutas, allt baserat på specifika lagar och rättsfall från ett expertperspektiv.

Den juridiska hanteringen av arbetsavtal och dess förhållande till andra normer under japansk lag

I Japan regleras arbetsvillkoren på arbetsplatsen av flera normer, och det finns en tydlig hierarki mellan dessa. Att förstå denna hierarkiska struktur är grundläggande för att greppa den juridiska ställningen av arbetsavtal. Högst upp i hierarkin finns lagar som den japanska arbetsstandardlagen och den japanska arbetsavtalslagen. Efter dessa kommer arbetsavtalet, som har företräde framför arbetsregler och individuella arbetsavtal.  

Denna prioriteringsordning fastställs av flera japanska lagar. Först och främst stipulerar artikel 92 i den japanska arbetsstandardlagen att “arbetsregler inte får strida mot lagar eller arbetsavtal som är tillämpliga på arbetsplatsen”. Detta förbjuder arbetsgivaren att ensidigt skapa arbetsregler som kränker innehållet i arbetsavtal som är överenskomna mellan arbetsgivare och arbetstagare.  

Därefter förstärker artikel 13 i den japanska arbetsavtalslagen denna relation ytterligare genom att fastslå att “om arbetsregler strider mot ett arbetsavtal, ska bestämmelserna i artikel 7, 10 och föregående artikel inte tillämpas på arbetsavtalet med arbetstagare som omfattas av det arbetsavtalet”. Detta innebär i praktiken att delar av arbetsregler som strider mot ett arbetsavtal inte har någon verkan för arbetstagare som omfattas av det avtalet.  

Angående förhållandet mellan individuella arbetsavtal och arbetsavtal, har artikel 16 i den japanska fackföreningslagen en avgörande bestämmelse. Den säger att “delar av ett arbetsavtal som strider mot arbetsvillkoren eller andra standarder för arbetstagares behandling som fastställs i ett arbetsavtal är ogiltiga”, och de ogiltiga delarna ska ersättas med standarderna i arbetsavtalet.  

När man sammanfattar dessa bestämmelser blir prioriteringsordningen för normer som reglerar arbetsvillkor: lagar, arbetsavtal, arbetsregler och arbetsavtal. Denna hierarkiska struktur visar att ett arbetsavtal inte bara är ett kontrakt utan också fungerar som en slags mindre lag som fastställer minimistandarder för en specifik grupp arbetstagare.  

Det är viktigt att notera att principen om förmånligare behandling, som tillämpas på förhållandet mellan arbetsregler och arbetsavtal, vanligtvis inte gäller för förhållandet mellan arbetsavtal och arbetsavtal. Enligt artikel 12 i den japanska arbetsavtalslagen blir delar av ett arbetsavtal som inte uppfyller standarderna i arbetsreglerna ogiltiga och arbetsreglernas standarder tillämpas istället. Men om ett arbetsavtal fastställer mer fördelaktiga villkor för arbetstagaren än arbetsreglerna, är det de fördelaktiga villkoren som har företräde. Dock, när det gäller arbetsavtal, fastställer artikel 16 i den japanska fackföreningslagen endast att arbetsavtal som “strider mot” standarderna i ett arbetsavtal är ogiltiga, utan att ta hänsyn till om det är fördelaktigt eller inte för arbetstagaren. Detta innebär att ett arbetsavtal kan ha kraften att ogiltigförklara även mer fördelaktiga villkor som en individuell arbetstagare har kommit överens om med arbetsgivaren, för att säkerställa enhetlighet och rättvisa i arbetsvillkoren för alla medlemmar i facket. Detta kan vara användbart för arbetsgivaren för att upprätthålla konsekvens i behandlingen av anställda, men det kan också begränsa möjligheten att ge speciella incitament till särskilt begåvade individer som avviker från avtalet.  

Nedan följer en tabell som sammanfattar prioriteringsordningen mellan dessa normer.

Förutsättningar och effekter av arbetsavtal enligt japansk lag

För att ett arbetsavtal ska kunna utöva sin kraftfulla juridiska effekt i Japan, måste det uppfylla strikta formella krav som fastställs i lag. Ett etablerat avtal har två olika typer av effekter: “normativ effekt” och “obligatorisk effekt”.

Förutsättningar för giltighet

För att en kollektivavtals upprättande ska vara giltigt är det avgörande att följa de formella krav som ställs i artikel 14 i den japanska lagen om arbetsföreningar (Japanese Trade Union Law). Denna artikel stadgar att “ett kollektivavtal uppnår sin giltighet genom att ett skriftligt dokument upprättas och att båda parter undertecknar eller förseglar det med namnteckning och stämpel”. En muntlig överenskommelse eller ett dokument som saknar underskrift eller namnteckning och stämpel erkänns inte som ett kollektivavtal med särskild juridisk effekt (särskilt den normativa effekten som nämns senare), även om det finns ett substantiellt avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Vikten av denna strikta formalism har etablerats genom prejudikat från Japans högsta domstol. I fallet med Tomin Automobile Driving School (Högsta domstolens dom den 13 mars 2001 (2001)), fastslog domstolen att trots att det fanns ett klart avtal om löneökning mellan arbetsgivare och arbetstagare, så uppstod ingen normativ effekt som ett kollektivavtal eftersom avtalet inte hade upprättats som ett undertecknat dokument med namnteckning och stämpel. Domstolen motiverade sitt beslut med att ett kollektivavtal, som har en kraftfull effekt på att direkt reglera innehållet i individuella arbetsavtal, måste vara tydligt i sin existens och innehåll för att förhindra framtida tvister.

Detta prejudikat som visar på en strikt formalism fungerar också som en skyddsmekanism för arbetsgivaren. Det förhindrar att preliminära överenskommelser eller muntliga löften som görs under kollektiva förhandlingar oavsiktligt får juridisk bindande kraft som ett kollektivavtal. Eftersom juridiskt bindande skyldigheter endast uppstår när ett formellt dokument slutligen har undertecknats och förseglats av båda parter, kan företag minska den juridiska osäkerheten under förhandlingsprocessen.

Två typer av effekter från arbetsavtal under japansk lag

Ett giltigt arbetsavtal i Japan ger upphov till två olika typer av effekter: “normativa effekter” och “obligatoriska effekter”.

Normativa effekter härstammar från artikel 16 i den japanska lagen om arbetsföreningar och innebär att de standarder för arbetsvillkor såsom lön, arbetstid, ledighet och uppsägningsförfaranden som fastställs i arbetsavtalet direkt tillämpas på individuella anställningsavtal och arbetsregler, och har företräde framför dessa. Om det finns bestämmelser i anställningsavtalet eller arbetsreglerna som strider mot arbetsavtalets standarder, blir dessa delar automatiskt ogiltiga och arbetsavtalets standarder tillämpas istället. Denna effekt låter arbetsavtalet fungera som en rättsnorm som direkt formar de individuella arbetstagarnas rättigheter och skyldigheter.

Å andra sidan innebär obligatoriska effekter att arbetsavtalet binder de parter som ingått det, det vill säga arbetsgivaren och fackföreningen som organisation, med en effekt liknande den hos vanliga kontrakt. Denna effekt tillämpas främst på frågor som reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler för kollektivförhandlingar, tillstånd att använda företagets faciliteter för fackliga aktiviteter och en skyldighet att inte utföra stridsåtgärder under avtalets giltighetstid. Om det sker ett brott mot de obligatoriska effekterna kan en part kräva att den andra parten fullgör sina kontraktsmässiga skyldigheter eller begära skadestånd för avtalsbrott.

Att skilja mellan dessa två effekter är extremt viktigt när det gäller juridiska åtgärder vid överträdelser. Till exempel, om en arbetsgivare inte betalar den lön som avtalats i arbetsavtalet, är detta en fråga om normativa effekter, och de berörda individuella arbetstagarna kan direkt kräva obetald lön från arbetsgivaren som en rättighet enligt deras anställningsavtal. Å andra sidan, om arbetsgivaren vägrar att tillhandahålla det fackliga kontoret som utlovats i avtalet, är detta en fråga om obligatoriska effekter, och det är fackföreningen som organisation, inte de individuella arbetstagarna, som kan väcka talan mot arbetsgivaren för att kräva att skyldigheter fullgörs. Chefer måste utvärdera och hantera de risker som uppstår från arbetsavtalet på två olika nivåer: krav från enskilda anställda (normativa effekter) och tvister med fackföreningen som organisation (obligatoriska effekter).

Nedan följer en tabell som jämför skillnaderna mellan normativa och obligatoriska effekter.

Utvidgningen av arbetsavtalets effektivitet: Allmän bindande kraft under japansk arbetsrätt

Normativa effekter av arbetsavtal sträcker sig i princip endast till medlemmar av den fackförening som ingått avtalet. Dock finns det i den japanska lagen om fackföreningar (日本の労働組合法) en viktig undantagsbestämmelse som kallas “allmän bindande kraft”. Detta system innebär att under vissa förutsättningar kan ett arbetsavtals effekt automatiskt utvidgas till att även omfatta anställda som inte är medlemmar i fackföreningen.  

Artikel 17 i den japanska lagen om fackföreningar stipulerar att om “tre fjärdedelar eller fler av arbetstagarna av samma slag som ständigt används i en fabrik eller arbetsplats omfattas av ett arbetsavtal, ska detsamma gälla för andra arbetstagare av samma slag som används på arbetsplatsen”.  

När vi bryter ner denna lagtext blir kraven som följer:

1. “En fabrik eller arbetsplats”: Detta avser inte hela företaget utan specifika platser som enskilda fabriker, filialer eller kontor.  
2. “Arbetstagare av samma slag som ständigt används”: Detta bedöms inte utifrån anställningsform (tillsvidareanställd, kontraktsanställd etc.) eller titel, utan utifrån likheten i de objektiva arbetsuppgifterna. Tillfälligt anställda kan också inkluderas om de i praktiken är kontinuerligt anställda.  
3. “Tre fjärdedelar eller fler”: Det krävs att 75% eller fler av arbetstagarna av samma slag inom den angivna enheten är medlemmar i en fackförening som omfattas av ett arbetsavtal.  

När dessa krav är uppfyllda kommer även de icke-fackanslutna arbetstagarna, som utgör mindre än en fjärdedel på arbetsplatsen, automatiskt att omfattas av arbetsavtalets normativa delar (såsom löner och arbetstider). Syftet med detta system är att eliminera ojämlikhet i arbetsvillkor mellan arbetstagare som utför samma arbete, att standardisera personalhanteringen och att förhindra att arbetsgivare behandlar icke-fackanslutna arbetstagare mer fördelaktigt, vilket skulle kunna försvaga fackföreningens sammanhållning.

Det finns dock viktiga begränsningar i tillämpningen av denna allmänna bindande kraft. Särskilt ifrågasätts om arbetsavtal som ändrar arbetsvillkoren till nackdel för arbetstagarna också ska gälla icke-fackanslutna. En ledande rättsfall i denna fråga är Asahi Fire & Marine Insurance case (Högsta domstolens dom den 26 mars 1996 (平成8年)). I detta fall slog Högsta domstolen fast att den allmänna bindande kraften i princip gäller även om innehållet är till nackdel för icke-fackanslutna, förutsatt att kravet på tre fjärdedelar är uppfyllt. Domstolen införde dock samtidigt en viktig undantagsregel: om det finns “särskilda omständigheter som gör det uppenbart orimligt att tillämpa arbetsavtalet på den berörda arbetstagaren”, ska inte avtalets effekt gälla. Domstolen ansåg att närvaron av “särskilda omständigheter” bör bedömas genom att ta hänsyn till graden och innehållet i nackdelarna som icke-fackanslutna arbetstagare skulle drabbas av, omständigheterna kring hur avtalet ingicks och om den icke-fackanslutna arbetstagaren hade rätt att gå med i fackföreningen eller inte.  

Denna dom ger viktiga insikter för arbetsgivare. Det innebär att bara för att man har kommit överens med en majoritetsfackförening kan man inte enkelt tillämpa vilka arbetsvillkor som helst på de återstående minoritets icke-fackanslutna arbetstagarna. Detta är särskilt viktigt när man ingår arbetsavtal som innefattar nackdelar som sänkt pensionsålder eller lönesänkningar och försöker utvidga dess effekt till icke-fackanslutna. Det är nödvändigt att noggrant överväga om dessa förändringar inte leder till uppenbart orimliga resultat för specifika icke-fackanslutna arbetstagare. Om en domstol bedömer situationen som “uppenbart orimlig”, finns det en juridisk risk att arbetsavtalets effekt förnekas för dessa icke-fackanslutna arbetstagare.

Avslutande av arbetsavtal i Japan

Ett arbetsavtal är inte en evig överenskommelse utan kan upphöra av olika anledningar. Dock krävs särskild omsorg när det gäller förfarandet för avslutande och de juridiska effekterna som följer därefter.

De huvudsakliga orsakerna till att ett arbetsavtal upphör är följande:

1. Utgången av giltighetstiden: Enligt artikel 15 i den japanska lagen om arbetsunioner (Labor Union Act) får ett arbetsavtals giltighetstid inte överstiga tre år. Ett avtal som har en fastställd giltighetstid upphör att gälla när perioden löper ut. Det är dock möjligt att införa en “automatisk förnyelseklausul” där parterna överenskommer om att avtalet automatiskt förnyas på samma villkor vid periodens slut.
2. Ömsesidig uppsägning: Oavsett om det finns en fastställd giltighetstid eller inte, kan arbetsgivare och arbetstagare när som helst komma överens om att säga upp arbetsavtalet.
3. Ensidig uppsägning: Ett arbetsavtal utan en fastställd giltighetstid (inklusive avtal som förnyats genom en automatisk förnyelseklausul) kan ensidigt sägas upp av en part genom att denne meddelar den andra parten skriftligen, med underskrift eller namnteckning och stämpel, minst 90 dagar i förväg (enligt artikel 15 i den japanska lagen om arbetsunioner).

När arbetsgivaren utövar denna ensidiga uppsägningsrätt krävs särskild försiktighet. Lagstiftningen kräver inte någon särskild anledning för uppsägningen, men om motivet för uppsägningen är orättvist kan det leda till juridiska problem. Artikel 7 i den japanska lagen om arbetsunioner förbjuder arbetsgivare att dominera eller ingripa i en arbetsunions verksamhet, vilket betraktas som “orättvisa arbetspraktiker”. Rättspraxis har visat att om en arbetsgivares uppsägning av ett arbetsavtal sker utan giltiga affärsmässiga skäl och enbart i syfte att försvaga arbetsunionen, kan det anses vara en orättvis arbetspraktik (Suruga Bank-fallet, Tokyo High Court dom den 26 december 1990 (Heisei 2)). Därför är det viktigt för arbetsgivaren att förbereda en rationell förklaring till beslutet att säga upp avtalet för att undvika risken för orättvisa arbetspraktiker.

Det finns också juridiska frågor att beakta gällande arbetsrelationerna efter att ett arbetsavtal har upphört. Detta koncept kallas “efterverkan”. Det innebär att även om ett arbetsavtal formellt upphör att gälla, till exempel vid utgången av giltighetstiden, fortsätter de arbetsvillkor som fastställts i avtalet att gälla som innehåll i de individuella arbetskontrakten. Bara för att ett avtal upphör att gälla innebär det inte att arbetsvillkoren omedelbart återgår till hur de var innan avtalet ingicks eller sänks till lagens minimistandarder. De arbetsvillkor som skapats genom avtalet fortsätter att gälla som innehåll i de individuella arbetskontrakten tills ett nytt arbetsavtal ingås eller de ändras genom en juridiskt giltig process (till exempel en rimlig ogynnsam ändring av arbetsreglerna). Existensen av denna efterverkan innebär att arbetsgivaren inte kan sänka arbetsvillkoren ensidigt bara för att ett arbetsavtal har avslutats, vilket är en viktig juridisk begränsning som bör beaktas noggrant vid affärsbeslut.

Sammanfattning

Som vi har förklarat i detalj i denna artikel, har kollektivavtal en särskild och mycket stark rättslig ställning inom det japanska arbetsrättsliga systemet. Deras rättsliga kraft har företräde över arbetsgivarens arbetsregler och individuella arbetsavtal med arbetstagare och reglerar direkt arbetsvillkoren. Chefer och juridiska ansvariga måste förstå att ingåendet av ett kollektivavtal kräver strikt dokumentation och undertecknande, och att lättsinniga muntliga överenskommelser kan medföra oavsiktliga rättsliga bindningar. Det är också nödvändigt att skilja mellan de två aspekterna av ett etablerat avtal: den “normativa effekten”, som formar individuella arbetstagares rättigheter och skyldigheter, och den “obligatoriska effekten”, som är ett löfte mellan arbetsgivarorganisationen och fackföreningen, och att hantera de olika rättsliga riskerna som uppstår från varje. Dessutom finns det ett system med “allmän bindande kraft” när fackföreningsmedlemmar utgör mer än tre fjärdedelar av arbetsplatsen, vilket innebär att avtalets kraft även sträcker sig till icke-medlemmar, men om det innebär ogynnsamma förändringar kan det bli föremål för en rättvis bedömning av domstolen. När ett avtal ska avslutas måste man också ta hänsyn till risken att ensidig uppsägning kan betraktas som orättvis arbetspraxis och att det finns en rättsprincip om “efterverkan”, där arbetsvillkoren fortsätter att gälla även efter att avtalet upphört, vilket kräver noggranna förfaranden. Kollektivavtal bidrar till stabilitet i arbetsrelationer men kan också ha en långsiktig och betydande inverkan på företagets affärsbeslut när de väl har ingåtts.

Vår byrå, Monolis Law Firm, har en gedigen erfarenhet av att tillhandahålla omfattande rådgivning och stöd i frågor relaterade till kollektivavtal som beskrivs i denna artikel till ett stort antal klienter i Japan. Vår firma har flera medarbetare som är kvalificerade utländska advokater och engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att strategiskt stödja företag som bedriver internationell verksamhet i deras hantering av Japans komplexa arbetsrättsliga regleringar. Vi erbjuder specialiserade juridiska tjänster i alla skeden, från förhandlingar om nya kollektivavtal, översyn av befintliga avtal, till hantering av tvister med fackföreningar.