Den juridiska ramen och praktisk hantering av årlig betald semesterledighet enligt japansk arbetsrätt

I det japanska arbetsrättsliga systemet är årlig betald semesterledighet en grundläggande rättighet som tilldelas arbetstagare. Syftet med detta system är att ge arbetstagare möjlighet att återhämta sig fysiskt och mentalt samt att leva ett berikat socialt liv. Ur ett företagsledningsperspektiv är det inte bara en fråga om välfärd att korrekt förstå och tillämpa systemet för årlig betald semesterledighet, utan det är en avgörande plikt som ligger till grund för laglydnad och hantering av arbetsrättsliga risker. Utmaningarna som företagsledare står inför är många. Specifikt innebär detta att korrekt beräkna antalet betalda semesterdagar för varje anställd, att lämpligt balansera de anställdas ansökningar om ledighet med verksamhetens behov och att säkerställa att skyldigheten att ta ut minst fem dagar per år, som infördes 2019, uppfylls. Detta innefattar även tillhörande administrativa uppgifter och finansiella överväganden. I denna artikel kommer vi att omfattande förklara den juridiska ramen för systemet med årlig betald semesterledighet utifrån den japanska arbetsstandardlagen och relaterad rättspraxis. Vi kommer att systematiskt organisera och diskutera de praktiska frågor som företag står inför, från krav för tilldelning, arbetsgivarens och arbetstagarens rättigheter och skyldigheter, till strategiska förvaltningsmetoder som planerad tilldelning, och de juridiska konsekvenserna vid brott mot lagstiftningen.  

Kriterier och antal dagar för årlig betald semester enligt japansk lag

Grunden för årlig betald semester är fastställd i artikel 39 i den japanska arbetsstandardlagen (Japanese Labor Standards Act). Detta skiljer sig från förmånliga semesterprogram som företag kan erbjuda frivilligt, då det är en skyldighet som lagen ålägger arbetsgivaren. För att en arbetstagare ska få rätt till sin första årliga betalda semester måste två lagstadgade krav uppfyllas.  

Det första kravet är kontinuerlig anställning. Arbetstagaren måste ha arbetat kontinuerligt i sex månader från anställningsdagen. Det andra kravet är närvaro. Under dessa sex månader måste arbetstagaren ha varit närvarande minst 80 procent av alla arbetsdagar. När dessa krav är uppfyllda måste arbetsgivaren i princip bevilja arbetstagaren tio arbetsdagar med årlig betald semester.

Efter den första tilldelningen ökar antalet dagar för årlig betald semester beroende på antalet år med kontinuerlig anställning. För en vanlig arbetstagare som har arbetat kontinuerligt i sex månader beviljas tio arbetsdagar, och för varje år som passerar ökar antalet dagar, upp till maximalt tjugo arbetsdagar efter sex och ett halvt års anställning.  

Å andra sidan beviljas även deltidsarbetare och andra arbetstagare med kortare arbetsdagar eller -tider årlig betald semester. Dock bestäms antalet dagar proportionellt utifrån antalet schemalagda arbetsdagar per vecka och andra faktorer. De som omfattas av denna proportionella tilldelning är arbetstagare med mindre än 30 schemalagda arbetstimmar per vecka, och de som har färre än fyra schemalagda arbetsdagar per vecka eller färre än 216 schemalagda arbetsdagar per år. Den specifika tilldelningen av dagar visas i tabellen nedan.  

Det finns också bestämmelser om överföring och preskription för årlig betald semester. Om en arbetstagare inte använder upp all sin årliga betalda semester under ett år, kan den överföras till nästa år. Men enligt artikel 115 i den japanska arbetsstandardlagen preskriberas rätten att ta ut årlig betald semester två år efter det att den uppstod.  

Enligt lagens principer beviljas årlig betald semester baserat på varje arbetstagares anställningsdatum, vilket innebär att “referensdatumet” för tilldelning varierar för varje arbetstagare. Detta kan vara en mycket komplicerad hanteringsfråga, särskilt för företag med många anställda. Det är nödvändigt att individuellt spåra varje anställds referensdatum, beräkna antalet tilldelade dagar och hantera den årliga femdagars tagningsskyldighetsperioden som nämns senare, vilket leder till ökade administrationskostnader och risk för beräkningsfel. För att hantera denna utmaning har vissa företag infört en metod som kallas “uniform behandling”. Detta innebär att man standardiserar referensdatumet för alla anställdas årliga betalda semester till ett specifikt datum, som till exempel den 1 april varje år. Genom att anta denna metod kan man samla hanteringen av årlig betald semester till en årlig uppgift, vilket förväntas effektivisera administrationen och minska fel. Dock är det avgörande att vid införandet av detta system ta hänsyn till att det inte ska vara till nackdel för arbetstagarna. Till exempel kan man bevilja semester i förväg jämfört med den lagstadgade referensdagen för arbetstagare som börjar senare under året, så att systemet inte understiger de minimistandarder som lagen fastställer. På detta sätt bör standardiseringen av referensdatumet ses som en del av en strategisk personalhantering som grundar sig på efterlevnad av lagar och förordningar, snarare än bara en ändring av administrativa rutiner.  

Arbetstagares rätt att bestämma tidpunkt för semester och arbetsgivarens rätt att ändra denna tidpunkt enligt japansk lag

I fråga om när årlig betald semester kan tas ut korsas arbetstagarens rättigheter och arbetsgivarens behov av att driva sin verksamhet. Den japanska arbetsrätten, genom Japans arbetsstandardlag, har skapat ett system för att balansera dessa intressen.

Först och främst har arbetstagaren rätt att ta ut sin årliga betalda semester under den period de önskar. Detta kallas “rätten att bestämma tidpunkt” (時季指定権). Arbetstagaren är inte skyldig att förklara orsaken till sin semester för arbetsgivaren, och i princip kan arbetsgivaren inte neka till en sådan begäran.

Det finns dock ett undantag till denna rättighet för arbetstagaren, vilket är arbetsgivarens “rätt att ändra tidpunkt” (時季変更権). Enligt paragraf 39, stycke 5 i den japanska arbetsstandardlagen får arbetsgivaren ändra semesterdagen till en annan tidpunkt om att ge ledighet under den begärda perioden skulle “störa den normala driften av verksamheten”.

Kravet på att “störa den normala driften av verksamheten” tolkas mycket strikt. Anledningar som att arbetsplatsen är upptagen eller att det är svårt att hitta ersättare räcker inte för att rättfärdiga användningen av rätten att ändra tidpunkt. I rättsfall har det fastslagits att man objektivt bör beakta omständigheter som den berörda arbetstagarens arbetsuppgifter, arbetsbelastning, svårigheten att hitta ersättare och antalet andra arbetstagare som ansökt om ledighet samma dag. Det är viktigt att arbetsgivaren, innan de utövar sin rätt att ändra tidpunkt, gör allt som är möjligt för att arbetstagaren ska kunna ta ut sin semester som önskat, till exempel genom att ordna ersättande personal eller justera arbetsscheman.

Den japanska högsta domstolen har genom tidigare domar satt en hög tröskel för utövandet av rätten att ändra tidpunkt. I fall som Nippon Telegraph and Telephone Public Corporation Konohana Telegraph and Telephone Office (Högsta domstolens dom den 18 mars 1982) och Hirosaki Telegraph and Telephone Office (Högsta domstolens dom den 10 juli 1987) har det fastslagits att arbetsgivarens rätt att ändra tidpunkt endast kan utövas under mycket begränsade omständigheter, såsom när det objektivt sett är svårt att hitta ersättare.

Ett nyligt rättsfall som har väckt uppmärksamhet är East Japan Railway Company (Tokyo High Court’s dom den 28 februari 2024). I detta fall bedömdes företagets användning av rätten att ändra tidpunkt för en Shinkansen-lokförares semesteransökan som laglig. Domstolen kom fram till detta beslut på grund av lokförarens höga specialisering och vikten av att säkerställa säkerheten, svårigheten att hitta ersättare och att företaget hade ansträngt sig för att planera personalen på ett rättvist sätt genom att införa ett system för semesterprioritering. Detta fall antyder att arbetsgivarens rätt att ändra tidpunkt kan tillåtas i speciella branscher som hanterar viktig infrastruktur och där det är mycket svårt att hitta ersättare, förutsatt att arbetsgivaren har etablerat en planerad och rättvis arbetsförvaltning.

Arbetsgivarens rätt att ändra tidpunkt för semesteransökningar från arbetstagare som planerar att sluta kan också bli en diskussionspunkt. I princip finns det ingen möjlighet att erbjuda alternativa dagar för de som planerar att sluta, så rätten att ändra tidpunkt kan inte utövas. Men i R Company-fallet (Tokyo District Court’s dom den 19 januari 2009) tilläts detta undantagsvis. Bakgrunden till detta fall var att den berörda arbetstagaren var ansvarig för ett viktigt projekt, överlämningen av arbetsuppgifterna var inte klar och arbetstagarens frånvaro skulle ha orsakat allvarliga störningar i verksamheten. Detta fall visar att även om det är mycket sällsynt, kan arbetsgivarens rätt att ändra tidpunkt utövas även för de som planerar att sluta, men endast om det finns objektiva och betydande skäl, såsom att överlämningen av arbetsuppgifter är avgörande och inte kan utföras av någon annan.

Det som framgår av dessa rättsfall är att utövandet av rätten att ändra tidpunkt inte bara är en fråga om arbetsgivarens rättigheter, utan snarare en fråga om arbetsgivarens förmåga att hantera arbetskraften. En enkel påstående som “det är högsäsong” håller inte juridiskt. Domstolarna frågar “Vilka konkreta ansträngningar har arbetsgivaren gjort för att uppfylla arbetstagarens semesterönskemål?” En konstant brist på personal rättfärdigar inte användningen av rätten att ändra tidpunkt och ses snarare som en fråga om företagsledning. Därför, när man överväger att utöva rätten att ändra tidpunkt, kommer det att granskas noggrant om beslutet kan stå emot rättslig prövning, det vill säga om arbetsgivaren regelbundet har säkrat ersättande personal och planerat arbetsbelastningen på ett genomtänkt sätt.

Skyldigheten att ta ut fem dagars årlig betald semester enligt japansk lag

En betydande förändring av systemet för årlig betald semester infördes den 1 april 2019 (Reiwa 1) genom en ändring av den japanska arbetsstandardlagen. Denna ändring ålägger alla arbetsgivare skyldigheten att säkerställa att berättigade arbetstagare tar ut minst fem dagars årlig betald semester .  

De som omfattas av denna skyldighet är alla arbetstagare som under det aktuella året beviljas minst tio dagars årlig betald semester. Detta inkluderar chefer, tidsbegränsat anställda och deltidsarbetare som når upp till tio dagar genom proportionell tilldelning .  

Arbetsgivaren måste uppfylla denna skyldighet inom ett år från den dag då den årliga betalda semestern beviljades (denna dag kallas “referensdagen”). Inom detta år måste arbetsgivaren säkerställa att den berörda arbetstagaren har tagit ut minst fem dagars årlig betald semester.  

Kärnan i detta system är arbetsgivarens aktiva deltagande, det vill säga “skyldigheten att bestämma tidpunkten”. Först bör arbetsgivaren uppmuntra arbetstagaren att ta semester vid den tidpunkt som arbetstagaren önskar, men om arbetstagaren inte har tagit ut minst fem dagars semester på egen hand innan året efter referensdagen har passerat, är arbetsgivaren skyldig att bestämma tidpunkten för de återstående dagarna. Arbetsgivaren kan dock inte ensidigt bestämma datumet, utan måste först lyssna på arbetstagarens åsikter och sträva efter att respektera dessa önskemål så långt det är möjligt.  

I och med denna skyldighet har arbetsgivare också fått nya administrativa uppgifter. Specifikt innebär det att skapa en “förvaltningsbok för årlig betald semester” för varje arbetstagare, där referensdatum, uttagna datum och återstående dagar registreras, och att bevara dessa uppgifter i tre år (även om lagändringen kräver att uppgifterna bevaras i fem år, kommer en övergångsperiod att tillämpas där femårsregeln gäller).  

Det är viktigt att notera att vid beräkningen av de fem obligatoriska dagarna kan semester som tas ut i halvdagsenheter räknas som 0,5 dag, men semester som tas ut i timmar kan inte räknas med .  

Om arbetsgivaren försummar denna skyldighet kan straff påföras. Det kan bli fråga om böter på upp till 300 000 yen per berörd arbetstagare .  

Denna lagändring representerar ett paradigmskifte i det japanska systemet för årlig betald semester. Tidigare sågs den låga uttagstakten av årlig betald semester ofta som ett problem med arbetstagarnas personliga inställning eller arbetskulturen. Men lagändringen 2019 omvandlade semesteruttaget från en “arbetstagares rättighet” till en “arbetsgivares skyldighet”. Arbetsgivare är inte längre bara ansvariga för att bevilja semester; de har nu också ansvar för att säkerställa att semestern faktiskt utnyttjas. Detta gör att förvaltningen av årlig betald semester inte bara är en del av personalhanteringen, utan också en viktig fråga för efterlevnad av regler och föreskrifter, och i förlängningen en del av företagsstyrningen.  

Planerad tilldelning av årlig betald semesterledighet enligt japansk arbetsrätt

För att främja användningen av årlig betald semesterledighet och samtidigt öka planeringen av arbetsverksamheten, har den japanska arbetsrätten infört ett system för “planerad tilldelning”. Detta system möjliggör, genom ett kollektivavtal mellan arbetsgivaren och arbetstagarnas representanter, att en del av de årliga betalda semesterdagarna tilldelas på ett planerat sätt i förväg.  

Den rättsliga grunden för detta system finns i artikel 39, stycke 6, i den japanska arbetsstandardlagen. Det viktigaste kravet för att införa ett system för planerad tilldelning är att säkerställa att arbetstagarna har ett antal dagar som de fritt kan använda för sjukdom eller personliga brådskande ärenden. Därför måste minst fem dagar av den årliga betalda semesterledigheten som varje arbetstagare har rätt till lämnas fria för arbetstagaren att själv bestämma när de ska tas ut. Endast de dagar som överstiger dessa fem dagar kan omfattas av den planerade tilldelningen.  

Processen för att införa systemet består av två steg. Först måste det finnas en bestämmelse i arbetsreglerna om att “årlig betald semesterledighet kan tilldelas på ett planerat sätt genom ett kollektivavtal”. Därefter ingås ett skriftligt kollektivavtal med en fackförening som representerar majoriteten av arbetstagarna, eller, om en sådan inte finns, med en representant för majoriteten av arbetstagarna, där man fastställer den specifika metoden för tilldelning. Detta kollektivavtal behöver inte anmälas till chefen för den lokala arbetsstandardinspektionen.  

Det finns huvudsakligen tre modeller för den praktiska tillämpningen av planerad tilldelning. Den första modellen är “samtidig tilldelning”, där alla på arbetsplatsen tar semester samtidigt. Detta används ofta i tillverkningsindustrin, till exempel i fabriker, där man anpassar tilldelningen till sommarstängningen eller ledigheten vid årsskiftet för att skapa längre sammanhängande ledigheter.  

Den andra modellen är “växelvis tilldelning”, där olika grupper, som avdelningar eller team, tar semester växelvis. Detta är lämpligt för branscher som detaljhandel och service, där det är svårt att helt stänga ner verksamheten.  

Den tredje modellen är “individuell tilldelning”, där en årlig semesterplan upprättas för varje enskild arbetstagare, och ledigheten tilldelas på ett planerat sätt. Detta möjliggör en flexibel hantering, som att inkludera arbetstagarens personliga högtidsdagar (som födelsedagar eller bröllopsdagar) i planen i förväg.  

Den tidigare nämnda skyldigheten att ta ut minst fem dagar har ökat den strategiska betydelsen av systemet för planerad tilldelning. Tidigare sågs det som en frivillig åtgärd för att öka semesteruttaget, men nu är det ett huvudsakligt medel för att effektivt och planerat uppfylla den lagliga skyldigheten att ta ut minst fem dagar. Till exempel, om ett företag fastställer tre dagar av samtidig semester för hela företaget, har man därmed säkerställt att många anställda har uppfyllt tre av de obligatoriska fem dagarna. Detta minskar i sin tur den administrativa bördan av att följa upp och främja semesteruttag för enskilda anställda avsevärt. Eftersom semesterdagarna är fastställda i förväg blir det också lättare att planera arbete, och förutsägbarheten i företagsdriften förbättras. På detta sätt är skyldigheten att ta ut minst fem dagar och systemet för planerad tilldelning inte separata system, utan de kompletterar varandra. För arbetsgivare är det nyckeln att se dessa två system som en enhet och att aktivt använda systemet för planerad tilldelning för att uppnå både efterlevnad av regelverk och effektiv personalhantering.  

Beräkning av lön under perioder med betald årsledighet i Japan

Betald årsledighet i Japan är precis som namnet antyder en “betald” ledighet, vilket innebär att arbetsgivaren är skyldig att betala lön även för de dagar då arbetstagaren tar ut ledighet. Enligt artikel 39, stycke 9 i den japanska arbetsstandardlagen finns det tre metoder för att beräkna denna lön, och arbetsgivaren måste välja en av dessa metoder och tydligt ange det i arbetsreglerna.  

Den första metoden är att betala “normal lön”. Detta innebär att arbetstagaren får betalt för vad de skulle ha tjänat om de hade arbetat normala arbetstimmar den dagen, vilket är den mest vanliga och förståeliga metoden. För en månadslönad arbetstagare innebär detta vanligtvis ingen förändring i månadslönen. För en timlönad arbetstagare betalas ett belopp som motsvarar antalet ordinarie arbetstimmar för dagen multiplicerat med timlönen.  

Den andra metoden är att betala “genomsnittlig lön”. Detta innebär att man tar den totala lönen som betalats till arbetstagaren under de tre månaderna före ledighetsdagen och dividerar den med det totala antalet dagar under perioden för att beräkna den dagliga lönen. Denna metod används för arbetstagare vars lön varierar, men kan vara något komplicerad att beräkna. Det finns också en beräkning för en garanterad minimilön för att förhindra att lönen blir orimligt låg på grund av antalet arbetsdagar.  

Den tredje metoden är att betala “standardbelopp för daglig ersättning”. Detta innebär att man tar det standardbelopp för månadslön som fastställts enligt hälsoförsäkringslagen och dividerar det med 30 för att få fram det dagliga beloppet. Denna metod är fördelaktig eftersom den är enkel att beräkna, men för att använda den måste man ha ingått ett kollektivavtal i förväg.  

Dessa tre metoder har sina egna särdrag och det belopp som beräknas kan variera. Följande tabell jämför de olika metoderna.

Att välja vilken beräkningsmetod som ska användas är inte bara en administrativ beslutning. Det är ett ledningsbeslut som måste göras med hänsyn till tre faktorer: personalkostnader, administrativa kostnader och relationen till anställda. “Normal lön” är den mest förståeliga och transparenta metoden för anställda, men kan innebära de högsta kostnaderna för företaget. “Genomsnittlig lön” kan hjälpa till att hålla nere personalkostnaderna, men beräkningen är komplex och ökar risken för administrativ börda och beräkningsfel. “Standardbelopp för daglig ersättning” erbjuder en balans mellan enkel administration och kostnadskontroll, men kräver ytterligare procedurer som att ingå ett kollektivavtal. Därför krävs det att företaget strategiskt väljer den mest optimala metoden som passar deras lönesystem och arbetsförvaltningsstruktur.

Förbud mot nackdelar vid uttag av årlig betald semester enligt japansk arbetsrätt

Den japanska arbetsrätten, i form av arbetsstandardlagen, garanterar arbetstagares rätt att ta ut årlig betald semester och förbjuder arbetsgivare att hindra utövandet av denna rätt. Kärnan i detta skydd är artikel 136 i tilläggsbestämmelserna till den japanska arbetsstandardlagen. Denna artikel stadgar att arbetsgivaren inte får minska lönen eller på annat sätt behandla arbetstagaren på ett ogynnsamt sätt på grund av att arbetstagaren har tagit ut årlig betald semester.  

Med “ogynnsam behandling” avses ett brett spektrum av handlingar. Det inkluderar inte bara direkt lönesänkning utan också ogynnsam bedömning vid utvärdering av bonusar och löneökningar, utebliven närvarobonus, negativ bedömning i personalutvärderingar och ogynnsamma omplaceringar. Till exempel kan åtgärder som att behandla en dag med årlig betald semester som frånvaro och på den grunden inte betala närvarobonus eller minska bonusen, i princip strida mot denna bestämmelse.  

Det är dock viktigt att notera den juridiska karaktären av artikel 136. Enligt lagtolkningen betraktas denna bestämmelse som en “ansträngningsplikt”, vilket innebär att det inte finns några direkta straff för överträdelser. Dessutom blir inte en arbetsgivares åtgärder som strider mot denna bestämmelse automatiskt ogiltiga enligt privaträtten.  

Så när bedöms en arbetsgivares åtgärder som olagliga? Domstolarna har fastställt att en åtgärd anses strida mot allmän ordning och goda seder och därmed är ogiltig om den i praktiken undergräver syftet med systemet för årlig betald semester.

Ett konkret exempel på denna standard är Numazu Transportation-fallet (Högsta domstolens dom den 25 juni 1993 (Heisei 5)). I detta fall ifrågasattes en anställningsregel som innebar att närvarobonus inte betalades ut om arbetstagaren tog ut årlig betald semester. Högsta domstolen ansåg att man måste ta hänsyn till graden av nackdel, såsom utebliven närvarobonus, och den faktiska avskräckande effekten det har på arbetstagarens rätt att ta ut semester. Domstolen fann att beloppet för närvarobonusen var relativt litet och att dess uteblivande inte avsevärt hindrade arbetstagarens semesteruttag och bedömde därför att regeln var giltig.  

Det vi kan dra av detta rättsfall är att lagligheten av ogynnsam behandling bedöms utifrån åtgärdens “grad” och “balans”. Det kan verka som att det finns en motsättning mellan lagtexten och de faktiska domstolsbesluten, men detta visar att lagen inte ställer upp en enhetlig standard utan bedömer den faktiska påverkan i varje enskilt fall. Om ett företags åtgärder bedöms ha en obetydlig ekonomisk nackdel för arbetstagaren och inte i praktiken hindrar utövandet av rätten till semester, kan de anses vara lagliga. Å andra sidan ökar sannolikheten för att åtgärder som innebär en stor nackdel och får arbetstagare att tveka att ta ut semester, även om de är indirekta, bedöms vara olagliga och ogiltiga.  

Därför måste företagsledare och personalansvariga inte bara ställa sig den formella frågan “Är detta system tillåtet?” utan också “Är nackdelarna med detta system tillräckligt starka för att få arbetstagare att tveka att ta ut semester?” från ett substantiellt perspektiv. När man integrerar närvarokrav i beräkningen av bonusar och tillägg är det avgörande att noggrant bedöma balansen för att undvika juridiska risker.

Sammanfattning

Årlig betald semester är ett komplext och viktigt system som definieras av japansk arbetsrätt. För arbetsgivare innebär det en rad juridiska skyldigheter, från att korrekt beräkna och tilldela antalet semesterdagar för varje anställd, till att säkerställa att de tar minst fem dagar per år och att inte behandla dem ogynnsamt på grund av semesteranvändning. För att uppfylla dessa skyldigheter är det avgörande att bygga upp en strategisk och planerad arbetsledningsstruktur, vilket inkluderar en djup förståelse för lagstiftningen och användning av planerade tilldelningssystem.

Monolith Law Office har en gedigen erfarenhet av att ge råd om komplexa frågor relaterade till japansk arbetsrätt till en mångfald av klienter, både inom och utanför Japan. Vår byrå erbjuder all juridiskt stöd som rör det årliga betalda semestersystemet, inklusive utformning och revidering av arbetsregler, stöd vid införande av planerade tilldelningssystem och representation i arbetsrelaterade tvister, för att säkerställa att våra klienters HR-praxis är i linje med de senaste lagarna och rättsfallen. Dessutom har vår byrå flera advokater som talar engelska och som har juridiska kvalifikationer från andra länder. Denna unika struktur gör det möjligt för oss att erbjuda tydliga och precisa juridiska tjänster till utländska företag som bedriver verksamhet i Japan, övervinna skillnader i rättssystem och affärskulturer. Om ni har frågor om hanteringen av det årliga betalda semestersystemet eller andra aspekter av japansk arbetsrätt, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.