Kollektiva förhandlingar i japansk arbetsrätt: En genomgång av juridiska skyldigheter och praktisk hantering

I Japans affärsmiljö kan företagsledare ställas inför kollektivförhandlingar med fackföreningar. Dessa förhandlingar är inte bara en dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare, utan baseras på rättigheter och skyldigheter som är juridiskt skyddade. Artikel 28 i den japanska konstitutionen garanterar arbetstagare rätten till föreningsfrihet, kollektivförhandlingsrätt och rätten till kollektiva åtgärder (strejkrätt). Det är den japanska arbetsrättslagen som konkretiserar dessa konstitutionella rättigheter. Lagen ålägger arbetsgivare en skyldighet att uppriktigt delta i kollektivförhandlingar med arbetstagarnas representanter. Därför är hanteringen av kollektivförhandlingar inte en frivillig fråga för företag, utan en central del av juridisk efterlevnad. Om en arbetsgivare utan giltig anledning vägrar att förhandla, kan detta betraktas som en “orättvis arbetspraxis” och kan leda till juridiska sanktioner. I denna artikel kommer vi att omfattande förklara den juridiska ramen för dessa kollektivförhandlingar, från dess aktörer och frågor som omfattas till specifika förfaranden och rättsliga åtgärder om förhandlingar vägras. Syftet är att hjälpa företag att hantera juridiska risker på ett adekvat sätt och bygga upp konstruktiva arbetsrelationer.  

Den juridiska grunden för kollektiva förhandlingar i Japan

Arbetsgivarens skyldigheter i samband med kollektiva förhandlingar är djupt rotade i två japanska rättsliga normer: Japans konstitution och lagen om arbetsföreningar. Först och främst fastställer artikel 28 i Japans konstitution att “arbetstagares rätt att organisera sig och att genomföra kollektiva förhandlingar och andra grupphandlingar ska garanteras”, vilket positionerar rätten till kollektiva förhandlingar som en grundläggande mänsklig rättighet. Denna bestämmelse bygger på insikten att det finns en strukturell obalans i förhandlingsstyrkan mellan enskilda arbetstagare och arbetsgivare. Lagen syftar till att skapa en situation där arbetstagare genom att förena sig och förhandla kollektivt kan diskutera arbetsvillkor på lika villkor med arbetsgivaren.

Det är lagen om arbetsföreningar som omvandlar denna konstitutionella princip till konkreta skyldigheter för arbetsgivaren. Särskilt viktigt är systemet med “orättvisa arbetspraktiker” som fastställs i artikel 7 i lagen. Orättvisa arbetspraktiker refererar till specifika handlingar av arbetsgivaren som stör aktiviteten hos arbetsföreningar och är förbjudna enligt lagen. När det gäller kollektiva förhandlingar förbjuder artikel 7 punkt 2 i lagen om arbetsföreningar uttryckligen arbetsgivaren från att “utan giltig anledning vägra att förhandla kollektivt med representanter för de anställda”. Denna lagtext konkretiserar arbetstagarnas rätt till kollektiva förhandlingar som en skyldighet för arbetsgivaren att delta i dessa förhandlingar. Existensen av denna juridiska skyldighet gör kollektiva förhandlingar till en process med laglig bindande kraft, snarare än bara ett valfritt samtal.

Förhandlingsparterna

För att kollektiva förhandlingar ska vara juridiskt giltiga i Japan är det avgörande att korrekt identifiera vilka parterna i förhandlingen är.

På arbetstagarsidan är parterna vanligtvis fackföreningar som uppfyller kraven enligt den japanska lagen om arbetsföreningar (労働組合法). Enligt artikel 6 i denna lag har fackföreningens representanter eller de som de har gett fullmakt rätt att förhandla med arbetsgivaren på medlemmarnas vägnar. Även om artikel 28 i konstitutionen inte begränsar förhandlingsrätten till fackföreningar, vilket innebär att tillfälliga stridsgrupper och andra arbetargrupper också har rätt att förhandla kollektivt, är det nödvändigt att vara en fackförening enligt lagen för att få skydd enligt systemet för rättsmedel mot orättvisa arbetspraktiker.

Arbetsgivarsidan, det vill säga den part som har förhandlingsskyldighet, är inte begränsad till den som har anställt arbetstagaren enligt arbetsavtalet. Begreppet “arbetsgivare” enligt den japanska lagen om arbetsföreningar tolkas bredare och kan innebära ansvar som sträcker sig bortom företagets organisationsstruktur. Ett vägledande rättsfall i denna fråga är det japanska högsta domstolens beslut från den 28 februari 1995 (平成7年) i Asahi Broadcasting Corporation-fallet. I detta fall krävde en fackförening för anställda hos en underleverantör, som inte var direkt anställda av TV-stationen, kollektiva förhandlingar. Högsta domstolen fastställde att “även en affärsinnehavare som inte är arbetsgivare, om denne i realiteten och konkret kan styra och bestämma grundläggande arbetsvillkor för arbetstagarna i en utsträckning som kan anses jämförbar med en arbetsgivare, i den mån anses vara ‘arbetsgivare’ enligt nämnda lag.”

Denna dom etablerade konceptet med “delvis arbetsgivarstatus”. Detta innebär att till exempel ett moderbolag som har ett väsentligt beslutande inflytande över lönesystemet eller arbetstiderna för anställda i ett dotterbolag kan anses ha förhandlingsskyldighet som “arbetsgivare” i relation till dotterbolagets fackförening. Denna rättsprincip förhindrar att företag undgår förhandlingsskyldighet på grund av formella skäl som komplexa kapitalrelationer eller affärsuppdrag inom företagsgrupper och lägger ansvaret på de aktörer som har ett väsentligt inflytande över arbetsvillkoren. Följaktligen måste företag noggrant utvärdera i vilken utsträckning de är involverade i arbetsvillkoren för arbetstagare hos associerade företag och affärspartners, utöver sin egen organisationsstruktur.

Omfattningen av förhandlingsbara frågor under japansk arbetsrätt

När en arbetsgivare får en förhandlingsbegäran från en fackförening i Japan, är det inte så att arbetsgivaren är skyldig att förhandla om alla frågor. Förhandlingsfrågorna kan grovt delas in i “obligatoriska förhandlingsfrågor”, där laglig förhandling är obligatorisk, och “frivilliga förhandlingsfrågor”, där arbetsgivaren kan välja att förhandla frivilligt. Denna distinktion är extremt viktig för att avgöra om vägran att förhandla utgör en orättvis arbetspraxis.  

Obligatoriska förhandlingsfrågor definieras generellt som “frågor relaterade till arbetsvillkor och annan behandling av arbetstagare som är medlemmar i fackföreningen, samt frågor som rör hanteringen av den kollektiva arbetsrelationen, och som arbetsgivaren kan besluta om”. Specifikt inkluderar detta frågor relaterade till arbetsvillkor såsom löner, bonusar, avgångsvederlag, arbetstider, ledigheter, säkerhet och hälsa, samt olycksfallskompensation. Dessutom är standarder och procedurer för personalfrågor som uppsägning, disciplinära åtgärder och omplacering av enskilda fackmedlemmar obligatoriska förhandlingsfrågor, eftersom de direkt påverkar arbetstagarnas behandling. Regler som rör hanteringen av relationen mellan arbetsgivaren och fackföreningen, såsom union shop-avtal och tillhandahållande av faciliteter för fackföreningskontor, faller också under denna kategori.  

Å andra sidan är frivilliga förhandlingsfrågor främst centrerade kring rena lednings- och produktionsfrågor, så kallade “ledningsrättsfrågor”. Till exempel är beslut som rör införandet av ny teknik, flytt av fabriker, utnämning av styrelseledamöter och omorganisation av företaget i princip inte inkluderade i de obligatoriska förhandlingsfrågorna. Likaså är frågor som kräver lagändringar eller politiska problem, som arbetsgivaren inte kan besluta eller hantera inom sin egen auktoritet, också frivilliga förhandlingsfrågor.  

Emellertid är gränsen mellan dessa två kategorier inte alltid tydlig. Även om ett ledningsbeslut tillhör ledningsrättsfrågorna, kan det direkt påverka arbetstagarnas anställning eller arbetsvillkor. Till exempel är beslutet att stänga en fabrik i sig en frivillig förhandlingsfråga, men de “resultat” som följer, såsom uppsägning eller omplacering av anställda, är förändringar i arbetsvillkoren och blir därmed obligatoriska förhandlingsfrågor. Därför har arbetsgivaren en skyldighet att förhandla med fackföreningen om de effekter som ledningsbeslutet har på arbetstagarna. Att erkänna denna förhandlingsskyldighet om “effekter” är en väsentlig del av den juridiska riskhanteringen vid genomförandet av stora företagsomstruktureringar.  

Processen för kollektiva förhandlingar: Riktlinjer för förfarandet under japansk arbetsrätt

När en arbetsgivare mottar en begäran om kollektiva förhandlingar från en fackförening, är det nödvändigt att agera systematiskt och strategiskt med de juridiska skyldigheterna i åtanke. Hela processen kommer att bedömas utifrån om den uppfyller den så kallade “skyldigheten till uppriktiga förhandlingar”, vilket kräver noggrann hantering vid varje steg.

Först och främst brukar en fackförening inleda förhandlingarna genom att skicka ett skriftligt “begäran om kollektiva förhandlingar” till arbetsgivaren. Det är absolut nödvändigt att inte ignorera detta dokument. Det första som bör göras är att analysera karaktären hos den fackförening som framför begäran (om det är en intern förening eller en extern sammanslutning), vilka anställda som är medlemmar (aktiva eller före detta anställda) och innehållet i de förhandlingsfrågor som efterfrågas.

Därefter, innan de egentliga förhandlingarna börjar, genomförs en “preliminär förhandling” för att fastställa administrativa regler. Här kommer parterna överens om tid och plats för förhandlingarna, antal deltagare och längden på förhandlingstiden. Strategiskt kan det vara klokt att ställa in mötet i ett konferensrum utanför företaget för att undvika påverkan på andra anställda och att sätta en tidsgräns på cirka två timmar för att förhindra att förhandlingarna drar ut på tiden och komprometterar förmågan att fatta välgrundade beslut.

Parallellt med den preliminära förhandlingen är intern förberedelse av yttersta vikt. Genomför en grundlig undersökning av de objektiva fakta som är relaterade till fackföreningens krav och organisera bevisande dokument (till exempel tidkort eller lönespecifikationer vid krav på obetald övertid). Analysera sedan företagets juridiska ställning, bestäm en slutlig position för förhandlingarna och de områden där eftergifter är möjliga, och se till att förhandlingsrepresentanterna är eniga om strategin. Det är viktigt att en person med beslutsrätt närvarar vid förhandlingarna. Att endast skicka representanter utan beslutsmakt och undvika konkreta svar kan ses som oärliga förhandlingar och innebära en risk.

På förhandlingsdagen är det avgörande att närma sig med ett lugnt och rationellt förhållningssätt. Undvik emotionella invändningar och falska förklaringar, och förklara företagets ståndpunkt tålmodigt baserat på fakta och juridiska grunder. För att noggrant dokumentera förhandlingarnas förlopp och innehåll, skapa detaljerade protokoll och, om möjligt, spela in ljudet med båda parters samtycke.

Om parterna når en överenskommelse (uppgörelse), dokumenteras innehållet i ett “arbetsavtal” eller “överenskommelse”. Vid detta tillfälle är det extremt viktigt att inkludera en “avvecklingsklausul” för att förebygga framtida tvister, vilket bekräftar att det inte finns några ytterligare fordringar eller skulder mellan parterna utöver de överenskomna punkterna. Om förhandlingarna misslyckas och bryts, kan fackföreningen övergå till stridsåtgärder som strejker eller vidta andra åtgärder som att ansöka till arbetskommissionen eller inleda rättsliga åtgärder, så arbetsgivaren måste också vara beredd på detta.

Förnekelse av kollektiva förhandlingar och dess konsekvenser under japansk arbetsrätt

När en arbetsgivare vägrar att delta i kollektiva förhandlingar eller närmar sig förhandlingarna med en oärlig attityd, kan de stå inför allvarliga juridiska risker. Dessa risker kan realiseras genom två olika vägar: administrativa förfaranden och civilrättsliga processer.

För det första är arbetsgivarens skyldighet inte bara att närvara vid förhandlingsbordet. Lagen kräver en ‘uppriktig förhandlingsplikt’, vilket innebär att man strävar efter att nå en överenskommelse genom att uppriktigt diskutera saken. Detta innebär specifikt att lyssna på fackföreningens argument, förklara företagets ståndpunkt med skäl och bevis, och vid behov presentera alternativa förslag. En attityd som enbart upprepar företagets ståndpunkter kan bedömas som ett brott mot den uppriktiga förhandlingsplikten, det vill säga en orättvis arbetspraxis. I detta avseende har Japans högsta domstol i sitt beslut från den 18 mars 2022 (Reiwa 4) i Yamagata University-fallet fastställt att även om det inte verkar finnas någon utsikt till en överenskommelse om förhandlingsfrågorna, kvarstår arbetsgivarens plikt att förhandla uppriktigt, och arbetskommissionen kan beordra att sådana förhandlingar ska äga rum.

De ‘giltiga skälen’ som en arbetsgivare kan ha för att vägra förhandla är mycket begränsade enligt lagen. Till exempel kan det vara om fackföreningen använder våld eller hot som gör en normal diskussion omöjlig, eller om långvariga förhandlingar har lett till en fullständig patställning som objektivt kan erkännas. Däremot anses skäl som ‘fackföreningen är en extern organisation’, ‘kraven är för höga’ eller ‘samma fråga är under rättslig tvist’ i princip inte vara giltiga skäl.

Om en fackförening bedömer att en arbetsgivare har vägrat förhandla utan giltigt skäl eller har förhandlat i dålig tro, kan de vidta två huvudsakliga åtgärder för rättsmedel.

En är att ansöka om administrativt rättsmedel hos den prefekturala arbetskommissionen. Arbetskommissionen genomför en utredning och en förhör (frågor till parter och vittnen) efter ansökan och om den finner att orättvisa arbetspraktiker har ägt rum, utfärdar den ett ‘rättsmedelsbeslut’ mot arbetsgivaren. Detta beslut kan till exempel beordra specifika åtgärder som ‘delta i kollektiva förhandlingar’ och utgör ett direkt administrativt ingripande i företagsverksamheten. Om arbetsgivaren är missnöjd med detta beslut kan de ansöka om omprövning hos den centrala arbetskommissionen eller väcka en talan för att upphäva beslutet vid domstol.

Det andra är att väcka en civilrättslig talan vid domstol. Intrång i rätten till kollektiva förhandlingar anses vara en olaglig handling enligt japansk civilrätt, och fackföreningen kan kräva skadestånd från arbetsgivaren. Faktum är att Nagoya-distriktsdomstolen i sitt beslut från den 25 januari 2012 (Heisei 24) beordrade ett företag att betala 2 miljoner yen i skadestånd på grund av vägran att förhandla. Kyoto-distriktsdomstolen beordrade också en stad att betala 300 000 yen i sitt beslut från den 8 december 2023 (Reiwa 5) av samma skäl.

Det viktiga att notera är att dessa två förfaranden är oberoende av varandra. En fackförening kan ansöka om ett rättsmedelsbeslut från arbetskommissionen samtidigt som de väcker en skadeståndstalan vid domstol. Denna dubbla risk visar på den stora juridiska och ekonomiska påverkan som olämpliga svar på kollektiva förhandlingar kan ha på ett företag.

Sammanfattning

I Japan är kollektiva förhandlingar enligt arbetsrätten en juridisk skyldighet som inte kan undvikas av arbetsgivare och som har sina rötter i konstitutionella rättigheter. När en fackförening framför en förhandlingsbegäran är det avgörande att förstå dess syfte och innehåll korrekt och att svara uppriktigt enligt juridiska förfaranden för att hantera juridiska risker effektivt. Att vägra förhandla eller att hantera förhandlingarna på ett oärligt sätt kan leda till allvarliga konsekvenser såsom räddningsorder från arbetskommissionen eller skadeståndsorder från domstolar.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att representera ett stort antal inhemska klienter i Japan inom arbetsrätt, särskilt i hantering av kollektiva förhandlingar. Vår byrå har flera advokater som talar engelska och som har juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda exakt och strategisk juridisk support till internationella företag som står inför komplexa arbetsgivar- och arbetstagarspörsmål.