Vad är digital löneutbetalning (digital lön)? En genomgång av implementeringsexempel och förfaranden

I takt med att den japanska regeringen har satt ett mål att uppnå en kontantlös betalningsandel på 40 % till Reiwa 7 (2025), nådde andelen kontantlösa betalningar i Reiwa 5 (2023) en rekordhög nivå på 39,3 % (126,7 biljoner yen). Mot bakgrund av den ökande efterfrågan på kontantlösa betalningar de senaste åren, har det japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd i april Reiwa 5 (2023) avreglerat “digital löneutbetalning” (digital lön).

Men hur kan digital löneutbetalning faktiskt användas i praktiken? I denna artikel kommer vi att förklara grunderna i digital löneutbetalning (digital lön), dess fördelar och nackdelar, samt processen för att införa systemet.

Vad är digital löneutbetalning (digital lön)?

Digital löneutbetalning (digital lön) är ett system där arbetstagare, med sitt samtycke, kan få sin lön utbetald elektroniskt (genom smartphone betalningsappar, förbetalda kort, digitala valutor som elektroniska pengar) istället för traditionell kontant betalning eller banköverföring, genom att använda tjänster från betalningsinstitut.

Betalningsinstitut är registrerade företag som erbjuder överföringstjänster, förutom banker. I augusti 2024 (Reiwa 6) finns det 82 registrerade företag. Bland dessa är SoftBank-gruppens “PayPay” och LINE:s “LINE Pay” kända, som erbjuder betalningsfunktioner via smartphone-appar. Användare kan koppla dessa appar till sina bankkonton för att ladda (insätta pengar) och använda dem för överföringar och shopping.

För att bedriva verksamhet som betalningsinstitut måste man registrera sig hos premiärministern i förväg enligt “Japanese Payment Services Act”. Om man bedriver verksamhet som betalningsinstitut (valutaväxling) utan registrering, bryter man mot artikel 4.1 i “Japanese Banking Act” och kan bli föremål för de straff som anges i lagen.

Referens: Japan Association of Payment Service Providers “Overview of Payment Services”[ja]

Bland de registrerade betalningsinstituten är det endast de konton som har utsetts av minister för hälsa, arbete och välfärd som kan användas för digital löneutbetalning (vid tidpunkten för skrivandet är PayPay Corporation det enda företaget som har fått denna utnämning).

Digital löneutbetalning är ett av flera alternativ. Arbetsgivare kan inte tvinga arbetstagare som inte önskar det att ta emot sin lön digitalt. Dessutom kan arbetstagare välja att ta emot endast en del av sin lön till ett konto hos ett specifikt betalningsinstitut.

Referens: Ministry of Health, Labour and Welfare | Om löneutbetalning till betalningsinstituts konton (digital löneutbetalning)[ja]

Bakgrunden till att digital löneutbetalning godkänts

Bakgrunden till att löneutbetalningar nu kan göras digitalt är förändringarna i lönebetalningssystemet som följt av den digitala utvecklingen de senaste åren.

Principen är att löner ska betalas i kontanter (enligt den japanska arbetsstandardlagen, artikel 24). Dock, om arbetstagaren samtycker, är det tillåtet att göra undantag och betala löner till: 1: ett bankkonto och 2: ett integrerat värdepapperskonto (enligt den japanska arbetsstandardlagens genomförandeförordning, artikel 7.2).

Artikel 24: Lönen ska betalas i kontanter, direkt till arbetstagaren, och i sin helhet. Dock, om lagar eller arbetsavtal föreskriver annorlunda, eller om det finns en metod för säker betalning som fastställs av arbetsministeriets förordning, kan betalning göras i annan form än kontanter. Dessutom, om lagar föreskriver annorlunda eller om det finns en fackförening som representerar majoriteten av arbetstagarna på arbetsplatsen, eller om det finns en skriftlig överenskommelse med representanter för majoriteten av arbetstagarna när det inte finns en sådan fackförening, kan en del av lönen dras av vid betalning.

Den japanska arbetsstandardlagen

Artikel 7.2: Arbetsgivaren kan, med arbetstagarens samtycke, betala lönen på följande sätt. Dock, om betalningen görs enligt punkt tre, måste arbetsgivaren se till att arbetstagaren kan välja betalning enligt punkt ett eller två och måste förklara de krav som listas från a till h i punkt tre för arbetstagaren och få dennes samtycke.
1. Överföring till en bank eller annan finansiell institution som arbetstagaren har angett, till dennes bankkonto eller sparkonto.
2. Insättning till ett förvaringskonto hos en finansiell tjänsteleverantör som arbetstagaren har angett (enligt definitionen i den japanska lagen om finansiella instrument och börser (Lag nr. 25 från år 1948 (Showa 23), nedan kallad “FIL”), artikel 2, punkt 9, begränsat till de som bedriver verksamhet enligt FIL artikel 28, punkt 1, och exkluderar de som är definierade i FIL artikel 29-4-2, punkt 9).

Den japanska arbetsstandardlagens genomförandeförordning, artikel 7.2[ja]

Men med spridningen av internetbank och mobilbank samt utvecklingen av blockkedjetekniken har digital valuta blivit en oumbärlig del av vårt liv.

Därför har en ändring av den japanska arbetsstandardlagens genomförandeförordning övervägts för att tillåta löneutbetalningar till konton hos företag som hanterar digital valuta, som ett nytt alternativ för löneutbetalning.

Reglering av digital löneutbetalning

Regleringen av digital löneutbetalning kan i stora drag delas upp i två kategorier: “arbetsgivarens reglering” och “reglering av betalningsinstitut”.

Arbetsgivarens reglering

Som tidigare nämnt måste arbetsgivaren, när de vill genomföra digital löneutbetalning, först få arbetstagarens samtycke.

I detta sammanhang är arbetsgivaren skyldig att förklara följande för arbetstagaren:

• Att ett kontomaximum på en miljon yen eller mindre har fastställts, eller att åtgärder vidtas för att snabbt justera saldot till en miljon yen eller mindre om det överstiger denna summa.
• Att det finns ett system som garanterar arbetstagaren snabb ersättning av skulder som arbetsgivaren har, i händelse av att betalningsinstitutet inte kan fullgöra sina åtaganden på grund av konkurs eller liknande.
• Att det finns ett system för att kompensera arbetstagaren för förluster som uppstår på grund av obehöriga valutatransaktioner eller andra orsaker som inte kan tillskrivas arbetstagaren.
• Att kontosaldo är giltigt i minst tio år från den senaste dagen då saldot förändrades.
• Att det är möjligt att ta emot överförda medel till kontot i valörer om en yen via uttagsautomater (ATM) och att detta kan göras minst en gång i månaden utan avgifter. Dessutom att överföringar till kontot kan göras i valörer om en yen.
• Att det finns ett system för att regelbundet rapportera till den japanska arbetsministern om genomförandet av löneutbetalningar och den finansiella situationen.

Reglering av betalningsinstitut

Först och främst, betalningsinstitut regleras av den japanska lagen om betalningstjänster och andra regler, där finansinspektionen kräver “deposition av garantimedel” och “hantering av systemrisker” bland annat.

Men, när det gäller aktörer som utför löneutbetalningar, har kraven förstärkts av arbetsministeriet på grund av arbetsrelaterade frågor, och innehållet i arbetsgivarens förklaringsskyldighet som nämnts ovan har specificerats som obligatoriska krav enligt reglerna för genomförande av den japanska arbetsstandardlagen.

Utöver ovanstående krävs även att:

• Betalningsinstitutet har den tekniska förmågan att korrekt och säkert genomföra löneutbetalningar och att det har tillräckligt med socialt förtroende.

Genom att uppfylla dessa krav kan betalningsinstitutet, baserat på sin ansökan, bli utsedd av den japanska arbetsministern som en aktör som uppfyller kraven.

Fördelarna med digital löneutbetalning

Fördelarna med att betala löner digitalt inkluderar följande.

Fördelar för arbetstagare

Först och främst kan arbetstagare ta emot sin lön direkt utan att behöva gå genom en bank. Dessutom kan den mottagna lönen tas ut från en bankomat minst en gång i månaden utan avgifter, ner till sista öret, och kan även tas ut i kontanter. Kontot som lönen betalas in på har en övre gräns på 1 miljon yen, och om beloppet överskrids överförs överskjutande medel automatiskt till arbetstagarens förregistrerade bankkonto.

Om arbetstagaren önskar är det också möjligt att ta emot en del av lönen på ett konto hos en fondöverföringsoperatör och resten på ett bankkonto. Till exempel, om en arbetstagare vill ha 200 000 yen av sin nettolön på 300 000 yen insatt på sitt bankkonto och de återstående 100 000 yen som digital lön, så är det möjligt att arrangera löneutbetalningen på det sättet.

Fördelar för arbetsgivare

För arbetsgivaren finns det ekonomiska fördelar eftersom det inte längre är nödvändigt att använda bankkonton som mellanhänder, vilket eliminerar avgifter.

Dessutom kan arbetsgivare genom att införa digital löneutbetalning visa att de är engagerade i att förbättra arbetsmiljön. Genom att anamma nya system som rör välfärdstjänster, som det finns ett högt intresse för bland samhället och anställda, kan företaget framstå som progressivt i frågor om arbetsreformer och anställdas tillfredsställelse. Detta kan i sin tur bidra till att lösa problemet med brist på arbetskraft.

Nackdelar med digital löneutbetalning

Å andra sidan finns det flera nackdelar med att betala löner digitalt, som inkluderar följande.

Nackdelar för arbetstagaren

Även om det är upp till arbetstagaren att välja digital löneutbetalning, kan det vara svårt att införa för de som inte är vana vid elektroniska pengar. Detta gäller särskilt äldre, som ofta har en lägre användningsgrad av elektroniska pengar och kan behöva öppna nya konton för att ta emot sin digitala lön, vilket kan leda till problem.

Dessutom, som nämnts tidigare, är det bestämt att kontots övre gräns ska sättas till högst en miljon yen. Därför, med digital löneutbetalning, om beloppet överstiger kontots övre gräns på en miljon yen, kommer det automatiskt att överföras till ett förutbestämt bankkonto.

Ytterligare en risk är att systemfel eller cyberattacker kan försena eller förhindra löneutbetalningar.

Nackdelar för arbetsgivaren

För globala företag är det nödvändigt att vara uppmärksam på de olika regleringar och lagar som varierar från land till land.

Det finns också en risk för hacking och läckage av löneinformation och annan anställningsinformation, oavsett vilken digital valuta som används, vilket kräver starka säkerhetsåtgärder.

För att anpassa sig till digitala löneutbetalningar kan det också vara nödvändigt med initiala investeringar i företagets interna system.

Exempel på införande av digital löneutbetalning

I Japan meddelade SoftBank Group och ytterligare nio företag inom gruppen i augusti 2024 (Reiwa 6) att de kommer att börja använda “PayPay för löneutbetalning” för digitala löneutbetalningar.

Referens: SoftBank Group och 10 företag inom gruppen börjar använda ‘PayPay för löneutbetalning'[ja]

De företag som har beslutat att införa “PayPay för löneutbetalning” är SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corporation, PayPay Corporation, SB C&S Corporation, SB At Work Corporation, SB Technology Corporation, SB Payment Service Corporation, PayPay Card Corporation och PayPay Securities Corporation.

Medarbetarna i dessa företag kommer att få sina löner utbetalade digitalt genom PayPay Corporation. Eftersom PayPay Corporation för närvarande är den enda licensierade betalningsoperatören i Japan, har detta initiativ fått stor uppmärksamhet som ett första exempel i landet.

Referens: PayPay Corporation “Mottagit godkännande från ministeriet för hälsa, arbete och välfärd för digital löneutbetalning”

Referens: Japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd “Översikt över PayPay Corporations tjänster”

Införande av digital löneutbetalning

Vilka steg behöver en arbetsgivare ta för att införa digital löneutbetalning? Här förklarar vi processen och viktiga punkter.

Processen för införande

För att införa digital löneutbetalning behöver arbetsgivaren följa dessa sex steg:

1. Kontrollera betaltjänstleverantörer godkända av den japanska minister för hälsa, arbete och välfärd
2. Utred vilken godkänd betaltjänstleverantör som ska användas
3. Slutföra en kollektivavtalsöverenskommelse
4. Informera arbetstagarna
5. Få individuellt samtycke från arbetstagarna
6. Kontrollera och genomföra administrativa processer för löneutbetalning

Viktiga punkter vid val av betaltjänstleverantör

Vid val av betaltjänstleverantör bör följande punkter beaktas:

• Maximalt kontosaldo
• Maximalt utbetalningsbelopp per dag
• Förekomst och storlek av avgifter
• Behovet av att ingå avtal med betaltjänstleverantören

Det är möjligt att välja flera godkända betaltjänstleverantörer.

Men vid tidpunkten för denna skrivelse är PayPay Corporation den enda godkända betaltjänstleverantören.

Referens: Japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd | Förfaranden som krävs för att införa digital löneutbetalning[ja]

Slutförande av kollektivavtalsöverenskommelse

För att införa digital löneutbetalning krävs det att en kollektivavtalsöverenskommelse ingås antingen med en fackförening som representerar majoriteten av arbetstagarna, eller, om en sådan inte finns, med en representant för majoriteten av arbetstagarna.

Kollektivavtalsöverenskommelsen ska innehålla följande punkter:

• Omfattningen av berörda arbetstagare
• Omfattningen och beloppen för berörda löner
• Vilka godkända betaltjänstleverantörer som hanteras
• Tidpunkt för implementering

På Webbplatsen för Japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd[ja] finns exempel på hur en kollektivavtalsöverenskommelse kan se ut.

Information till arbetstagare och inhämtande av individuellt samtycke

Arbetsgivaren är skyldig att informera arbetstagarna om ovanstående innehåll. Denna information kan också delegeras till den godkända betaltjänstleverantören.

Individuellt samtycke från arbetstagarna kan inhämtas inte bara skriftligen utan även genom elektroniska poster. Exempel på samtyckesformulär finns på Webbplatsen för Japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd[ja].

Sammanfattning: Framtidsutsikter för digital lön

Som vi har förklarat hittills erbjuder digital lön inte bara arbetstagare nya alternativ för att ta emot sin lön, utan det är också ett system som kan fungera som en del av företagets förmåner.

Även om systemet för digital löneutbetalning just har börjat, ökar efterfrågan på kontantlösa betalningar ständigt. I september 2024 (Reiwa 6) är PayPay Corporation det enda företaget som har blivit utsett av det japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd som en auktoriserad fondöverföringsaktör, men för närvarande är tre ytterligare fondöverföringsaktörer under ansökningsprocessen och väntar på godkännande.

Om dessa aktörer får godkännande från det japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd, kommer det att bli möjligt att använda andra digitala valutor än PayPay för digitala löneutbetalningar, vilket gör det troligt att antalet företag som erbjuder digitala löneutbetalningar kommer att öka i framtiden.

Vår byrås åtgärder

Monolith Advokatbyrå är en juridisk firma som besitter hög expertis inom IT, särskilt internet, och juridik. Vi erbjuder juridiskt stöd för de komplexa ledningsutmaningar som är unika för IT- och startupföretag, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange till nystartade verksamheter. Följande artikel ger mer detaljerad information.

Monolith Advokatbyrås verksamhetsområden: Juridik för IT och startups[ja]