Vad bör chefer designa med familjestyrning? En detaljerad förklaring av uppbyggnad och driftshantering.

Många företagsledare har nyligen blivit medvetna om fördelarna med “familjegovernance” och överväger seriöst att utforma och bygga upp det. Familjegovernance är ett samlingsnamn för alla regler som fastställs för att sträva efter en familjs välmående. Särskilt för företagsledare kan familjegovernance sägas vara något mycket viktigt som är nära kopplat till företagets framtid. Effektiviteten av familjegovernance för företagsledare förklaras mer ingående i denna artikel.

Relaterad artikel: Uppmärksamheten ökar för företagsledares familjegovernance – Förklaring av effektiviteten för affärer efter typ[ja]

Om du känner ett behov av att bygga upp governance, är det nästa steg att förstå vilka specifika regler du bör utforma.

I denna artikel förklarar vi i detalj stegen för att utforma familjegovernance och innehållet i de regler som bör skapas. Vi tar även upp viktiga punkter att tänka på vid utformningen och förvaltningen efter uppbyggnaden, så använd detta som en referens.

Översikt av design för familjestyrning

Att bygga upp en familjestyrning kan verka överväldigande, och många är osäkra på vilka steg som ska tas och vad som bör skapas. Här förklarar vi en översiktlig process för att designa och konstruera familjestyrning.

Syftet med familjegovernance och att få ordning på nuläget

Att bygga upp en familjegovernance handlar om att klargöra familjens värderingar och riktlinjer och att se till att dessa efterlevs av hela familjen.

Skapandet av governance är inte ett mål i sig, utan ett medel för att skydda tillgångar och sträva efter familjens välmående över tid. Börja med att så konkret som möjligt fastställa de mål och syften som familjen strävar efter.

Därefter granskar vi de omedvetna regler som för närvarande finns mellan familjemedlemmarna. Genom att göra en sådan nuvarande statusanalys kan vi identifiera klyftan mellan nuläget och de önskade målen och syftena.

Slutligen tar vi tillvara på familjens styrkor som framkommit i nulägesanalysen och bygger upp en governance för att komplettera de områden där familjen är bristfällig.

Genomförande av kommunikation

För att framgångsrikt integrera familjestyrning är det av yttersta vikt att skapa en miljö där smidig kommunikation är möjlig. Om de värderingar och perspektiv som bör vara enhetliga inom familjen blir splittrade, kommer även den bäst utformade familjestyrningen inte att fungera effektivt.

Dessutom kan en brist på kommunikation som leder till en utspädd relation i sig bli en risk i styrningen.

För att säkerställa att den etablerade styrningen kan användas effektivt av alla, bör vi noggrant synkronisera vår förståelse redan från början av skapandeprocessen.

Upprätta skriftliga regler

När vi skapar “regler” som utgör familjestyrning, förbereder vi följande typer av dokument:

• Familjestadgar
• Familjeregler
• Äktenskapsförord, förlovningssavtal
• Framtidsfullmakter, förtroendeavtal, förvaltningsuppdragsavtal, etc.
• Testamenten, gåvobrev vid dödsfall, etc.
• Aktieägaravtal

Dokument inom familjen kan ofta bli föremål för juridiska tvister, så processen för att skapa dem måste hanteras noggrant. Involvera experter i skapandet av dokumenten och se till att alla parter förstår innehållet korrekt.

Dessutom bör viktiga dokument göras till offentliga handlingar. Detta kan förväntas stärka innehållets giltighet och även förhindra risker för förlust eller förfalskning.

Förfining

Det är viktigt att bygga en familjestyrning som inte förutsätter frekventa förfiningar. Vanligtvis genomgår affärsregler en kontinuerlig förbättringsprocess genom PDCA-cykeln, anpassade efter rådande omständigheter.

Men när det gäller familjestyrning passar inte alltid denna PDCA-cykel för förfining. Till exempel kan äktenskapsförord, som ingås före äktenskapet, sällan ändras efter att äktenskapsanmälan har lämnats in, även om man skulle upptäcka förbättringspunkter.

Dessutom är familjerelationer av en emotionell natur och inte begränsade till de ekonomiska relationer som finns i affärsvärlden. Att införa regler för en familj, som redan är svåra att disciplinera, och sedan ändra dem frekvent och oregelbundet, gör det svårt för styrningen att få fäste.

För att undvika situationer där regler behöver ändras kort efter att de har etablerats, är det viktigt att noggrant utforma familjens regler från början.

Dokument som företagsledare bör skapa vid utformningen av familjestyrning

Det finns många regler att ta hänsyn till när man utformar familjestyrning. Här förklarar vi de viktiga dokument som företagsledare absolut bör skapa och ha i ordning.

Familjekonstitutionen

Familjekonstitutionen är ett dokument som tydligt anger en familjs filosofi, värderingar, beteendestandarder och beslutsgrunder och utgör familjens högsta norm. Det kallas också för familjeregler eller familjestadgar och fastställer följande innehåll:

• Värderingar som prioriteras
• Beteendestandarder
• Familjens ansvariga person
• Medlemmar i familjens driftsmöten
• System och riktlinjer för affärsdrift
• System och riktlinjer för förvaltning och överföring av tillgångar
• Grundläggande regler för familjedrift
• Metoder för att hantera konflikter
• Utbildning

En familjekonstitution ändras i grunden inte när den väl har fastställts. Den definierar tydligt innehåll som är universellt för familjen och syftar till att skapa en gemensam förståelse för den riktning som ska följas.

Även om familjekonstitutionen i sig inte har någon juridisk bindande kraft, påverkar den som familjens högsta norm de dokument som har juridisk bindande kraft. Dessutom kommer den sannolikt att utöva en faktisk tvingande kraft genom ömsesidig övervakning. Vid utformningen är det viktigt att gå framåt med noggrann överläggning inom familjen för att uppnå enighet.

Familjeregler

Familjeregler är en konkretisering av innehållet i en familjestadga. För att säkerställa att reglerna och principerna i en familjestadga accepteras över generationer, rekommenderar vi att man inkluderar familjens utvecklingshistoria och ansvarspersonens tankar i innehållet.

Eftersom familjeregler specificerar disciplinen inom familjen, kan de behöva uppdateras för att reflektera förändringar i tid och omständigheter. Därför är det bra att inrätta tillfällen för att se över innehållet efter en viss tidsperiod.

När det gäller juridisk bindande kraft har familjeregler, likt familjestadgan, ingen sådan. Dock kommer de att ligga till grund för att reglera specifika juridiska relationer utifrån det innehåll som fastställts i både familjeregler och familjestadga.

Äktenskapsförord och förkontrakt

Äktenskapsförord är ett avtal som ett par som planerar att gifta sig ingår före äktenskapet. Det reglerar fördelningen av hushållsarbete och barnomsorg, förvaltningen av egendom och fördelningen av tillgångar vid en eventuell skilsmässa.

För en detaljerad förklaring av äktenskapsförord inom familjestyrning, vänligen se den relaterade artikeln nedan.

Relaterad artikel: Kommer att publiceras inom kort

När någon som inte är familjeansvarig ingår äktenskap, krävs särskilt noggranna överväganden. Det är viktigt att säkerställa att den nya partnern inte orsakar oväntade problem för familjen, och att avtalet utformas med detta i åtanke. Beroende på vilken position personen som ingår äktenskap har inom familjeföretaget, kan innehållet och fokuspunkterna i äktenskapsförordet variera.

Framtida fullmakter, förtroendeuppdrag och förvaltningsuppdrag

För att förbereda sig för situationer där ens beslutsförmåga kan försämras är det viktigt att i förväg upprätta framtida fullmakter och förtroendeuppdrag. Det är också nödvändigt att överväga användningen av förvaltningsuppdrag för tider då man inte längre kan röra sig fritt.

Om en företagsledare blir oförmögen att utföra juridiska handlingar kan det få omfattande konsekvenser för företagets intressenter och familj. Det är därför avgörande att i förväg fastställa vilka åtgärder som ska vidtas om ens beslutsförmåga skulle försämras.

Dessutom är det fördelaktigt att även de som inte är familjeöverhuvuden, men som innehar betydande tillgångar eller är djupt involverade i affärsverksamhet, förbereder sig för en eventuell försämring av beslutsförmågan genom att använda sig av ovan nämnda avtal.

Testamente

För att förhindra problem med arv och tillgångsöverföring är det avgörande att upprätta ett testamente. För företagsledare blir testamentet ännu viktigare eftersom även företagsöverlåtelser blir en del av ekvationen.

För en detaljerad förklaring av testamentets roll inom familjestyrning, se följande relaterade artikel.

Relaterad artikel: Kommer att publiceras inom kort

Inte bara familjeöverhuvudet utan alla familjemedlemmar bör skapa ett testamente. Eftersom testamentet kan omarbetas när som helst, bör alla först skapa ett gemensamt och sedan regelbundet se över och uppdatera det efterhand som omständigheterna förändras. Beroende på vilken roll man har i ett familjeföretag, kan innehållet och fokuspunkterna i testamentet variera.

När det gäller barn kan de upprätta ett testamente från det att de är 15 år (japanska: 満15歳以上). Eftersom testamentet måste skapas av personen själv, är det viktigt att göra det när barnet når 15 års ålder.

Aktieägaravtal, Preferensaktier och Personliga Bestämmelser

När du driver ett familjeföretag kommer du att använda aktieägaravtal för att fastställa hanteringen av aktier. Syftet med ett aktieägaravtal är att förhindra spridning av aktier och okontrollerad drift när flera personer är involverade som aktieägare i familjeföretaget.

Det inkluderar bestämmelser för tvångsinlösen av aktier, regler för överföringsbegränsningar och begränsningar av rösträtter, där aktieägarna kommer överens om hur aktierna ska förvaltas och disponeras.

Förutom aktieägaravtal kan man även använda preferensaktier och personliga bestämmelser i bolagsordningen för att upprätthålla ordningen.

Kännetecken och försiktighetsåtgärder vid aktieägaravtal inom familjestyrning

I familjeföretag är det vanligt att familjemedlemmar och släktingar innehar aktier, och när det gäller att skydda tillgångar blir utformningen av aktieägaravtal en viktig punkt. Därför är det avgörande att företagsledare fördjupar sin förståelse för aktieägaravtal när de utformar familjestyrningen.

Här förklarar vi de särdrag och de punkter som bör beaktas när man upprättar ett aktieägaravtal.

Huvudpunkter att definiera i ett aktieägaravtal

När man utformar ett aktieägaravtal inom familjestyrning, fastställs regler för följande punkter:

• Förbud mot överlåtelse
• Informationstillhandahållande
• Bestämmelser för styrelsebeslut
• Vetorätt
• Rätt att utse och avsätta tjänstemän
• Utdelningspolicy
• Tvångsinlösen
• Förbud mot anställning
• Bestämmelser för skadestånd
• Regler vid arv
• Grund för uppsägning

När man driver ett familjeföretag involverar aktieöverlåtelse och hantering vanligtvis mer komplexa risker än normalt. Därför krävs det att man förutser alla möjliga problem och fastställer regler som passar just din familj.

Design- och driftsaspekter

Ett kännetecken för aktieägaravtal är dess höga flexibilitet jämfört med preferensaktier eller personliga bestämmelser när det gäller innehåll och procedurer för ändringar. Till exempel kan preferensaktier endast utfärdas enligt lagstadgade bestämmelser. Även personliga bestämmelser i bolagsordningen är begränsade till vad som kan regleras.

Å andra sidan är aktieägaravtal resultatet av fria förhandlingar mellan jämställda parter. Så länge innehållet inte strider mot tvingande lagstiftning eller är uppenbart orättvist, erkänns dess giltighet.

Ändringar i bolagsordningen eller innehållet i preferensaktier måste följa de procedurer som anges i bolagslagen. Däremot kan ändringar i aktieägaravtal göras utan särskilda procedurer, förutsatt att det finns en överenskommelse mellan parterna.

Således kan aktieägaravtal sägas vara ett användarvänligt system med tanke på dess flexibilitet i design och drift.

Kännetecken vid effekten av överträdelser

En nackdel med aktieägaravtal är att om det sker en överträdelse av överenskommelsen, är den tvingande kraften att hålla någon ansvarig svagare jämfört med preferensaktier eller personliga bestämmelser.

Handlingar utförda av ett företag som bryter mot bolagsordningen eller förfarandena vid en preferensaktieägarstämma kan ifrågasätta handlingens giltighet. En styrelseledamot som bryter mot dessa kan hållas ansvarig för brott mot sin skyldighet att agera med omsorg och kan i vissa fall stoppas från att utföra handlingen.

Å andra sidan är ett aktieägaravtal bara ett kontrakt, så det är inte möjligt att ifrågasätta giltigheten eller ansvaret för företagets handlingar. Man kan hålla någon ansvarig för skadestånd vid avtalsbrott mellan parterna, men det är omöjligt att kräva ytterligare ansvar eller att få en stopporder. Därför kan det ur perspektivet av rättsmedel för den part som drabbats av ett avtalsbrott eller förebyggande av skada sägas att en design som använder bolagsordningen eller preferensaktier är mer effektiv.

Det är dock möjligt att planera för rättsmedel vid överträdelser genom att i förväg fastställa en påföljd för avtalsbrott i kontraktet.

Viktiga överväganden när en omyndig ärver som efterträdare

När en omyndig utses till efterträdare och denna omyndiga person ska ingå ett aktieägaravtal, är det viktigt att vara uppmärksam på rätten att annullera avtal som rör omyndigas rättshandlingar (enligt den japanska civilrätten artikel 5).

Att överlåta aktier till en omyndig är i sig inte problematiskt. Men när det kommer till att ingå ett aktieägaravtal, uppstår juridiska skyldigheter, och om avtalet ingås utan behörighet kan det riskera att bli annullerat.

Självklart, om en laglig företrädare, såsom en förmyndare, ingår avtalet, kommer det att vara giltigt och effektivt för den omyndige utan risk för annullering. Dock, om förmyndaren själv är part i aktieägaravtalet, kan denne bli betraktad som en obehörig representant. I sådana fall måste en särskild representant utses av familjedomstolen.

Viktiga överväganden gällande makar

När du överför aktier till din make/maka är det viktigt att se till att ångerrätten enligt den japanska civilrätten (artikel 754) inte kan utövas i det aktieägaravtal som ingås.

Om det förväntas att en av parterna kommer att vara involverad i ett familjeföretag före äktenskapet, bör detaljerna kring denna inblandning fastställas i ett äktenskapsförord. Om överenskommelsen görs efter giftermålet, se till att det aktuella aktieägaravtalet är ordentligt avgränsat från ett avtal mellan makar.

Metoder för drift och hantering av familjegovernance för företagsledare

För att upprätthålla effektiviteten i den etablerade familjegovernancen krävs en smidig drift och hantering. Här förklarar vi en översikt över metoder för drift och hantering av familjegovernance.

Hantering av mötesorgan

För att sprida den etablerade familjegovernancen är kommunikation mellan familjemedlemmarna avgörande. Ett effektivt sätt att medvetet främja kommunikation är att inrätta och hantera mötesorgan. Beroende på familjens storlek och om det finns ett familjeföretag eller inte, bör du överväga följande former av mötesorgan:

• Om utvalda medlemmar ska ingå eller inte
• Om det ska vara ett beslutsfattande mötesorgan
• Om det ska vara ett rådgivande mötesorgan utan bindande beslut

Det kan vara tillräckligt att börja med att använda sammankomster som nyårsfirandet som möten för familjegovernance. Sedan kan du gradvis införa innovationer som skapar en känsla av vikt och allvar kring dessa möten.

Family Office

För att göra den etablerade familjegovernancen och familjemötesorganen till effektiva system är det effektivt att organisera ett Family Office. Följande funktioner är efterfrågade för ett Family Office:

• Förvaltning, hantering och överföring av tillgångar
• Skattestrategier
• Investeringsstrategier
• Förebyggande och lösning av konflikter

Genom att inkludera experter inom ovanstående områden i ditt team kan du lösa alla problem som omger en företagsledare på ett omfattande och one-stop sätt. Det är en mycket effektiv metod för att säkerställa drift och hantering av familjegovernance.

Sammanfattning: Rådfråga en advokat för frågor om familjestyrning

Utformningen av familjestyrning börjar med att fastställa familjens mål och bygger sedan upp konkreta innehåll för att förverkliga dessa ideal. Om man gör frekventa ändringar efter konstruktionen blir det svårt att låta styrningen genomsyra familjen. Därför är det viktigt att noggrant utarbeta den under designfasen medan man kommunicerar.

Men att designa familjestyrning kräver att man fastställer specifika överenskommelser över ett brett spektrum, samtidigt som man simulerar framtida utvecklingar. Dessutom krävs det att man formulerar dessa överenskommelser så att de är fullständigt begripliga i skriftlig kontext.

För att säkerställa att familjestyrningen blir effektiv och fulländad rekommenderar vi att ni söker råd från en advokat med expertis inom ett brett område av juridiska fält.

Vår byrås åtgärder

Monolith Advokatbyrå är en juridisk firma som besitter hög expertis inom IT, särskilt internet och juridik. När det gäller att främja familjestyrning kan det ibland bli nödvändigt att upprätta avtal. Vår byrå hanterar skapande och granskning av avtal för en mängd olika ärenden, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime till nystartade företag. Om ni har problem med avtal, vänligen se följande artikel.

Monolith Advokatbyrås expertisområden: Skapande och granskning av avtal etc.[ja]