En genomgång av utländsk arbetskraftspolitik och relaterade lagar inom japansk arbetsrätt

I den japanska arbetsmarknaden blir närvaron av utländsk arbetskraft allt mer framträdande år för år. För företag som strävar efter hållbar tillväxt, blir användningen av talanger med olika bakgrunder en allt viktigare del av affärsstrategin. När man anställer utländsk arbetskraft är det dock av yttersta vikt att förstå det unika rättsliga ramverket som skiljer sig från det som gäller för anställda med japanskt medborgarskap. Detta rättsliga ramverk består av två huvudnivåer.

För det första finns “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (hädanefter “Immigrationslagen”) som reglerar själva möjligheten att utföra arbete i Japan. Det är lagen som definierar vilka aktiviteter som tillåter utlänningar att arbeta och tjäna pengar i Japan, så att säga “ingångsporten” till arbetsmarknaden.

För det andra, efter att ett anställningsavtal har ingåtts, finns det japanska arbetsrättsliga regelverket som reglerar arbetsvillkor och arbetsmiljö, inklusive “Labor Standards Act” och “Labor Contract Act”. Dessa regler, som är “interna” regler, tillämpas lika på alla arbetstagare som arbetar i Japan, oavsett nationalitet.

I denna artikel kommer vi systematiskt att förklara dessa rättsliga system som företagsledare och juridiska ansvariga kan stöta på när de överväger att anställa utländsk arbetskraft. Specifikt kommer vi att detaljerat beskriva kraven för uppehållstillståndet “Skicklighet, Mänsklig Kunskap, Internationella Tjänster”, som spelar en central roll i anställningen av professionell arbetskraft, samt strukturen och de juridiska skyldigheterna för “Technical Intern Training Program”, som syftar till internationellt bidrag men också fungerar som en faktisk arbetskraft. Vidare kommer vi att bekräfta den grundläggande principen att japansk arbetsrätt tillämpas fullt ut även på utländsk arbetskraft som anställs under dessa system, och genom faktiska rättsfall klargöra de praktiska riskerna och skyldigheterna som företag bör vara medvetna om.

Den rättsliga ramen som stödjer Japans utländska arbetskraftspolitik

I Japan avgörs möjligheten för utlänningar att engagera sig i betald verksamhet, det vill säga att arbeta, uteslutande av den ‘uppehållsstatus’ de innehar. Denna princip är en grundläggande regel fastställd i den japanska invandringslagen. När företag överväger att anställa utländsk personal är det första de bör förstå detta system med uppehållsstatus.  

Uppehållsstatus delas in i två huvudkategorier baserat på dess natur. Den ena är uppehållsstatus som beviljas baserat på en individs status eller position, såsom ‘permanent bosatt’ eller ‘make/maka till en japansk medborgare’. Utlänningar med dessa statusar har inga begränsningar i sitt arbete och kan anställas i vilken yrkeskategori som helst, precis som japanska medborgare. Den andra kategorin är uppehållsstatus som beviljas för att engagera sig i specifika aktiviteter. Exempel på detta är ‘professor’, ‘medicinsk’ och ‘företagsledning’. För närvarande arbetar många utlänningar inom professionella och tekniska områden under denna typ av uppehållsstatus. Med dessa statusar är arbete endast tillåtet inom de aktiviteter som beviljats.  

Under detta system har företag en laglig skyldighet att kontrollera en potentiell utländsk anställds uppehållsstatus. Specifikt måste de vid anställningstillfället begära att se ‘uppehållskortet’, verifiera om den anställde har en tillåten status för arbete och om de tillåtna aktiviteterna överensstämmer med de arbetsuppgifter som erbjuds av företaget, samt att de är skyldiga att rapportera anställningsstatus för utländska arbetstagare (vid anställning och avslut). Om ett företag anställer en utlänning som inte har tillstånd att arbeta, eller om de låter personen arbeta med uppgifter som går utöver de aktiviteter som definieras av uppehållsstatusen, kan företaget, oavsett avsikt eller försummelse, bli anklagat för brottet ‘främjande av olagligt arbete’. Detta innebär stränga påföljder och utgör en betydande risk för företagets efterlevnad av regler.  

Det är viktigt att notera att regleringen av anställning av utlänningar har en dubbel struktur. Invandringslagen är den första barriären som avgör om det finns en ‘rätt’ att arbeta i Japan. När denna barriär har passerats och ett anställningsavtal har ingåtts mellan ett företag och en utlänning med lämplig uppehållsstatus, tillämpas de japanska arbetslagarna fullt ut för att reglera ‘villkoren’ i arbetskontraktet. Även om alla krav enligt invandringslagen är uppfyllda, är arbetsvillkor som strider mot arbetsstandardlagen inte tillåtna. Å andra sidan, oavsett hur generösa arbetsvillkoren är, är det olagligt att anställa någon utan lämplig uppehållsstatus. Företag måste därför bygga ett dubbelt efterlevnadssystem som tar hänsyn till både invandringslagen och arbetslagarna.

Krav på uppehållstillstånd inom specialiserade och tekniska områden: “Teknik, humaniora och internationella tjänster”

När man anställer utländsk personal med högskoleutbildning eller högre och som besitter specialiserad kunskap eller teknik, är uppehållstillståndet för “Teknik, humaniora och internationella tjänster” det mest allmänt använda i Japan. Detta uppehållstillstånd omfattar tre kategorier: naturvetenskapliga områden såsom vetenskap och ingenjörsvetenskap (teknik), humaniora såsom juridik och ekonomi (humaniora), och områden som kräver tankeprocesser och känslighet grundade i utländsk kultur (internationella tjänster). För att erhålla detta uppehållstillstånd måste man uppfylla strikta krav som fastställts i japanska immigrationslagen och tillhörande förordningar.

För det första är det viktigaste kravet att det finns en nära koppling mellan den arbetsuppgift som ska utföras och personens utbildningsbakgrund eller yrkeserfarenhet. Ett typexempel är någon som har studerat informationsteknik på universitet och arbetar som systemingenjör, eller någon som har examen i ekonomi och arbetar med marknadsanalys. Om denna koppling inte kan bevisas objektivt, kommer ansökan inte att godkännas. Även om man inte uppfyller utbildningskraven kan man, med mer än tio års yrkeserfarenhet inom “teknik” eller “humaniora” och mer än tre års erfarenhet inom “internationella tjänster”, uppfylla kraven genom sin yrkeserfarenhet. Att bevisa denna “koppling” är inte bara en fråga om att lämna in dokument; det kräver en juridisk argumentation som bygger en övertygande “berättelse” om varför den utländska arbetstagarens specifika kunskap och erfarenhet är avgörande för jobbet. En generisk jobbbeskrivning är inte tillräcklig, och en strategisk jobbdesign med tanke på ansökan om uppehållstillstånd krävs redan från rekryteringsstadiet.

För det andra, eftersom detta uppehållstillstånd är avsett för specialiserade arbetsuppgifter, är aktiviteter som anses vara “enkla arbeten” inte tillåtna. Om arbetsuppgifterna bedöms vara rutinmässiga och inte kräver specialiserad kunskap eller analytiskt tänkande, kommer uppehållstillståndet inte att beviljas.

För det tredje finns det krav relaterade till ersättning. Den lön som den utländska arbetstagaren erhåller måste vara likvärdig med eller högre än vad japanska anställda som utför motsvarande arbetsuppgifter tjänar. Detta är en viktig bestämmelse för att förhindra att utländska arbetstagare utnyttjas som billig arbetskraft och för att upprätthålla en rättvis arbetsmarknad.

Slutligen är företagets stabilitet och kontinuitet i verksamheten också en del av bedömningen för arbetsgivaren. Det kontrolleras om företaget har en stabil ekonomisk grund för att anställa utländsk personal och fortsätta betala löner, samt om det finns rationella affärsmässiga skäl för att behöva den arbetskraften, vilket bekräftas genom finansiella dokument och liknande.

Strukturen av det tekniska praktikantprogrammet och företags juridiska skyldigheter i Japan

Det tekniska praktikantprogrammet i Japan syftar till att japanska företag tar emot praktikanter från utvecklingsregioner för att genom OJT (On-the-Job Training) överföra praktiska färdigheter, teknik och kunskap, vilket bidrar till att utveckla talanger som kan stödja ekonomisk utveckling i deras hemländer. Programmet regleras av en specifik lag, “Lagen om lämplig genomförande av teknisk praktik för utlänningar och skydd av tekniska praktikanter” (nedan kallad “Teknisk praktiklag”).  

Under den tekniska praktiklagen har en godkänd juridisk person, Organisationen för teknisk praktik för utlänningar (OTIT), inrättats för att övervaka korrekt genomförande av programmet. Företag som tar emot tekniska praktikanter måste utarbeta en detaljerad “teknisk praktikplan” för varje praktikant och få godkännande från OTIT. Planen ska innehålla specifika detaljer om de färdigheter som ska förvärvas, tidsperioden och behandlingen av praktikanterna, och OTIT granskar noggrant att planen uppfyller lagens krav.  

Företag som genomför praktikprogrammet har många juridiska skyldigheter enligt den tekniska praktiklagen. Särskilt viktigt är bestämmelserna om skydd av praktikanternas mänskliga rättigheter. Till exempel är det uttryckligen förbjudet att ta ifrån praktikanterna deras pass eller uppehållskort, tvinga dem att spara pengar eller ingå kontrakt som fastställer skadestånd vid avtalsbrott.  

Även om de kallas “praktikanter” i systemet, ingår de tekniska praktikanterna ett anställningsavtal med mottagande företag och arbetar som anställda. Därför, med undantag för utbildningsperioden efter ankomst till Japan, måste företagen förstå att japanska arbetsrelaterade lagar som arbetsstandardlagen, minimilönelagen och arbetsmiljölagen tillämpas fullt ut.  

Det tekniska praktikantprogrammet står inför en stor förändring. Den japanska regeringen har beslutat att avskaffa det tekniska praktikantprogrammet och inrätta ett nytt system kallat “Utbildnings- och arbetsprogrammet”. Även om införandet är planerat inom tre år efter tillkännagivandet i juni 2024 (Gregorian calendar year), är det exakta datumet ännu inte fastställt. Den största förändringen med det nya systemet är att dess syfte tydligt skiftar från “internationellt bidrag” till “utveckling och säkring av talanger inom Japans industriella sektorer”. Detta kommer att omvandla ramverket för att formellt erkänna utländska arbetstagare och stödja deras långsiktiga karriärutveckling genom planerad utbildning. Nedan sammanfattas de viktigaste skillnaderna mellan de två systemen.  

För företag innebär denna systemförändring att strategisk personalplanering för att utveckla och integrera utländsk arbetskraft på lång sikt blir viktigare än någonsin.

Japans arbetsrättsliga regler som tillämpas oavsett nationalitet

En av de mest grundläggande principerna som arbetsgivare måste följa när de anställer utländska arbetstagare är att, från det att ett anställningsförhållande etableras, Japans arbetsrättsliga lagar och förordningar tillämpas lika på alla arbetstagare oavsett nationalitet. Detta är en fast regel som har etablerats genom japansk lagstiftning och domstolsbeslut.  

Kärnan i denna princip är Artikel 3 i den japanska arbetsstandardlagen. Denna lagtext stadgar att “arbetsgivare inte får diskriminera arbetstagare på grund av nationalitet, tro eller social status när det gäller löner, arbetstider eller andra arbetsvillkor”. Detta innebär att det är uttryckligen förbjudet enligt lag att sätta lägre löner för utländska arbetstagare än för japanska anställda, eller att tillämpa sämre arbetstider eller semesterregler på grund av att de är utländska. Självklart gäller även den minimilön som fastställts av varje prefektur för utländska arbetstagare. Dessutom krävs betalning av övertidsersättning enligt samma villkor som för japanska arbetstagare om arbetstiden överskrider den lagstadgade arbetstiden.  

Även när det gäller uppsägning är utländska arbetstagare väl skyddade enligt den japanska arbetsavtalslagen. Artikel 16 i den japanska arbetsavtalslagen föreskriver att “en uppsägning som saknar objektivt rimliga skäl och inte anses vara lämplig enligt samhällets normer är missbruk av rättigheter och därmed ogiltig”. Detta är känt som “missbruk av uppsägningsrätt” och är en viktig princip som juridiskt stödjer Japans anställningspraxis där en arbetsgivare inte kan säga upp en anställd enbart på grund av arbetsgivarens bekvämlighet. Denna princip tillämpas fullt ut på utländska arbetstagare, vilket innebär att stränga krav ställs vid uppsägning.  

Den japanska arbetsmiljölagen, som syftar till att säkerställa arbetstagarnas säkerhet och hälsa, gäller naturligtvis också för utländska arbetstagare. Företag har en skyldighet att tillhandahålla en säker arbetsmiljö även för utländska arbetstagare. Särskilt när det gäller utbildning och träning i säkerhet och hälsa krävs det att dessa genomförs på ett språk och på ett sätt som arbetstagaren kan förstå. Till exempel kan det krävas att man använder illustrationer eller material på arbetstagarens modersmål.  

Det japanska hälsoministeriet och arbetsministeriet har publicerat “Riktlinjer för förbättrad anställningshantering av utländska arbetstagare” som komplement till efterlevnaden av dessa lagar. Dessa riktlinjer specificerar de åtgärder som arbetsgivare bör vidta i varje skede från rekrytering och anställning till uppsägning. Exempelvis rekommenderas tydliggörande av lämpliga arbetsvillkor, stöd för livsföring och etablering av system för klagomål och rådgivning. Även om dessa riktlinjer inte har några direkta sanktioner, fungerar de som en form av “mjuk lag”. Det innebär att när en arbetsrättslig tvist uppstår kan domstolen bedöma ett företags “lämplighet” och “uppriktighet” i sitt agerande, och i detta sammanhang kan efterlevnaden av dessa riktlinjer vara ett viktigt bedömningsunderlag. Därför är det av yttersta vikt att etablera ett anställningshanteringssystem i enlighet med dessa riktlinjer ur ett riskhanteringsperspektiv.  

Praktiska överväganden utifrån japanska rättsfall

För att hantera risker inom ett företag är det inte bara viktigt att känna till lagtexten, utan också hur den tolkas och tillämpas i verkliga tvister. Japanska rättsfall som rör anställning av utländska arbetstagare ger insikter i de specifika juridiska risker som företag kan ställas inför.

För det första finns det bedömningen av ‘arbetstagarnas natur’ hos teknikpraktikanter. Amakusa-kinesiska teknikpraktikantfallet (Kumamoto District Court, 29 januari 2010 (Heisei 22)) är ett viktigt prejudikat i denna fråga. I detta fall fastslog domstolen att även om personerna formellt kallas ‘praktikanter’ eller ‘utbildningselever’, så är de att betrakta som arbetstagare enligt den japanska arbetsstandardlagen om de utför arbete under företagets ledning och övervakning och får betalt för detta. Som ett resultat beordrade domstolen företaget att betala obetald lön enligt minimilönelagen och övertidsersättning. Domen visar på en strikt rättslig hållning där företag inte kan undvika sina skyldigheter enligt arbetsrätten genom att använda benämningar som ‘praktik’ eller ‘utbildning’. Chefer måste erkänna att teknikpraktikanter är arbetstagare och fullt skyddade av arbetsrätten, och de måste noggrant genomföra korrekt arbetsledning.  

För det andra finns det bedömningen av giltigheten av uppsägning av utländska arbetstagare. Som nämnts ovan, artikel 16 i den japanska arbetskontraktslagen gör uppsägning utan objektivt rimliga och samhällsmässigt lämpliga skäl ogiltig. Denna krav på ‘samhällsmässig lämplighet’ granskas ofta noggrant när det gäller uppsägning av utländska arbetstagare. Detta beror på att för utländska personer som vistas i Japan med en visering för arbete, kan en uppsägning innebära inte bara förlusten av ett jobb, utan också förlusten av den juridiska grunden för att stanna i landet, vilket kan leda till mycket allvarliga konsekvenser. Med tanke på dessa allvarliga konsekvenser granskar domstolarna noggrant om företaget har gjort alla ansträngningar för att undvika uppsägning, såsom att erbjuda utbildningsmöjligheter, överväga omplacering (om möjligt inom ramen för visumet), och stegvis vägledning eller varningar, innan de tar till den sista utvägen att avskeda någon. I fall där bristande kunskaper i japanska har varit grunden för uppsägning, beaktas bland annat vilken nivå av förmåga som förväntades vid anställningstillfället och om företaget har erbjudit stöd för att förbättra förmågan efter anställningen. Företag måste vara fullt medvetna om risken att en lättvindig uppsägning kan bedömas som juridiskt ogiltig och måste agera ytterst försiktigt baserat på objektiva bevis.  

Sammanfattning

Som vi har översiktat i denna artikel, är anställningen av utländsk arbetskraft i Japan strikt reglerad genom en dubbel rättslig ram bestående av invandringslagstiftningen som “ingången” och arbetslagstiftningen som tillämpas oavsett nationalitet som “insidan”. För att företag ska kunna hantera detta komplexa system korrekt och säkra samt utnyttja kvalificerad utländsk arbetskraft är det avgörande att förstå kraven för uppehållstillstånd exakt och att fullt ut följa japansk arbetslagstiftning genom hela processen från anställning till avslutande av anställning. Som rättsfallen visar kan en förenklad tolkning eller formell hantering leda till allvarliga rättsliga tvister och risker för anseendet.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att betjäna ett stort antal klienter inom Japan i frågor relaterade till temat som behandlats i denna artikel. Vår byrå har inte bara advokater som är experter på det japanska rättssystemet, utan även engelsktalande jurister med juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör att vi kan erbjuda unika insikter som överbryggar klyftan mellan komplexa japanska regelverk och de globala företagens behov. Vi erbjuder omfattande stöd för er användning av utländsk arbetskraft ur ett juridiskt perspektiv, från att utforma strategier för att erhålla uppehållstillstånd, skapa anställningsavtal i enlighet med japansk arbetslagstiftning, ge råd om daglig personalhantering, till att hantera eventuella tvister.