【Införd i november Reiwa 6 (2024)】Vad är lagen om skydd för frilansare? En förklaring av åtgärder som företag bör vidta

I takt med att arbetsreformer främjade av det Japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd har genomförts, har värderingarna hos arbetande människor förändrats och antalet personer som arbetar som frilansare har ökat år för år. Efter pandemin har intresset för flexibla arbetssätt också ökat, vilket kan vara en av orsakerna.

Medan antalet företagsrepresentanter som handlar med frilansare ökar, kommer “Lagen om skydd för frilansare (den nya frilanslagen)” att träda i kraft i november 2024. Många vill snabbt förstå de grundläggande dragen i frilansskyddslagen för att kunna tillämpa den i praktiken.

I den här artikeln introducerar vi innehållet och riktlinjerna i frilansskyddslagen och förklarar de åtgärder som företag bör vidta för att följa den.

Vad är lagen om skydd för frilansare (den nya frilanslagen)?

Lagen om skydd för frilansare (den nya frilanslagen) är en lag som fastställer regler för företag som anlitar frilansare, särskilt i fråga om att följa bestämmelserna i avtal om uppdragsarbete. Dess formella namn är “Lagen om att säkerställa rättvis handel relaterad till specifika uppdragstagare”.

Här förklarar vi en översikt av den nya frilanslagen.

Bakgrund och betydelse av lagen om skydd för frilansare

Bakgrunden till införandet av lagen om skydd för frilansare är den ökande mångfalden i arbetslivet i Japan. På senare år har antalet personer som arbetar som frilansare utan att vara anställda av ett företag ökat. Men eftersom frilansare inte erkänns som “arbetstagare” enligt den japanska arbetsstandardlagen, är de inte skyddade av arbetsrelaterad lagstiftning. Det innebär att de ofta befinner sig i en svagare position jämfört med anställda när det gäller deras relationer med uppdragsgivare. Det är ett faktum att inte få frilansare tvingas acceptera dåliga villkor på grund av uppdragsgivarnas krav.

Med tanke på denna situation har regleringar genom lagen om skydd för frilansare införts i syfte att skapa en stabil arbetsmiljö för individer som tar på sig uppdrag som företagare.

Lagen om skydd för frilansare antogs den 28 april i Reiwa 5 (2023) och träder i kraft den 1 november i Reiwa 6 (2024).

Skillnaden mellan lagen om skydd för frilansare och underleverantörslagen

Underleverantörslagen är en lag som förbjuder huvudbeställare från att agera till nackdel för underleverantörer i transaktioner som rör betalning och handel med varor.

Relationen mellan frilansare och uppdragsgivare liknar strukturen i underleverantörslagen, och vid första anblicken kan det verka som att de reglerar liknande kontraktsförhållanden. Men det finns en skillnad i krav på registrerat kapital.

• Underleverantörslagen → Tillämpas när huvudbeställarens registrerade kapital överstiger en viss summa
• Den nya frilanslagen → Inga krav på uppdragsgivarens registrerade kapital

Eftersom underleverantörslagen inte tillämpas när företag med lite kapital gör affärer med frilansare, reglerar lagen om skydd för frilansare alla uppdragsgivare som anlitar frilansare, oavsett deras kapital, och syftar till att skydda frilansare utan begränsningar som de i underleverantörslagen.

Riktlinjer för affärer med frilansare

När det gäller affärer med frilansare finns det riktlinjer som föregår lagen om skydd för frilansare. Det är avgörande att granska dessa riktlinjer när nya regler införs i praktiken.

Låt oss först introducera en översikt av riktlinjerna för frilansare.

Om riktlinjerna för frilansare

I samband med transaktioner med frilansare har relevanta ministerier gemensamt utarbetat “Riktlinjer för att skapa en trygg arbetsmiljö för frilansare” under Reiwa 3 (2021).

De huvudsakliga innehållen är att klargöra tillämpningen av konkurrenslagen, underleverantörslagen och arbetsrelaterade lagar i transaktioner mellan företag och frilansare, samt att tydligt ange vilka typer av beteenden som kan utgöra problem.

Referens: Japanska Fair Trade Commission m.fl. “Riktlinjer för att skapa en trygg arbetsmiljö för frilansare[ja]“

Relationen till underleverantörslagen och konkurrenslagen

När frilansare och företag gör affärer tillämpas konkurrenslagen på alla transaktioner. Om företaget som beställer har ett kapital på över 10 miljoner yen, tillämpas även underleverantörslagen.

I riktlinjerna för frilansare anges tillämpningen av underleverantörslagen och konkurrenslagen i transaktioner, och följande företag måste säkerställa att de följer dessa bestämmelser:

• Företag som gör affärer med frilansare
• Mellanhandföretag (företag som matchar frilansare med beställande företag)

Riktlinjerna för frilansare presenterar grundläggande principer för följande punkter i relation till underleverantörslagen och konkurrenslagen:

• Reglering av missbruk av dominerande ställning
• Klart definierade handelsvillkor vid beställning

Och det presenteras konkreta exempel på beteenden som kan utgöra brott mot dessa lagar.

Relationen till arbetsrelaterade lagar

Frilansare omfattas i princip inte av arbetsrelaterade lagar eftersom de inte har ingått något anställningsavtal.

Men om en frilansare i relationen till en enskild beställare eller mellanhand bedöms vara en “arbetstagare” enligt arbetsstandardlagen, kan arbetsrelaterade lagar bli tillämpliga.

I riktlinjerna för frilansare presenteras kriterier och konkreta synsätt för att bedöma om någon erkänns som “arbetstagare” enligt olika arbetsrelaterade lagar.

Omfattningen av transaktioner och individer under lagen om skydd för frilansare

I denna artikel förklarar vi vilka frilansare och vilka typer av transaktioner som omfattas av lagen om skydd för frilansare. Det är viktigt att säkerställa om era affärstransaktioner faller under denna lagstiftning.

Om definitionen av frilansare

Det finns ingen lagstadgad eller enhetlig definition av vad en frilansare är. Till exempel beskrivs det i riktlinjerna för frilansare på följande sätt:

En “frilansare” är en egenföretagare eller ensam företagsledare utan en fysisk butik och anställda, som använder sin erfarenhet, kunskap och färdigheter för att generera inkomst.

Den japanska Fair Trade Commission m.fl. | Riktlinjer för att skapa en trygg arbetsmiljö för frilansare[ja]

Med andra ord kan man förstå det som att en frilansare är någon som inte anställer personal och som ensam tjänar inkomst genom att ingå tjänsteuppdragsavtal eller entreprenadavtal för att ta emot uppdrag.

Transaktioner som omfattas av lagen om skydd för frilansare

De transaktioner som omfattas av lagen om skydd för frilansare är B2B-transaktioner (affär-till-affär) mellan företag och frilansare. Lagen är inte tillämplig på B2C-transaktioner (affär-till-konsument) mellan företag och allmänna konsumenter.

Specifikt är de huvudsakliga transaktionerna som omfattas “tjänsteuppdragsavtal”. Ett tjänsteuppdragsavtal är ett kontrakt där ett företag anlitar en extern näringsidkare för att utföra en del av eller alla företagets tjänster. Detta kallas vanligtvis för outsourcing.

Definitionen av “tjänsteuppdrag” i lagen om skydd för frilansare är fastställd på följande sätt:

(Artikel 2, paragraf 3)
I denna lag avses med “tjänsteuppdrag” de handlingar som anges nedan.
För det första, när en näringsidkare anlitar en annan näringsidkare för tillverkning av varor (inklusive bearbetning) eller skapande av informationsprodukter för sin verksamhet.
För det andra, när en näringsidkare anlitar en annan näringsidkare för att tillhandahålla tjänster för sin verksamhet (inklusive att låta den andra näringsidkaren tillhandahålla tjänster till sig själv).

Lagen om rättvis handel för specifika uppdragstagare | e-Gov lagförteckning[ja]

Ett tjänsteuppdragsavtal är en generell term för kontrakt som entreprenadavtal och uppdragsavtal, och används i de flesta transaktioner med frilansare.

Vem omfattas av lagen om skydd för frilansare?

Lagen om skydd för frilansare är tillämplig på transaktioner som rör uppdrag som utförs av “specifika uppdragstagare”. I lagen definieras en specifik uppdragstagare på följande sätt.

(Artikel 2, stycke 1)
I denna lag avses med “specifik uppdragstagare” en näringsidkare som är motpart i ett uppdragsavtal och som uppfyller något av följande kriterier:
1. En individ som inte använder anställda.
2. Ett juridiskt företag som, förutom dess representant, inte har några andra styrelsemedlemmar (såsom direktörer, styrelseledamöter, verkställande direktörer, anställda som utför arbete, revisorer eller motsvarande, vilket avses i samma mening i artikel 6, stycke 2) och som inte använder anställda.

Lagen om rättvis handel för specifika uppdragstagare | e-Gov lagdatabas[ja]

Med andra ord är närvaron eller frånvaron av anställda en viktig faktor för att avgöra om någon erkänns som en specifik uppdragstagare. Det är viktigt att förstå att frilansare i grund och botten syftar på dessa specifika uppdragstagare.

Dessutom kallas näringsidkare som anlitar specifika uppdragstagare för uppdragsarbete “uppdragsgivande näringsidkare”. Företag som ingår avtal med frilansare faller under denna kategori.

Huvudpunkterna i lagen om skydd för frilansare och åtgärder företag bör vidta

I samband med införandet av lagen om skydd för frilansare är det viktigt att företag vidtar lämpliga åtgärder. Här förklarar vi sju åtgärder som företag bör överväga för att följa lagens krav. Se till att alltid kontrollera och anpassa er verksamhet därefter.

Tydliggörande av handelsvillkor

När en verksamhet anlitar en frilansare måste den tydligt ange handelsvillkoren enligt den japanska lagen om skydd av frilansare (Freelance Protection Law, artikel 3, stycke 1, år 2023). Tydliggörandet kan ske antingen skriftligt eller elektroniskt (till exempel via e-post).

Följande punkter måste klargöras:

• Innehållet i prestationen
• Beloppet för ersättningen
• Betalningsfristen
• Övriga punkter som fastställs av den japanska Fair Trade Commission

Även om handelsvillkoren har klargjorts elektroniskt, måste de på begäran av frilansaren omedelbart tydliggöras igen skriftligt (samma artikel, stycke 2).

Denna reglering gäller alla uppdragsgivare oavsett kontraktets form eller parternas ställning.

Betalningsfrist för ersättning

Den verksamhet som har beställt tjänster måste fastställa en betalningsfrist för ersättningen inom 60 dagar från det att de har mottagit prestationen från en frilansare, och så kort period som möjligt (enligt den japanska Freelance Protection Law artikel 4, stycke 1).

Det är viktigt att notera att startpunkten för denna period inte påverkas av om den mottagna prestationen har genomgått någon form av inspektion eller kvalitetskontroll.

Om tjänsterna har blivit omdelegerade, måste betalningsfristen för ersättningen fastställas inom 30 dagar från den ursprungliga uppdragets betalningsfrist, och så kort period som möjligt (enligt samma artikel, stycke 3).

Denna reglering förhindrar även förseningar i betalningen av ersättning i fall av omdelegering.

Förpliktelser för uppdragsgivare

Enligt lagen om skydd för frilansare (Freelancer Protection Act) fastställs särskilda förpliktelser för uppdragsgivare när långvariga uppdrag ges, för att säkerställa att frilansare inte missgynnas (Freelancer Protection Act, artikel 5, stycke 1).

De förpliktelser som fastställs är följande:

• Att inte orättmätigt vägra mottagande av prestationer som inte beror på frilansarens fel
• Att inte orättmätigt minska ersättningen utan att det beror på frilansarens fel
• Att inte orättmätigt kräva retur av levererat arbete utan att det beror på frilansarens fel
• Att inte oskäligt fastställa en ersättning som är avsevärt lägre än den normala marknadstaxan
• Att utan giltig anledning tvinga på köp av specifika varor eller användning av tjänster

Oavsett uppdragets längd får uppdragsgivaren inte orättvist skada en specifik frilansares intressen genom följande handlingar (samma artikel, stycke 2):

• Att för egen vinning tvinga frilansaren att tillhandahålla ekonomiska fördelar eller tjänster
• Att utan att det beror på frilansarens fel ändra eller kräva omarbetning av utfört arbete

Det bör noteras att den tillämpliga perioden för uppdragskontraktet kommer att behöva fastställas i framtida förordningar.

Korrekt presentation av rekryteringsinformation

När man rekryterar frilansare får man inte göra falska eller missvisande påståenden i annonser eller andra former av reklam (enligt den japanska lagen om skydd av frilansare, artikel 12, stycke 1).

Dessutom måste informationen vara korrekt och uppdaterad (samma artikel, stycke 2).

Denna reglering säkerställer ett skydd liknande det som finns i den japanska lagen om arbetsstabilitet, vilket innebär en skyldighet att tydligt ange anställningsvillkor vid rekrytering av arbetstagare.

Hänsyn till graviditet, förlossning, barnuppfostran och vård

I lagen om skydd för frilansare (Japanese Freelancer Protection Law) säkerställs att frilansare får samma skydd som anställda när det gäller graviditet, förlossning, barnuppfostran och vård.

Uppdragsgivare är skyldiga att visa hänsyn så att frilansare som har fått uppdrag under en viss period kan kombinera arbete med graviditet, förlossning, barnuppfostran och vård om de begär det. Detta enligt artikel 13.1 i lagen om skydd för frilansare. Den exakta perioden som lagen gäller för kommer att fastställas genom en förordning i framtiden.

Även om uppdragsperioden inte uppfyller den tid som fastställs genom förordningen, har uppdragsgivaren en skyldighet att anstränga sig för att visa nödvändig hänsyn så att frilansaren kan kombinera arbete med barnuppfostran och vård, beroende på omständigheterna (samma artikel, stycke 2).

Uppbyggnad av system mot trakasserier

Uppdragsgivare måste vidta nödvändiga åtgärder, såsom att inrätta ett konsultationssystem, för att säkerställa att frilansare inte utsätts för en arbetsmiljö skadad av trakasserier, enligt den japanska lagen om skydd av frilansare (artikel 14, stycke 1).

Specifika typer av trakasserier som nämns i den japanska lagen om skydd av frilansare inkluderar följande:

• Seksuell trakassering (sekuhara)
• Graviditetstrakassering (matahara)
• Maktmissbrukstrakassering (power harassment, pawahara)

Det är förbjudet att säga upp ett kontrakt eller att behandla en frilansare på ett annat ogynnsamt sätt på grund av att de har sökt råd om trakasserier (samma artikel, stycke 2).

Förvarning om uppsägning och liknande åtgärder

I den nya lagen för frilansare finns regler som liknar de för uppsägning inom anställningsavtal.

Vid kontinuerliga uppdragsavtal måste man, när man avser att säga upp eller inte förnya ett kontrakt med en frilansare, i princip förvarna minst 30 dagar i förväg (enligt den japanska Freelancer Protection Law, artikel 16, stycke 1).

Dessutom måste uppdragsgivaren, om en frilansare begär att få veta orsaken till kontraktets uppsägning, avslöja detta utan dröjsmål (samma artikel, stycke 2).

Sanktioner vid överträdelse av lagen om skydd för frilansare

Vid överträdelse av lagen om skydd för frilansare kan frilansaren rapportera detta till de administrativa myndigheterna, vilket kan leda till inspektioner och att myndigheterna rekommenderar eller beordrar nödvändiga åtgärder.

Om man inte följer dessa order eller vägrar att tillåta inspektioner kan det resultera i böter på upp till 500 000 yen, så det är viktigt att vara uppmärksam på dessa regler.

Sammanfattning: Konsultera en advokat för åtgärder enligt lagen om skydd för frilansare

Lagen om skydd för frilansare är en lag som syftar till att skapa en stabil arbetsmiljö för frilansare genom att införa regler för uppdragsgivande företag. Det är viktigt att granska de huvudsakliga punkterna som bör åtgärdas och riktlinjerna som fungerar som en indikator för tillämpningen av andra lagar för att etablera ett lämpligt system.

Även om lagen om skydd för frilansare har antagits, måste vi vänta på utformningen av detaljerade krav i form av regler från den Japanska Fair Trade Commission och förordningar från det Japanska ministeriet för hälsa, arbete och välfärd.

Företag som handlar med frilansare måste fortsätta att vidta åtgärder som är anpassade till den rådande situationen. Felaktiga beslut kan leda till påföljder och orsaka betydande nackdelar för företaget. Därför rekommenderas det att söka professionell rådgivning från en advokat när man vidtar åtgärder baserade på lagen om skydd för frilansare.

Vår byrås åtgärder

Monolith Advokatbyrå är en juridisk firma med hög expertis inom IT, särskilt internet och juridik. I takt med att arbetslivet diversifieras har intresset för arbetsrättsliga frågor ökat. Vår byrå erbjuder lösningar relaterade till arbetsrätt. Följande artikel innehåller mer detaljerad information.

Monolith Advokatbyrås verksamhetsområden: IT och startup-företags företagsjuridik[ja]