Den rättsliga ramen för löneutbetalningar enligt japansk arbetsrätt: Ett perspektiv på efterlevnad och riskhantering

I Japan är efterlevnaden av lagstiftningen kring löneutbetalningar inte bara en fråga om arbetsledningens skyldigheter, utan också en avgörande del av företagsstyrningen som stödjer företagets hållbara tillväxt och upprätthållandet av dess sociala anseende. Överträdelser av lönerelaterad compliance kan leda till inte bara direkta finansiella skulder såsom obetalda löner, utan också till undersökningar och rekommendationer om rättelser från Arbetsstandardinspektionen. Dessutom kan anställdas eller före detta anställdas spridning av information på sociala medier som SNS orsaka allvarlig skada på företagets image och göra det svårt att attrahera och behålla talangfull personal, vilket kan ha en betydande inverkan på själva företagsdriften. Det japanska rättssystemet skyddar lönefordringar på flera nivåer genom olika lagar för att säkerställa arbetstagarnas livsstabilitet. Specifikt inkluderar detta “Japans minimilönelag” som fastställer minimistandarder för löner, “Japans arbetsstandardlag” som reglerar grundprinciperna för betalning, “Japans civilrätt” som garanterar prioriteringen av fordringar, och “Lagen om säkerställande av lönebetalningar vid uppsägning i Japan” som säkerställer betalningar vid avgång. Dessa lagar fungerar inte isolerat utan samverkar för att bilda ett omfattande skyddssystem. Därför är det avgörande att förstå att en överträdelse av en lag kan oavsiktligt leda till överträdelser av andra lagar, vilket kan förstärka företagets juridiska och finansiella risker. I denna artikel kommer vi att förklara den juridiska ramen för löneutbetalningar i Japan och arbetsgivarens skyldigheter, med konkreta lagtexter och rättsfall som exempel.  

Den juridiska ramen för Japans minimilönesystem

Japans minimilönelag syftar till att stabilisera arbetstagares liv genom att fastställa en lagstadgad minimilön som arbetsgivare måste betala sina anställda. Lagen stipulerar att den fastställda minimilönen är en tvingande bestämmelse som inte kan sänkas genom avtal mellan parterna.

Enligt artikel 4, stycke 1 i Japans minimilönelag måste arbetsgivare betala en lön som är minst lika hög som minimilönen till arbetstagare som omfattas av lagen. Dessutom fastställer stycke 2 i samma artikel att om en arbetstagare och en arbetsgivare skulle komma överens om en lön som är lägre än minimilönen, är den delen av avtalet ogiltig och kontraktet anses ha samma villkor som minimilönen. Detta innebär att den lagstadgade minimistandarden tillämpas tvångsmässigt, oavsett arbetstagarens samtycke.

Det finns två typer av minimilöner: den allmänna minimilönen som gäller för alla arbetstagare oavsett industri eller yrke, och den specifika minimilönen som gäller för arbetstagare inom vissa industrier. Om en arbetstagare omfattas av båda typerna, tillämpas den högre minimilönen.

När man bedömer om den faktiskt utbetalade lönen överstiger minimilönen eller inte, måste man utesluta vissa typer av ersättningar från beräkningen. Enligt genomförandeförordningen för Japans minimilönelag räknas inte tillfälliga betalningar (som äktenskapstillägg) eller betalningar som görs för perioder längre än en månad (som bonusar) in i beräkningen av minimilönen. För månadslön och dagslön omvandlas beloppen till en timlön genom att dividera med antalet arbetstimmar och jämföra med den tillämpliga minimilönen per timme.

Om en arbetsgivare inte betalar en lön som är minst lika hög som den regionala minimilönen, kan enligt artikel 40 i Japans minimilönelag en böter på upp till 500 000 yen utdömas.

Ett rättsfall som har prövat tillämpningsområdet för minimilönelagen är NHK (Nagoya Broadcasting Station) fallet (dom av Nagoya High Court den 26 juni 2018). I detta fall ifrågasattes om det var rätt att en anställd som varit sjukskriven för psykisk ohälsa och genomförde “provarbete” för att bedöma möjligheten till återgång i arbete inte fick någon lön. Domstolen betonade att detta provarbete utfördes under arbetsgivarens ledning och övervakning och att resultatet av arbetet (nyhetsmanuskript som den anställde bidragit till) faktiskt sändes, vilket innebar att arbetsgivaren drog nytta av det. Domstolen ansåg att även om det fanns rehabiliterande aspekter, utgjorde arbetet i realiteten “arbete” under arbetsgivarens ledning och övervakning och beordrade företaget att betala en lön som översteg minimilönen. Detta fall antyder att oavsett kontraktets namn eller parternas intentioner, om arbetets verkliga natur bedöms vara under arbetsgivarens ledning och övervakning, blir det föremål för minimilönelagen. Detta indikerar att aktiviteter som utförs under namn som praktik, utbildning eller provanställning kan leda till en skyldighet att betala lön beroende på deras verkliga natur, vilket kräver att företag noggrant överväger utformningen av dessa system.

Grundprinciperna i den japanska arbetsrätten för löneutbetalningar

Den japanska arbetsrätten (Labor Standards Act) fastställer grundläggande regler för metoden och tidpunkten för löneutbetalningar för att skydda arbetstagarnas liv. De principer som anges i artikel 24 i den japanska arbetsrätten är kända som “de fem principerna för löneutbetalning” och utgör en av de mest grundläggande normerna i japansk arbetsförvaltning. Om dessa principer överträds kan enligt artikel 120 i samma lag böter på upp till 300 000 yen utdömas.

För det första finns “principen om betalning i valuta”. Löner ska i princip betalas i japansk valuta (kontanter). Utdelning av egna produkter eller presentkort som betalning är i princip förbjudet. Dock är undantag tillåtna om arbetstagaren samtycker till överföring till ett bankkonto som arbetstagaren har angett eller till ett konto hos en penningöverföringsföretag som uppfyller vissa krav (så kallad digital betalning).

För det andra finns “principen om direkt betalning”. Löner ska betalas direkt till arbetstagaren för att förhindra utnyttjande genom mellanhänder. Betalning till lagliga företrädare som förmyndare eller till en frivillig ombud som har fått ett uppdrag är inte tillåtet. Som undantag tillåts betalning till en “budbärare” som kan anses vara identisk med personen enligt samhällets normer, såsom en make eller maka, i händelse av att personen är sjuk, eller betalning till en tredje part enligt en domstolsbeslut om löneutmätning.

För det tredje finns “principen om fullständig betalning”. Löner ska betalas i sin helhet. Det är i princip förbjudet för arbetsgivaren att ensidigt kvitta en skuld, såsom ett lån till arbetstagaren, mot lönen. Undantag från denna princip är strikt reglerade och tillåts endast för lagstadgade avdrag (såsom inkomstskatt och socialförsäkringsavgifter) eller om ett skriftligt avtal (kollektivavtal) har ingåtts mellan en fackförening som representerar en majoritet av arbetstagarna eller en representant för en majoritet av arbetstagarna, vilket tillåter avdrag för exempelvis hyra för företagsbostäder. Enskilda arbetstagares samtycke är inte tillräckligt; kollektivt överenskomna avtal krävs, vilket visar lagens starka avsikt att skydda arbetstagarnas löner från ogrundade avdrag.

För det fjärde finns “principen om minst en utbetalning per månad”. För att säkerställa arbetstagarnas ekonomiska stabilitet måste löner betalas ut minst en gång i månaden. Även om ett årsarbetssystem används, måste den årliga lönen delas upp och betalas ut månadsvis. Dock är denna princip inte tillämplig på löner som betalas ut tillfälligt, bonusar och andra liknande ersättningar som definieras i förordningar från arbets- och välfärdsministeriet.

För det femte finns “principen om fastställd utbetalningsdag”. Det är också obligatoriskt att i förväg bestämma en specifik utbetalningsdag för löner. Det måste fastställas en specifik dag, såsom “den 25:e varje månad” eller “sista dagen i månaden”. Det är inte tillåtet att ange en utbetalningsdag som varierar varje månad, såsom “den tredje fredagen varje månad”, eller att ge ett intervall för utbetalningsdagen, såsom “mellan den 15:e och 25:e varje månad”. Även detta är en viktig bestämmelse för att arbetstagarna ska kunna planera sin ekonomi på ett stabilt sätt.

Lönefordringars prioriterade ställning: Skydd enligt japansk civilrätt

Inte bara arbetsrättsliga regler, utan även japansk civilrätt, innehåller kraftfulla bestämmelser för att skydda lönefordringar. Detta system kallas “förmånsrätt”. Förmånsrätt innebär att en borgenär med vissa av lagstiftningen definierade fordringar har rätt att få betalt före andra borgenärer från gäldenärens tillgångar.  

Artikel 306, punkt 2 i japansk civilrätt stadgar att en “allmän förmånsrätt” upprättas över gäldenärens (arbetsgivarens) totala tillgångar för fordringar som uppstår ur ett anställningsförhållande. Denna “fordran som uppstår ur ett anställningsförhållande” inkluderar naturligtvis arbetstagarens lönefordringar. Vidare klargör artikel 308 i japansk civilrätt att denna förmånsrätt existerar när det gäller löner.  

Den allmänna förmånsrättens effekt är mycket stark. Prioritetsordningen mellan allmänna förmånsrätter, när de konkurrerar med varandra, är fastställd i artikel 329, punkt 1 i japansk civilrätt, där förmånsrätten för anställningsförhållanden ges en mycket hög prioritet, nämligen andra plats efter “gemensamma kostnader”.  

Detta innebär att även om arbetsgivarens finansiella situation försämras och det inte är möjligt att fullt ut betala alla borgenärer, måste arbetstagarnas obetalda löner prioriteras och betalas ut från företagets totala tillgångar före andra skulder såsom lån från finansiella institutioner eller köpeskulder till allmänna leverantörer. Denna bestämmelse höjer lönefordringarnas status från att vara enbart en kontraktuell fordran till att praktiskt taget vara en prioriterad säkerhetsrätt med företagets totala tillgångar som säkerhet. Från en företagsledares eller aktieägares perspektiv är det viktigt att inse att obetalda löner inte bara är en arbetsrättslig fråga eller en regulatorisk risk, utan en finansiell skuld som bör hanteras med högsta prioritet och som påverkar företagets samtliga tillgångar.

Säkerställande av löneutbetalningar vid uppsägning enligt japansk lag

I Japan finns det en särskild lag som syftar till att säkerställa att löneutbetalningar genomförs på ett tillförlitligt sätt när en arbetstagare säger upp sig. Denna lag är “Lagen om säkerställande av lönebetalningar i Japan” (nedan kallad “Lönebetalningssäkerhetslagen”). Syftet med lagen är att främja korrekt betalning av löner, särskilt i samband med att en arbetstagare lämnar sin anställning.

En särskilt viktig bestämmelse i Lönebetalningssäkerhetslagen är systemet för dröjsmålsränta som fastställs i artikel 6. Enligt första stycket i denna artikel måste arbetsgivaren, om denne inte betalar hela eller delar av en avgående arbetstagares lön (exklusive avgångsvederlag) fram till förfallodagen, betala dröjsmålsränta till arbetstagaren. Räntan beräknas genom att multiplicera det försenade beloppet med en årlig ränta på 14,6 procent. Denna räntesats är fastställd enligt förordningen för genomförande av Lagen om säkerställande av lönebetalningar i Japan, artikel 1.

Den årliga räntan på 14,6 procent är avsevärt högre än den normala kommersiella lagstadgade räntan och den övre gränsen för dröjsmålsersättning i konsumentavtal. Denna höga räntesats är inte bara avsedd att kompensera arbetstagaren för skadan av att inte ha fått sin lön, utan tolkas också som en stark sanktion för att avskräcka arbetsgivare från att försena löneutbetalningar vid uppsägning. Med andra ord har lagstiftaren infört en hög straffavgift för att förhindra att arbetsgivare försenar betalningen av löner till avgående anställda och därmed använder dessa medel som en form av faktiskt räntefritt kortfristigt lån.

Denna bestämmelse sänder ett tydligt budskap till företagsledare om att de bör prioritera slutbetalningen av löner till avgående anställda. Även en kortvarig försening i betalningen kan, på grund av den höga räntan, snabbt leda till en betydande ökning av dröjsmålsräntan och bli en oväntad finansiell börda för företaget. Detta är en helt undvikbar kostnad och dess uppkomst kan ses som ett tecken på brister i företagets finansiella förvaltning och juridiska efterlevnad.

Jämförelsetabell: Översikt över olika rättssystem som skyddar lönefordringar

Som vi tidigare har förklarat skyddar det japanska rättssystemet lönefordringar genom en kombination av flera lagar: Minimilönelagen, Arbetsstandardlagen, Civilrätten och Lönebetalningsgarantilagen. Dessa lagar har olika syften och medel men tillsammans bygger de ett system som säkerställer att arbetstagares löner betalas ut korrekt och i rätt tid. Tabellen nedan jämför de olika lagarnas roller och egenskaper för att ge en översiktlig bild.

Som tabellen visar fastställer minimilönelagen en lägsta standard för ‘beloppet’ som ska betalas, medan arbetsstandardlagen reglerar ‘metoden’ för löneutbetalning. Civilrätten garanterar ‘prioritetsordningen’ för fordringar om betalning dröjer, och lönebetalningsgarantilagen inför stränga påföljder speciellt för försenade betalningar ‘vid avgång’. På detta sätt skyddar varje lag lönefordringar från olika vinklar, vilket skapar ett omfattande system för att säkerställa att inga betalningar faller mellan stolarna.

Sammanfattning

Som vi har översikt i denna artikel, kräver efterlevnaden av lönebetalningar i Japan en djup förståelse för ett komplext system som inte bara innefattar en enda lag, utan flera rättsliga regleringar. Att säkerställa efterlevnad av minimilöner, strikt tillämpning av de fem grundprinciperna för betalning som fastställs av den japanska arbetsstandardlagen, och snabb betalning av slutlig lön vid uppsägning är grundläggande skyldigheter som är avgörande för att undvika juridiska sanktioner, finansiella förluster och svåråtervunna ryktesrisker. Företag måste kontinuerligt uppdatera sina lönesystem, innehållet i anställningsavtal och interna föreskrifter för att överensstämma med de senaste lagarna och regelbundet se över dem för att möta dessa juridiska krav.

Vår byrå, Monolith Law Office, har en gedigen erfarenhet av att erbjuda rådgivning inom arbetsrätt, inklusive de teman som behandlats i denna artikel, till ett stort antal klienter inom Japan. På vår byrå finns flera engelsktalande jurister med utländsk advokatexamen, som är väl insatta i de unika utmaningar som företag med internationell verksamhet kan stöta på. Vi kan erbjuda omfattande juridiskt stöd, från att bygga upp ett compliance-system för att hantera Japans komplexa arbetsrättsliga regleringar, till att utvärdera arbetsrättsliga risker och hantera specifika fall.