Krav för uppsägning på grund av arbetsbrist enligt japansk arbetsrätt

Företagens affärsmiljö förändras ständigt på grund av marknadsfluktuationer, teknologiska innovationer och intensifierad global konkurrens. Under sådana förhållanden är det avgörande för företag att ompröva sin affärsstruktur och omorganisera sina organisationer för att upprätthålla tillväxt och konkurrenskraft. I denna process kan det tyvärr bli nödvändigt att överväga personalnedskärningar, eller så kallade “uppsägningar på grund av arbetsbrist”. Uppsägningar på grund av arbetsbrist i Japan innebär uppsägningar som görs av arbetsgivaren på grund av ekonomiska svårigheter eller omstrukturering av verksamheten. Dock skyddar japansk arbetsrätt arbetstagarnas ställning starkt och begränsar arbetsgivarens rätt att ensidigt avsluta anställningsavtal strikt. Den rättsliga grunden för detta är artikel 16 i den japanska arbetsavtalslagen. Denna artikel stadgar att “uppsägning är ogiltig om den saknar objektivt rimliga skäl och inte anses vara lämplig enligt samhällets normer, och därmed utgör ett missbruk av rätten att säga upp”. Detta är en kodifiering av den princip som är känd som “missbruk av uppsägningsrätt”, vilken har etablerats genom årtionden av rättspraxis. Särskilt i fall av uppsägningar på grund av arbetsbrist där arbetstagaren inte har något ansvar, tillämpar domstolarna denna princip om missbruk av uppsägningsrätt ännu striktare. Som ramverk för bedömningen har det från tidigare rättsfall etablerats fyra överväganden, kända som “de fyra kraven för uppsägning på grund av arbetsbrist”. Dessa överväganden är inte bara en checklista, utan riktlinjer som domstolarna använder för att omfattande överväga de specifika omständigheterna i varje fall och bedöma giltigheten av uppsägningen. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara dessa fyra krav för uppsägning på grund av arbetsbrist, tillsammans med japanska rättsfall, för att hjälpa företagsledare och juridiska ansvariga att förstå detta viktiga tema inom japansk arbetsrätt.

Första faktorn: Behovet av personalnedskärningar

En grundläggande faktor för att en uppsägning på grund av arbetsbrist ska anses giltig är behovet av personalnedskärningar. Detta innebär att företaget måste kunna bevisa, baserat på objektiva data, att en minskning av personalstyrkan är en nödvändig åtgärd för företagets ledning. Det är svårt att uppfylla detta krav enbart med argumentet att man vill öka vinsten eller på grund av en vag oro för framtiden.

Typiska situationer där domstolar bekräftar behovet av personalnedskärningar inkluderar kontinuerliga och betydande förluster, överskuldsättning eller stängning av specifika affärsenheter eller fabriker. Till exempel, i fallet med United Airlines (Tokyo High Court, 22 december 2021), var uppsägningar på grund av arbetsbrist på grund av en drastisk minskning av internationella flygningar och stängningen av deras Narita-anläggning föremål för tvist. Domstolen fann att beslutet att stänga anläggningen var rationellt och att det fanns ett högt behov av personalnedskärningar som följd.

Å andra sidan finns det fall där behovet av personalnedskärningar förnekas. I Barclays Securities-fallet (Tokyo District Court, 13 december 2021) avskedade en utländsk finansinstitution en anställd i samband med avskaffandet av en viss chefsposition. Domstolen fann dock att företagets övergripande ledning inte var i en kris och att avskaffandet av en position inte omedelbart innebar ett behov av personalnedskärningar, och dömde därför uppsägningen som ogiltig. Detta fall antyder att “behovet av att avskaffa en position” och “behovet av personalnedskärningar” bedöms separat.

Dessutom, när ett företag hävdar behovet av personalnedskärningar, granskas företagets andra ledningsåtgärder för konsistens. Om ett företag genomför personalnedskärningar samtidigt som det anställer ett stort antal nya medarbetare eller på annat sätt agerar inkonsekvent, tenderar domstolar att ifrågasätta behovet av personalnedskärningar. I Senshu Gakuen-fallet (Osaka High Court, 15 juli 2011) påpekade domstolen att det i princip inte är tillåtet att avskeda anställda med höga personalkostnader för att sedan anställa nästan samma antal anställda med lägre personalkostnader.

Följaktligen måste företag förbereda objektiva bevis såsom finansiella rapporter, affärsplaner och protokoll från styrelsemöten och logiskt och konsekvent argumentera för att personalnedskärningar är en nödvändig åtgärd för företagsledningen.

Den andra faktorn: Ansträngningar för att undvika uppsägning

Den andra faktorn handlar om de ansträngningar som gjorts för att undvika uppsägning. Japanska domstolar betraktar uppsägning som en “sista utväg” och anser att arbetsgivare har en skyldighet att vidta alla möjliga alternativa åtgärder innan de går till uppsägning.

De ansträngningar för att undvika uppsägning som domstolarna förväntar sig inkluderar en rad olika åtgärder. Specifikt kan följande nämnas:

• Minskning av övertidsarbete
• Begränsning eller stopp av nyrekrytering
• Upphörande av kontraktsförnyelse för icke-reguljära anställda
• Omplacering eller utlåning till andra avdelningar eller dotterbolag
• Minskning av styrelseledamöters ersättningar
• Genomförande av tillfälliga uppsägningar
• Rekrytering av frivilliga avgångar genom att erbjuda förmånliga villkor såsom förhöjd avgångsersättning

Omfattningen av de åtgärder som bör vidtas varierar beroende på fallet. Dessa ansträngningar för att undvika uppsägning är en ytterst viktig faktor när man bedömer giltigheten av en uppsägning. Ett klassiskt rättsfall i detta sammanhang är Asahi Kindergarten-fallet (Högsta domstolens dom den 27 oktober 1983 (1983)). I detta fall ansåg Högsta domstolen att uppsägningen var ogiltig eftersom arbetsgivaren inte hade gjort några ansträngningar att rekrytera frivilliga avgångar eller förklarat nödvändigheten av personalnedskärningar för de anställda och sökt deras samarbete. Domen klargjorde att ansträngningar för att undvika uppsägning inte bara är en formell handling utan en skyldighet enligt principen om god tro.

Å andra sidan finns det exempel där ansträngningar för att undvika uppsägning har bedömts vara tillräckliga, som i fallet med United Airlines. Företaget föreslog för de anställda som skulle sägas upp att de skulle omplaceras till marktjänstpositioner med bibehållen lönenivå och erbjöd ett tidigt avgångsprogram som inkluderade en tilläggspension motsvarande 20 månaders grundlön. Domstolen bedömde dessa åtgärder som “tillräckliga ansträngningar för att undvika uppsägning” och detta bidrog till att uppsägningens giltighet erkändes. I Hokuei Fukui-fallet (Nagoya High Court Kanazawa Branch, dom den 31 maj 2006), hade frivilliga avgångar erbjudits, men eftersom avgångsersättningen endast var en månads grundlön, ansågs det inte vara en effektiv åtgärd för att undvika uppsägning.

Det bör dock noteras att graden av ansträngningar som krävs för att undvika uppsägning korrelerar med hur nödvändig personalminskningen är, vilket är den första faktorn. Dessutom beaktas företagets specifika situation. Till exempel, i Carnival Japan-fallet (Tokyo District Court, dom den 29 maj 2023 (2023)), handlade det om ett företag som inte kunde bedriva kryssningsverksamhet på grund av effekterna av COVID-19 och som genomförde en personalnedskärning. Företaget hade inte rekryterat frivilliga avgångar, men domstolen ansåg inte att ansträngningarna för att undvika uppsägning var otillräckliga av den anledningen. Domstolen tog hänsyn till risken att rekrytera frivilliga avgångar kunde leda till att även högt specialiserade anställda, som var avgörande för verksamhetens återupptagande, skulle lämna företaget och ansåg företagets beslut vara rimligt. Detta fall visar att de fyra faktorerna inte är en stelbent checklista utan bedöms flexibelt utifrån företagets specifika omständigheter.

Den tredje faktorn: Rationaliteten i urvalet av uppsagda anställda

Den tredje faktorn är att urvalskriterierna för vilka som ska sägas upp är objektiva och rationella, och att deras tillämpning är rättvis. Eftersom uppsägningar på grund av arbetsbrist inte beror på anställdas agerande, får det inte finnas utrymme för arbetsgivarens godtyckliga beslut eller diskriminerande avsikter.

Urvalskriterier som domstolar tenderar att anse som rationella inkluderar följande:

• Objektiva resultat av personalbedömningar
• Närvarostatus (till exempel antal dagar med olovlig frånvaro)
• Förekomsten av specifika färdigheter eller kvalifikationer som är nödvändiga för företagets framtid
• Tillhörighet till en affärsenhet som ska stängas

Å andra sidan finns det kriterier som anses vara orationella eller juridiskt riskfyllda. Till exempel kan abstrakta och subjektiva kriterier som “potential” eller “samarbetsförmåga” avvisas på grund av brist på objektivitet. Dessutom är urval baserat på kön, nationalitet eller medlemskap i en fackförening mycket sannolikt att betraktas som olaglig diskriminering. Att använda ålder som huvudkriterium kan också anses sakna rationalitet på grund av svårigheter med återanställning, bland annat.

Det är viktigt att inte bara kriterierna i sig är rationella, utan också att de tillämpas på ett rättvist sätt. Även om det finns rationella kriterier på papperet, om den underliggande personalbedömningen är orättvis eller om kriterierna tillämpas godtyckligt för att rikta in sig på vissa individer, kan urvalets rationalitet förnekas. Företag bör utveckla objektiva urvalskriterier innan de identifierar vilka som ska sägas upp och dokumentera varför dessa kriterier har tillämpats på varje berörd person.

Dessutom tenderar domstolar i Japan att förvänta sig att företag först minskar antalet tillfälligt anställda eller kontraktsanställda innan de säger upp fast anställda. Om sådana åtgärder har vidtagits innan man går vidare med uppsägning av fast anställda kan detta också beaktas när man bedömer urvalets rationalitet.

Den fjärde faktorn: Lämpligheten i förfarandet

Den sista faktorn är lämpligheten i förfarandet. Detta innebär att arbetsgivaren har en skyldighet att ge en tillräcklig förklaring till de anställda eller fackföreningen som berörs av uppsägningen om nödvändigheten och innehållet i personalnedskärningen och att uppriktigt diskutera detta med dem.

Denna förklaring och diskussion får inte vara en ensidig tillkännagivelse. Det måste vara en tvåvägskommunikation som syftar till att vinna de anställdas förståelse och samarbete. Innehållet som bör diskuteras inkluderar vanligtvis följande punkter:

• De affärsmässiga skälen till att personalnedskärningar är nödvändiga (den första faktorn)
• Tidpunkten, omfattningen och metoden för personalnedskärningen
• De åtgärder som vidtagits för att undvika uppsägningar (den andra faktorn)
• Kriterierna för att välja ut vilka som ska sägas upp (den tredje faktorn)

Vikten av detta förfarande har betonats i många rättsfall. I det tidigare nämnda fallet med Asahi förskola blev arbetsgivarens brist på förklaring och diskussion före uppsägningen en stor anledning till att uppsägningen ogiltigförklarades. Å andra sidan, i fallet med United Airlines, bedömdes företagets flertaliga kollektivförhandlingar med fackföreningen och dess detaljerade förklaringar som tillräckliga för att uppfylla lämpligheten i förfarandet. Även om parterna inte slutligen kom överens, är själva processen med uppriktiga förhandlingar av stor vikt.

Typiska exempel på när ett förfarande bedöms som olämpligt inkluderar när ett företag vägrar att presentera finansiella rapporter för att förklara företagets ekonomiska situation eller när antalet diskussioner är extremt få eller endast formellt genomförda strax före uppsägningen. För företag är det avgörande att inte förbise diskussionsprocessen, att ta sig tid att ge en noggrann förklaring och att bevara protokoll och liknande som bevis för att förebygga framtida tvister.

Jämförande analys av viktiga rättsfall

För att förstå hur de fyra elementen som vi tidigare har förklarat tillämpas i verkliga rättegångar och hur domstolarnas beslut kan variera, låt oss jämföra några av de viktigaste rättsfallen. Tabellen nedan sammanfattar de tvister som varit föremål för denna artikel, de omstridda elementen och domstolens avgörande punkter.

Sammanfattning

I japansk arbetsrätt är uppsägningar på grund av arbetsbrist, enligt Japans arbetskontraktslag (第16条) (artikel 16), föremål för mycket strikt rättslig granskning. Domstolarna tar hänsyn till fyra huvudfaktorer: “behovet av personalminskning”, “ansträngningar för att undvika uppsägning”, “rationaliteten i urvalet av de anställda som ska sägas upp” och “lämpligheten i förfarandet”. Dessa faktorer är inte stela krav utan bedöms omfattande utifrån företagets ekonomiska situation och de specifika omständigheterna i varje enskilt fall. För företag som överväger uppsägningar på grund av arbetsbrist är det avgörande att förbereda objektiva bevis som stödjer affärsbeslutet, att uppriktigt anstränga sig för att undvika uppsägningar, att välja ut de berörda personerna enligt rättvisa kriterier och framför allt att genomföra en ärlig dialog med anställda och fackföreningar. Det är också viktigt att noggrant dokumentera hela processen. Om något av dessa steg försummas kan uppsägningen bedömas som ogiltig, vilket kan leda till att företaget måste betala stora summor i utebliven lön, vilket kan utgöra en allvarlig affärsrisk.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att stödja ett stort antal inhemska och internationella klienter med japansk arbetsrätt, särskilt i frågor som rör företagsrekonstruktioner och de personal- och arbetsrättsliga frågor som följer. Vår byrå har flera advokater som inte bara är kvalificerade i Japan utan också är engelsktalande och har juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att hantera de unika utmaningar som företag i en internationell affärsmiljö står inför. Vid viktiga affärsbeslut som uppsägningar på grund av arbetsbrist erbjuder vi strategiskt rättsligt stöd i alla skeden, från den initiala planeringsfasen, överväganden av åtgärder för att undvika uppsägningar, utveckling av urvalskriterier, samråd med anställda, till eventuella rättsliga strider.