Vilka företagsanställningsregler bör ses över när man godkänner ett system för extrajobb?

Tidigare var det vanligt att extrajobb var förbjudna i japanska företag. Men nu, påverkad av “arbetsreform” och liknande initiativ, börjar även stora företag tillåta extrajobb. Det blev en stor nyhet när “modellanställningsreglerna”, som offentliggjordes av Japanska arbets- och välfärdsministeriet (Ministry of Health, Labour and Welfare) 2018, tog bort förbudet mot extrajobb. Med tanke på att reglerna för extrajobb har blivit mer avslappnade på senare tid, kommer vi att förklara viktiga punkter i anställningsreglerna för att undvika problem när man tillåter anställda att ha extrajobb.

Förbud mot bisyssla i arbetsregler

Länge efter andra världskriget har det varit en traditionell praxis i japanska företag att företaget strävar efter att upprätthålla anställningen av sina anställda genom system som åldersbaserad rangordning, livstidsanställning och obligatorisk pensionering. Samtidigt har det varit förbjudet för anställda att ha en bisyssla utanför deras primära arbetsplats.

Nedan förklarar vi om förbudet mot bisysslor som traditionellt har fastställts i arbetsreglerna.

Vad är en bestämmelse om förbud mot bisyssla?

En bestämmelse om förbud mot bisyssla är en regel i arbetsordningen som förbjuder anställda att ha en bisyssla.

Innehållet i förbudet mot bisyssla kan vara att helt förbjuda arbete utanför det nuvarande företaget, eller att effektivt förbjuda bisysslor genom att höja kraven för godkännande, till exempel genom att kräva godkännande från styrelsen även om det finns ett tillståndssystem.

Emellertid bör bisysslor i princip vara fria att utföra så länge de utförs utanför arbetstid på det nuvarande jobbet, eftersom de ursprungligen handlar om hur anställda använder sin privata tid.

Därför, bara för att det finns en bestämmelse om förbud mot bisyssla i arbetsordningen, betyder det inte att anställdas bisysslor kan förbjudas helt. Faktum är att det finns flera rättsfall där effekten av en bestämmelse om förbud mot bisyssla har förnekats i fall där det inte finns någon rationell anledning att förbjuda bisysslor.

Vad är extrajobb?

Med ‘extrajobb’ menas arbete som utförs utöver huvudsysslan. Till exempel, att arbeta deltid på en närbutik på kvällen efter att ha avslutat sitt huvudjobb, eller att kontinuerligt hjälpa till med arbete på en väns företag och få betalt för det, betraktas generellt som extrajobb.

Å andra sidan, investeringar betraktas vanligtvis inte som extrajobb eftersom det skiljer sig från att driva en verksamhet. Detta beror på att de extrajobb som omfattas av förbudet mot extrajobb är begränsade till handlingar där inkomst erhålls genom arbete. Till exempel, aktieinvesteringar och fastighetsinvesteringar betraktas som passiva inkomster och anses inte vara underlagda förbudet mot extrajobb.

Varför företag har förbjudit bisysslor

De huvudsakliga skälen till att japanska företag hittills har förbjudit bisysslor kan sammanfattas som följer:

• Det finns en risk att huvudjobbet blir försummat på grund av trötthet från bisysslor utanför arbetstid
• Det finns en risk att företagshemligheter från huvudjobbet läcker ut

Som nämnts tidigare, om det blir en rättegång om giltigheten av företagets förbud mot bisysslor, är det avgörande om det finns en rimlig anledning till förbudet. Om skälen som nämnts ovan accepteras som syftet med förbudet mot bisysslor, är det mer sannolikt att domstolen kommer att erkänna giltigheten av förbudet.

Bisysslor kan leda till försummelse av huvudjobbet

Till exempel, om du arbetar deltid till sent på natten efter att ha slutat ditt huvudjobb, kommer du inte att kunna få tillräckligt med vila innan arbetstiden börjar. Som ett resultat kan det mycket väl hända att du kommer för sent till arbetet eller att du inte kan prestera tillräckligt på ditt huvudjobb på grund av sömnbrist.

Risken för läckage av företagshemligheter från huvudjobbet

Att företagshemligheter från huvudjobbet läcker ut är ett mycket allvarligt problem för företaget. Om bisysslan är ett deltidsjobb på en närbutik eller liknande, är det inte troligt att företagshemligheter kommer att läcka ut.

Å andra sidan, om du hjälper en väns företag och det företagets verksamhet konkurrerar med din huvudverksamhet, finns det risker som att ta med sig kundlistor eller läcka information om nya affärsprojekt.

För mer information om att ta med sig företagshemligheter, se följande artikel.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

För mer information om att byta jobb till konkurrerande företag efter att ha slutat, se följande artikel.

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Fördelarna med att tillåta extrajobb

Tidigare har japanska företag förbjudit extrajobb på grund av de nackdelar som nämnts ovan. Emellertid har detta tillåtits eftersom företagen själva har garanterat livstidsanställning och sett till att anställda inte behöver ha extrajobb för att klara sig till pensionen.

Men på senare år har anställningsrörligheten ökat, och traditionella anställningspraxis som livstidsanställning håller på att kollapsa.

Mot denna bakgrund har regeringen vänt rodret mot att främja extrajobb som en del av “arbetsreformen”, och rörelsen för att tillåta extrajobb har börjat, främst bland progressiva företag som IT-företag.

En av anledningarna till att allt fler företag tillåter extrajobb är att fördelarna med att tillåta extrajobb har fått uppmärksamhet, som följer:

• Extrajobb kan ge färdigheter som inte kan erhållas i huvudjobbet
• Det kan förhindra att talangfull personal lämnar

Extrajobb kan ge färdigheter som inte kan erhållas i huvudjobbet

Innehållet i huvudjobbet är vanligtvis begränsat till viss grad, så det finns alltid uppgifter som inte kan upplevas i huvudjobbets företag. I sådana fall, om anställda vill lära sig färdigheter, var det enda alternativet hittills att lära sig själv.

Men det är önskvärt att lära sig IT-relaterade färdigheter genom att faktiskt uppleva arbete snarare än att lära sig själv med böcker eller på nätet.

I sådana fall kan du tillåta anställdas extrajobb och låta dem lära sig kunskap och färdigheter som inte kan erhållas i huvudjobbet, vilket leder till tillfredsställelse för ambitiösa anställda och företaget kan dra nytta av färdigheterna som erhållits genom extrajobb.

Dessutom kan anställda bli stimulerade genom att komma i kontakt med företagskulturen i ett annat företag än huvudjobbet, vilket kan leda till innovation i huvudjobbet.

Det kan förhindra att talangfull personal lämnar

För IT-företag är det mycket viktigt att säkra talangfull personal. Som nämnts ovan tenderar talangfull personal att ha höga ambitioner och vill lära sig nya färdigheter. I detta fall, om extrajobb är tillåtna, kan talangfull personal ha alternativet att arbeta i andra företag för att förbättra sina färdigheter utan att behöva sluta på företaget.

Därför kan tillåtelse av extrajobb förhindra situationer där talangfull personal tvingas sluta på grund av omständigheterna.

Punkter att tänka på när du tillåter extrajobb i arbetsreglerna

Även om du tillåter extrajobb, behöver du fortfarande fastställa vissa regler i arbetsreglerna. Här kommer vi att förklara punkterna att tänka på när du tillåter extrajobb i arbetsreglerna.

Bestämmelser om extrajobb i arbetsreglerna

Som nämnt tidigare, om det inte finns några bestämmelser som förbjuder extrajobb i arbetsreglerna, betyder det att extrajobb är tillåtna. Men som vi såg tidigare, innebär anställdas extrajobb vissa risker för företaget, såsom läckage av företagshemligheter.

Därför är det önskvärt att fastställa regler för extrajobb i arbetsreglerna för att undvika risker och tillåta anställdas extrajobb.

Ett exempel på bestämmelser om extrajobb i arbetsreglerna är följande modellklausul som publicerats av Japanska arbetsministeriet:

Artikel 68 (Extrajobb och dubbla jobb)

1. Arbetstagare kan arbeta för andra företag etc. utanför arbetstid.

2. Arbetstagare ska, innan de påbörjar arbetet enligt föregående punkt, lämna in en anmälan till företaget.

3. Företaget kan förbjuda eller begränsa arbetet enligt punkt 1 om något av följande inträffar:

① Det finns hinder för att tillhandahålla arbetskraft

② Företagshemligheter läcker ut

③ Det finns handlingar som skadar företagets rykte eller kredit, eller bryter förtroenderelationen

④ Konkurrens skadar företagets intressen

Som det framgår av punkt 2 i modellklausulen är det vanligt att tillåta extrajobb genom att införa ett system för förhandsanmälan.

Om du inför ett anmälningssystem kan anställda utföra extrajobb så länge de lämnar in en anmälan, och företaget kan inte bedöma om extrajobb är tillåtna eller inte, såvida det inte finns några särskilda skäl som fastställts i förväg, som i punkt 3 i modellklausulen.

Detta anmälningssystem skiljer sig mycket från ett tillståndssystem där företaget kan bedöma om extrajobb är tillåtna eller inte, och det kan sägas att anmälningssystemet är mer i linje med syftet att tillåta extrajobb.

Därför, om du inför ett anmälningssystem, behöver du fastställa i förväg de fall där extrajobb inte är tillåtna, som i punkt 3 i modellklausulen. Om det inte finns några sådana bestämmelser, blir det svårt att få anställda att sluta med extrajobb när de har lämnat in en anmälan om det.

Hantering av arbetstid

En utmaning när du tillåter extrajobb är att hantera anställdas arbetstid. Enligt den japanska arbetsstandardlagen måste du betala övertidsersättning om den totala tiden för huvudjobbet och extrajobbet överstiger den lagstadgade arbetstiden.

Den som ska betala övertidsersättningen är den arbetsgivare som ingår ett anställningsavtal med arbetstagaren efter att ha arbetat övertid, så det är oftast extrajobbets företag som ska betala. Men om huvudjobbets företag beordrar övertid med vetskap om att övertidsersättning kommer att uppstå på grund av den totala arbetstiden för huvudjobbet och extrajobbet, är det huvudjobbets företag som ska betala övertidsersättningen.

Hur som helst, som huvudjobbets företag, krävs det att du övervakar och hanterar arbetstiden för extrajobb.

Sammanfattning

Med regeringens beslut att tillåta extrajobb, förväntas antalet företag som godkänner extrajobb att öka. Dock är många av de nuvarande arbetslagarna baserade på antagandet att man inte har ett extrajobb, så det kommer att krävas betydande arbetskraftshantering, inklusive hantering av arbetstid, för att faktiskt tillåta extrajobb, som nämnts i artikeln.

Därför, när man överväger att tillåta extrajobb, är det nödvändigt att inte bara fastställa arbetsregler, utan också att ordentligt förbereda system för arbetskraftshantering.