Förklaring av huvudpunkterna i den reviderade 'Japanska lagen om skydd för visselblåsare' - Vilka åtgärder bör företag vidta?

Den japanska lagen om skydd för visselblåsare (Japanese Whistleblower Protection Act) ändrades 2020 (Gregorianska kalendern) och trädde i kraft den 1 juni 2022. Med denna ändring har företag nu en skyldighet att etablera system för att korrekt hantera interna rapporter.

I denna artikel kommer vi att förklara de viktigaste punkterna i ändringen av den japanska lagen om skydd för visselblåsare, samt vilka åtgärder företag bör vidta i samband med denna ändring.

Vad är systemet för skydd av visselblåsare?

“Systemet för skydd av visselblåsare” är ett system som skyddar de som tillhandahåller information om händelser eller oegentligheter i allmänhetens intresse (visselblåsare).

Till exempel är det ofta svårt att upptäcka oegentligheter eller skandaler i organisationer, som dolda bilåterkallelser eller matförfalskning, från utsidan. Många fall blir tydliga genom interna rapporter. Men det finns de som tvekar att rapportera, rädda för att de kan drabbas av nackdelar inom företaget om de gör det. För att undvika detta, är det nödvändigt att se till att interna visselblåsare inte utsätts för ogynnsam behandling, som avsked.

För organisationer kan interna rapporter leda till att problem och oegentligheter upptäcks tidigt, vilket gör det möjligt att agera snabbt. Dessutom, att skydda visselblåsare och hantera rapporter på lämpligt sätt främjar organisationens självrengöringsfunktion, ökar dess sociala förtroende och förbättrar företagsvärdet.

Systemet för skydd av visselblåsare syftar till att främja företagens efterlevnad av lagar och förordningar och säkerställa medborgarnas säkerhet och trygghet genom att skydda interna visselblåsare från denna synvinkel.

Punkter för ändring av lagen om skydd för visselblåsare (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Act)

Ändringen 2020 (Reiwa 2 år, 2020 i västerländsk kalender) genomfördes för att förbättra effektiviteten i det interna rapporteringssystemet. Denna ändring inkluderar följande punkter.

Verksamhetsutövarens skyldighet att organisera

Följande skyldigheter har införts för verksamhetsutövare (Artikel 11 i lagen om skydd för visselblåsare).

• Att utse en person som ansvarar för att hantera offentliga rapporter
• Att organisera nödvändiga system för att korrekt hantera interna rapporter

Observera dock att för små och medelstora företag med färre än 300 anställda (inklusive deltidsanställda) är detta endast en skyldighet att göra sitt bästa.

Om premiärministern anser det nödvändigt kan han/hon begära rapporter från verksamhetsutövare och ge råd, vägledning och rekommendationer (Artikel 15 i samma lag). Dessutom, om rekommendationerna inte följs, kan detta offentliggöras (Artikel 16 i samma lag).

Dessutom har en sekretessplikt införts för personer som hanterar offentliga rapporter, och om denna sekretessplikt bryts kan en böter på upp till 300 000 yen (ca 24 000 SEK) utdömas (Artikel 12 och 21 i samma lag).

Information som kan identifiera rapportören inkluderar namn, anställningsnummer etc., och även generell information som kön kan vara relevant om den kan kombineras med annan information för att identifiera rapportören.

Gör det lättare att rapportera till administrativa organ etc.

Om ett företag avskedar en rapportör på grund av en rapport till en administrativ myndighet eller media, har kraven för att ogiltigförklara uppsägningen lindrats, vilket gör det lättare att rapportera (Artikel 3 i samma lag).

I fallet med rapporter till administrativa organ har kravet “att ha en skriftlig handling med namn, adress etc.” lagts till, inte bara “att ha en rimlig anledning att tro”.

För rapporter till media var det tidigare endast skada mot liv och kropp, men efter ändringen har “skada mot egendom” lagts till. Dessutom har “att ha en rimlig anledning att tro att företaget kommer att läcka information som kan identifiera rapportören” lagts till.

Utvidga skyddet för visselblåsare

Tidigare var endast anställda berättigade till skydd, men med ändringen har även före detta anställda inom ett år efter avgång och styrelseledamöter lagts till (Artikel 2, paragraf 1 i samma lag).

I och med att styrelseledamöter har lagts till som skyddade, är det nu förbjudet att behandla styrelseledamöter ogynnsamt, och om en styrelseledamot avskedas på grund av en offentlig rapport, kan han/hon begära skadestånd (Artikel 5, paragraf 3 och Artikel 6 i samma lag). Dessutom har skyddet utvidgats från endast straffrättsliga sanktioner till administrativa sanktioner (Artikel 2, paragraf 3 i samma lag).

Dessutom, förutom att uppsägningar på grund av rapporter ogiltigförklaras och att ogynnsam behandling som degradering och lönesänkning förbjuds, är det nu förbjudet för verksamhetsutövare att begära skadestånd från visselblåsare på grund av skador orsakade av offentliga rapporter (Artikel 7 i samma lag).

Utvidga omfånget av fakta som är skyddade rapporteringsmål

Med denna ändring har omfånget av fakta som är skyddade rapporteringsmål utvidgats (Artikel 2, paragraf 3 i samma lag).

“Fakta om brottsliga handlingar som definieras i denna lag och lagarna som anges i bilagan (inklusive förordningar baserade på dessa lagar) eller fakta som utgör grunden för böter som definieras i denna lag och lagarna som anges i bilagan (inklusive förordningar baserade på dessa lagar)” har fastställts.

Denna “lag som anges i bilagan” är fastställd i “Förordning som fastställer lagen som anges i bilaga 8 till lagen om skydd för visselblåsare (Förordning nr 146 av 2005)” baserad på bilagan till lagen om skydd för visselblåsare och bilaga 8. En lista över lagar finns tillgänglig som “Lista över lagar som kan rapporteras (474 lagar) (från och med den 1 februari, Reiwa 3 år, 2021 i västerländsk kalender)” publicerad av Konsumentverket.

Åtgärder som företag bör vidta för att korrekt hantera interna rapporter

Företag med över 300 anställda måste förstå innehållet i denna ändring som nu har blivit obligatorisk, och hantera det på lämpligt sätt. Här förklarar vi vilka åtgärder företag bör vidta.

Bygga upp ett system för att korrekt hantera interna rapporter

Det finns ingen bestämmelse i den japanska lagen om skydd av visselblåsare (Japanese Whistleblower Protection Act) om hur en intern rapporteringskanal ska inrättas, och det är upp till företaget att bestämma formen för inrättandet av en sådan kanal. Det kan vara inom organisationen, som personalavdelningen, eller utanför organisationen, som ett advokatbyrå, eller båda.

Oavsett vilken form som väljs, är det nödvändigt att följa följande punkter:

• Inrättande av en intern visselblåsarkanal: Tydligt definiera avdelningen eller personen som ska genomföra undersökningar och korrigerande åtgärder
• Åtgärder för att säkerställa oberoende från organisationens ledare och andra ledande befattningshavare: Säkerställa oberoende från organisationens ledare och andra ledande befattningshavare i fall som involverar dem
• Åtgärder för att genomföra visselblåsarresponsverksamhet: Genomföra interna undersökningar och korrigerande åtgärder
• Åtgärder för att eliminera intressekonflikter i visselblåsarresponsverksamheten: Se till att personer som är inblandade i ärendet inte är inblandade i visselblåsarresponsverksamheten

Företag måste utse personal för att hantera visselblåsarresponsverksamheten, ta emot visselblåsarrapporter, genomföra interna undersökningar och vid behov genomföra korrigerande åtgärder.

Uppbyggnad av ett system för att skydda visselblåsare

Även om en intern rapporteringskanal har inrättats, om skyddet av rapportören inte garanteras, kommer visselblåsarskyddssystemet inte att fungera korrekt. Därför måste företag vidta följande åtgärder:

• Åtgärder för att förhindra ogynnsam behandling: Förhindra ogynnsam behandling och vidta åtgärder för att rätta till situationen om ogynnsam behandling upptäcks / bestraffa de som har behandlat någon ogynnsamt etc.
• Åtgärder för att förhindra otillbörlig delning: Förhindra otillbörlig delning och vidta åtgärder för att rätta till situationen om otillbörlig delning upptäcks etc.

Ogynnsam behandling av visselblåsare inkluderar inte bara avskedande, utan också lönesänkningar, degraderingar, och tvång till avgång.

Detaljer om de åtgärder som företag bör vidta finns sammanfattade i Riktlinjer för att säkerställa en korrekt och effektiv implementering av de åtgärder som företag bör vidta enligt bestämmelserna i artikel 11.1 och 11.2 i lagen om skydd av visselblåsare[ja] (Kabinettskungörelse nr 118 den 20 augusti 2021 (Reiwa 3 år)).

Sammanfattning: Rådfråga en advokat för åtgärder mot den japanska lagen om skydd för visselblåsare

Ändringar har gjorts i den japanska lagen om skydd för visselblåsare (公益通報者保護法), vilket innebär att företag nu är skyldiga att etablera system för att korrekt hantera interna rapporter. Dessutom, när en rapport har gjorts, är det nödvändigt att ha ett system på plats för att korrekt hantera rapporten.

Att korrekt skydda visselblåsare och att ärligt hantera rapporter är viktigt både för företag och för samhället. Om du har frågor om det japanska systemet för skydd av visselblåsare, vänligen rådfråga en advokat.

Information om åtgärder från vår byrå

Monolith Advokatbyrå är en juridisk byrå med omfattande erfarenhet inom IT, särskilt internet och lagstiftning. Den japanska lagen om skydd för visselblåsare (Whistleblower Protection Act) får allt mer uppmärksamhet, och behovet av juridisk granskning ökar ständigt. Vi erbjuder lösningar för alla aspekter av företagsjuridik för IT och startup-företag. Mer information finns i artikeln nedan.

Monolith Advokatbyrås områden: Företagsjuridik för IT och startups[ja]