Japonya Şirketler Hukuku'nda Denetim ve Diğer Komitelerin Kurulması Hakkında Açıklama

Japon Şirketler Hukuku, anonim şirketlerin yönetim yapılarıyla ilgili çeşitli seçenekler sunmaktadır. Bu durum, Japon şirketlerini çevreleyen ekonomik ortamın ve yatırımcı taleplerinin zamanla değiştiğini yansıtmaktadır. Özellikle, 2015 yılında yürürlüğe giren Japon Şirketler Hukuku değişikliği ile tanıtılan “Denetim ve Diğer Komiteler Kurulu Şirketi,” modern Japon kurumsal yönetiminde önemli bir seçenek olarak benimsenmiş ve sayıları istikrarlı bir şekilde artmıştır. Bu sistem, yönetim kurulunun denetim işlevini güçlendirmek ve yönetimin şeffaflığını artırmak amacıyla tasarlanmıştır. Böylece, Japonya’nın kurumsal yönetim uygulamalarının daha uluslararası standartlarla uyumlu hale getirilmesi amaçlanmaktadır. Bu sistemin en belirgin özelliği, yönetim kurulunda “Denetim ve Diğer Komiteler” adlı yeni bir organın kurulmasıdır. Bu komite, üyelerinin çoğunluğunu dışarıdan atanan yönetim kurulu üyelerinin oluşturduğu ve komite üyesi olan yönetim kurulu üyelerinin yönetim kurulunda tam oy hakkına sahip olduğu bir yapıya sahiptir. Bu yönetim modeli, geleneksel Japon sistemleri ile Batı’da yaygın olan sistemler arasında yer alan, adeta eklektik bir yapıya sahiptir ve birçok şirket için gerçekçi ve etkili bir seçenek sunmaktadır. Bu makalede, Japon Şirketler Hukuku’nun belirli maddelerine dayanarak, bu Denetim ve Diğer Komiteler Kurulu Şirketi sisteminin arka planını, yasal çerçevesini, merkezi organ olan denetim ve diğer komitelerin yapısını ve yetkilerini, ayrıca diğer organ tasarımlarıyla karşılaştırarak kapsamlı ve uzman bir açıklama sunacağız. Bu sistemi derinlemesine anlamak, Japon şirketlerine yatırım yapan veya bu şirketlerin yönetiminde yer alan tüm paydaşlar için vazgeçilmez bir bilgi olarak değerlendirilebilir.

Japonya’da Denetim ve Diğer Komiteler Kurulmuş Şirketlerin Sistemsel Önemi ve Arka Planı

Denetim ve diğer komiteler kurulmuş şirketler sistemi, Japonya’nın kurumsal yönetim reformları akışının bir parçası olarak oluşturulmuştur. Bu sistem, daha önce var olan iki ana kurum tasarımı, yani geleneksel “denetim kurulu kurulmuş şirket” ve daha çok Batı modeline yakın olan “atama komitesi vb. kurulmuş şirket” arasında var olan sistemsel boşluğu dolduran, ara bir seçenek olarak tanıtılmıştır.

Japonya’daki şirketler için en tanıdık olan “denetim kurulu kurulmuş şirket,” yönetim kurulundan bağımsız denetçilerin (veya denetim kurulu) yönetim kurulu üyelerinin görevlerini denetlediği bir yapıdır. Ancak, bu model, özellikle yabancı kurumsal yatırımcılar tarafından uzun yıllar boyunca etkinliği konusunda sorgulanmıştır. Bunun başlıca nedeni, denetçilerin yönetim kurulu üyeleri olmaması ve yönetim kurulu kararlarında oy hakkına sahip olmamalarıdır. Denetçilerin, yönetimin en üst karar alma organı olan yönetim kurulunun karar alma sürecine doğrudan katılamaması nedeniyle, denetim işlevlerinin yeterince güçlü olmadığı sıklıkla düşünülmüştür.

Bu soruna yanıt olarak, 2003 yılında (Heisei 15) Japon Ticaret Kanunu’nda yapılan değişiklikle “atama komitesi vb. kurulmuş şirket” (eski adıyla: komite kurulmuş şirket) tanıtıldı. Bu model, yönetim kurulu içinde “atama komitesi,” “denetim komitesi” ve “ücret komitesi” olmak üzere üç komite kurulmasını ve her birinde çoğunluğun dış yönetim kurulu üyelerinden oluşmasını zorunlu kılar. Bu sayede, yönetimin denetimi ve yürütmesi net bir şekilde ayrılarak, denetim işlevinin bağımsızlığı ve nesnelliği artırılmak istenmiştir. Ancak, bu sistem, yönetim kadrosunun atama ve ücret kararlarını yönetim kurulundan bağımsız bir komiteye devretmek gibi Japonya’nın geleneksel kurumsal kültüründen köklü bir dönüşüm talep ettiği için, birçok şirket için uygulanması zor bir hale gelmiştir. Sonuç olarak, bu sistemin benimsenmesi, yalnızca bazı ileri düzey büyük şirketlerle sınırlı kalmış ve geniş çapta yaygınlaşamamıştır.

Bu tür bir durumda, Japonya’nın kurumsal yönetimi karşılaştığı sorunlar açıktı. Bu, yabancı yatırımcıları tatmin edecek düzeyde yönetim kurulunun denetim işlevini güçlendirirken, şirketlerin aşırı yük veya karmaşa yaşamadan geçiş yapabileceği, gerçekçi bir sistem tasarlamaktı. Bu soruna yönelik yasal yanıt, 2015 yılında (Heisei 27) Japon Şirketler Kanunu’nda yapılan değişiklikle tanıtılan denetim ve diğer komiteler kurulmuş şirketler sistemidir. Bu sistem, atama komitesi vb. kurulmuş şirket modelinin en önemli unsuru olan “çoğunluğu dış yönetim kurulu üyelerinden oluşan ve yönetim kurulunda oy hakkına sahip denetim organı” noktasını alarak, bunu daha basit bir çerçeveye entegre etmiştir. Özellikle, atama komitesi veya ücret komitesi kurulmasını zorunlu kılmaz ve iş yürütme ile denetimin katı bir şekilde ayrılmasını talep etmez. Bu sayede, şirketler geleneksel yönetim yapılarının iskeletini koruyarak, denetim işlevinin temel kısmını uluslararası standartlara uygun şekilde güçlendirme imkanı bulmuştur. Bu sistem tasarımının arkasındaki düşünce, Japon şirketlerinin karşılaştığı “yönetim indirimi,” yani kurumsal yönetim yapısına duyulan güvensizlikten dolayı şirket değerinin haksız yere düşük değerlendirilmesi sorununu çözmek ve yurtdışından yatırım çekmek gibi belirgin bir ekonomik amaca dayanmaktadır.

Japonya’da Denetim ve Diğer Komitelerin Kurulmasına İlişkin Hukuki Çerçeve

Denetim ve diğer komitelerin kurulmasına ilişkin sistematik yapı, Japonya’nın Şirketler Kanunu tarafından titizlikle belirlenmiştir. Bu hukuki çerçeve, şirketlerin bu yönetim biçimini seçmeleri durumunda, belirli bir denetim fonksiyonunun sağlanmasını garanti eder.

Öncelikle, Japonya’nın Şirketler Kanunu’nun 2. maddesi 11. fıkrası 2. bendine göre, “Denetim ve Diğer Komitelerin Kurulmasına İlişkin Şirket” “denetim ve diğer komiteleri kuran anonim şirket” olarak tanımlanır. Bu tanıma dayanarak, şirketler tüzüklerinde denetim ve diğer komitelerin kurulacağını belirterek bu organizasyon yapısına geçiş yaparlar.

Bu organizasyon yapısını seçen şirketler, Japonya’nın Şirketler Kanunu’na göre belirli organları kurmak zorundadır. İlk olarak, mutlaka bir “Yönetim Kurulu” kurulmalıdır (Japonya’nın Şirketler Kanunu 327. madde 1. fıkra). Bu, şirketin iş yürütme kararlarının ve yönetim kurulu üyelerinin görevlerinin denetiminin, yönetim kurulu adı verilen bir kolektif organ tarafından yapılmaya devam etmesi gerektiği için zorunludur. İkinci olarak, mutlaka bir “Mali Denetçi” atanmalıdır (Japonya’nın Şirketler Kanunu 327. madde 5. fıkra). Mali denetçi genellikle bir denetim firması veya yeminli mali müşavir tarafından atanır ve şirketin mali tablolarının dış denetimini gerçekleştirir. Denetim ve diğer komitelerin iç denetim fonksiyonu ile mali denetçinin dış denetim fonksiyonunu hukuken zorunlu kılarak, finansal raporlamanın güvenilirliğini artırmayı hedefler.  

Öte yandan, denetim ve diğer komitelerin kurulmasına ilişkin şirketlerde, kurulması yasaklanan organlar da açıkça belirlenmiştir. En önemlisi, “Denetçi” veya “Denetim Kurulu”nun kurulmasının yasaklanmasıdır (Japonya’nın Şirketler Kanunu 327. madde 4. fıkra). Bu, denetim ve diğer komitelerin geleneksel denetim kurulunun yerine geçen denetim organı olarak konumlandırılması nedeniyle gereklidir. Her iki organın kurulmasına izin verilirse, denetim yetkisinin yeri belirsiz hale gelir, sorumlulukların yeri netleşmez ve organizasyon olarak verimsiz hale gelebilir. Bu nedenle, Şirketler Kanunu, şirketlere bir denetim yapısını seçme zorunluluğu getirerek yönetim yapısının netliğini sağlar.  

Bu organ tasarımlarına ilişkin bilgiler, ticaret sicilinde açıkça belirtilmelidir. Japonya’nın Şirketler Kanunu’nun 911. maddesi 3. fıkrası 22. bendine göre, anonim şirketler, denetim ve diğer komitelerin kurulmasına ilişkin şirket olduklarını, denetim ve diğer komitelerdeki yönetim kurulu üyelerinin isimlerini, denetim ve diğer komitelerde olmayan yönetim kurulu üyelerinin isimlerini ve yönetim kurulu üyeleri arasında dış yönetim kurulu üyesi olanların bu durumunu tescil ettirmelidir. Bu sayede, şirketin yönetim yapısı dış paydaşlara şeffaf bir şekilde açıklanır. Bu katı hukuki çerçeve, denetim ve diğer komitelerin kurulmasına ilişkin şirket adının, belirli bir yönetim seviyesini hukuken garanti eden bir yapıya sahip olduğunu temin eder.  

Denetim Komitesi: Yapı, Yetkiler ve İşleyiş

Japonya’da denetim komitesi kurulu şirketlerinin merkezinde, denetim komitesi yer alır. Bu komitenin tasarımında, denetim işlevinin etkinliğini sağlamak amacıyla çeşitli yasal gereklilikler bulunmaktadır.

Komitenin Yapısı

Denetim ve benzeri komitenin yapısı, bağımsızlık ve uzmanlığını sağlamak amacıyla Japon Şirketler Hukuku’nda detaylı bir şekilde düzenlenmiştir. Öncelikle, komite en az 3 yönetim kurulu üyesinden oluşmalıdır (Japon Şirketler Hukuku Madde 331, Fıkra 6). Bu üyeler “denetim ve benzeri komite üyesi olan yönetim kurulu üyeleri” olarak adlandırılır.

En önemli yapı şartı, üyelerin çoğunluğunun “şirket dışı yönetim kurulu üyesi” olması gerektiğidir (Japon Şirketler Hukuku Madde 331, Fıkra 6). Şirket dışı yönetim kurulu üyesi, şirketin icra kurulu üyesi veya çalışanı olmamış, ana şirket veya kardeş şirketlerin yönetici veya çalışanı olmayan, yönetimden bağımsız bir pozisyonda bulunan yönetim kurulu üyesini ifade eder. Bu şart, denetim ve benzeri komitenin yönetimin içsel mantığı ve çıkar çatışmalarından uzak durarak, objektif bir bakış açısıyla denetim yapabilmesi için kurumsal bir temel oluşturur.  

Ayrıca, denetim ve benzeri komite üyesi olan yönetim kurulu üyeleri, şirketin icra kurulu üyesi, muhasebe katılımcısı, müdür veya diğer çalışanlarla aynı pozisyonda olamazlar (Japon Şirketler Hukuku Madde 331, Fıkra 3). Bu da denetim ve gözetim fonksiyonları ile icra fonksiyonlarının ayrımını kesinleştirerek, çıkar çatışmalarının oluşmasını önlemek için önemli bir düzenlemedir.

Öte yandan, geleneksel denetim kurulu bulunan şirketlerde, denetim kurulu üyelerinden en az birinin tam zamanlı denetim kurulu üyesi olarak seçilmesi zorunluydu, ancak denetim ve benzeri komite bulunan şirketlerde, tam zamanlı denetim ve benzeri komite üyesi bulundurma yasal zorunluluğu yoktur. Bu, denetim ve benzeri komitenin yönetim kurulu iç organı olarak, yönetim kurulu tartışmalarına ve bilgilerine sürekli erişim sağlayabilmesi ve iç kontrol sistemlerini kullanarak denetim yapabilmesi nedeniyle, mutlaka tam zamanlı bir üyenin gerekli olmadığı düşüncesine dayanmaktadır. Ancak, birçok şirket, denetimin etkinliğini artırmak amacıyla isteğe bağlı olarak tam zamanlı denetim ve benzeri komite üyeleri belirlemektedir.  

Komitenin Görevleri ve Yetkileri

Denetim Komitesi’nin yetkileri, bireysel üyelerin bağımsız olarak kullanmasından ziyade, komite olarak alınan kararlar aracılığıyla kullanılır. Bu, “kolektif karar alma” ilkesidir. Bu durum, bireysel denetçilerin bağımsız yetkilere sahip olduğu “tekil karar alma” sistemine sahip geleneksel denetim kurullarından büyük bir farktır. Kolektif karar alma sayesinde, birden fazla üyenin çeşitli bilgi birikimlerine dayanan daha dikkatli ve organize bir değerlendirme beklenir.  

Japonya Şirketler Hukuku’nun 399. maddesinin 2. fıkrası, Denetim Komitesi’nin ana görev ve yetkilerini şu şekilde belirler:

1. Yönetim kurulu üyelerinin görevlerini yerine getirmelerinin denetimi ve denetim raporunun hazırlanması: Bu, Denetim Komitesi’nin en temel görevidir. Yönetim kurulu üyeleri (ve muhasebe katılımcısı bulunan şirketlerde muhasebe katılımcısı), yasalar ve tüzüklerle uyumlu olarak şirketin çıkarları doğrultusunda görevlerini uygun şekilde yerine getirip getirmediklerini denetler ve sonuçları denetim raporu olarak özetler.  
2. Muhasebe denetçisinin atanması ve görevden alınması gibi konulara ilişkin önerilerin belirlenmesi: Genel kurul toplantısına sunulacak olan muhasebe denetçisinin atanması, görevden alınması veya yeniden atanmasının yapılmaması konularındaki önerilerin içeriğini belirleme yetkisine sahiptir. Bu sayede, yönetimin kendi lehine uygun muhasebe denetçilerini atamasını engeller ve dış denetimin bağımsızlığını Denetim Komitesi’nin sağlaması yapısal olarak güvence altına alınır.  
3. Denetim Komitesi üyesi olmayan yönetim kurulu üyelerinin insan kaynakları ve ücretlerine ilişkin görüşlerin belirlenmesi: Denetim Komitesi üyesi olmayan diğer yönetim kurulu üyelerinin (esas olarak iş yürütme görevini üstlenen yönetim kurulu üyeleri) atanması, görevden alınması, istifası ve ücretleri hakkında genel kurulda ifade edilecek görüşleri belirler. Bu, yönetim yapısı ve teşvik tasarımı üzerinde Denetim Komitesi’nin güçlü bir etki kullanabileceği anlamına gelir ve denetim fonksiyonunun önemli bir parçası olarak konumlandırılır.  

Bu görevlerin yanı sıra, Denetim Komitesi önemli bir “onay hakkı” da taşır. Örneğin, yönetim kurulu muhasebe denetçisinin ücretini belirlerken, Denetim Komitesi’nin onayını almalıdır (Japonya Şirketler Hukuku 399. madde 1. fıkra, 3. fıkra). Ayrıca, yönetim kurulu, bir sonraki Denetim Komitesi üyesi olacak yönetim kurulu üyesinin atanmasına ilişkin öneriyi genel kurula sunarken, önceden Denetim Komitesi’nin onayını almalıdır (Japonya Şirketler Hukuku 344. madde 2. fıkra 1. fıkra). Bu onay hakları, Denetim Komitesi’nin denetim altındaki yönetim ve dış denetçilere karşı gerçek bir etki sağlaması için önemli bir yasal araçtır.  

Bireysel Denetim Komitesi Üyelerinin Yetkileri

Denetim Komitesi, kolektif bir organ olarak işlev görür, ancak bu, bireysel üyelerin hiçbir yetkiye sahip olmadığı anlamına gelmez. Japon yasaları, örgütsel denetimin etkinliğini ve bireysel denetçilerin sorumluluklarını dengelemek için yetki dağılımını ustaca tasarlamıştır.

Öncelikle, şirketin işleyişi ve mal varlığı durumunu inceleme veya yönetim kurulu üyeleri ve çalışanlardan rapor talep etme yetkisi (iş ve mal varlığı durumu inceleme yetkisi), Denetim Komitesi’ne aittir. Komite, bu yetkisini kullanmak için üyeler arasından belirli bir kişiyi (seçilen denetim komitesi üyesi) seçer ve bu kişi incelemeleri gerçekleştirir (Japon Şirketler Kanunu Madde 399-3 (2005)). Yani, bireysel denetim komitesi üyeleri, komitenin kararı olmadan tek başına resmi bir inceleme başlatamaz. Bu, denetim faaliyetlerinin örgütlü ve planlı bir şekilde yürütülmesini sağlamak için oluşturulmuş bir mekanizmadır.  

Ancak, diğer yandan, tüm denetim komitesi üyelerine, komitenin kararını gerektirmeden, bireysel olarak bağımsız bir şekilde kullanabilecekleri son derece önemli yetkiler tanınmıştır. Bu yetkiler, şirketin sağlığını tehdit eden acil durumlara yanıt vermek için adeta “son güvenlik mekanizması” olarak işlev görür.

• Yönetim Kuruluna Raporlama Yükümlülüğü: Yönetim kurulu üyelerinin hileli bir eylemde bulunduğunu veya böyle bir eylemde bulunma tehlikesi olduğunu tespit ettiklerinde ya da yasalar veya tüzüklerle çelişen bir durum olduğunu fark ettiklerinde, gecikmeksizin bu durumu yönetim kuruluna rapor etme yükümlülükleri vardır (Japon Şirketler Kanunu Madde 399-4 (2005)).  
• Genel Kurula Raporlama Yükümlülüğü: Yönetim kurulu üyelerinin genel kurula sunmayı planladığı öneriler veya belgelerde yasa ihlali veya ciddi şekilde haksız bir durum tespit ettiklerinde, bu inceleme sonuçlarını genel kurula rapor etmeleri gerekmektedir (Japon Şirketler Kanunu Madde 399-5 (2005)).  
• Yönetim Kurulu Üyelerinin Eylemlerine İtiraz Hakkı: Yönetim kurulu üyeleri, şirketin amaçları dışında bir eylemde bulunur veya diğer yasa ve tüzüklere aykırı bir eylemde bulunur ve bu durum şirket için ciddi zarar tehlikesi oluşturursa, bu yönetim kurulu üyesine eylemi durdurması için talepte bulunabilirler (Japon Şirketler Kanunu Madde 399-6 (2005)).  

Bu yetki yapısı, günlük ve planlı denetimlerin komite aracılığıyla verimli bir şekilde yürütülmesini sağlarken, yönetimin aşırılıklarını önlemek için nihai yetkileri bireysel üyelerin vicdanı ve sorumluluğuna bırakır. Bu, hassas bir denge üzerine kurulmuştur.

İki Tür Yönetim Kurulu Üyesi: Denetim Komitesi Üyesi ve Diğer Yönetim Kurulu Üyeleri

Japonya’da Denetim Komitesi Kurulu Şirketi’ni anlamak için son derece önemli olan nokta, bu sistemin yönetim kurulu içinde iki farklı rol ve yasal statüye sahip yönetim kurulu üyesi kategorisi oluşturmuş olmasıdır. Yani, “Denetim Komitesi Üyesi Olan Yönetim Kurulu Üyesi” ve “Denetim Komitesi Üyesi Olmayan Yönetim Kurulu Üyesi”dir. Bu ayrım, atama prosedürü, görev süresi, ücret belirleme süreci gibi birçok alanda farklılık gösterir.

Japonya’da Denetim Komitesi Üyesi Olan Yönetim Kurulu Üyeleri

Denetim komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyeleri, adından da anlaşılacağı üzere, denetim komitesinin bir üyesi olarak, esasen şirketin gözetimi ve denetiminden sorumludur. Onlardan, yönetimin icrasından ayrı bir “gözetim rolü” üstlenmeleri beklenir.  

Bu üyelerin seçimi, Japonya Şirketler Hukuku’nun 329. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, diğer yönetim kurulu üyelerinden ayrı olarak, genel kurulda yapılmalıdır. Hissedarlar, kimin gözetim rolünde ve kimin icra rolünde olduğunu net bir şekilde bilerek oy kullanırlar.  

Bağımsızlıklarını sağlamak amacıyla, görev süreleri “2 yıl” olarak belirlenmiştir (Japonya Şirketler Hukuku’nun 332. maddesinin 4. fıkrası). Bu 2 yıllık görev süresi, şirket tüzüğü veya genel kurul kararı ile kısaltılamaz. Bu düzenleme, yönetimden gelen baskılarla kolayca görevden alınmalarını önler ve uzun vadeli bir bakış açısıyla denetim faaliyetlerini sürdürebilmelerini sağlar. Ayrıca, görevden alınmaları için, normal bir kararın kabul edilme şartlarından daha sıkı olan “özel karar” gereklidir ve bu şekilde statüleri güçlü bir şekilde korunur.  

Ücretler konusunda da bağımsızlıklarını sağlamak için bir mekanizma oluşturulmuştur. Denetim komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyelerinin ücretleri, denetim komitesi üyesi olmayan yönetim kurulu üyelerinin ücretlerinden ayrı bir çerçevede, genel kurulda toplam tutar veya hesaplama yöntemi belirlenerek kararlaştırılır (Japonya Şirketler Hukuku’nun 361. maddesinin 2. fıkrası). Bireysel üyelere yapılacak spesifik dağıtım miktarı ise, yönetim kadrosunun müdahalesi olmaksızın, denetim komitesi üyeleri arasında yapılan görüşmelerle belirlenir (Japonya Şirketler Hukuku’nun 361. maddesinin 3. fıkrası).  

Denetim Komitesi Üyesi Olmayan Yönetim Kurulu Üyeleri

Denetim komitesi üyesi olmayan yönetim kurulu üyeleri, esas olarak şirketin iş yürütümünden sorumludur. Temsilci yönetim kurulu başkanı da dahil olmak üzere, sözde yönetim kadrosu bu kategoriye dahildir. Onlar, iş planlarını ilerleten ve günlük yönetimi üstlenen “icra rollerini” üstlenirler.

Onların görev süresi “1 yıl” olarak belirlenmiştir (Japon Şirketler Kanunu Madde 332, Fıkra 3) (2005). Bu kısa görev süresi, her yıl olağan genel kurul toplantısında hissedarların güvenini yeniden kazanmaları gerektiği anlamına gelir. Bu sayede, yönetim kadrosu üzerinde hissedarların disiplini daha kolay işler ve yönetim sorumluluğunun netleştirilmesi sağlanır.  

Onların ücretleri hakkında karar verilirken, denetim komitesi bu konuda görüş bildirebilir (Japon Şirketler Kanunu Madde 361, Fıkra 6) (2005). Denetim komitesinin ücretlerin uygunluğu hakkında görüş bildirmesi, yönetim kadrosuna aşırı ücret ödenmesini engelleme etkisi yaratması beklenir.  

Bu şekilde, görev süresi ve ücret belirleme sürecinde belirgin bir fark oluşturmak, yönetim kurulu içinde kasıtlı bir rol dağılımı ve gerilim ilişkisi yaratmak için yasal bir tasarımdır. Kısa görev süresiyle performans sorumluluğu taşıyan icra rolleri (denetim komitesi üyesi olmayan yönetim kurulu üyeleri) ve uzun görev süresiyle bağımsızlığı garanti edilen denetim rolleri (denetim komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyeleri) olmak üzere iki grup oluşturarak, icra tarafına hareketlilik ve başarıya yönelik teşvikler, denetim tarafına ise dikkatli olma ve uyumluluğa riayet etme teşvikleri vermeyi amaçlamaktadır.

Japon Şirketler Hukuku Altında Yönetim Kurulu Üyelerinin Özen Yükümlülüğü ve Yönetim Kararları İlkesi

Denetim komitesi üyesi olup olmamasına bakılmaksızın, tüm yönetim kurulu üyeleri, şirketle olan vekalet ilişkisine dayanarak, iyi bir yönetici gibi dikkatli bir şekilde görevlerini yerine getirme yükümlülüğüne (özen yükümlülüğü) sahiptirler (Japon Medeni Kanunu Madde 644, Japon Şirketler Kanunu Madde 330). Bu yükümlülüğe aykırı davranarak şirkete zarar vermeleri durumunda, yönetim kurulu üyeleri şirkete karşı tazminat sorumluluğu taşıyabilirler (Japon Şirketler Kanunu Madde 423, 1. fıkra).

Ancak, şirket yönetimi doğası gereği risk taşır. Yönetim kurulu üyeleri riskten korkarak çekingen davranırlarsa, şirketin büyümesi beklenemez. Bu nedenle, Japonya’daki yargı kararları, yönetim kurulu üyelerinin yönetim kararlarıyla ilgili sorumluluklarını değerlendirirken “yönetim kararları ilkesi” kavramını oluşturmuştur. Bu ilke, yönetim kurulu üyelerinin aldığı yönetim kararları sonucunda şirkete zarar gelse bile, karar alma sürecindeki bilgi toplama ve analiz aşamaları ile kararın içeriği aşırı derecede mantıksız olmadığı sürece, özen yükümlülüğüne aykırılık teşkil etmediğini belirtir.

Bu konuda öne çıkan bir dava olarak, Japon Yüksek Mahkemesi’nin 15 Temmuz 2010 tarihli kararı gösterilebilir. Bu karar, yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğunu değerlendirirken, eylem anındaki duruma göre, yönetici olarak mantıksız bir karar olup olmadığını ölçüt olarak almayı önermiştir. Bu ilke, tüm yönetim kurulu üyelerine uygulanır, ancak kararların konusu farklılık gösterir. İşletme icra kurulu üyeleri için, iş yatırımları veya strateji kararları gibi “işletme kararları” konu olurken, denetim komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyeleri için, denetim planlarının uygunluğu veya göz ardı edilmemesi gereken usulsüzlüklerin tespiti gibi “denetim ve gözetim kararları” konu olur.  

Japonya’da Yönetim Kurulu Tarafından İş Yürütümünün Devri ve Yönetimin Hızlandırılması

Denetim ve benzeri komite kurulu olan şirketlerin sunduğu en cazip avantajlardan biri, yönetim kararlarının hızlandırılabilme olasılığıdır. Bu, Japonya’nın şirketler hukuku kapsamında sadece bu sisteme tanınan, yönetim kurulundan bireysel yönetim kurulu üyelerine yetki devri mekanizması sayesinde gerçekleştirilir.

Prensip olarak, anonim şirketlerin yönetim kurulu, “önemli iş yürütüm kararlarını” bireysel yönetim kurulu üyelerine devredemez (Japonya Şirketler Hukuku Madde 362, Fıkra 4). Bu, şirketin temelini etkileyen önemli kararların, yönetim kurulu gibi bir kolektif organ tarafından dikkatlice değerlendirilmesi gerektiği düşüncesine dayanır.

Ancak, denetim ve benzeri komite kurulu olan şirketler için bu prensibe önemli bir istisna getirilmiştir (Japonya Şirketler Hukuku Madde 399-13). Bu düzenleme sayesinde, denetim ve benzeri komite kurulu olan şirketler, aşağıdaki koşullardan birini karşıladıkları takdirde, yönetim kurulu kararı ile “önemli iş yürütüm kararlarının” tamamını veya bir kısmını belirli bir yönetim kurulu üyesine (genellikle temsilci yönetim kurulu üyesi) devredebilirler.

1. Yönetim kurulunun çoğunluğunun dış yönetim kurulu üyelerinden oluşması: Yönetim kurulunun tüm üyelerinin çoğunluğunun dış yönetim kurulu üyelerinden oluştuğu, çok yüksek bir bağımsızlık sağlandığı durumlarda, sadece yönetim kurulu kararı ile yetki devri mümkündür (Japonya Şirketler Hukuku Madde 399-13, Fıkra 5). Ancak, bu şartı karşılayan şirket sayısı fazla değildir.
2. Tüzükte belirleme yapılması: Tüzükte, “yönetim kurulu kararı ile önemli iş yürütüm kararlarının tamamının veya bir kısmının yönetim kurulu üyelerine devredilebileceği” şeklinde bir belirleme yapılması yöntemidir (Japonya Şirketler Hukuku Madde 399-13, Fıkra 6). Çoğu şirket için bu, daha gerçekçi bir seçenek olmaktadır.

Bu yetki devri mümkün hale geldiğinde, örneğin, belirli bir büyüklüğün altındaki yatırım projeleri veya iş ortaklıkları gibi, daha önce yönetim kurulu kararı gerektiren konularda, temsilci yönetim kurulu üyesi hızlı bir şekilde karar alabilir. Bu sayede, yönetim kurulu günlük iş yürütüm onaylama işlemlerinden kurtularak, yönetimin temel politikalarının belirlenmesi veya iş yürütümünün denetimi gibi daha özlü ve stratejik tartışmalara odaklanabilir.

Bu sistem, güçlü bir denetim yapısının inşası ile dinamik bir yönetimin bir arada yürütülmesini hedefler. Kanun, bağımsız ve güçlü bir denetim organı olan denetim ve benzeri komite kurulunun varlığını esas alarak, bu denetim altında yönetim kadrosuna geniş bir takdir yetkisi verilse bile yönetişimin korunacağına güven duyar. Yani, şirketler daha sıkı bir denetimi kabul ederek, yönetimin hızlandırılması gibi bir “ödül” elde edebilirler; bu, bu yasal düzenlemenin arkasında yatan bir tür ticaret ilişkisidir.

Ancak, hangi durumda olursa olsun yönetim kurulu üyelerine devredilemeyecek, özellikle önemli konular da yasalarla belirlenmiştir. Japonya Şirketler Hukuku Madde 399-13, Fıkra 4’te sıralanan bu konular arasında şunlar yer alır:

• Önemli mal varlıklarının elden çıkarılması ve devralınması
• Büyük miktarda borçlanma
• Yönetici ve diğer önemli çalışanların atanması ve görevden alınması
• Şube ve diğer önemli organizasyonların kurulması, değiştirilmesi ve kaldırılması

Bu konular, şirketin temelini sarsabilecek nitelikte olduğundan, yönetim kurulunda dikkatli bir şekilde değerlendirilmesi gerekmektedir.

Diğer Kurum Tasarımlarıyla Karşılaştırma

Japon Şirketler Hukuku’nun tanıdığı diğer ana kurum tasarımları, yani “Kansayaku-kai (Denetim Kurulu) Kuruluşu” ve “Shimei Iinkai-tou (Atama Komitesi vb.) Kuruluşu” ile karşılaştırma yapmak, Kansayaku-tou Iinkai (Denetim vb. Komitesi) Kuruluşu’nun özelliklerini daha derinlemesine anlamak için gereklidir.

Öncelikle, geleneksel Kansayaku-kai Kuruluşu ile en temel fark, denetim fonksiyonunu üstlenen kişi ve bu kişinin konumundadır. Kansayaku-kai Kuruluşu’nda, denetçiler yönetim kurulunun üyeleri değildir ve yönetim kurulu kararlarına katılma oy hakkına sahip değillerdir. Onlar, yönetim kurulundan bağımsız bir organ olarak dışarıdan işlerin yürütülmesini denetlerler. Buna karşılık, Kansayaku-tou Iinkai Kuruluşu’nda, denetimden sorumlu olan denetim komitesi üyeleri, yönetim kurulu üyesi olarak yönetim kurulunun resmi üyeleridir ve tüm gündem maddelerine oy kullanma hakkına sahiptirler. Bu sayede, denetim ve gözetim perspektifi, yönetim karar alma sürecine doğrudan entegre edilir. Ayrıca, denetçilerin yetkileri bireysel denetçilerin bağımsızlığına dayanan “tekil sistem” iken, Kansayaku-tou Iinkai, komite olarak yetkilerini kullanır ve bu “kolektif sistem” olarak adlandırılır.

Sonraki karşılaştırma, Shimei Iinkai-tou Kuruluşu ile ilgilidir. Her iki yapı da, çoğunluğu dış yönetim kurulu üyelerinden oluşan yönetim kurulu iç komitesinin denetim yapması açısından benzerlik gösterir, ancak kapsam ve yapı açısından büyük farklılıklar vardır. Shimei Iinkai-tou Kuruluşu, denetim komitesine ek olarak, yönetim kurulu üyelerinin atanması ve görevden alınmasını belirleyen “Atama Komitesi” ve yönetici maaşlarını belirleyen “Ücret Komitesi” olmak üzere toplam üç komitenin kurulmasını zorunlu kılar. Buna karşılık, Kansayaku-tou Iinkai Kuruluşu’nda yalnızca denetim komitesi zorunludur. Ayrıca, Shimei Iinkai-tou Kuruluşu’nda, şirketin iş yürütmesi yönetim kurulundan ayrılan “icra memurları” tarafından gerçekleştirilir ve yönetim kurulu yalnızca denetime odaklanır; bu, “denetim ve yürütmenin ayrılması” olarak yasal olarak zorunlu kılınır. Kansayaku-tou Iinkai Kuruluşu’nda bu tür bir ayrım zorunlu değildir ve denetim komitesi dışındaki yönetim kurulu üyeleri iş yürütmesini üstlenir. Bu nedenle, Kansayaku-tou Iinkai Kuruluşu, Shimei Iinkai-tou Kuruluşu’na kıyasla mevcut organizasyon yapısından daha az değişiklik gerektirir ve daha esnek ve uygulanabilir bir sistem olarak değerlendirilir.

Bu farklılıkları özetlediğimizde, Kansayaku-tou Iinkai Kuruluşu’nun, Kansayaku-kai Kuruluşu’nun “yönetim kurulu ve denetim organının ayrılması” yapısından uzaklaşarak, denetim fonksiyonunu yönetim kuruluna entegre ederken, Shimei Iinkai-tou Kuruluşu kadar köklü bir organizasyonel yeniden yapılanma gerektirmeyen, dengeli bir sistem olduğu anlaşılmaktadır.

Aşağıdaki tablo, bu üç ana kurum tasarımının başlıca özelliklerini karşılaştırmaktadır.

Japonya’da Denetim ve Diğer Komitelerin Kurulması: Avantajlar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Japonya’da denetim ve diğer komitelerin kurulmasını düşünen şirketler için, bu sistemin avantajlarını ve pratikte dikkat edilmesi gereken noktaları doğru bir şekilde anlamak, önemli bir yönetim kararıdır.

Başlıca Avantajlar

Bu sistemin en büyük avantajı, yönetim kurulunun denetim fonksiyonunun fiilen güçlendirilmesidir. Denetim komitesi üyeleri, yönetim kurulu üyesi olarak oy hakkına sahip olup, yönetim kurulu tartışmalarına doğrudan katılarak, yönetim kararları sürecine denetim perspektifini entegre eder ve tartışmaların kalitesini artırır.

İkinci olarak, yönetimin hareket kabiliyeti artar. Daha önce belirtildiği gibi, tüzükte belirtilen şartlar yerine getirildiğinde, önemli iş yürütme karar yetkisi bireysel yönetim kurulu üyelerine devredilebilir, bu da piyasa koşullarındaki değişikliklere hızlı ve esnek bir şekilde karar verilmesini sağlar.

Üçüncü olarak, yabancı yatırımcılardan gelen değerlendirmelerin iyileşmesi beklenebilir. Japonya’nın denetçi sistemi yurtdışında pek tanınmamakta ve etkinliği sorgulanmaktaydı, ancak yönetim kurulu içinde bir denetim komitesi bulundurmak, Batı’nın yönetim modellerine daha yakın olup, yabancı yatırımcılar için daha anlaşılırdır. Gerçekten de, küresel oy kullanma danışmanlık şirketleri bu sistemi olumlu değerlendirmekte ve bu durum, küresel sermaye piyasalarından fon sağlama ve şirket değerini artırma potansiyeline sahiptir.

Dördüncü olarak, yönetici yapısının verimliliği artırılabilir. Geleneksel denetçi kurulu kuran şirketler, borsa şirketi olarak yönetim kodunun taleplerine yanıt vermek için hem dış yönetim kurulu üyelerini hem de dış denetçileri atamak zorundaydı. Denetim ve diğer komitelerin kurulduğu şirketlerde, denetim komitesi üyesi olan dış yönetim kurulu üyeleri her iki rolü de üstlenebilir, bu da daha az sayıda yönetici ile güçlü bir yönetim yapısı oluşturulmasına ve yönetici maaşları gibi maliyetlerin azaltılmasına olanak tanır.

Pratikte Dikkat Edilmesi Gerekenler

Öte yandan, geçiş sürecinde dikkate alınması gereken birkaç nokta vardır. İlk olarak, yeni yapıya geçiş, tüzük değişikliği için genel kurul kararı, yönetici atama sürecinin gözden geçirilmesi ve iç düzenlemelerin hazırlanması gibi işlemler için belirli bir zaman ve maliyet gerektirir.

İkinci olarak, denetim komitesi dışındaki yönetim kurulu üyelerinin görev süresi 1 yıl olduğundan, yönetim ekibi her yıl hissedarlardan güvenoyu almak zorunda kalır ve bu durum kısa vadeli performans üzerinde baskı oluşturabilir. Bu, yönetimin istikrarını zedeleme riski de taşır.

Üçüncü olarak, denetim komitesinin etkinliğini sağlama sorunu vardır. Sürekli bir üyenin atanması zorunlu olmadığından, komitenin faaliyetlerinin biçimsel hale gelme riski vardır. Komitenin faaliyetlerini destekleyecek bir sekreterya yapısının oluşturulması ve dış yönetim kurulu üyelerinin yeterli bilgiye sahip olarak faaliyet gösterebileceği bir ortamın sağlanması, sistemin etkili bir şekilde işlemesi için anahtardır.

Dördüncü olarak, kolektif karar alma zorlukları vardır. Denetçilerin bireysel karar alma yetkisinin aksine, denetim komitesi kolektif karar alma esasına dayanır, bu da acil müdahale gerektiren durumlarda hızlı karar almayı zorlaştırabilir. Ayrıca, üyeler arasında görüş ayrılığı olduğunda, denetim fonksiyonunun duraksama riski de dikkate alınmalıdır.

Son olarak, uygun personel temini gibi evrensel bir sorun vardır. Denetim komitesinin çoğunluğunu oluşturan dış yönetim kurulu üyelerinin, finans ve muhasebe bilgisine, ilgili şirketin işine derin bir anlayışa ve en önemlisi yönetimden bağımsız olarak cesurca görüş bildirme yeteneğine sahip olmaları gerekmektedir. Bu tür niteliklere sahip personel temin etmek, birçok şirket için hala büyük bir zorluktur.

Özet

Denetim ve benzeri komiteler kuran şirketler, Japon Şirketler Hukuku’nun sunduğu, gelişmiş ve güçlü bir kurumsal yönetim seçeneğidir. Bu sistemin temel değeri, uluslararası düzeyde kabul gören güçlü bir yönetim kurulu denetim fonksiyonunu, hızla değişen iş ortamına uyum sağlamak için esnek bir yönetim yapısıyla stratejik olarak birleştirmesidir. Bu sistem, geleneksel denetim kurulu kuran şirketlerin denetim fonksiyonunun etkinliği ile ilgili sorunlarına yanıt verirken, atama komitesi gibi köklü organizasyonel değişiklikler gerektirmediği için birçok Japon şirketi için gerçekçi ve cazip bir seçenek sunmaktadır. Ancak, bu avantajları en üst düzeye çıkarmak için, yöneticilerin görev sürelerinin yönetimi, komitelerin etkinliğini destekleyen operasyonel yapıların oluşturulması ve en önemlisi bu sistemin taşıyıcısı olacak yetenekli dış yönetim kurulu üyelerinin temini gibi pratik sorunlara ciddi bir şekilde eğilmek gerekmektedir. Şirket için en uygun yönetim yapısını seçmek ve inşa etmek, sürdürülebilir kurumsal değer artışını hedeflerken son derece önemli bir stratejik karar olarak değerlendirilebilir.

Monolith Hukuk Bürosu, denetim ve benzeri komiteler kuran şirketlerin kurulumu ve işletimi dahil olmak üzere, Japon kurumsal yönetimi konularında yurt içi ve yurt dışındaki çeşitli müşterilere danışmanlık hizmeti sunma konusunda geniş bir deneyime sahiptir. Büromuzda, yabancı avukatlık lisansına sahip İngilizce konuşan birçok uzman bulunmaktadır ve Japon Şirketler Hukuku’nun içerdiği karmaşık konuları uluslararası bir perspektiften anlaşılır bir şekilde açıklayarak, müşterilerin iş hedeflerine en uygun yönetim yapısını kurmaları için uzman ve pratik destek sunabilmektedir. Bu makalede açıklanan konularla ilgili hukuki destek ihtiyacınız varsa, lütfen büromuzla iletişime geçin.