Giải thích pháp lý về việc soạn thảo điều lệ công ty tại Nhật Bản

Trong quá trình thành lập công ty tại Nhật Bản, việc soạn thảo điều lệ công ty không chỉ là một bước thủ tục. Điều lệ công ty là một văn bản pháp lý quy định cơ cấu tổ chức, hoạt động và các quy tắc cơ bản của công ty, thường được gọi là “Hiến pháp của công ty”. Cách thiết kế và soạn thảo văn bản này sẽ ảnh hưởng sâu rộng đến cấu trúc quản trị, quy trình ra quyết định và khả năng phát triển tương lai của công ty sau khi thành lập. Các quy định trong điều lệ có hiệu lực pháp lý mạnh mẽ, ràng buộc các cổ đông, giám đốc và chính công ty theo quy định nghiêm ngặt của Luật Công ty Nhật Bản. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về cấu trúc cơ bản của điều lệ theo Luật Công ty Nhật Bản, các điều khoản bắt buộc phải ghi, các điều khoản cần thiết để có hiệu lực pháp lý nhất định, và các điều khoản có thể tự nguyện ghi để phản ánh tính cách riêng của công ty, cùng với các yêu cầu pháp lý và điểm lưu ý trong thực tiễn. Đặc biệt, chúng tôi sẽ tập trung vào các vấn đề quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định quản lý như việc giải thích “mục tiêu” xác định phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty và quy định phức tạp liên quan đến “góp vốn bằng tài sản” không phải là tiền mặt. Cuối cùng, bài viết cũng sẽ chi tiết về thủ tục chứng thực cần thiết để điều lệ có hiệu lực pháp lý, cung cấp kiến thức pháp lý toàn diện để xây dựng nền tảng cho việc thành lập công ty.

Cấu trúc cơ bản của Điều lệ công ty: Ba loại thông tin cần ghi chép

Luật công ty của Nhật Bản phân loại các thông tin cần được ghi chép trong điều lệ công ty thành ba hạng mục dựa trên tính chất pháp lý của chúng, đó là “thông tin cần ghi chép tuyệt đối,” “thông tin cần ghi chép tương đối,” và “thông tin cần ghi chép tự nguyện” . Cấu trúc ba tầng này phản ánh ý định lập pháp nhằm đảm bảo một khung pháp lý cơ bản chung cho tất cả các công ty, đồng thời cho phép các doanh nghiệp thiết kế quản trị linh hoạt phù hợp với thực tế hoạt động của mình.

Thông tin cần ghi chép tuyệt đối, như tên gọi của nó, là những thông tin mà điều lệ công ty bắt buộc phải ghi chép. Nếu thiếu bất kỳ thông tin nào trong số này hoặc nếu thông tin ghi chép không hợp lệ về mặt pháp lý, toàn bộ điều lệ sẽ trở nên vô hiệu, và việc thành lập công ty sẽ không được công nhận . Điều này là do những thông tin này bao gồm các thông tin cần thiết để xác định danh tính cơ bản của công ty, như tên thương mại, mục tiêu kinh doanh, và địa chỉ trụ sở chính, nhằm đảm bảo an toàn trong giao dịch.

Tiếp theo, thông tin cần ghi chép tương đối không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của điều lệ nếu không được ghi chép. Tuy nhiên, nếu công ty muốn thiết lập các quy tắc liên quan đến những thông tin này, chúng cần phải được ghi chép trong điều lệ để có hiệu lực pháp lý . Ví dụ, các quy định hạn chế chuyển nhượng cổ phần hoặc quy định về việc thiết lập hội đồng quản trị là những thông tin thuộc loại này. Những thông tin này thường khác biệt so với các quy tắc nguyên tắc do luật công ty Nhật Bản đặt ra, do đó việc ghi chép trong điều lệ công ty – văn bản pháp lý cao nhất của công ty – nhằm làm rõ hiệu lực của chúng và ràng buộc tất cả cổ đông và các bên liên quan.

Cuối cùng, thông tin cần ghi chép tự nguyện là những thông tin không thuộc hai hạng mục trên và có thể do công ty tự quyết định, miễn là chúng không vi phạm luật công ty Nhật Bản, các quy định bắt buộc khác, hoặc trật tự công cộng và đạo đức tốt . Ví dụ, việc quy định năm tài chính hoặc thời gian triệu tập đại hội đồng cổ đông thường niên có thể được nêu ra. Mặc dù những thông tin này có thể được quy định trong các quy chế nội bộ khác của công ty, nhưng việc ghi chép chúng trong điều lệ sẽ nâng cao tầm quan trọng của các quy định và yêu cầu các thủ tục nghiêm ngặt như quyết định đặc biệt của đại hội đồng cổ đông để thay đổi, qua đó đảm bảo sự ổn định trong quản lý công ty . Do đó, việc quyết định thông tin nào sẽ thuộc hạng mục nào để ghi chép trong điều lệ là một quyết định chiến lược quan trọng, nhìn về tương lai hoạt động của công ty.

Những Thông Tin Cốt Lõi Cần Ghi Rõ Trong Điều Lệ Công Ty theo Luật Nhật Bản

Thông tin cốt lõi cần ghi rõ là những thông tin quan trọng nhất, tạo nên nền tảng pháp nhân của công ty. Điều 27 của Luật Công ty Nhật Bản quy định rằng điều lệ của một công ty cổ phần phải bao gồm năm thông tin sau đây:

1. Mục tiêu
2. Tên thương mại
3. Địa chỉ trụ sở chính
4. Giá trị tài sản góp vốn khi thành lập hoặc số tiền tối thiểu
5. Họ tên hoặc tên gọi và địa chỉ của người sáng lập

Trong số những thông tin này, việc ghi rõ “Mục tiêu” là vô cùng quan trọng vì nó pháp lý hóa phạm vi hoạt động của công ty. Mục tiêu của công ty cần phải đảm bảo tính hợp pháp, có lợi nhuận và rõ ràng. Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng có sự khác biệt giữa lý thuyết pháp luật và yêu cầu thực tiễn khi giải thích “phạm vi mục tiêu”.

Tòa án Tối cao Nhật Bản đã nhất quán thể hiện quan điểm rằng khả năng hành động pháp lý của công ty bị giới hạn bởi mục tiêu được quy định trong điều lệ, nhưng phạm vi này nên được giải thích rộng rãi, như trong phán quyết của vụ việc Yawata Steel (phán quyết của Tòa án Tối cao ngày 24 tháng 6 năm 1970). Theo các phán quyết, hành động của công ty không chỉ giới hạn trong mục tiêu cụ thể được ghi trong điều lệ mà còn bao gồm “mọi hành động trực tiếp hoặc gián tiếp cần thiết” để thực hiện mục tiêu đó. Cách giải thích này nhằm bảo vệ bên thứ ba khi giao dịch với công ty và đảm bảo an toàn trong giao dịch. Nếu hành động của công ty bị hạn chế nghiêm ngặt trong phạm vi mục tiêu, đối tác giao dịch sẽ phải liên tục kiểm tra xem giao dịch có nằm trong phạm vi điều lệ của công ty đối tác hay không, làm cản trở hoạt động kinh tế trôi chảy.

Tuy nhiên, cách giải thích pháp lý rộng rãi này không phải lúc nào cũng áp dụng được trong mọi tình huống thực tiễn. Ví dụ, khi nhận khoản vay từ ngân hàng, nếu dự án vay không được ghi rõ trong mục tiêu của điều lệ, việc xét duyệt có thể gặp khó khăn. Đối với các ngành như xây dựng hay cung ứng nhân lực, khi cần phải có giấy phép từ cơ quan quản lý, việc ghi rõ nội dung kinh doanh trong mục tiêu của điều lệ là điều kiện tiên quyết để được cấp phép. Trong kiểm toán thuế, cũng có khả năng phát sinh nghi vấn liệu chi phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh không được ghi trong điều lệ có được công nhận là chi phí của công ty hay không.

Vì vậy, mặc dù pháp luật cho phép công ty hoạt động trong phạm vi rộng lớn, để phòng tránh trở ngại trong thực tiễn và đảm bảo hoạt động kinh doanh trôi chảy, việc ghi rõ không chỉ các hoạt động kinh doanh hiện tại mà còn cả những hoạt động có khả năng triển khai trong tương lai vào mục tiêu của điều lệ là một chiến lược thông minh.

Các Yếu Tố Cần Thiết Để Phát Huy Hiệu Lực Của Các Điều Khoản Tương Đối

Các điều khoản tương đối là những yếu tố có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các bên liên quan như cổ đông hay chủ nợ, trong khi vẫn tôn trọng quyền tự chủ của công ty. Chính vì vậy, việc ghi chép chúng vào điều lệ công ty trở thành yêu cầu bắt buộc để phát huy hiệu lực của chúng. Nếu không được ghi trong điều lệ, ngay cả khi đã được quyết định tại đại hội cổ đông, những điều khoản đó sẽ không có hiệu lực pháp lý.

Ví dụ điển hình về các điều khoản tương đối bao gồm quy định về hạn chế chuyển nhượng cổ phần, việc thiết lập hội đồng quản trị hay kiểm soát viên, và việc lập người quản lý sổ đăng ký cổ đông. Những quy định này cho phép công ty thực hiện các điều chỉnh độc đáo thay thế cho các quy tắc đồng nhất của luật công ty Nhật Bản, nhưng do tính quan trọng, chúng yêu cầu phải được ghi vào điều lệ – quy tắc cơ bản của công ty.

Trong số các điều khoản tương đối, những điều khoản được quy định nghiêm ngặt nhất là “các vấn đề liên quan đến việc thành lập công ty biến thái” theo Điều 28 của Luật Công ty Nhật Bản. Tên gọi này ám chỉ những vấn đề liên quan đến việc thành lập công ty theo cách “khác thường” so với việc thành lập thông qua góp vốn bằng tiền mặt. Các vấn đề liên quan đến việc thành lập công ty biến thái bao gồm bốn điểm sau:

• Góp vốn bằng tài sản: góp vốn không bằng tiền mặt mà bằng tài sản khác.
• Nhận chuyển giao tài sản: hợp đồng cam kết chuyển giao tài sản cụ thể sau khi công ty được thành lập giữa người sáng lập và công ty.
• Khoản thù lao và lợi ích đặc biệt khác cho người sáng lập: lợi ích vật chất mà người sáng lập nhận được như một phần thưởng cho việc thành lập công ty.
• Chi phí liên quan đến việc thành lập công ty do công ty cổ phần chịu trách nhiệm.

Điểm chung của những vấn đề này là chúng xuất hiện tại thời điểm công ty mới thành lập, khi mà chưa có cơ quan quyết định độc lập nào tồn tại, và do đó có nguy cơ làm suy yếu nền tảng tài chính của công ty dựa trên quyết định của người sáng lập. Ví dụ, nếu góp vốn bằng tài sản có giá trị thấp nhưng được đánh giá quá cao, hoặc người sáng lập nhận được thù lao không công bằng và quá lớn, thì vốn của công ty mới thành lập sẽ chỉ là danh nghĩa, không đi kèm với giá trị thực tế, dẫn đến việc hình thành một “công ty trống rỗng”.

Để ngăn chặn tình trạng này và đảm bảo nền tảng tài chính của công ty, Luật Công ty Nhật Bản thực hiện nguyên tắc “tăng cường vốn” bằng cách yêu cầu ghi chép những vấn đề liên quan đến việc thành lập công ty biến thái vào điều lệ, và thêm vào đó, nguyên tắc chung là yêu cầu phải có sự điều tra của thanh tra viên được tòa án bổ nhiệm, nhằm thiết lập các chức năng kiểm tra đa tầng.

Bản chất của việc thành lập biến thái: Góp vốn bằng tài sản và quy định pháp lý của nó theo Luật Công ty Nhật Bản

Trong các vấn đề liên quan đến việc thành lập công ty theo hình thức biến thái, việc góp vốn bằng tài sản không chỉ được sử dụng phổ biến trong thực tiễn mà còn được quy định một cách chi tiết nhất. Góp vốn bằng tài sản là hình thức góp vốn không bằng tiền mặt mà bằng tài sản như bất động sản, xe cộ, quyền sở hữu trí tuệ, và nhận cổ phần của công ty làm đối ứng. Điều này mang lại lợi ích là ngay cả khi thiếu vốn tiền mặt, các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng tài sản sẵn có để tăng cường vốn điều lệ.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan trong việc đánh giá và ngăn chặn việc thổi phồng không chính đáng giá trị vốn, Luật Công ty Nhật Bản áp đặt quy định nghiêm ngặt đối với việc góp vốn bằng tài sản. Những quy định này dựa trên nguyên tắc cơ bản là “nguyên tắc tăng cường vốn” nhằm bảo vệ tài sản của công ty và quyền lợi của các chủ nợ.

Đầu tiên, khi thực hiện góp vốn bằng tài sản, theo Điều 28, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản, phải ghi rõ chi tiết trong điều lệ công ty. Cụ thể, cần phải nêu rõ tên của người góp vốn, tài sản được góp và giá trị của nó, cũng như số lượng cổ phần được phân bổ cho người góp vốn đó.

Thứ hai, nguyên tắc chung là sau khi điều lệ được chứng nhận, phải nộp đơn xin bổ nhiệm thanh tra viên tới tòa án để tiến hành kiểm tra giá trị tài sản góp vốn (theo Điều 33 của Luật Công ty Nhật Bản). Quy trình này đòi hỏi thời gian và chi phí, do đó tạo ra gánh nặng lớn trong thực tiễn.

Do đó, Luật Công ty Nhật Bản đã thiết lập các trường hợp ngoại lệ không cần phải trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt này. Trong thực tiễn, hầu hết các trường hợp góp vốn bằng tài sản đều sử dụng các quy định ngoại lệ này. Các trường hợp ngoại lệ chủ yếu bao gồm:

• Tổng giá trị ghi trong điều lệ của tài sản góp vốn dưới 5 triệu yên.
• Tài sản góp vốn là chứng khoán có giá trị thị trường và giá trị ghi trong điều lệ không vượt quá giá trị thị trường đó.
• Giá trị ghi trong điều lệ được xác định là phù hợp dựa trên chứng nhận của các chuyên gia như luật sư, kế toán viên công chứng, cố vấn thuế (tuy nhiên, nếu tài sản là bất động sản, cần thêm đánh giá của chuyên gia định giá bất động sản).

Thứ ba, Luật Công ty Nhật Bản cũng thiết lập hệ thống truy cứu trách nhiệm sau này. Theo Điều 52 của Luật Công ty Nhật Bản, nếu giá trị thực tế của tài sản góp vốn tại thời điểm thành lập công ty “đáng kể thấp hơn” so với giá trị ghi trong điều lệ, người sáng lập và giám đốc thời điểm thành lập phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường cho công ty số tiền thiếu hụt đó (trách nhiệm bù đắp giá trị). Trách nhiệm này là trách nhiệm không cần lỗi và rất nặng nề. Ngay cả các chuyên gia đã chứng nhận giá trị cũng phải chịu trách nhiệm liên đới nếu không thể chứng minh họ không lơ là. Phán quyết ngày 19 tháng 2 năm 2016 của Tòa án Cấp cao Osaka là một trường hợp nổi bật về trách nhiệm của luật sư đã thực hiện chứng nhận giá trị tài sản góp vốn, cho thấy mức độ nghiêm trọng của trách nhiệm mà các chuyên gia phải gánh chịu.

Như vậy, Luật Công ty Nhật Bản thông qua ba cấp độ quy định: ghi chép trong điều lệ, kiểm tra trước và trách nhiệm sau, nhằm ngăn chặn lạm dụng việc góp vốn bằng tài sản và thực chất bảo vệ nguyên tắc tăng cường vốn.

Các điều khoản tự nguyện phản ánh tính cách riêng của công ty

Các điều khoản tự nguyện là những quy định không thuộc điều khoản bắt buộc hay điều khoản tương đối, mà công ty có thể tự ý đưa vào điều lệ để hỗ trợ việc quản lý hoạt động một cách trơn tru. Những điều khoản này không phải là bất hợp pháp nếu không được ghi trong điều lệ, và cũng có thể được quy định trong các quy chế cấp dưới như quy tắc hội đồng quản trị. Tuy nhiên, việc cố ý đưa chúng vào điều lệ – văn bản cao nhất của công ty – có ý nghĩa quan trọng.

Để thay đổi các điều khoản đã được ghi trong điều lệ, nguyên tắc chung là cần có quyết định đặc biệt của đại hội đồng cổ đông, tức là cần có sự tham gia của cổ đông sở hữu hơn một nửa số quyền biểu quyết và sự đồng ý của ít nhất hai phần ba số quyền biểu quyết của những cổ đông có mặt. Điều này đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt hơn nhiều so với các quy chế nội bộ có thể dễ dàng thay đổi thông qua quyết định của hội đồng quản trị.

Do đó, việc lựa chọn những điều khoản nào để đưa vào điều lệ dưới dạng các điều khoản tự nguyện là một quyết định chiến lược, cân nhắc giữa “linh hoạt” và “ổn định” trong quản lý. Ví dụ, các điều khoản sau đây thường được quy định là các điều khoản tự nguyện:

• Thời gian triệu tập đại hội đồng cổ đông thường niên
• Số lượng thành viên hội đồng quản trị và kiểm soát viên
• Phương pháp quyết định tiền lương của các thành viên ban điều hành
• Năm tài chính

Đặc biệt, trong các doanh nghiệp liên doanh có nhiều cổ đông hoặc công ty nhận đầu tư từ các nhà đầu tư bên ngoài, việc “cố định” các quy tắc quản lý cụ thể trong điều lệ dưới dạng các điều khoản tự nguyện là một phương tiện hiệu quả để bảo vệ quyền lợi của cổ đông thiểu số và đảm bảo tuân thủ các thỏa thuận giữa các nhà sáng lập. Ví dụ, việc cụ thể hóa số lượng thành viên hội đồng quản trị trong điều lệ có thể ngăn chặn việc cổ đông đa số đơn phương thay đổi cấu trúc hội đồng quản trị. Như vậy, các điều khoản tự nguyện phản ánh tính cách của công ty và quan hệ lực lượng giữa các bên liên quan, đồng thời hoạt động như một công cụ quản trị để phòng ngừa xung đột trong tương lai.

Giai đoạn cuối cùng trong việc soạn thảo Điều lệ công ty: Thủ tục chứng nhận

Trong quá trình thành lập công ty cổ phần tại Nhật Bản, Điều lệ công ty (Điều lệ ban đầu) do người sáng lập soạn thảo phải được chứng nhận bởi một công chứng viên theo Điều 30, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản. Thủ tục chứng nhận này đảm bảo tính rõ ràng của Điều lệ và ngăn chặn tranh chấp sau này, đồng thời chứng minh rằng Điều lệ đã được soạn thảo theo đúng quy trình pháp lý.

Có hai phương pháp chứng nhận: chứng nhận truyền thống “bằng văn bản” và chứng nhận hiện đại “bằng Điều lệ điện tử”. Sự khác biệt lớn nhất giữa hai phương pháp này là về mặt chi phí, đặc biệt là liên quan đến thuế tem. Điều lệ được soạn thảo bằng văn bản phải dán tem thuế thu nhập 40.000 yên theo Luật Thuế Tem Nhật Bản. Ngược lại, Điều lệ điện tử là dữ liệu điện tử và không được coi là “văn bản”, do đó không bị áp thuế tem này.

Tuy nhiên, để soạn thảo và nhận chứng nhận Điều lệ điện tử, bạn cần có phần mềm ký điện tử, thiết bị đọc thẻ IC và chứng chỉ điện tử được lưu trữ trên thẻ My Number, v.v. Nếu bạn tự chuẩn bị những thiết bị này từ đầu, chi phí ban đầu có thể vượt quá số tiền tiết kiệm được từ thuế tem. Do đó, đặc biệt trong trường hợp thành lập công ty chỉ một lần, việc yêu cầu sự hỗ trợ từ các chuyên gia như sư đoàn hành chính hoặc luật sư, những người đã có sẵn môi trường chứng nhận điện tử, thường là lựa chọn hiệu quả nhất về mặt chi phí và thời gian.

Bảng dưới đây tóm tắt những khác biệt chính giữa chứng nhận bằng văn bản và chứng nhận điện tử.

Như bảng trên cho thấy, chứng nhận điện tử có ưu điểm rõ ràng là không phải chịu thuế tem, nhưng để tận dụng lợi ích này, bạn cần có sự chuẩn bị về mặt kỹ thuật. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp với tình hình của công ty bạn là rất quan trọng.

Tổng kết

Như đã chi tiết trong bài viết này, điều lệ công ty không chỉ là một trong những tài liệu thành lập mà còn là văn bản quan trọng nhất quy định danh tính pháp lý, quản trị và cốt lõi hoạt động kinh doanh của công ty. Trên nền tảng các điều khoản bắt buộc cần phải ghi chép, công ty có thể tiến hành thiết kế cơ cấu tổ chức chiến lược thông qua các điều khoản tương đối và tạo ra các quy tắc vận hành độc đáo của mình thông qua các điều khoản tự nguyện, từ đó hoàn thiện một ‘hiến pháp’ riêng biệt cho mỗi công ty. Đặc biệt, việc cân nhắc giữa pháp lý và yêu cầu thực tiễn trong việc ghi chép ‘mục tiêu’ xác định phạm vi kinh doanh của công ty, cũng như quy định phức tạp liên quan đến ‘góp vốn bằng hiện vật’ nhằm thể hiện nguyên tắc vốn đầy đủ, là những vấn đề khó có thể giải quyết một cách thích hợp nếu không có kiến thức chuyên môn. Việc hiểu rõ và phản ánh chính xác những quy định này vào điều lệ là điều cần thiết để xây dựng nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng bền vững và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong tương lai.

Phòng luật sư Monolith của chúng tôi có nhiều thành tích đáng tự hào trong việc hỗ trợ khách hàng tại Nhật Bản với các vấn đề liên quan đến chủ đề này. Phòng luật sư của chúng tôi không chỉ có các luật sư đa ngôn ngữ với chứng chỉ hành nghề luật sư của Nhật Bản mà còn có nhiều luật sư nói tiếng Anh với chứng chỉ hành nghề ở nước ngoài, cho phép chúng tôi cung cấp hỗ trợ pháp lý tinh tế và phù hợp với nhu cầu đặc biệt của quý khách hàng trong môi trường kinh doanh quốc tế. Từ việc soạn thảo điều lệ, chứng nhận, cho đến việc xây dựng cơ cấu quản trị sau khi thành lập, chúng tôi luôn sẵn sàng đề xuất các giải pháp tối ưu dựa trên kiến thức chuyên môn của mình ở mọi giai đoạn.