Khung pháp lý của hệ thống quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản: Giải thích về quản lý nhập cảnh, thủ tục lên bờ và quản lý xuất cảnh

Trong nền kinh tế toàn cầu hiện đại, việc triển khai chiến lược đối với cấp quản lý và chuyên gia là yếu tố không thể thiếu để các công ty đa quốc gia gặt hái thành công trên thị trường Nhật Bản. Trong bối cảnh này, việc hiểu sâu về hệ thống quản lý xuất nhập cảnh của Nhật Bản không chỉ là công việc quản lý thông thường mà còn là nền tảng cốt lõi của quản trị doanh nghiệp và quản lý rủi ro chiến lược. Đến năm 2023 (Reiwa 5), số lượng người nhập cảnh mới vào Nhật Bản đã đạt khoảng 23,75 triệu người và số lượng người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản vào cuối năm lên tới khoảng 3,41 triệu người, cho thấy sự di chuyển quốc tế tại Nhật Bản đang ngày càng sôi động. Bài viết này sẽ giải thích về khuôn khổ pháp lý điều chỉnh việc nhập cảnh, lên bờ và xuất cảnh của người nước ngoài dựa trên quy định của “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Nhận diện Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Luật Xuất nhập cảnh”), từ góc độ hệ thống và chuyên môn. Cụ thể, từ việc lấy visa làm tiền đề cho việc đi đến Nhật Bản, đến các thủ tục cốt lõi khi nhập cảnh là kiểm tra lên bờ, và cuối cùng là các thủ tục liên quan đến xuất cảnh và tái nhập cảnh, bài viết sẽ mô tả từng bước một cách chi tiết, làm rõ ý nghĩa pháp lý và các điểm cần lưu ý trong thực tiễn.

Nguyên tắc cơ bản và Luật Quản lý Nhập cảnh của Nhật Bản

Trụ cột của hệ thống quản lý nhập cảnh Nhật Bản là Luật Quản lý Nhập cảnh, được thiết lập vào năm 1951. Luật này đặt ra các nguyên tắc cơ bản để quản lý việc di chuyển của tất cả mọi người vào và ra khỏi Nhật Bản.

Điều 1 của Luật Quản lý Nhập cảnh Nhật Bản quy định mục tiêu của luật này là “đảm bảo quản lý công bằng việc nhập cảnh và xuất cảnh của tất cả mọi người vào và ra khỏi nước Nhật.” Cụm từ “quản lý” này làm rõ thái độ cơ bản của hệ thống quản lý nhập cảnh Nhật Bản, dựa trên chủ quyền quốc gia, để kiểm soát nghiêm ngặt việc ai được phép vượt qua biên giới, nhằm bảo vệ lợi ích quốc gia, trật tự công cộng và an ninh trong nước. Hệ thống này, mặc dù có khía cạnh tích cực trong việc chào đón những người có kỹ năng đặc biệt và đóng góp cho xã hội Nhật Bản, nhưng trong việc thực thi, nó áp dụng những tiêu chuẩn vô cùng nghiêm ngặt.

Để hiểu rõ về khuôn khổ pháp lý này, việc nắm bắt các thuật ngữ cơ bản được định nghĩa trong Điều 2 của Luật Quản lý Nhập cảnh là quan trọng. Ví dụ, “người nước ngoài” là những người không có quốc tịch Nhật Bản, và “hộ chiếu” là tài liệu do chính phủ Nhật Bản hoặc chính phủ nước ngoài được Nhật Bản công nhận phát hành. Các thủ tục này được thực hiện bởi “cán bộ kiểm soát nhập cảnh” thuộc Cơ quan Quản lý Nhập cảnh và Cư trú, một cơ quan ngoại vi của Bộ Tư pháp, tại các “cảng nhập cảnh” được quy định bởi lệnh của Bộ Tư pháp, như cảng và sân bay.

Do đó, khi các doanh nghiệp muốn mời người nước ngoài đến Nhật Bản, họ cần nhận thức rằng quy trình này không chỉ là một quy trình nộp đơn đơn thuần mà còn là hành động xin phép từ một quốc gia chủ quyền, với ưu tiên hàng đầu là bảo vệ an ninh quốc gia và duy trì trật tự. Những sai sót nhỏ trong hồ sơ đăng ký hoặc sự không nhất quán trong nội dung ghi chép có thể không chỉ được xử lý như những lỗi hành chính thông thường mà còn được coi là không đáp ứng được tiêu chuẩn chứng minh cao mà luật đòi hỏi để được cấp phép nhập cảnh, và có thể dẫn đến việc từ chối đơn đăng ký. Trách nhiệm chứng minh hoàn toàn thuộc về người nộp đơn và doanh nghiệp mời họ.

Quy Trình Nhập Cảnh vào Nhật Bản: Visa và Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú

Để nhập cảnh vào Nhật Bản, nguyên tắc chung là người nước ngoài cần phải đầu tiên có được visa từ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài. Visa là một loại giấy giới thiệu chứng minh rằng hộ chiếu của người đó còn hiệu lực và không có trở ngại nào khi nhập cảnh Nhật Bản dưới các điều kiện được ghi trong visa. Tuy nhiên, điểm cực kỳ quan trọng là việc có được visa không đảm bảo quyền nhập cảnh vào Nhật Bản. Quyết định cuối cùng về việc có được phép nhập cảnh hay không sẽ được đưa ra bởi viên chức nhập cảnh tại cảng nhập cảnh Nhật Bản trong quá trình kiểm tra lúc lên bờ.

Để quá trình hai bước này diễn ra suôn sẻ, Nhật Bản đã thiết lập hệ thống “Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú” (Certificate of Eligibility, COE). Đây là văn bản chứng nhận rằng hoạt động mà người nước ngoài dự định thực hiện tại Nhật Bản phù hợp với các yêu cầu tư cách lưu trú theo quy định của luật quản lý nhập cư, được Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú Nhật Bản xem xét và chứng nhận trước. Khi một công ty muốn tuyển dụng người nước ngoài, họ sẽ đầu tiên nộp đơn xin cấp giấy chứng nhận này tại Nhật Bản, sau đó gửi giấy chứng nhận đã được cấp cho người đó ở nước ngoài. Người đó sẽ nộp giấy chứng nhận này tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản địa phương để xin visa. Việc có kèm theo COE sẽ giúp quá trình cấp visa và kiểm tra lúc lên bờ khi đến Nhật Bản diễn ra nhanh chóng hơn.

Về pháp lý của việc cấp visa, có một phán quyết quan trọng đã được đưa ra. Phán quyết của Tòa án Quận Tokyo ngày 8 tháng 7 năm 2010 (vụ kiện yêu cầu hủy bỏ quyết định từ chối cấp visa) đã quyết định rằng việc từ chối cấp visa bởi viên chức lãnh sự Nhật Bản không phải là “quyết định hành chính” mà có thể kháng cáo tại tòa án Nhật Bản. Lý do là, theo luật pháp quốc tế thông thường, các quốc gia không có nghĩa vụ phải chấp nhận người nước ngoài, và việc cấp visa là hành động ngoại giao dựa trên chủ quyền quốc gia, khác biệt với các thủ tục hành chính trong nước theo quy định của luật nhập cư.

Phán quyết này pháp lý hóa sự phân biệt rõ ràng giữa chức năng ngoại giao của Bộ Ngoại giao, quản lý việc cấp visa, và chức năng hành chính trong nước của Bộ Tư pháp (Cơ quan Quản lý Nhập cư và Cư trú), quản lý việc cấp phép lên bờ. Nghĩa là, nếu việc cấp visa bị từ chối, không thể đưa ra kháng cáo thông qua hệ thống tư pháp của Nhật Bản. Điều này tạo ra một rủi ro lớn và không thể tránh khỏi đối với các công ty. Nếu visa của một nhân viên quan trọng hoặc chuyên gia không được cấp, công ty không có phương tiện pháp lý để buộc chính phủ cấp visa. Chiến lược duy nhất và tốt nhất để giảm thiểu rủi ro này là từ giai đoạn đầu của quá trình nộp đơn, phải có được Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú và chuẩn bị hồ sơ xin visa hoàn hảo và thuyết phục.

Kiểm Định Đặt Chân Tại Nhật Bản: Khởi Đầu Cho Sự Cư Trú Hợp Pháp

Khi người nước ngoài đã có visa và đến Nhật Bản, họ phải trải qua kiểm định đặt chân tại cảng nhập cảnh do viên chức kiểm định nhập cảnh thực hiện. Chỉ sau khi vượt qua kiểm định này và nhận được con dấu cho phép đặt chân trên hộ chiếu, họ mới chính thức bắt đầu sự cư trú hợp pháp tại Nhật Bản. Điều 6 và Điều 7 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản (Japanese Immigration Control and Refugee Recognition Act) quy định các yêu cầu nghiêm ngặt cho việc cấp phép đặt chân.

Viên chức kiểm định nhập cảnh sẽ xem xét liệu người đó có đáp ứng đủ cả 5 điều kiện sau đây hay không:

1. Sở hữu hộ chiếu hợp lệ và (nếu cần) visa.
2. Hoạt động dự định thực hiện tại Nhật Bản không phải là giả mạo và phải phù hợp với một loại tư cách lưu trú cụ thể.
3. Hoạt động dự định phải phù hợp với các tiêu chuẩn của loại tư cách lưu trú được liệt kê trong phụ lục của Luật Quản lý Nhập cư (bao gồm cả các tiêu chuẩn cho phép đặt chân được quy định bởi Bộ Tư pháp).
4. Thời gian lưu trú dự định phải phù hợp với các quy định của pháp luật.
5. Không thuộc các trường hợp bị từ chối đặt chân theo Điều 5 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản (bao gồm lịch sử phạm tội trước đây hoặc lịch sử bị buộc rời khỏi Nhật Bản).

Các loại tư cách lưu trú liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là những loại liên quan đến việc làm, đều có những yêu cầu đặc thù riêng biệt được quy định.

Tư cách lưu trú ‘Quản lý Kinh doanh’ tại Nhật Bản

Tư cách lưu trú này dành cho người nước ngoài tham gia vào việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản. Các yêu cầu chính bao gồm việc phải có một văn phòng kinh doanh độc lập được thiết lập tại Nhật Bản, và quy mô kinh doanh phải có vốn điều lệ từ 5 triệu yên trở lên hoặc phải tuyển dụng ít nhất hai nhân viên toàn thời gian cư trú tại Nhật Bản. Khi nộp đơn, việc chứng minh tính cụ thể và khả năng thực hiện của kế hoạch kinh doanh, cũng như sự ổn định và khả năng duy trì hoạt động kinh doanh một cách khách quan, là điều không thể thiếu.

Tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ tại Nhật Bản

Đây là tư cách lưu trú thường được áp dụng nhất cho những nhân viên chuyên nghiệp có kỹ thuật chuyên môn hoặc kiến thức sâu rộng. Yêu cầu cốt lõi là phải có mối liên hệ rõ ràng giữa nội dung công việc mà người đó tham gia và trình độ học vấn của họ (chuyên ngành họ đã học tại đại học hoặc trường chuyên môn ở Nhật Bản) hoặc kinh nghiệm làm việc của họ. Ví dụ điển hình là trường hợp một người đã chuyên ngành kỹ thuật cơ khí tại đại học và sau đó làm việc như một kỹ sư. Ngoài ra, mức lương phải tương đương hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật làm công việc tương tự nhận được, đây cũng là một yêu cầu theo luật pháp.

Tư cách lưu trú ‘Chuyển việc nội bộ công ty’

Tư cách lưu trú này áp dụng cho trường hợp nhân viên được chuyển từ công ty mẹ hoặc công ty con ở nước ngoài đến công ty liên quan ở Nhật Bản. Điều kiện tiên quyết cho việc nộp đơn là người nộp đơn phải đã liên tục làm việc trong lĩnh vực ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’ tại cơ sở ở nước ngoài ít nhất 1 năm trước khi chuyển việc. Đặc điểm nổi bật của tư cách lưu trú này là khác với tư cách lưu trú ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế’, không nhất thiết yêu cầu bằng cấp đại học hoặc tương đương.

Các tư cách lưu trú này đều có mục đích và yêu cầu khác nhau. Khi công ty tiến hành bố trí nhân sự, việc lựa chọn tư cách lưu trú phù hợp nhất dựa trên lý lịch và vai trò của từng nhân viên tại Nhật Bản đòi hỏi sự đánh giá chiến lược. Bảng dưới đây so sánh yêu cầu của ba tư cách lưu trú chính.

Kết quả của việc kiểm tra nhập cảnh, nếu người nước ngoài được công nhận đáp ứng các điều kiện này, họ sẽ được cấp ‘Thẻ lưu trú’ ghi rõ tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú. Thẻ này hoạt động như một giấy tờ chứng minh nhân thân cho người nước ngoài lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản và việc mang theo thẻ này luôn luôn là bắt buộc.

Quản lý xuất cảnh từ Nhật Bản: Tầm quan trọng của hệ thống cho phép tái nhập cảnh

Đối với người nước ngoài đang cư trú tại Nhật Bản, việc hiểu rõ thủ tục xuất cảnh khi tạm thời rời khỏi Nhật Bản và quay trở lại là vô cùng quan trọng. Thủ tục xuất cảnh thông thường được hoàn thành bằng cách trình hộ chiếu và nhận sự xác nhận của nhân viên kiểm soát nhập cảnh tại cảng hoặc sân bay xuất cảnh, theo Điều 25 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản.

Tuy nhiên, điểm cần lưu ý nhất là nếu người nước ngoài có tư cách lưu trú không có giấy phép tái nhập cảnh khi thực hiện thủ tục xuất cảnh, tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú mà họ đang có sẽ bị mất ngay lập tức. Nói cách khác, nếu xuất cảnh mà không chuẩn bị gì, để nhập cảnh lại vào Nhật Bản, họ sẽ phải bắt đầu lại từ đầu quy trình xin visa và tư cách lưu trú. Để tránh tình huống này, Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản đã thiết lập hai loại hệ thống cho phép tái nhập cảnh.

Một là “Giấy phép tái nhập cảnh” thông thường dựa trên Điều 26 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản, được nộp trước tại Cơ quan Quản lý Nhập cư địa phương có thẩm quyền nơi người đó cư trú. Giấy phép này có thể là loại một lần hoặc nhiều lần sử dụng trong thời hạn có hiệu lực, với thời hạn tối đa lên đến 5 năm trong phạm vi thời hạn lưu trú hiện tại. Một đặc điểm quan trọng là nếu có lý do chính đáng, có thể nộp đơn xin gia hạn thời hạn có hiệu lực tại Đại sứ quán Nhật Bản ở nước ngoài.

Thứ hai là “Giấy phép tái nhập cảnh mặc định” dựa trên Điều 26-2 của Luật Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Đây là hệ thống thuận tiện hơn, cho phép người nước ngoài có hộ chiếu hợp lệ và thẻ lưu trú, chỉ cần thể hiện ý định của mình trên mục tương ứng của thẻ xuất nhập cảnh (ED Card) tại sân bay khi xuất cảnh để được tái nhập cảnh mà không cần thủ tục trước. Tuy nhiên, thời hạn có hiệu lực của hệ thống này chỉ giới hạn trong 1 năm kể từ ngày xuất cảnh (hoặc đến hạn lưu trú nếu thời hạn lưu trú ít hơn 1 năm) và không thể gia hạn ở nước ngoài.

Việc lựa chọn hệ thống nào phụ thuộc vào thời gian dự kiến rời khỏi Nhật Bản và cần được xem xét cẩn thận. Bảng dưới đây tóm tắt những khác biệt chính giữa hai hệ thống.

Một ví dụ quan trọng về quyền lực rộng lớn của cơ quan hành chính trong việc quyết định giấy phép tái nhập cảnh là phán quyết của Tòa án Tối cao vào ngày 10 tháng 4 năm 1998 (vụ kiện yêu cầu hủy bỏ quyết định không cho phép tái nhập cảnh). Trong vụ việc này, việc một cư dân vĩnh trú từ chối lấy dấu vân tay theo Luật Đăng ký Người nước ngoài khi đó đã dẫn đến việc Bộ trưởng Tư pháp không cấp giấy phép tái nhập cảnh, và sự hợp lệ của quyết định này đã được tranh cãi. Tòa án Tối cao đã ủng hộ quyết định của Bộ trưởng Tư pháp, khẳng định rằng việc cấp phép tái nhập cảnh phải được quyết định dựa trên sự cân nhắc tổng hợp về tình hình lưu trú của người xin, mục đích đi lại, và các tình hình trong và ngoài nước, và rằng quyết định này nằm trong phạm vi quyền lực rộng lớn của Bộ trưởng Tư pháp, người chịu trách nhiệm về quản lý nhập cư.

Phán quyết này cho thấy, ngay cả đối với những người có tư cách lưu trú ổn định nhất như cư dân vĩnh trú, quyền tái nhập cảnh không phải là tuyệt đối và có thể bị hạn chế bởi quyền lực hành chính. Hơn nữa, việc tuân thủ các luật lệ khác ngoài Luật Quản lý Nhập cư (trong trường hợp này là Luật Đăng ký Người nước ngoài) đã được sử dụng làm cơ sở để quyết định cấp phép tái nhập cảnh, điều này đáng chú ý. Điều này cho thấy quản lý lưu trú tại Nhật Bản không chỉ đánh giá việc tuân thủ Luật Quản lý Nhập cư mà còn đánh giá tổng thể việc tuân thủ hệ thống pháp luật Nhật Bản. Đối với doanh nghiệp, điều này có nghĩa là quản lý tuân thủ của nhân viên nước ngoài không chỉ giới hạn ở các thủ tục liên quan đến Luật Quản lý Nhập cư mà còn bao gồm việc thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội và các nghĩa vụ công cộng khác, là một phạm vi rộng lớn hơn. Các vấn đề pháp lý cá nhân của nhân viên có thể trực tiếp đe dọa tự do di chuyển quốc tế, điều cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tổng kết: Chiến lược Toàn cầu của Doanh nghiệp và Tuân thủ Quản lý Nhập cư tại Nhật Bản

Như đã được phân tích trong bài viết này, hệ thống quản lý nhập cư của Nhật Bản dựa trên một khuôn khổ pháp lý nghiêm ngặt nhằm bảo vệ lợi ích chủ quyền của quốc gia, và việc vận hành hệ thống này được giao phó cho quyền lực hành chính rộng lớn. Mỗi giai đoạn của quá trình nhập cảnh, lưu trú và xuất cảnh của người nước ngoài đều được quy định chi tiết bởi các quy tắc pháp lý, và để thành công trong chiến lược nhân sự toàn cầu, doanh nghiệp cần hiểu rõ và tuân thủ chính xác những quy định này. Tinh thần tuân thủ không chỉ đơn thuần là chuẩn bị hồ sơ đăng ký mà còn nằm ở việc nhận thức sâu sắc về các nguyên tắc pháp lý cơ bản như quản lý chủ quyền, quyền lực hành chính và trách nhiệm chứng minh cao đối với người nộp đơn.

Văn phòng Luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến quản lý nhập cư mà bài viết này đã giải thích, phục vụ cho nhiều khách hàng trong nước tại Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi có nhiều thành viên là luật sư có bằng cấp quốc tế và thông thạo tiếng Anh, cho phép chúng tôi cung cấp sự hỗ trợ tận tình và trôi chảy, vượt qua rào cản về pháp luật và văn hóa. Là đối tác không thể thiếu trong việc hòa nhập chiến lược nhân sự toàn cầu của doanh nghiệp với khuôn khổ pháp lý nghiêm ngặt của Nhật Bản, chúng tôi cam kết hỗ trợ quý công ty với kiến thức chuyên môn sâu rộng của mình.