Ràng buộc và thủ tục pháp lý về việc sa thải trong luật lao động Nhật Bản

Trong hệ thống luật lao động của Nhật Bản, việc “sa thải” – khi mà người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng lao động một cách đơn phương với người lao động – được đặt dưới những hạn chế pháp lý cực kỳ nghiêm ngặt so với nhiều hệ thống pháp luật khác trên thế giới. Đặc biệt, do lịch sử phát triển dựa trên giả định về việc làm suốt đời, tư tưởng bảo vệ việc làm cho người lao động rất mạnh mẽ, và do đó, người sử dụng lao động khi thực hiện quyền sa thải phải vượt qua những rào cản cao. Việc hiểu rõ khuôn khổ pháp lý này là một phần không thể thiếu trong quản lý rủi ro khi kinh doanh tại Nhật Bản. Luật Hợp Đồng Lao Động của Nhật Bản quy định rằng việc sa thải sẽ trở nên vô hiệu nếu “thiếu lý do chính đáng khách quan và không được coi là hợp lý trong quan niệm xã hội”. Điều này được biết đến như là “nguyên tắc lạm dụng quyền sa thải” và là nguyên tắc cốt lõi khi đánh giá tính hợp lệ của việc sa thải. Nguyên tắc này đặt câu hỏi về tính chính đáng của lý do sa thải (ràng buộc về mặt thực chất). Hơn nữa, Luật Tiêu Chuẩn Lao Động của Nhật Bản cũng đặt ra quy định cụ thể về thủ tục (ràng buộc về mặt thủ tục) khi tiến hành sa thải, đặc biệt là yêu cầu thông báo trước 30 ngày hoặc thanh toán một khoản tiền tương đương. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về các quy tắc sa thải trong luật lao động Nhật Bản từ hai khía cạnh: ràng buộc về mặt thực chất và thủ tục, kèm theo các ví dụ cụ thể từ các trường hợp đã được xét xử.

Nguyên tắc cơ bản về việc sa thải theo Luật lao động Nhật Bản

Đầu tiên, việc sắp xếp các khái niệm và loại hình sa thải là bước đầu tiên quan trọng để hiểu các hạn chế pháp lý. Trong Luật lao động Nhật Bản, “sa thải” được định nghĩa là hành động chấm dứt hợp đồng lao động do một phía là người sử dụng lao động quyết định một cách đơn phương. Điều này khác biệt rõ ràng so với “thoả thuận nghỉ việc”, nơi cả người lao động và người sử dụng lao động cùng đồng ý chấm dứt hợp đồng, hoặc “tự nguyện nghỉ việc”, khi người lao động tự quyết định nghỉ việc.

Trên thực tế, sa thải được phân loại thành ba loại chính dựa trên lý do của nó.

Thứ nhất là “sa thải thông thường”. Đây là loại sa thải dựa trên các lý do liên quan đến người lao động, như không đủ năng lực, kết quả công việc kém, thiếu khả năng hợp tác, hoặc giảm sút khả năng lao động do bệnh tật. Bài viết này chủ yếu giải thích về các hạn chế pháp lý liên quan đến sa thải thông thường.

Thứ hai là “sa thải kỷ luật”. Đây là hình phạt nặng nhất được áp dụng khi người lao động phạm những vi phạm kỷ luật nghiêm trọng làm rối loạn trật tự công ty (ví dụ, tham ô trong công việc hoặc hành vi quấy rối nghiêm trọng). Sa thải kỷ luật, do bản chất của nó, được đánh giá nghiêm ngặt hơn về tính hợp lệ so với sa thải thông thường.

Thứ ba là “sa thải cơ cấu”. Đây là loại sa thải được thực hiện khi có nhu cầu cắt giảm nhân sự do tình hình kinh doanh suy giảm của công ty. Sa thải cơ cấu không do lỗi của người lao động, vì vậy việc đánh giá tính hợp lệ của nó đòi hỏi những yêu cầu đặc biệt và nghiêm ngặt, nhưng không nằm trong phạm vi giải thích của bài viết này.

Hạn chế thực chất đối với quyền sa thải: Lý luận về lạm dụng quyền sa thải theo luật lao động Nhật Bản

Trung tâm của quy định sa thải ở Nhật Bản là “lý luận về lạm dụng quyền sa thải”. Lý luận này được hình thành qua nhiều năm tích lũy các phán quyết tòa án và hiện đã được codified rõ ràng trong Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản . Điều này quy định rằng “việc sa thải sẽ được coi là lạm dụng quyền và vô hiệu nếu nó thiếu lý do chính đáng khách quan và không được coi là phù hợp theo chuẩn mực xã hội” . Điều khoản này chỉ ra rằng, để việc sa thải được công nhận là hợp lệ, cần phải đồng thời đáp ứng cả hai yêu cầu: “lý do chính đáng khách quan” và “sự phù hợp theo chuẩn mực xã hội”.

Lý do Khách quan và Hợp lý

“Lý do khách quan và hợp lý” theo luật lao động Nhật Bản, ngay cả khi xét từ quan điểm của bên thứ ba, cũng phải là lý do chính đáng mà người ta có thể thuyết phục rằng việc sa thải là cần thiết. Cụ thể, điều này có thể áp dụng cho các trường hợp như năng lực làm việc không đủ, kết quả công việc kém, thái độ làm việc không tốt, hoặc vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng lao động. Tuy nhiên, chỉ riêng sự tồn tại của những sự thật này không đồng nghĩa với việc việc sa thải ngay lập tức được coi là hợp lý. Tòa án sẽ xem xét nghiêm ngặt liệu người sử dụng lao động đã nỗ lực đầy đủ trước khi đưa ra biện pháp cuối cùng là sa thải hay không.

Một ví dụ điển hình về điểm này là vụ án IBM Nhật Bản (bản án của Tòa án quận Tokyo ngày 28 tháng 3 năm 2016). Trong vụ án này, một nhân viên đã làm việc nhiều năm bị sa thải với lý do không đủ năng lực. Tuy nhiên, tòa án đã quyết định việc sa thải là không hợp lệ. Lý do là công ty không cung cấp đủ cơ hội cải thiện cụ thể cho nhân viên và không xem xét các biện pháp như chuyển nhân viên đến một bộ phận khác phù hợp hơn để tránh việc sa thải.

Tương tự, vụ án Bloomberg L.P. (bản án của Tòa án quận Tokyo ngày 5 tháng 10 năm 2012) cũng cung cấp những gợi ý quan trọng. Trong vụ án này, một nhân viên bị sa thải vì không đạt được mục tiêu của kế hoạch cải thiện năng lực (Performance Improvement Plan, PIP). Tuy nhiên, tòa án đã quyết định việc sa thải là không hợp lệ vì mục tiêu và hướng dẫn mà công ty đặt ra là quá chung chung và không cung cấp đủ sự hỗ trợ cần thiết để nhân viên hiểu rõ họ cần cải thiện cụ thể những gì.

Những vụ án này cho thấy thực tế là tòa án Nhật Bản không chỉ yêu cầu người sử dụng lao động chỉ ra vấn đề mà còn phải chủ động thúc đẩy cải thiện và tìm kiếm các giải pháp thay thế. Người sử dụng lao động, mặc dù có quyền quyết định rộng rãi về việc sắp xếp và nội dung công việc của người lao động, nhưng cũng được kỳ vọng sẽ nỗ lực hết mình để tránh việc sa thải. Việc sa thải mà không thông qua các biện pháp thay thế như chuyển đổi vị trí làm việc hay tái đào tạo, ngay cả khi có sự thật là năng lực không đủ, có nguy cơ rất cao được coi là thiếu “lý do khách quan và hợp lý”.

Sự Thích Đáng Theo Quan Niệm Xã Hội

Dù việc sa thải có thể được công nhận là có lý do khách quan và hợp lý, nếu nó không “thích đáng theo quan niệm xã hội” thì vẫn sẽ bị coi là vô hiệu. Điều này đề cập đến việc cân nhắc xem hành động sa thải có tương xứng với mức độ nghiêm trọng của hành vi hoặc sự kiện gây ra vấn đề hay không, tức là, liệu hình phạt có quá nặng so với hành vi đó không.

Tòa án khi xét đến sự thích đáng theo quan niệm xã hội sẽ cân nhắc tổng hợp nhiều yếu tố khác nhau. Cụ thể, các yếu tố bao gồm bản chất và cách thức của hành vi gây ra vấn đề, mức độ thiệt hại mà nó gây ra cho công ty, thái độ làm việc và mức độ đóng góp của người lao động trong quá khứ, sự hối lỗi, và sự cân đối với các hình phạt đối với nhân viên khác trong quá khứ.

Khung pháp lý cho việc đánh giá này được thiết lập trong vụ án phát sóng Kochi (Phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 31 tháng 1 năm 1977 (1977)). Trong vụ án này, một phát thanh viên bị sa thải vì đã ngủ quên và gây ra sự cố phát sóng. Mặc dù sự cố phát sóng có thể là lý do khách quan cho việc sa thải, Tòa án Tối cao đã xem xét tổng hợp rằng (1) sự cố là do sơ suất chứ không phải ác ý, (2) có một phần trách nhiệm thuộc về những người phụ trách khác, (3) thái độ làm việc thường ngày của phát thanh viên này là tốt, (4) có sự thiếu sót trong hệ thống quản lý của công ty, và (5) so với các trường hợp tương tự trước đây, hình phạt này quá nặng. Do đó, Tòa án Tối cao đã kết luận rằng việc sa thải này quá khắc nghiệt và không thích đáng theo quan niệm xã hội, và vì thế là vô hiệu.

Mặt khác, việc đánh giá sự thích đáng theo quan niệm xã hội cũng có thể bị ảnh hưởng bởi quy mô của doanh nghiệp. Trong vụ án Negishi (Phán quyết của Tòa án Cấp cao Tokyo ngày 24 tháng 11 năm 2016 (2016)), một công ty đã sa thải một nhân viên vì thái độ không hợp tác của nhân viên đó đã dẫn đến việc nhiều nhân viên bán thời gian khác từ chức. Tòa án Cấp cao đã xác định việc sa thải này là hợp lệ. Trong quá trình đó, tòa án đã chú trọng đến việc công ty chỉ có khoảng mười mấy nhân viên và việc giải quyết vấn đề bằng cách thay đổi vị trí làm việc là thực tế không khả thi. Điều này cho thấy, ngay cả khi các công ty lớn có thể được yêu cầu thực hiện nỗ lực tránh sa thải bằng cách thay đổi vị trí làm việc, đối với các công ty nhỏ, các phương án thay thế có hạn chế và do đó, việc lựa chọn sa thải có thể được coi là không thể tránh khỏi.

So sánh giữa Việc Sa thải Thông Thường và Sa thải Kỷ Luật theo Luật Lao Động Nhật Bản

Để hiểu rõ về các hạn chế pháp lý của việc sa thải thông thường, việc nắm bắt sự khác biệt giữa nó và sa thải kỷ luật là vô cùng quan trọng. Cả hai đều là hành động kết thúc hợp đồng lao động, nhưng chúng có những khác biệt lớn về bản chất pháp lý, yêu cầu và hiệu quả.

Việc sa thải thông thường là kết thúc hợp đồng dựa trên lý do như không đủ năng lực hoặc thái độ làm việc không tốt, tức là việc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ cung cấp lao động dựa trên hợp đồng lao động (vi phạm nghĩa vụ). Ngược lại, sa thải kỷ luật mang tính chất của một hình phạt đối với hành vi vi phạm nghiêm trọng đối với trật tự công ty.

Từ sự khác biệt về bản chất này, một số sự khác biệt quan trọng phát sinh. Đầu tiên là về yêu cầu cơ sở trong quy định nội quy lao động. Sa thải kỷ luật là một hình phạt, do đó, cần phải có cơ sở rõ ràng về nguyên nhân kỷ luật và loại hình xử phạt được quy định cụ thể trong nội quy lao động để có thể thực hiện. Mặt khác, đối với việc sa thải thông thường, theo lý thuyết, chỉ cần có quy định tổng quát về nguyên nhân sa thải trong nội quy là đủ.

Thứ hai là về mức độ nghiêm ngặt của việc xem xét của tòa án. Do sa thải kỷ luật gây ra bất lợi rất lớn cho người lao động, tòa án có xu hướng áp dụng lý luận lạm dụng quyền sa thải một cách nghiêm ngặt hơn so với trường hợp sa thải thông thường.

Thứ ba là ảnh hưởng đến tiền thôi việc. Trong trường hợp sa thải thông thường, tiền thôi việc thường được thanh toán theo quy định của công ty, nhưng trong trường hợp sa thải kỷ luật, có thể không thanh toán hoặc giảm bớt một phần tiền thôi việc dựa trên quy định của nội quy lao động.

Dưới đây là bảng tổng hợp những khác biệt này.

Quy định về thủ tục sa thải

Để việc sa thải được coi là hợp lệ, ngoài việc đáp ứng các yêu cầu về bản chất đã nêu trước đó, cần phải tuân thủ các quy định về thủ tục theo luật định.

Thông báo trước về việc sa thải và trợ cấp thông báo sa thải

Điều 20 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản quy định các quy tắc trung tâm về thủ tục mà người sử dụng lao động cần tuân theo khi sa thải người lao động. Theo điều này, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động ít nhất 30 ngày trước khi sa thải.

Nếu không thông báo trước 30 ngày, người sử dụng lao động phải trả một khoản tiền tương đương với ít nhất 30 ngày lương trung bình (gọi là “trợ cấp thông báo sa thải”). Ngoài ra, có thể rút ngắn số ngày thông báo, và trong trường hợp đó, người sử dụng lao động phải trả trợ cấp thông báo sa thải cho số ngày không đủ 30 ngày. Ví dụ, nếu thông báo 10 ngày trước, người sử dụng lao động cần phải trả trợ cấp thông báo sa thải cho 20 ngày.

Khoảng thời gian 30 ngày này được tính từ ngày tiếp theo sau ngày thông báo và bao gồm cả ngày nghỉ. Để tránh rắc rối, việc thông báo sa thải nên được thực hiện bằng cách cung cấp văn bản (thông báo sa thải) ghi rõ ngày sa thải và lý do sa thải, điều này được khuyến nghị mạnh mẽ trong thực tiễn.

Điều cực kỳ quan trọng ở đây là, việc tuân thủ thủ tục thông báo sa thải không có nghĩa là việc sa thải đó trở nên hợp lệ. Hệ thống thông báo sa thải nhằm mục đích cung cấp thời gian và sự dễ dàng về mặt kinh tế cho người lao động bị sa thải để tìm kiếm công việc mới, chỉ là một quy định về thủ tục. Tính hợp lệ của việc sa thải được đánh giá dựa trên các yêu cầu về bản chất như “lý do hợp lý khách quan” và “sự phù hợp theo quan điểm xã hội” được nêu trong Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động. Do đó, ngay cả khi trả đủ trợ cấp thông báo sa thải và sa thải ngay lập tức, nếu việc sa thải không có lý do hợp lý và sự phù hợp, nó sẽ được coi là không hợp lệ.

Cung cấp cơ hội biện hộ

Khi thực hiện việc sa thải thông thường, không có quy định cụ thể trong luật yêu cầu phải cung cấp cơ hội cho người lao động bị sa thải để trình bày quan điểm hoặc phản biện (cơ hội “biện hộ”). Trong trường hợp sa thải kỷ luật, nếu có quy định trong nội quy lao động thì cần phải tuân theo, và từ quan điểm về thủ tục hợp lý, việc cung cấp cơ hội biện hộ được coi trọng, nhưng không có quy định trực tiếp nào đối với việc sa thải thông thường.

Tuy nhiên, không phải vì không có nghĩa vụ theo luật mà có thể xem nhẹ thủ tục này. Khi đánh giá “sự phù hợp theo quan điểm xã hội” của việc sa thải, tòa án sẽ chú trọng đến việc người sử dụng lao động đã thực hiện quy trình cẩn thận đến mức nào trước khi đưa ra quyết định quan trọng như sa thải. Nếu quyết định sa thải một cách đơn phương mà không cung cấp cơ hội biện hộ cho người lao động, người sử dụng lao động có thể tạo ra ấn tượng là họ thiếu quy trình công bằng và hành động một cách độc đoán.

Kết quả là, ngay cả khi lý do sa thải có một số tính khách quan, việc thiếu xét đoán thủ tục có thể trở thành một yếu tố quan trọng dẫn đến việc sa thải được coi là “thiếu sự phù hợp theo quan điểm xã hội” và do đó là không hợp lệ. Do đó, việc cung cấp cơ hội biện hộ, mặc dù không có quy định cụ thể trong luật, nhưng là một yêu cầu thực tế để đảm bảo tính hợp lệ của việc sa thải, hay còn gọi là “yêu cầu de facto”, và việc thực hiện cẩn thận là một cách tiếp cận khôn ngoan.

Tóm lược

Như đã chi tiết trong bài viết này, việc sa thải dưới hệ thống pháp luật lao động của Nhật Bản được quy định nghiêm ngặt từ cả khía cạnh thực chất lẫn thủ tục. Để sa thải một người lao động, người sử dụng lao động phải chứng minh rằng lý do sa thải phải “khách quan hợp lý” theo Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản và quyết định sa thải phải “phù hợp với quan niệm xã hội” theo quy định. Như phân tích từ các vụ án đã cho thấy, yêu cầu này rất cao và việc sa thải chỉ được xem xét như một biện pháp cuối cùng. Thêm vào đó, cần phải tuân thủ yêu cầu thủ tục về thông báo sa thải hoặc trả tiền trợ cấp sa thải theo Điều 20 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản. Việc hiểu rõ những khuôn khổ pháp lý này và tiến hành xem xét cẩn thận, đáp ứng phù hợp trong từng trường hợp cụ thể là điều cần thiết để tránh những tranh chấp pháp lý không cần thiết và thực hiện quản lý lao động ổn định.

Văn phòng luật sư Monolith có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm thực tiễn phong phú về luật lao động Nhật Bản. Đặc biệt, với vấn đề hạn chế pháp lý đối với việc sa thải mà bài viết này đã đề cập, chúng tôi đã cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện từ phân tích tình hình cụ thể, đánh giá rủi ro, đến việc xây dựng các biện pháp đối ứng thích hợp cho nhiều công ty khách hàng trong và ngoài nước. Văn phòng chúng tôi cũng có nhiều chuyên gia nói tiếng Anh với các bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng đáp ứng chính xác nhu cầu đặc thù của khách hàng trong môi trường kinh doanh quốc tế. Nếu bạn đang gặp phức tạp với vấn đề sa thải nhân viên, xin vui lòng liên hệ để được tư vấn.