Những Điểm Quan Trọng Khi Soạn Thảo Điều Lệ Công Ty Cổ Phần Tại Nhật Bản Đối Với Người Nước Ngoài

Việc thành lập công ty cổ phần dưới hệ thống pháp luật Nhật Bản là bước quan trọng để nhiều doanh nhân và nhà đầu tư nước ngoài tiến vào thị trường Nhật Bản. Trong quá trình này, điều lệ công ty là văn bản pháp lý quan trọng nhất, là nền tảng của công ty và việc soạn thảo nó đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về Luật Công ty của Nhật Bản cùng với sự chính xác trong mô tả. Đặc biệt, mặc dù quy trình thành lập công ty bao gồm nhiều bước phức tạp, bài viết này sẽ tập trung giải thích về việc soạn thảo và chứng thực điều lệ công ty, là yếu tố trung tâm trong số đó.

Khi người nước ngoài thành lập công ty tại Nhật Bản, rào cản ngôn ngữ, tập quán kinh doanh của Nhật Bản và các thủ tục pháp lý phức tạp có thể trở thành thách thức lớn. Việc soạn thảo điều lệ không chỉ đơn thuần là đáp ứng các yêu cầu hình thức mà còn quy định các vấn đề quan trọng liên quan đến mục tiêu kinh doanh, cấu trúc tổ chức và cách thức xử lý cổ phần của công ty trong tương lai. Bất kỳ thiếu sót nào trong văn bản này có thể dẫn đến việc thành lập công ty bị vô hiệu hoặc gây ra các vấn đề pháp lý không lường trước được trong tương lai. Do đó, việc đảm bảo tính chính xác pháp lý và soạn thảo điều lệ hoàn toàn tuân thủ pháp luật Nhật Bản là điều cần thiết.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp chuyên về IT và Internet, và coi việc hỗ trợ pháp lý quốc tế cũng như hỗ trợ các công ty nước ngoài tiến vào Nhật Bản là một trong những sứ mệnh quan trọng của mình. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về hệ thống pháp luật Nhật Bản và giao tiếp một cách trôi chảy bằng tiếng Anh cho khách hàng quốc tế. Chúng tôi cam kết cung cấp hỗ trợ pháp lý liên tục từ việc soạn thảo điều lệ, thủ tục chứng thực, cho đến quản lý doanh nghiệp sau này, giúp người nước ngoài có thể bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản một cách an tâm. Qua bài viết này, chúng tôi mong muốn cung cấp kiến thức cụ thể về việc soạn thảo điều lệ tại Nhật Bản và hỗ trợ cho việc mở rộng kinh doanh của quý vị tại đây.

Định nghĩa và vai trò của Điều lệ công ty trong việc thành lập cổ phần tại Nhật Bản

Điều lệ công ty là văn bản quy định các quy tắc cơ bản liên quan đến tổ chức và hoạt động của công ty, còn được gọi là “hiến pháp của công ty”. Theo luật công ty của Nhật Bản, để thành lập một công ty cổ phần, việc tạo lập điều lệ và nhận chứng nhận của thư ký công chứng là bắt buộc. Điều lệ quy định nhiều vấn đề liên quan đến quản lý công ty, từ thông tin cơ bản như tên thương mại, mục tiêu kinh doanh, địa điểm trụ sở chính, đến việc xử lý cổ phiếu, thiết kế cơ cấu tổ chức, và phương thức bầu cử các thành viên ban điều hành.

Các nội dung ghi trong điều lệ được phân loại thành ba loại chính dựa trên tính chất pháp lý và mức độ quan trọng của chúng: các mục phải ghi bắt buộc, các mục ghi tùy chọn, và các mục ghi không bắt buộc. Việc hiểu rõ sự phân loại này là cần thiết để soạn thảo điều lệ một cách chính xác.

Điều lệ được tạo lập khi thành lập công ty cổ phần, đặt ra các quy tắc cơ bản cho tổ chức, quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty. Đây là cơ sở cho hành động thành lập công ty và tạo nên khung pháp lý cho công ty sau này. Luật công ty Nhật Bản yêu cầu phải tạo lập điều lệ khi thành lập công ty cổ phần. Điều lệ phát huy hiệu lực pháp lý của mình sau khi được thư ký công chứng chứng nhận (theo Điều 30, Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản).

Việc tạo lập điều lệ là không thể thiếu khi thành lập công ty cổ phần. Nếu điều lệ không được tạo lập hoặc thiếu các mục phải ghi bắt buộc, điều lệ sẽ bị vô hiệu và kết quả là việc thành lập công ty cũng không được công nhận. Điều lệ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc làm rõ mục tiêu kinh doanh của công ty và đảm bảo sự ổn định trong giao dịch.

Các mục ghi trong điều lệ được phân loại theo mức độ quan trọng thành ‘các mục phải ghi bắt buộc’, ‘các mục ghi tùy chọn’, và ‘các mục ghi không bắt buộc’. Các mục phải ghi bắt buộc là những nội dung mà luật pháp yêu cầu phải ghi, nếu không điều lệ sẽ bị vô hiệu. Các mục ghi tùy chọn là những nội dung không ghi cũng không làm điều lệ bị vô hiệu, nhưng nếu không ghi thì không phát sinh hiệu lực pháp lý. Các mục ghi không bắt buộc là những nội dung mà người sáng lập công ty có quyền tự do quyết định có ghi hay không; không ghi cũng không ảnh hưởng đến hiệu lực, nhưng việc ghi rõ sẽ làm minh bạch các quy tắc của công ty.

Điều lệ không chỉ là một tài liệu hình thức, mà còn là cuốn sách quy tắc cơ bản của công ty. Nó quy định các vấn đề quan trọng liên quan đến mục tiêu kinh doanh, cấu trúc tổ chức, và việc xử lý cổ phiếu trong tương lai. Nếu văn bản này có bất kỳ thiếu sót nào, không những việc thành lập công ty có thể bị vô hiệu, mà còn có thể gây ra các vấn đề pháp lý không lường trước được sau này, do đó việc soạn thảo nó đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ và chính xác pháp lý.

Các điều khoản bắt buộc phải ghi trong điều lệ công ty theo Luật Công ty Nhật Bản

Các điều khoản bắt buộc phải ghi được quy định theo Điều 27 của Luật Công ty Nhật Bản và là những nội dung mà điều lệ công ty phải bao gồm. Nếu thiếu bất kỳ điều khoản nào trong số này, điều lệ sẽ trở nên vô hiệu về mặt pháp lý, và kết quả là không thể thành lập công ty cổ phần. Đối với những người sáng lập nước ngoài muốn thành lập công ty tại Nhật Bản, việc hiểu rõ và ghi chép đầy đủ những điều khoản này là vô cùng quan trọng.

Các điều khoản bắt buộc phải ghi bao gồm năm điểm sau:

1. Mục đích: Cần ghi rõ công ty sẽ kinh doanh những lĩnh vực nào. Ví dụ, “phát triển và bán phần mềm”, “quản lý nhà hàng” là cách thức mô tả tổng quát các hoạt động kinh doanh có thể thực hiện trong tương lai. Mục đích của công ty là yếu tố không thể thiếu để làm rõ phạm vi hoạt động kinh doanh và đảm bảo an toàn trong giao dịch. Khi muốn bắt đầu một lĩnh vực kinh doanh mới mà không có trong điều lệ, sẽ cần thực hiện thủ tục thay đổi điều lệ, do đó việc đặt ra mục tiêu rộng lớn ngay từ khi thành lập là điều được khuyến nghị.
2. Tên thương mại: Ghi rõ tên của công ty. Việc chọn tên thương mại tuân theo một số quy tắc nhất định. Ví dụ, không thể sử dụng tên thương mại giống nhau tại cùng một địa chỉ. Ngoài ra, tên thương mại có chứa từ ngữ như “ngân hàng”, “bảo hiểm nhân thọ”, “tín thác” bị hạn chế theo pháp luật và không thể sử dụng. Tên gây nhầm lẫn với các công ty khác cũng bị cấm. Tên thương mại là bộ mặt của công ty, do đó cần được chọn lựa một cách cẩn thận.
3. Địa chỉ trụ sở chính: Ghi rõ địa điểm đặt trụ sở chính của công ty. Trong điều lệ, chỉ cần ghi đến cấp độ quận huyện tối thiểu (ví dụ “Tokyo-to” hoặc “Shibuya-ku, Tokyo-to”), nhưng thực tế cần xác định địa chỉ cụ thể (bao gồm số nhà) khi nộp đơn đăng ký. Có thể ghi địa chỉ cụ thể trong điều lệ, nhưng nếu xem xét đến khả năng chuyển địa điểm trong tương lai, việc giữ ghi chép ở mức độ rộng lớn sẽ giảm bớt công sức thay đổi điều lệ sau này.
4. Giá trị tài sản đóng góp khi thành lập hoặc số tiền tối thiểu: Ghi rõ tổng giá trị tài sản mà người sáng lập đóng góp khi thành lập công ty, hoặc số tiền tối thiểu. Đây là cơ sở của vốn điều lệ công ty và là mục quan trọng thể hiện tình hình tài chính của công ty. Việc ghi chép này cần thiết để làm rõ nền tảng tài chính của công ty.
5. Họ tên và địa chỉ của người sáng lập: Ghi rõ họ tên và địa chỉ của tất cả những người sáng lập công ty. Người sáng lập là người chủ trì quá trình thành lập công ty và đảm nhận việc mua cổ phần khi công ty được thành lập. Nếu có nhiều người sáng lập, cần ghi chính xác họ tên và địa chỉ của tất cả mọi người.

Những điều khoản bắt buộc phải ghi này là thông tin tối thiểu và cần thiết để xác lập sự tồn tại pháp lý của công ty cổ phần. Việc đảm bảo những điều khoản này được ghi chép chính xác là yêu cầu cơ bản nhất trong quá trình soạn thảo điều lệ công ty.

Các điều khoản cần ghi trong điều lệ để có hiệu lực: Các điều khoản tương đối

Các điều khoản tương đối không bắt buộc phải ghi trong điều lệ, và việc không ghi chúng không làm điều lệ trở nên vô hiệu, nhưng để những điều khoản này phát huy hiệu lực pháp lý, chúng cần được ghi rõ ràng trong điều lệ. Những điều khoản này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn thiết lập những quy tắc đặc biệt khác với quy định chung của Luật Công ty Nhật Bản trong việc quản lý công ty và xử lý cổ phiếu. Đối với những người sáng lập nước ngoài mong muốn điều hành công ty theo nhu cầu đặc thù của mình hoặc theo phong tục kinh doanh của quốc gia họ đến, việc xem xét và bao gồm các điều khoản tương đối vào điều lệ là một cách tiếp cận hiệu quả.

Dưới đây là một số ví dụ chính về các điều khoản tương đối:

1. Các vấn đề liên quan đến việc thành lập không bình thường (Matters Related to Abnormal Establishment): Đây là những vấn đề quan trọng có ảnh hưởng lớn đến tài sản của công ty và được quy định trong Điều 28 của Luật Công ty Nhật Bản. Cụ thể, các điều khoản này bao gồm:
   • Góp vốn không bằng tiền: Khi góp vốn bằng tài sản không phải tiền mặt (như bất động sản, động sản, quyền lợi), cần ghi rõ nội dung tài sản, giá trị và số lượng cổ phiếu được phân bổ. Do việc đánh giá tài sản không bằng tiền thường gặp vấn đề, cần ghi rõ trong điều lệ và đôi khi cần phải qua sự kiểm tra của người kiểm soát.
   • Nhận chuyển giao tài sản: Khi công ty cam kết sẽ nhận chuyển giao một tài sản cụ thể sau khi thành lập, điều này cần được ghi chép lại.
   • Thù lao cho người sáng lập: Khi quy định thù lao cho người sáng lập công ty như một phần của việc thành lập, điều này cần được ghi chép lại.
   • Chi phí thành lập: Khi công ty chịu trách nhiệm về chi phí liên quan đến việc thành lập, điều này cần được ghi chép lại. Những vấn đề này liên quan trực tiếp đến cơ sở tài chính của công ty và không có hiệu lực nếu không được ghi trong điều lệ.
2. Hạn chế chuyển nhượng cổ phiếu: Khi công ty cổ phần quy định hạn chế chuyển nhượng cổ phiếu, như cần sự chấp thuận của hội đồng quản trị, điều này cần được ghi chép lại. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty không niêm yết, việc thiết lập quy định này là phổ biến để ngăn chặn việc cổ phiếu rơi vào tay người không mong muốn và đảm bảo sự ổn định trong quyền lực quản lý. Nếu không có hạn chế này, cổ phiếu có thể được chuyển nhượng tự do.
3. Người quản lý sổ đăng ký cổ đông: Khi công ty ủy thác việc tạo lập và quản lý sổ đăng ký cổ đông cho một tổ chức chuyên nghiệp (như ngân hàng tín thác), điều này cần được ghi chép lại. Điều này giúp giảm bớt công việc quản lý cổ đông và đảm bảo tính chính xác.
4. Yêu cầu bán lại cổ phiếu cho người thừa kế: Khi cổ phiếu có hạn chế chuyển nhượng được thừa kế hoặc được nhận thông qua sáp nhập, và công ty có quyền yêu cầu mua lại những cổ phiếu đó, điều này cần được ghi chép lại. Điều này là một phương tiện hiệu quả để ngăn chặn sự phân tán cổ phiếu và duy trì cấu trúc cổ đông cụ thể.
5. Số cổ phiếu tối thiểu: Khi quy định số lượng cổ phiếu tối thiểu mà cổ đông cần có để thực hiện quyền biểu quyết, điều này cần được ghi chép lại. Ví dụ, nếu quy định 100 cổ phiếu là một đơn vị, thì cổ đông không thể thực hiện quyền biểu quyết nếu họ sở hữu ít hơn 100 cổ phiếu. Điều này giúp tối ưu hóa việc vận hành đại hội cổ đông.
6. Phát hành cổ phiếu: Khi công ty quyết định có phát hành cổ phiếu hay không, điều này cần được ghi chép lại. Theo Luật Công ty Nhật Bản, nguyên tắc chung là không phát hành cổ phiếu, nhưng nếu được quy định trong điều lệ thì có thể phát hành.
7. Rút ngắn thời gian thông báo triệu tập đại hội cổ đông, hội đồng quản trị: Khi muốn rút ngắn thời gian thông báo triệu tập so với quy định của Luật Công ty Nhật Bản (ví dụ, thông báo đại hội cổ đông ít nhất 2 tuần trước), điều này cần được ghi chép lại. Điều này cho phép quyết định được thực hiện nhanh chóng.
8. Thiết lập hội đồng quản trị, cố vấn kế toán, kiểm soát viên, hội đồng kiểm soát viên, kiểm toán viên và các ủy ban: Đây là các vấn đề liên quan đến thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty, và khi thiết lập những cơ quan này, chúng cần được ghi chép lại trong điều lệ. Đặc biệt, đối với công ty không thiết lập hội đồng quản trị (như công ty có kiểm soát viên hoặc công ty có kiểm toán viên), cần phải ghi rõ điều này.

Những điều khoản tương đối này là công cụ quan trọng để thiết kế linh hoạt cơ cấu quản trị nội bộ và phương thức vận hành của công ty. Đối với những người sáng lập nước ngoài muốn triển khai kinh doanh tại Nhật Bản và mong muốn áp dụng một hệ thống quản trị cụ thể hoặc chính sách quản lý cổ phiếu, việc ghi chép đúng đắn những điều khoản này vào điều lệ là điều không thể thiếu.

Các điều khoản có thể ghi vào điều lệ công ty một cách tự nguyện: 任意的記載事項

Các điều khoản tự nguyện (任意的記載事項) là những nội dung mà người sáng lập công ty có thể tự do ghi vào điều lệ công ty ở Nhật Bản, miễn là không vi phạm pháp luật công ty của Nhật Bản hoặc các nguyên tắc công cộng và đạo đức . Việc không ghi những điều khoản này vào điều lệ không ảnh hưởng đến hiệu lực của chúng . Tuy nhiên, việc ghi chú chúng có thể làm rõ các quy tắc nội bộ của công ty và ngăn chặn sự mơ hồ trong việc giải thích và tranh chấp trong tương lai . Đặc biệt, trong trường hợp người sáng lập có bối cảnh quốc tế, việc loại bỏ sự mơ hồ và ghi chép rõ ràng các quy tắc có thể góp phần vào việc quản lý công ty một cách trôi chảy.  

Dưới đây là một số ví dụ chính về các điều khoản tự nguyện 。  

1. Kỳ hạn kinh doanh: Xác định kỳ hạn kế toán của công ty. Ví dụ, có thể ghi là “từ ngày 1 tháng 4 hàng năm đến ngày 31 tháng 3 năm sau”. Điều này ảnh hưởng đến thời gian nộp thuế và quyết toán, vì vậy việc thiết lập phù hợp với kế hoạch kinh doanh là quan trọng.
2. Số lượng các thành viên hội đồng quản trị và các vị trí khác: Ghi rõ số lượng cụ thể hoặc giới hạn trên/dưới của các thành viên hội đồng quản trị và kiểm toán viên. Theo luật công ty của Nhật Bản, phải có ít nhất một thành viên hội đồng quản trị, nhưng việc xác định số lượng cụ thể trong điều lệ có thể giúp ổn định cấu trúc quản lý.
3. Chủ tịch đại hội cổ đông: Ghi rõ ai sẽ là chủ tịch của đại hội cổ đông. Ví dụ, có thể quy định “Đại diện hội đồng quản trị sẽ làm chủ tịch”. Điều này giúp đại hội diễn ra một cách trôi chảy.
4. Thời gian triệu tập đại hội cổ đông định kỳ: Ghi rõ thời gian triệu tập đại hội cổ đông định kỳ sau mỗi kỳ hạn kinh doanh. Ví dụ, có thể quy định “trong vòng 3 tháng sau khi kỳ hạn kinh doanh kết thúc”.
5. Tiêu chuẩn: Ghi rõ ngày mà cổ đông được ghi trong sổ cổ đông có thể thực hiện các quyền nhất định (ví dụ như quyền nhận cổ tức hoặc quyền biểu quyết).
6. Phương thức công bố: Ghi rõ công ty sẽ công bố thông tin qua phương tiện nào, như Công báo chính thức, báo hàng ngày, hoặc công bố điện tử. Nếu điều lệ không quy định, theo Điều 939, Khoản 4 của luật công ty Nhật Bản, phương thức công bố tự động sẽ là qua Công báo chính thức. Công bố điện tử giúp tiết kiệm chi phí nên được nhiều công ty áp dụng.

Việc ghi những điều khoản tự nguyện này vào điều lệ giúp người sáng lập công ty có thể thiết lập các quy tắc nội bộ chi tiết hơn phù hợp với chính sách quản lý và thực tế hoạt động của công ty. Việc ghi rõ trong điều lệ giúp làm rõ chính sách quản lý của công ty đối với các bên liên quan bên trong và bên ngoài, từ đó nâng cao khả năng dự đoán.

Quy trình Tạo và Chứng nhận Điều lệ Công ty theo Luật Nhật Bản

Việc tạo và chứng nhận điều lệ công ty là bước pháp lý quan trọng trong quá trình thành lập công ty cổ phần. Quy trình này chủ yếu bao gồm ba giai đoạn: “tạo điều lệ công ty,” “đặt lịch với văn phòng công chứng,” và “chứng nhận điều lệ công ty.” Đối với những người sáng lập không phải là người Nhật, việc hiểu rõ quy trình này là cần thiết để thành lập công ty một cách thuận lợi.

Tạo Điều lệ Công ty

Đầu tiên, bạn cần tạo điều lệ công ty bao gồm các thông tin cần thiết như tên công ty, mục tiêu, địa chỉ trụ sở chính, số vốn điều lệ, thông tin về người sáng lập, cùng các điều khoản bắt buộc, tùy chọn và tương đối đã nêu trên. Ở giai đoạn này, việc xem xét kỹ lưỡng và ghi chép chính xác các điều khoản cần thiết, đặc biệt là mục tiêu kinh doanh, là vô cùng quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong tương lai của công ty.

Đặt Lịch với Văn phòng Công chứng

Chứng nhận điều lệ công ty sẽ được thực hiện tại văn phòng công chứng có thẩm quyền quản lý địa chỉ trụ sở chính của công ty. Để nhận chứng nhận từ văn phòng công chứng, thông thường bạn cần đặt lịch trước. Bạn có thể đặt lịch qua điện thoại hoặc thông qua trang web của Hiệp hội Công chứng viên Nhật Bản. Việc xác nhận văn phòng công chứng có thẩm quyền trước khi đặt lịch là cần thiết để tránh những nhầm lẫn không đáng có.

Chứng nhận Điều lệ Công ty

Vào ngày đã đặt lịch, bạn cần mang theo các giấy tờ cần thiết và phí chứng nhận đến văn phòng công chứng để nhận chứng nhận từ công chứng viên. Nguyên tắc chung là tất cả người sáng lập phải có mặt, tuy nhiên, việc ủy quyền cho người đại diện cũng là khả thi.

Có hai loại hình điều lệ công ty chính: “điều lệ công ty giấy” và “điều lệ công ty điện tử.”

• Điều lệ công ty giấy: Là hình thức truyền thống, cần phải in và đóng quyển, và cần có con dấu của tất cả người sáng lập ở mỗi trang. Điều lệ giấy cần phải chịu một khoản thuế tem trị giá 40.000 yên.
• Điều lệ công ty điện tử: Được tạo ra dưới dạng tệp PDF và có chữ ký điện tử. Lợi ích lớn nhất của điều lệ điện tử là không cần phải chịu khoản thuế tem 40.000 yên như điều lệ giấy. Điều này giúp giảm chi phí thành lập công ty. Tuy nhiên, bạn có thể cần phải có chứng chỉ điện tử và phần mềm chuyển đổi dữ liệu cụ thể để thực hiện chữ ký điện tử.

Gần đây, việc chứng nhận điều lệ điện tử cũng đã bắt đầu áp dụng các phương pháp sử dụng hội nghị trực tuyến hoặc qua web. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người sáng lập hoặc người đại diện không cần phải đến trực tiếp văn phòng công chứng, đặc biệt hữu ích cho những người sáng lập đang sống ở nước ngoài. Trong trường hợp chứng nhận qua hội nghị web, công chứng viên sẽ xác minh danh tính và ý định thành lập công ty qua hội nghị. Dữ liệu điều lệ đã được chứng nhận có thể nhận qua hệ thống trực tuyến hoặc email.

Nếu có bất kỳ sai sót nào trong nội dung điều lệ, công chứng viên sẽ yêu cầu bạn sửa đổi. Nếu sai sót nhỏ, bạn có thể sửa ngay tại chỗ, nhưng nếu sai sót lớn, bạn có thể cần phải sửa đổi điều lệ và quay lại văn phòng công chứng. Do đó, việc nhận được sự kiểm tra trước từ chuyên gia khi tạo điều lệ là cách hiệu quả để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Tài liệu Cần Chuẩn Bị cho Người Nước Ngoài Khi Xác Nhận Điều Lệ Công Ty tại Nhật Bản

Khi người nước ngoài thành lập công ty cổ phần tại Nhật Bản và tiến hành xác nhận điều lệ, có thể họ sẽ cần chuẩn bị những tài liệu khác biệt hoặc thêm vào so với người Nhật. Việc chuẩn bị chính xác những tài liệu này trước khi nộp là rất quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra một cách suôn sẻ.

Các Tài Liệu Cần Thiết Chung

Đầu tiên, dù là người sáng lập nước ngoài, các tài liệu sau đây là cần thiết cho tất cả mọi người 。  

• Điều lệ công ty 3 bản: Chuẩn bị tổng cộng 3 bản điều lệ công ty cho việc lưu trữ tại văn phòng công chứng, lưu trữ tại công ty và nộp đơn đăng ký. Trong trường hợp điều lệ dạng giấy, cần có con dấu chính thức và con dấu phụ của tất cả các người sáng lập.  
• Tờ khai người kiểm soát thực chất: Đây là tài liệu khai báo người sẽ trở thành người kiểm soát thực chất của công ty dự kiến thành lập, đồng thời khẳng định không thuộc về các thành viên băng đảng hoặc lực lượng chống đối xã hội. Đây là một phần của biện pháp chống rửa tiền. Trong trường hợp của công ty cổ phần, người sở hữu trên 50% tổng số cổ phần thường được coi là người kiểm soát thực chất.  

Giấy tờ xác minh danh tính của người sáng lập dưới Luật Nhật Bản

Trong trường hợp người sáng lập là người nước ngoài, họ cần phải cung cấp một trong hai loại giấy tờ xác minh danh tính: “Giấy chứng nhận con dấu” hoặc “Giấy chứng nhận chữ ký”.

• Giấy chứng nhận con dấu: Người nước ngoài có địa chỉ cư trú tại Nhật Bản (sở hữu Thẻ cư trú hoặc Giấy chứng nhận cư trú đặc biệt) có thể đăng ký con dấu của mình tại văn phòng đô thị/quận/huyện nơi họ đăng ký cư trú và nhận được Giấy chứng nhận con dấu. Giấy chứng nhận con dấu được sử dụng rộng rãi trong các thủ tục chính thức và tư nhân khác nhau tại Nhật Bản, như hợp đồng thuê bất động sản, vì vậy việc đăng ký là rất tiện lợi cho người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản.
• Giấy chứng nhận chữ ký: Đối với người nước ngoài cư trú ở nước ngoài hoặc người sáng lập không đăng ký con dấu tại Nhật Bản, họ cần phải có Giấy chứng nhận chữ ký (Giấy chứng nhận chữ ký) hoặc Tuyên thệ có chứng nhận chữ ký thay thế cho Giấy chứng nhận con dấu. Giấy chứng nhận chữ ký là tài liệu mà nhân viên cơ quan chính phủ xác nhận chữ ký của người đó không có sự khác biệt.

Giấy chứng nhận chữ ký thường được lấy tại cơ quan chính phủ ở quốc gia nơi người sáng lập cư trú hoặc tại lãnh sự quán/đại sứ quán của quốc gia đó tại Nhật Bản. Khi lấy giấy chứng nhận, người sáng lập cần phải mang theo tài liệu cần chữ ký và ký tên trước mặt viên chức lãnh sự. Không thể chứng nhận cho tài liệu đã được ký từ trước. Trong trường hợp cần giấy tờ cho mục đích cụ thể như đăng ký bất động sản tại Nhật Bản, có trường hợp chấp nhận giấy tờ do công chứng viên Hoa Kỳ soạn thảo. Ngoài ra, tại văn phòng công chứng, bạn cũng có thể sử dụng hộ chiếu hoặc Thẻ cư trú có ảnh chân dung làm giấy tờ tùy thân để xác minh danh tính. Tuy nhiên, việc đóng dấu xác nhận trực tiếp lên bản gốc của hộ chiếu hoặc Thẻ cư trú là khó khăn, do đó, tùy thuộc vào quốc gia nơi bạn nộp, bạn có thể cần phải xác nhận bản sao tại văn phòng công chứng.

Ủy Quyền (Trong Trường Hợp Được Đại Diện Bởi Người Được Ủy Quyền)

Khi tất cả các người sáng lập không thể đến văn phòng công chứng, họ có thể ủy quyền thủ tục xác nhận điều lệ cho người đại diện. Trong trường hợp này, các tài liệu sau đây là cần thiết:

• Giấy ủy quyền: Cần có giấy ủy quyền từ người sáng lập cho người đại diện. Trên giấy ủy quyền cần có con dấu chính thức (nếu đã đăng ký con dấu tại Nhật Bản) hoặc chữ ký (kèm theo giấy chứng nhận chữ ký) của người sáng lập.
• Giấy chứng nhận con dấu hoặc giấy chứng nhận chữ ký của người sáng lập: Đính kèm giấy chứng nhận con dấu (có hiệu lực trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành) hoặc giấy chứng nhận chữ ký của người sáng lập đã đóng dấu hoặc ký tên trên giấy ủy quyền. Nếu người sáng lập là một pháp nhân, cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của pháp nhân đó và giấy chứng nhận con dấu của người đại diện.
• Tài liệu xác minh danh tính của người đại diện: Cần có giấy chứng nhận con dấu và con dấu chính thức của người đại diện, hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh như bằng lái xe hoặc hộ chiếu cùng với con dấu thông thường.

Khi sử dụng giấy ủy quyền được soạn thảo bằng ngôn ngữ nước ngoài tại văn phòng công chứng ở Nhật Bản, nguyên tắc chung là phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật cho tất cả các tài liệu. Bản dịch cần có tên và chữ ký (hoặc dấu ấn) của người dịch, cùng với ghi chú rằng đã thực hiện việc dịch. Phí công chứng cho giấy ủy quyền bằng ngôn ngữ nước ngoài thường cao hơn so với giấy ủy quyền bằng tiếng Nhật. Ngoài ra, khi công chứng bản dịch, ngay cả khi tài liệu gốc là một văn bản công, bản dịch sẽ được xem như một văn bản tư và trong quá trình công chứng, người công chứng sẽ xác nhận cả tài liệu gốc và bản dịch, cùng với một tuyên bố rằng “tài liệu đính kèm là bản chứng nhận ○○ và bản dịch tiếng Nhật của nó không có sự khác biệt”.

Những yêu cầu tài liệu phức tạp này có thể trở thành gánh nặng lớn đối với những người sáng lập nước ngoài, đặc biệt là khi có nhiều người sáng lập cư trú ở nước ngoài hoặc khi cần phải điều chỉnh tài liệu bằng ngôn ngữ nước ngoài cho phù hợp với thủ tục pháp lý của Nhật Bản. Trong những trường hợp như vậy, sự hỗ trợ của một văn phòng luật sư chuyên nghiệp là cần thiết.

Tóm lược

Trong quá trình thành lập công ty cổ phần tại Nhật Bản, việc soạn thảo và chứng thực điều lệ là một quá trình cực kỳ quan trọng để xây dựng nền tảng cho việc quản lý kinh doanh sau này. Đặc biệt đối với những người sáng lập nước ngoài, hệ thống pháp luật của Nhật Bản, ngôn ngữ và những phong tục đặc trưng có thể trở thành những thách thức phức tạp. Việc bỏ sót các thông tin bắt buộc phải ghi trong điều lệ có thể dẫn đến việc điều lệ trở nên vô hiệu, trong khi việc không ghi các thông tin tương đối có thể khiến điều lệ không phát sinh hiệu lực pháp lý như mong đợi. Ngoài ra, trong quá trình chứng thực điều lệ, cần phải hiểu rõ và chuẩn bị kỹ lưỡng các yêu cầu đặc biệt dành cho người nước ngoài như sự khác biệt giữa giấy chứng nhận con dấu và giấy chứng nhận chữ ký, cũng như việc dịch và chứng thực các tài liệu bằng ngoại ngữ.

Văn phòng luật sư Monolith có thế mạnh trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp liên quan đến IT và Internet, và chúng tôi tích cực hỗ trợ pháp lý quốc tế cũng như việc các công ty nước ngoài tiến vào thị trường Nhật Bản. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư từ nước ngoài, cung cấp cho khách hàng quốc tế sự giao tiếp liền mạch không gặp rào cản ngôn ngữ và tư vấn chuyên nghiệp cũng như thực tiễn về hệ thống pháp luật Nhật Bản.

Chúng tôi cung cấp một loạt các dịch vụ hỗ trợ pháp lý từ việc đảm bảo tính chính xác pháp lý trong việc soạn thảo điều lệ, thủ tục chứng thực tại văn phòng công chứng, cho đến việc soạn thảo hợp đồng kinh doanh, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ trong quá trình quản lý doanh nghiệp sau này. Đối với những người nước ngoài đang cân nhắc việc thành lập công ty tại Nhật Bản, Văn phòng luật sư Monolith sẽ là đối tác mạnh mẽ hỗ trợ quý vị khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp một cách an tâm. Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc soạn thảo điều lệ hoặc thành lập công ty tại Nhật Bản, xin vui lòng liên hệ với Văn phòng luật sư Monolith.