Jaké klauzule by měly být zahrnuty do smlouvy o údržbě systému? Vysvětlení klíčových bodů

Stává se samozřejmostí, že podnikatelské aktivity provádíme pomocí systémů vyvinutých jinými společnostmi. Nicméně, systém není po jeho zavedení hotov. Je nutné provádět údržbu, aby se řešily problémy nebo chyby, které se mohou objevit po zavedení. Tyto údržebné práce jsou obvykle outsourcovány.

V tomto článku se zaměříme na ty, kteří zvažují uzavření smlouvy o údržbě systému, ať už jde o podnikatele nebo inženýry. Vysvětlíme, jaké klauzule by měly být do smlouvy o údržbě systému začleněny a na co byste měli dávat pozor.

Co je smlouva o údržbě systému

Smlouva o údržbě systému je dohoda týkající se údržby systému.

Údržba systému znamená opravu problémů nebo chyb, které mohou v systému vzniknout, a obnovení jeho normálního stavu.

Termín, který se často používá společně s údržbou systému, je provoz systému. Provoz systému znamená udržování systému v normálním stavu a zabránění vzniku problémů nebo chyb.

Vzhledem k povaze systémů je časté výskyt chyb nebo problémů, a údržba systému je proto důležitou činností pro udržení systému v normálním provozu.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Příklady konkrétních úkolů údržby systému

Konkrétní úkoly údržby systému zahrnují například zálohování systému a opravy při výskytu problémů.

Zálohování systému znamená duplikaci dat v systému jako přípravu na poškození dat způsobené chybami nebo problémy, a uložení těchto dat na jiném úložišti.

Opravy při výskytu problémů znamenají odstranění problémů, které se v systému vyskytly, a obnovení normálního fungování systému.

Body na které je třeba dbát při vytváření a posuzování smlouvy o údržbě systému

Pokud systém přestane fungovat kvůli chybám nebo chybám, může to způsobit vážné problémy v provozu firmy, a údržba systému je tedy velmi důležitou činností.

Aby byla údržba systému prováděna správně, je důležité uzavřít smlouvu o údržbě systému s pevným obsahem.

Níže vysvětlíme body, na které je třeba dbát při smlouvě o údržbě systému.

Jasně definovat rozsah cíle

I když mluvíme obecně o systému, existují různé typy systémů a jejich rozsah je také různý.

Pokud není jasně definován rozsah cíle systému, může dojít k neshodám v chápání mezi zadavatelem a příjemcem a může dojít k problémům.

Proto je důležité jasně definovat rozsah cíle údržby v smlouvě o údržbě systému.

Co se týče klauzulí o rozsahu cíle, můžete například stanovit následující klauzule.

Článek ● (Účel)
Zadavatel pověřuje příjemce údržbou systému ●●●● (dále jen “tento systém”), který je používán pro zákazníky zadavatele, a příjemce toto pověření přijímá.

Jasně definovat cílové operace

Jak bylo uvedeno výše, i když mluvíme obecně o údržbě, zahrnuje to různé typy operací.

Proto je důležité jasně definovat cílové operace údržby v smlouvě o údržbě systému.

Co se týče klauzulí o cílových operacích, můžete například stanovit následující klauzule.

Článek ● (Obsah práce)
1. Příjemce provádí tuto práci na základě pokynů zadavatele a obsah této práce je definován v následujících položkách.
(1) Vyšetřování a analýza příčin poruch tohoto systému
(2) Obnova problémů způsobených poruchami tohoto systému
(3) Odpovědi na dotazy týkající se způsobu provozu a používání tohoto systému
(4) Podpora souvisejících operací spojených s předchozími položkami
2. Příjemce a zadavatel potvrzují, že práce, která není uvedena v předchozích položkách (včetně, ale nejen práce uvedené níže, stejně tak), není zahrnuta v tuto práci. Zadavatel může po konzultaci s oběma stranami požádat příjemce o provádění práce, která není uvedena v předchozích položkách, za poplatek.
(1) Změna specifikací tohoto systému a jiné vývojové práce
(2) ●● Práce

Jasně definovat časový rámec a metodu pro údržbu

Co se týče systému, je možné, že se v nečekaném okamžiku objeví chyby nebo poruchy.

Avšak, osoba provádějící údržbu může mít časy, kdy nemůže provádět údržbu kvůli zajištění personálu nebo vztahu s jinými operacemi.

Kromě toho, protože je třeba obnovit systém co nejdříve, je také důležité jasně definovat metodu komunikace předem, aby byla komunikace hladká.

Co se týče klauzulí o časovém rámci a metodě údržby, může být účinné stanovit například následující klauzule.

Článek ● (Metoda a čas reakce)
1. Metoda reakce na tuto práci je telefonická nebo e-mailová.
2. Pokud je pro provádění této práce nezbytné vyslat zaměstnance příjemce, zadavatel nese náklady, které příjemce vynaložil na vyslání zaměstnance.
3. Kromě předchozího odstavce, pokud je pro provádění této práce nezbytné vyslat zaměstnance příjemce nebo třetí stranu, nebo pokud zadavatel požaduje vyslání, zadavatel nese náklady, které příjemce vynaložil na vyslání zaměstnance nebo třetí stranu.
4. Čas reakce na tuto práci je od ● hodin ráno do ● hodin odpoledne v pracovní dny. Avšak, pokud je nutná reakce mimo tuto dobu, zadavatel může požádat příjemce o provádění této práce mimo dobu reakce tím, že zaplatí příjemci dodatečné náklady stanovené příjemcem.

Hlavní ustanovení smlouvy o údržbě systému a jejich výklad

Výše jsme vysvětlili některá zvláště důležitá ustanovení smlouvy o údržbě systému. Níže se podíváme na další hlavní ustanovení této smlouvy.

Ustanovení o odměně

Ustanovení týkající se peněz jsou často zdrojem sporů, proto je důležité mít jasně stanovené ustanovení o odměně.

Ustanovení o odměně by mělo jasně stanovit nejen výši odměny a konkrétní metodu jejího výpočtu, ale také by mělo být stanoveno období pro její platbu.

Ustanovení o zachování tajnosti

Při provádění údržby systému se může stát, že dodavatel přijde do styku s důvěrnými informacemi klienta.

Proto je možné zvážit stanovení ustanovení o zachování tajnosti, aby byly chráněny důvěrné informace klienta.

Ustanovení o ochraně osobních údajů

Při provádění údržby systému, pokud je systém například součástí systému pro správu zákazníků, může dodavatel přijít do styku s osobními údaji zákazníků, které klient uchovává.

Proto je možné zvážit stanovení ustanovení o ochraně osobních údajů, aby byly chráněny osobní údaje zákazníků, které klient uchovává.

Ustanovení o pracovišti

V závislosti na povaze údržby systému může být předpokládáno, že dodavatel bude pracovat v kanceláři klienta.

Proto je důležité stanovit ustanovení o pracovišti, aby dodavatel mohl údržbu provádět hladce.

Ustanovení o náhradě škody

V případě údržby systému může dojít k neočekávaným situacím, kdy údržba prováděná dodavatelem neproběhne hladce a klient utrpí škodu.

V případě, že je systém zapojen, může dojít k významnému rozšíření škody, proto je možné zvážit stanovení ustanovení o náhradě škody, které by jasně definovalo rozsah škody.

Může být také možné stanovit omezení na výši náhrady škody, například omezení na výši odměny.

Shrnutí

Výše jsme vysvětlili body, na které by měli být zaměřeni ti, kteří se zabývají uzavíráním smluv o údržbě systémů, ať už jde o podniky nebo inženýry.

Při uzavírání smlouvy o údržbě systému je důležité pochopit obecné úkoly spojené s údržbou systému a identifikovat klíčové body, které je třeba ověřit před vytvořením a uzavřením smlouvy.

Osobám, které zvažují vytvoření smlouvy o údržbě systému nebo plánují takovou smlouvu uzavřít, doporučujeme konzultovat se s právníkem, který má odborné znalosti v této oblasti.

Představení opatření naší kanceláře

Právnická kancelář Monolis je odborníkem na IT, zejména na internet a právo. Při bezpečném využití dotací je nutné vytvořit smlouvu. Naše kancelář vytváří a kontroluje smlouvy pro různé případy, od společností kótovaných na Tokyo Stock Exchange Prime (japonská burza cenných papírů) až po startupy. Pokud máte problémy se smlouvou, prosím, podívejte se na následující článek.

https://monolith.law/contractcreation[ja]