Upozornění při využití agentury pro žádost o dotace a vysvětlení nezbytných položek smlouvy

Při řízení společnosti může být zvažována žádost o různé dotace.

Dotace jsou finanční prostředky, které stát nebo místní samospráva poskytuje podnikatelům, jejichž aktivity odpovídají politickým cílům, aby je podpořili v jejich realizaci.

Dotace jsou základně nevratné, což je pro cash flow společnosti velkou pomocí.

Avšak, dotace nejsou dostupné pro každého, kdo o ně požádá. Žádost o dotaci má složité požadavky a je nutné podat žádost o dotaci na základě těchto požadavků a jasně popsat obsah podnikání v žádosti.

Vzhledem k tomu, že žádost o dotaci je velmi obsáhlá, příprava žádosti během běžného provozu společnosti může být značnou zátěží. Proto je běžné, že žádosti o dotace jsou svěřovány externím konzultantům.

V tomto kontextu vysvětlíme, na co by měly společnosti, které svěřují zpracování žádostí o dotace externím subjektům, dbát při uzavírání konzultačních smluv.

Žádost o dotace

Dotace, jak jsme již v úvodu vysvětlili, je systém, který poskytuje část nezbytných nákladů na podporu podnikatelských aktivit v souladu s politickými cíli státu nebo místní samosprávy.

Většinu dotací spravuje především Ministerstvo průmyslu a obchodu.

Při žádosti o dotaci je třeba získat nejnovější veřejné výzvy a předepsané žádosti a odevzdat dokumenty sekretariátu včas, aby byly splněny lhůty pro podání žádosti o dotaci.

Poté sekretariát posoudí žádost o dotaci a rozhodne, zda ji přijme nebo ne.

Aktivity, které jsou cílem dotace, je třeba provést až po rozhodnutí o přijetí.

Dotace však nejsou vypláceny společnosti ihned po přijetí.

Společnosti, které byly přijaty pro dotaci, musí nejprve vynaložit veškeré náklady a poté mohou obdržet dotaci po podání zprávy o provedení projektu a dalších aspektech.

Dotace obvykle mají určitý rozpočtový limit, takže ne všechny žádosti jsou přijaty.

Například populární “Dotace na výrobu” má přijímací sazbu obecně kolem 50%.

Z tohoto důvodu mnoho společností pověřuje profesionálního konzultanta podáním žádosti o dotaci, aby co nejvíce zvýšily pravděpodobnost jejího schválení.

Podobně jako dotace existují také “granty”. Granty jsou také poskytovány státem nebo místními samosprávami a není třeba je vracet. Rozdíl mezi dotacemi a granty spočívá v tom, že pokud jsou splněny určité podmínky, granty jsou základně poskytovány. Navíc, granty jsou hlavně poskytovány Ministerstvem práce a sociálních věcí pro zaměstnanecké benefity.

Komu by měla být svěřena žádost o dotaci

Pokud se rozhodnete svěřit žádost o dotaci externímu subjektu, koho byste měli požádat? Stručně řečeno, pro zastupování v žádosti o dotaci není potřeba žádná speciální kvalifikace. Z tohoto důvodu existuje mnoho agentur, které se označují jako konzultanti pro žádosti o dotace.

Avšak, zdá se, že v praxi často žádosti o dotace zpracovávají konzultanti s kvalifikací pro malé a střední podniky.

Kromě toho, zdá se, že mnoho daňových poradců a certifikovaných účetních také provádí konzultace pro žádosti o dotace.

Je řečeno, že existují určité klíčové body při psaní žádosti o dotaci. Proto, pokud se rozhodnete svěřit žádost o dotaci externímu subjektu, měli byste se poradit s konzultantem, který má bohaté zkušenosti s žádostmi o dotace.

Navíc, odměna za žádost o dotaci je obecně ve dvou fázích: poplatek za zahájení a úspěšná odměna.

V tomto případě je poplatek za zahájení obvykle mezi 10 až 15 tisíci korunami a úspěšná odměna je obvykle kolem 10% z přijaté částky. Proto byste měli pečlivě zvážit, zda byste měli požádat, pokud je odměna výrazně vyšší než tato částka.

Smlouva o konzultacích týkajících se žádosti o dotace

Pokud žádost o dotaci svěříte externímu subjektu, vytvoříte a uzavřete smlouvu o poskytnutí služeb s konzultantem. V tomto článku podrobně vysvětlíme, na co si dát pozor při kontrole smlouvy o konzultacích.

V následujícím vzoru smlouvy je “strana A” společnost, která svěřuje žádost o dotaci, a “strana B” je konzultant, který zastupuje žádost o dotaci.

Při skutečné tvorbě smlouvy však nevyužívejte níže uvedené vzorové ustanovení přímo jako šablonu, ale upravte je podle skutečné situace obou stran.

Podrobnosti o obsahu obecné smlouvy o poskytnutí služeb jsou vysvětleny také v následujícím článku.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Ustanovení týkající se obsahu svěřených prací

Článek ○ (Obsah práce)
Strana A svěřuje straně B následující práce (dále jen “tato práce”), a strana B je přijímá.
(1) Příprava žádostí a dalších potřebných dokumentů pro dotace pro fiskální rok Reiwa ○ (rok 2019 až současnost)
(2) Související práce vzniklé při provádění práce uvedené v předchozím odstavci

Ústředním ustanovením v konzultační smlouvě je to, které se týká obsahu konzultačních prací, které jsou svěřeny. Zde ověřujeme, zda je obsah a rozsah práce jasně uveden. Konkrétně je důležité uvést, kterou žádost o dotaci svěřujeme.

Dotace jsou obvykle identifikovány podle fiskálního roku, ve kterém jsou vyhlášeny, a podle názvu dotace. Proto byste měli porovnat název dotace atd. s veřejnými výzvami k podání návrhů od vlády nebo místní samosprávy, která dotace vyhlašuje, a ověřit, zda nejsou žádné chyby.

Ustanovení o odměně

Článek ○ (Odměna atd.)
Platba za tuto službu je stanovena následovně:
(1) Úvodní platba
Strana A zaplatí straně B úvodní platbu ve výši ○○ yenů (včetně spotřební daně).
(2) Úspěšná odměna
Pokud je dotace, kterou jsme požádali prostřednictvím této služby, přijata, strana A zaplatí straně B ○○% z přijaté částky (včetně spotřební daně).

Důležitým ustanovením vedle obsahu smlouvy je ustanovení o platbě (odměně) za službu. Jak bylo uvedeno výše, odměna za žádost o dotaci je obecně ve dvou fázích: úvodní platba a úspěšná odměna.

Proto je pro společnosti, které zadávají žádost o dotaci, důležité zkontrolovat, zda je metoda a částka odměny jednoznačně stanovena v konzultační smlouvě.

Pokud jsou stanoveny poplatky nebo náklady, které má společnost nést kromě úvodní platby a odměny, je důležité se předem důkladně seznámit s obsahem těchto nákladů, aby se předešlo problémům.

Navíc, vzhledem k rostoucímu počtu konzultantů, kteří se zabývají žádostmi o dotace, se zdá, že někteří konzultanti uplatňují systém plné úspěšné odměny bez úvodní platby.

Ustanovení týkající se subdodávek

Článek ○ (Subdodávky)
(1) Pokud Dodavatel (B) hodlá svěřit tuto práci třetí straně, musí získat předchozí písemné souhlas od Klienta (A).
(2) Pokud Dodavatel (B) svěří tuto práci třetí straně na základě předchozího odstavce, musí Dodavatel (B) uložit třetí straně povinnosti alespoň stejné jako jsou povinnosti, které sám nese podle této smlouvy.

Žádosti o dotace mají termíny pro podání několikrát do roka, což znamená, že pro konzultanty, kteří zastupují žadatele, se práce tendenčně hromadí v určitých obdobích.

Z tohoto důvodu může být vytváření žádostí o dotace subdodáno externím spolupracovníkům.

I v tomto případě je nutné, aby strana zadávající práci byla schopna zjistit, zda byla práce subdodána. Proto v uvedeném příkladu ustanovení je písemný souhlas podmínkou v odstavci 1.

Pokud je od začátku známo, že bude práce subdodána, může být v odstavci 1 příkladu ustanovení uvedeno něco jako “Dodavatel (B) může svěřit tuto práci třetí straně a Klient (A) toto schvaluje”.

Jako strana zadávající práci byste měli požadovat, aby byly o subdodavateli poskytnuty co nejvíce informací, jako je například jeho název.

Dokumenty týkající se žádostí o dotace obsahují obchodní tajemství společnosti. Proto byste měli i při subdodávce externím dodavatelům zkontrolovat, zda jsou na subdodavatele uvaleny alespoň minimální povinnosti, jako je povinnost zachovávat důvěrnost.

Tento záměr je zahrnut v odstavci 2 výše uvedeného příkladu ustanovení.

Ustanovení o zrušení smlouvy

Článek ○ (Zrušení smlouvy)
1. Strana A nebo B může tuto smlouvu zrušit tím, že druhé straně oznámí písemně, pokud druhá strana splňuje některou z následujících podmínek:
(1) Porušení jakékoliv klauzule této smlouvy
(2) Zhoršení kreditního stavu
(3) Existují důvody, proč nelze dosáhnout cíle této smlouvy
2. Pokud strana A odmítne přijmout dotaci po jejím schválení, nebo pokud strana A nemůže přijmout dotaci kvůli neuskutečnění projektu, nelze tuto smlouvu zrušit.

První odstavec je obecným ustanovením o zrušení smlouvy. V případě smluv o zprostředkování žádostí o dotace je obzvláště problematický druhý odstavec. Úspěšná odměna za žádost o dotaci je obvykle vyplacena v okamžiku schválení dotace.

Avšak skutečné přijetí dotace ze strany klienta, tedy společnosti, je možné až po realizaci schváleného projektu. Podle druhého odstavce, i když klient nemůže skutečně přijmout dotaci kvůli vlastním okolnostem po jejím schválení, úspěšná odměna je stále vyplacena.

Pokud klient po schválení dotace neprovede potřebné kroky k jejímu přijetí, není to zodpovědností konzultanta, takže je nevyhnutelné, že takové ustanovení je zahrnuto.

Obecné ustanovení

Kromě výše uvedených příkladů ustanovení existují v smlouvách obecně stanovené obecné klauzule.

Mezi obecné klauzule patří například ustanovení týkající se odpovědnosti za škody, ustanovení týkající se příslušného soudu v případě sporu s druhou stranou, ustanovení týkající se povinnosti zachovávat důvěrnost atd.

Z těchto je velmi důležitá klauzule týkající se povinnosti zachovávat důvěrnost při žádosti o dotaci, protože poskytujete konzultantovi informace s vysokou mírou důvěrnosti, jako je obchodní plán společnosti nebo finanční informace. Existuje riziko, že pokud se informace nějakým způsobem dostanou k konkurenci, společnost utrpí škody.

Co se týče povinnosti zachovávat důvěrnost, může být stanovena v konzultační smlouvě, ale vzhledem k její důležitosti může být také vytvořena samostatná smlouva o zachování důvěrnosti, známá jako NDA.

Podrobnější vysvětlení smlouvy o zachování důvěrnosti (NDA) naleznete v následujícím článku.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Shrnutí

Pokud využijete externího konzultanta a vaše společnost je vybrána pro přidělení dotace, přináší to velké výhody.

Pokud pověříte externí stranu úkolem žádosti o dotaci, měli byste vždy uzavřít smlouvu.

Je třeba pečlivě kontrolovat smlouvu, zejména pokud jde o obsah práce a odměnu, protože tyto oblasti jsou náchylné k problémům. Pokud máte obavy ohledně obsahu smlouvy, můžete se poradit s právníkem specializujícím se na firemní právo a požádat o radu.

Představení opatření naší kanceláře

Jak bylo uvedeno výše, pro bezpečné využití služeb zastupování při získávání dotací je nutné vytvořit smlouvu.

Právní kancelář Monolith je právní kancelář s vysokou odborností v oblasti IT, zejména internetu a práva. V naší kanceláři vytváříme a kontrolujeme smlouvy pro různé případy, od společností kótovaných na hlavním trhu tokijské burzy až po startupy.

Pokud máte potíže se smlouvou, prosím, podívejte se na následující článek.

https://monolith.law/contractcreation[ja]