Klíčové body k přezkoumání při uzavírání konzultační smlouvy týkající se řízení a podobných oblastí

V posledních letech, vzhledem k dramatickým změnám v podnikatelském prostředí, roste potřeba společností získávat rady od externích odborníků a využívat je v řízení. Nedávno se urychlil trend přijímání talentovaných jedinců, kteří se vynikajícími výkony prosadili v první linii podniků, ve formě konzultantů a využívání jejich dovedností v řízení. V tomto článku se proto zaměříme na vysvětlení konzultačních smluv, které společnosti uzavírají s odborníky v oblasti řízení a podobných oblastí.

Co je poradenská smlouva

Poradenská smlouva je smlouva, jejímž cílem je získat odborné rady týkající se řízení nebo technických aspektů společnosti. Z právního hlediska je to podobné jako takzvaná smlouva o poskytnutí služeb, kde společnost pověřuje odborníka úkolem poskytnout rady a odborník tento úkol přijímá. Nicméně, v případě běžné smlouvy o poskytnutí služeb, strana přijímající úkol nemusí nutně být odborníkem, zatímco v případě poradenské smlouvy je cílem požádat o radu osobu s odbornými znalostmi.

Co se týče strany, se kterou je uzavřena poradenská smlouva, tradičně se často uzavíraly poradenské smlouvy s certifikovanými účetními, daňovými poradci, manažerskými konzultanty atd. za účelem řízení nebo účetního a finančního poradenství. Kromě toho, jak bylo zmíněno na začátku, v poslední době se stále častěji uzavírají poradenské smlouvy s lidmi, kteří nemají titul manažerského konzultanta, ale mají dlouholeté zkušenosti s prací v první linii průmyslu, a získávají tak rady v oblasti prodeje.

Právní povaha poradenské smlouvy

Poradenská smlouva je právně považována za druh smlouvy o zadaní práce. Smlouvy o zadaní práce jsou obecně rozděleny na dvě kategorie: kontraktový typ, který vyžaduje dosažení určitého výsledku, jako je dodání výsledku práce, jako podmínku pro vznik nároku na odměnu, a kvazimandátní typ, který nezaručuje dosažení výsledku, ale zavazuje se k nejlepšímu úsilí pro dosažení výsledku. V poradenské smlouvě je obvykle úkolem poskytnout rady pro dosažení obchodních výsledkových ukazatelů (KPI). Provedení konkrétních opatření pro dosažení výsledkových ukazatelů je zodpovědností managementu, který dostal rady od poradce, a poradce samotný nezaručuje dosažení výsledkových ukazatelů. Proto lze říci, že právní povaha poradenské smlouvy je kvazimandátní. V kvazimandátní poradenské smlouvě jsou úkoly definovány následovně. Zde “A” označuje klienta a “B” označuje poradce.

Článek X (Obsah práce)
A zadává B úkol poskytnout rady na základě konzultací týkajících se A’s XX, a B přijímá tento úkol.

Co se týče vzniku nároku na odměnu, obvykle se nevyžaduje dosažení výsledku jako v případě kontraktového typu, a obvykle se platí pevná částka každý měsíc pod názvem poradenský poplatek, jak je uvedeno níže.

Článek X (Odměna)
A platí B poradenský poplatek ve výši ● tisíc korun (bez DPH) do konce každého měsíce.

Pro více informací o smlouvách o zadaní práce obecně, viz následující článek.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Důležité body v poradenské smlouvě

Níže představujeme konkrétní návrhy ustanovení pro důležité články v poradenské smlouvě a vysvětlujeme body, které je třeba ověřit v každém ustanovení. V návrzích ustanovení “A” označuje klienta a “B” poradce.

Ustanovení týkající se obsahu práce

Článek X (Obsah práce)
1. A pověřuje B, jako svého poradce, aby odpověděl na konzultace týkající se podnikání A a další práce dohodnuté mezi A a B (dále jen “tato práce”), a B to přijímá.
2. B se zavazuje, že se jednou měsíčně poradí s A metodou, kterou A určí, za účelem plnění této práce.

Nejdůležitějším ustanovením v poradenské smlouvě je ustanovení týkající se obsahu práce. Obsah práce je obecně stanoven abstraktně, jak je uvedeno v návrhu ustanovení odstavce 1, a konkrétní práce jsou stanoveny v jednotlivých smlouvách, jakmile se objeví. Nicméně, doporučujeme stanovit konkrétní obsah práce v hlavní poradenské smlouvě, nikoli v jednotlivých smlouvách, pokud jde o poradenství omezené na určitý projekt, jako je žádost o dotace od vlády.

Jednotlivé smlouvy jsou typicky uzavírány na základě základní smlouvy, když se objeví konkrétní práce, prostřednictvím výměny objednávek a žádostí. V poradenské smlouvě je však běžné, že smlouva je uzavřena tím, že klient konzultuje poradce e-mailem a poradce odpoví souhlasem nebo nesouhlasem.
Druhý odstavec návrhu ustanovení je určen pro případy, kdy je třeba, aby poradce pravidelně poskytoval rady o práci, kterou přijal.

Například v management consultingu je třeba měřit efektivitu v určitých intervalech a na základě toho zvážit další opatření. Proto je třeba v poradenské smlouvě předem stanovit, že se budou pravidelně konzultovat. Na druhou stranu, v poradenské smlouvě, kde je povaha práce taková, že poradce poskytuje rady podle potřeby, jakmile se práce objeví, ustanovení o pravidelných konzultacích, jako je druhý odstavec návrhu ustanovení, není nutné. Proto je třeba rozhodnout o nutnosti druhého odstavce návrhu ustanovení podle účelu poradenské smlouvy.

Ustanovení o odměně

Článek X (Odměna)
1. Strana A zaplatí straně B jako poradenský poplatek měsíční částku X tisíc korun (bez DPH) do konce každého měsíce převodem na bankovní účet určený stranou B. Poplatky za převod nese strana A.
2. Poradenský poplatek uvedený v předchozím odstavci je odměnou za práci do X hodin měsíčně.
3. Pokud se očekává, že doba potřebná k provedení této práce překročí dobu uvedenou v předchozím odstavci, musí strana B o tom předem informovat stranu A. Pokud doba práce v daném měsíci překročí dobu uvedenou v předchozím odstavci, bude odměna za překročenou část podmíněna tím, že strana B o tom předem informovala stranu A, a bude stanovena na X tisíc korun za hodinu.
4. Běžné náklady spojené s provedením této práce nese strana B. Pokud strana B vynaloží mimořádné náklady, může požádat stranu A o jejich uhrazení, ale pouze pokud strana A předem souhlasila.

U poradenských služeb je běžné, že smlouva o odměně je stanovena jako pevná měsíční částka, jak je uvedeno v návrhu ustanovení odstavce 1. Důvodem je, že poradenská smlouva předpokládá průběžné poskytování rad. Nicméně, pokud se objem práce v daném měsíci výrazně zvýší, může dojít k nesouladu mezi obsahem práce a odměnou. Proto může být do smlouvy zařazeno ustanovení, jako jsou návrhy ustanovení odstavců 2 a 3, které umožňují účtování příplatku za překročení předpokládaného měsíčního pracovního času. Důležitým bodem pro poradce je, že pro účtování příplatku za překročení předpokládaného pracovního času je nutné měřit čas strávený prací.

Proto, pokud je pro poradce obtížné předvídat náhlý nárůst pracovní zátěže a správa času je náročná, jednou z možností je stanovit měsíční odměnu s určitou rezervou na předpokládaný pracovní čas místo ustanovení o příplatku za překročení. Je také důležité si uvědomit, že účtování příplatku za překročení může snadno vést k problémům s klientem, protože pro klienta může být obtížné posoudit spravedlnost měření času. Proto je třeba zvážit konzultaci s klientem předem, pokud se objeví možnost účtování příplatku za překročení v konkrétní práci. Návrh ustanovení odstavce 3 stanovuje, že předchozí oznámení klientovi je podmínkou pro účtování příplatku za překročení.

Pokud klient chce zabránit zvýšení odměny nad rámec předpokladů na základě časového účtování, jednou z možností je požádat poradce předem o odhad potřebného času pro požadovanou práci a stanovit maximální rozpočet. Návrh ustanovení odstavce 4 se týká ustanovení o náhradě nákladů, jako jsou cestovní a komunikační náklady, které jsou nezbytné pro provedení práce. V rámci poradenské smlouvy obvykle není potřeba vynaložit velké náklady na provedení práce, takže není běžné, že by poradce požadoval náhradu nákladů od klienta mimo měsíční odměnu. Nicméně, pokud je pro provedení požadované práce nutné zavést speciální systém nebo pokud se očekávají mimořádné výdaje, může být nutné požádat klienta o náhradu nákladů. Návrh ustanovení odstavce 4 stanovuje, že klient nese náklady na mimořádné výdaje za podmínky předchozího souhlasu. V praxi, pokud dojde k takovým mimořádným výdajům, je třeba předem sdílet podrobnosti o nákladech s klientem a explicitně stanovit v ustanoveních poradenské smlouvy, že klient nese tyto náklady, nebo vytvořit samostatnou dohodu.

Klauzule týkající se povinnosti zdržet se konkurence

Článek X (Povinnost zdržet se konkurence)
Během platnosti této smlouvy může B přijmout pozici poradce pro třetí stranu, která je ve stejném nebo konkurenčním oboru jako A, nebo provádět podobné nebo konkurenční činnosti sám nebo prostřednictvím třetí strany, pouze pokud o tom předem informuje A.

Zejména v případě poradců pro řízení nebo obchod, klienti obecně nechtějí, aby jejich poradci poskytovali podobné rady konkurenčním společnostem. Pokud by to bylo povoleno, mohlo by dojít k ztrátě konkurenční výhody získané prostřednictvím poradce a k úniku obchodních tajemství. I když by bylo lepší pro klienta mít klauzuli o povinnosti zdržet se konkurence, poradci by mohli odmítnout, pokud by jim bylo zakázáno poskytovat jakékoliv služby konkurenčním společnostem, což by výrazně omezilo jejich zdroje příjmů, pokud by nebyla nabídnuta adekvátní kompenzace.
Proto je nutné, aby obě strany zvážily ekonomickou rozumnost při rozhodování o omezeních povinnosti zdržet se konkurence.

Jako kompromis mezi oběma stranami může být možnost, že poradce informuje klienta předem, pokud přijme nabídku od konkurenční společnosti, jak je uvedeno v návrhu klauzule. V tomto případě není nutné získat souhlas klienta, takže poradce může přijmout nabídku od konkurenční společnosti bez ohledu na přání klienta. Na druhé straně, klient bude moci zjistit, zda jejich poradce poskytuje rady konkurenčním společnostem.

Co se týče úniku obchodních tajemství, tento článek se na to nezaměřuje, ale je zakázáno v klauzuli o povinnosti zachovávat důvěrnost, která je obecně stanovena v smlouvě. Proto je důležité, aby poradce dostatečně vysvětlil a získal porozumění klienta, že i když poradce poskytuje poradenské služby jiným společnostem, nedojde k úniku obchodních tajemství klienta, pokud je na poradce uvalena povinnost zachovávat důvěrnost.

Ustanovení o duševním vlastnictví

Článek 0 (Duševní vlastnictví)
Všechna práva duševního vlastnictví, která vznikla v průběhu provádění této činnosti (v případě autorských práv zahrnuje práva stanovená v článcích 27 a 28 japonského autorského zákona), s výjimkou těch, která byla v držení druhé strany před uzavřením této smlouvy a těch, které druhá strana určí samostatně, připadají první straně okamžitě po vzniku. Dále druhá strana nesmí uplatňovat morální práva týkající se těchto duševních vlastnických práv vůči první straně nebo třetí straně určené první stranou.

V rámci konzultačních služeb nejen poskytujeme rady ústně, ale také můžeme vytvářet a předkládat dokumenty, jako jsou grafy zobrazující podnikatelské výsledky nebo analýzy trhu. Obvykle se předpokládá, že duševní vlastnická práva k těmto dokumentům, které byly vytvořeny jako součást konzultačních služeb pro klienta, připadají klientovi. Návrh ustanovení předpokládá převedení všech duševních vlastnických práv na klienta. Nicméně, je nutné, aby konzultant si ponechal duševní vlastnická práva na všeobecně použitelná data, která vytvořil sám. V takových případech může být možné vložit do dokumentu dodávaného klientovi větu typu “Duševní vlastnická práva patří konzultantovi”. Návrh ustanovení umožňuje konzultantovi ponechat si duševní vlastnická práva, pokud je provedena taková individuální specifikace, a vylučuje takové případy z převodu duševních vlastnických práv na klienta.

Podrobnější vysvětlení autorských práv a morálních práv autora naleznete v následujícím článku.

https://monolith.law/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Ustanovení týkající se doby trvání smlouvy

Článek X (Doba trvání smlouvy)
Tato smlouva platí od data uzavření smlouvy po dobu ● měsíců. Pokud však do dne ● v měsíci vypršení doby trvání smlouvy nedojde k žádnému zvláštnímu oznámení, smlouva se obnoví za stejných podmínek na dobu jednoho roku a toto se bude dále opakovat.

U poradenských smluv, jejichž účelem je průběžně poskytovat rady týkající se řízení a obchodu, je běžné, že doba trvání smlouvy je dlouhodobá, například od šesti měsíců do jednoho roku, a jak je uvedeno v návrhu ustanovení, je zde stanovena klauzule o automatickém obnovení. Nicméně, v případě poradenských smluv, jejichž účelem je získat rady pouze o konkrétním projektu, může být doba trvání smlouvy omezena pouze na dobu potřebnou pro provedení projektu a klauzule o automatickém obnovení nemusí být připojena.

Shrnutí

I když mluvíme o poradenských smlouvách jedním slovem, účel smlouvy a požadovaný obsah rady se liší. Zejména u poradenství v oblasti prodeje a řízení je důležité pečlivě sladit představy s klientem, protože očekávaný obsah je různorodý. Poradenské služby jsou dlouhodobé smlouvy, a proto doporučujeme konzultovat s odborníky, jako jsou právníci, a pečlivě zkontrolovat, zda nejsou v klauzulích poradenské smlouvy žádné problémy, aby se předešlo potížím.

I když mluvíme o poradenských smlouvách jedním slovem, účel smlouvy a požadovaný obsah rady se liší. Zejména u poradenství v oblasti prodeje a řízení je důležité pečlivě sladit představy s klientem, protože očekávaný obsah je různorodý. Poradenské služby jsou dlouhodobé smlouvy, a proto doporučujeme konzultovat s odborníky, jako jsou právníci, a pečlivě zkontrolovat, zda nejsou v klauzulích poradenské smlouvy žádné problémy, aby se předešlo potížím.

Informace o tvorbě a revizi smluv naší kanceláří

Právnická kancelář Monolis, která se specializuje na IT, internet a obchod, nabízí svým klientům a poradenským společnostem širokou škálu služeb, včetně tvorby a revize různých smluv, nejen poradenských smluv.

Pokud máte zájem, podívejte se na podrobnosti níže.

https://monolith.law/contractcreation[ja]