Jaké obsahy by měli manažeři navrhovat pomocí rodinného řízení? Podrobný výklad metod konstrukce a správy.

Mnoho manažerů v posledních letech zvažuje seriózní zavedení a návrh „Family Governance“, která se stává stále diskutovanějším tématem. Znáte její přínosy?

Family Governance je souhrnný název pro všechna pravidla, která jsou stanovena s cílem zajistit prosperitu rodiny. Pro manažery je Family Governance zvláště důležitá, neboť je úzce spojena s budoucností firmy. O významu Family Governance pro manažery se dočtete více v následujícím článku.

Související článek: Rostoucí zájem o Family Governance manažerů a její efektivita pro byznys vysvětlená podle typu[ja]

Pokud cítíte potřebu zavést Governance, je důležité pochopit, jaká konkrétní pravidla byste měli navrhnout.

V tomto článku podrobně vysvětlujeme kroky pro návrh Family Governance a obsah pravidel, která by měla být vytvořena. Zabýváme se také důležitými aspekty návrhu a správy po zavedení, takže vám to může posloužit jako cenný zdroj informací.

Základy návrhu rodinného řízení

Mnoho lidí si možná není jistých, jaké kroky podniknout a co vytvořit při budování rodinného řízení. V tomto článku vám představíme základní postup návrhu a konstrukce rodinného řízení.

Účel a současný stav rodinného řízení

Vytváření rodinného řízení má za cíl zpřehlednit hodnoty a směřování rodiny a zajistit jejich dodržování a šíření mezi všemi členy rodiny.

Vytvoření řízení samo o sobě není cílem, ale pouze prostředkem k ochraně majetku a zajištění prosperity rodiny do budoucna. Nejprve by rodina měla co nejkonkrétněji stanovit své ideální cíle a záměry.

Poté se podíváme na neformální pravidla, která již v rodině existují. Právě analýzou současného stavu můžeme identifikovat rozdíly mezi současnou situací a cíli, kterých chceme dosáhnout.

Nakonec, na základě identifikovaných silných stránek rodiny, začneme budovat řízení, které tyto přednosti rozvine a zároveň vyplní případné nedostatky.

Efektivní komunikace

Pro úspěšné prosazení rodinného řízení je klíčové vytvořit prostředí, které umožňuje plynulou komunikaci. Pokud se v rámci rodiny rozcházejí názory na společné hodnoty a cíle, i dobře zkonstruované rodinné řízení nebude fungovat efektivně.

Navíc, pokud mezi členy rodiny dojde k oslabení komunikace, může se to samo o sobě stát rizikem pro řízení.

Abyste mohli využívat vytvořené řízení jako celek, je důležité od samého počátku pečlivě sladit vzájemné vnímání a očekávání.

Tvorba písemných pravidel

Při vytváření “pravidel”, která se stanou součástí rodinného řízení, připravujeme následující typy dokumentů:

• Rodinná ústava
• Rodinný řád
• Manželská majetková smlouva, předmanželská smlouva
• Dobrovolná opatrovnická smlouva, smlouva o trustu, smlouva o správě majetku atd.
• Závěť, smlouva o dědictví z příčiny smrti atd.
• Akcionářská smlouva

Právní platnost rodinných dokumentů je často předmětem sporů, proto je nutné proces jejich vytváření provádět opatrně. Při tvorbě dokumentů je vhodné zapojit odborníky a zajistit, aby smluvní strany správně porozuměly obsahu dokumentů.

Dále je doporučeno, aby se důležité dokumenty ověřily jako notářské zápisy. Tím lze očekávat posílení právní účinnosti obsahu a zároveň se předejde riziku ztráty nebo padělání.

Vylepšení

Je klíčové stavět rodinnou správu tak, aby nepředpokládala časté vylepšování. Obvykle se pravidla používaná v podnikání zdokonalují prostřednictvím PDCA cyklu, který se otáčí a přizpůsobuje se aktuálním podmínkám.

Avšak v případě rodinné správy často není možné použít tento PDCA cyklus pro vylepšení. Například, manželské majetkové smlouvy se uzavírají před svatbou, a i když po podání svatebního oznámení najdete body, které je třeba vylepšit, opravy jsou téměř nemožné.

Dále, vztahy v rodině jsou spíše emocionální než ekonomické, jak je tomu v obchodním světě. Pravidla pro rodiny, kterým je již tak těžké vštěpovat disciplínu, pokud se budou často a nepravidelně měnit, se stanou proniknutí správy obtížným.

Aby se předešlo situacím, kdy je třeba po vytvoření pravidel provádět krátkodobé a nepravidelné změny, je zásadní pečlivě vytvořit rodinná pravidla již na začátku.

Dokumenty, které by měl manažer vytvořit při návrhu rodinného řízení

Při návrhu rodinného řízení je třeba vytvořit řadu pravidel a postupů. V tomto článku se zaměříme na klíčové dokumenty, které by manažer měl vždy připravit.

Rodinná ústava

Rodinná ústava je dokument, který kodifikuje filozofii, hodnoty, chování a rozhodovací kritéria rodiny a představuje její nejvyšší normu. Je také známá jako rodinné pravidla nebo rodinná charta a stanovuje následující:

• Hodnoty, které jsou považovány za důležité
• Standardy chování
• Zodpovědnou osobu rodiny
• Členy rodinného provozního výboru
• Systémy a směrnice pro řízení podnikání
• Systémy a směrnice pro správu a převod majetku
• Základní pravidla pro řízení rodiny
• Způsoby řešení sporů
• Vzdělávání

Jednou stanovená rodinná ústava se zásadně nemění. Je důležité jasně definovat obsah, který je pro rodinu univerzální, a vytvořit společné porozumění směru, kterým by rodina měla směřovat.

Samotná rodinná ústava nemá právní závaznost, ale jako nejvyšší norma rodiny ovlivňuje i dokumenty s právní závazností. Také se může projevit faktická donucovací síla, například prostřednictvím vzájemného dohledu. Při jejím návrhu je klíčové, aby byla v rodině široce akceptována, a proto je důležité ji vytvářet v úzké spolupráci a po důkladné diskusi.

Rodinná pravidla

Rodinná pravidla jsou konkrétním vyjádřením obsahu rodinné ústavy. Doporučujeme zahrnout do obsahu historii vývoje rodiny a myšlenky zodpovědných osob, aby byla pravidla přijímána napříč generacemi.

Rodinná pravidla specificky stanoví disciplínu v rodině, a proto se s časem a změnou okolností mohou do určité míry aktualizovat. Je vhodné nastavit příležitosti pro revidaci obsahu po uplynutí určeného časového období.

Co se týče právní závaznosti, rodinná pravidla nemají stejně jako rodinná ústava žádnou. Nicméně, na základě obsahu stanoveného v rodinných pravidlech a rodinné ústavě se budou formovat konkrétní právní vztahy.

Manželské majetkové smlouvy a předmanželské smlouvy

Manželská majetková smlouva je dohoda, kterou uzavírají snoubenci před svatbou. Stanovuje rozdělení domácích prací a péče o děti, správu majetku a dělení majetku v případě rozvodu.

Konkrétní vysvětlení manželských majetkových smluv v rámci rodinného řízení naleznete v souvisejícím článku níže.

Související článek: Brzy bude zveřejněn

Pokud se osoba, která není hlavou rodiny, chystá na sňatek, je zvláště důležité rozhodovat se s opatrností. Je klíčové uzavřít smlouvu s důrazem na to, aby nový manžel nebo manželka nepřinesli do rodiny neočekávané komplikace. Obsah a zaměření manželské majetkové smlouvy se liší v závislosti na tom, kdo z rodinného podniku se žení či vdává.

Dobrovolná opatrovnictví, smlouvy o trustu a smlouvy o správě majetku

Je důležité mít připravené dobrovolné opatrovnické smlouvy a smlouvy o trustu pro případ, že by došlo k poklesu schopnosti rozhodování. Rovněž je třeba zvážit využití smluv o správě majetku pro situace, kdy by člověk nemohl svobodně nakládat se svým tělem.

Pokud by se podnikatel stal neschopným právně jednat, mohlo by to mít značný dopad na stakeholdery společnosti a rodinu. Je nezbytné mít předem nastavené, jaké kroky se mají podniknout v případě poklesu vlastní schopnosti rozhodování.

Dále, i když někdo není hlavou rodiny, ale má značné jmění nebo je hluboce zapojen do podnikání, je pro něj výhodné mít připravené výše zmíněné smlouvy pro případ poklesu schopnosti rozhodování.

Závěť

Aby se předešlo problémům s dědickým řízením, je nezbytné sepsat závěť. Pro podnikatele je závěť ještě důležitější, neboť se musí zabývat i otázkou předání podniku.

Konkrétní vysvětlení role závěti v rámci rodinného řízení naleznete v následujícím souvisejícím článku.

Související článek: Brzy bude zveřejněn

Závěť by měl sepsat nejen zodpovědný člen rodiny, ale všichni členové rodiny. Závěť lze kdykoliv přepsat, proto je vhodné, aby si ji rodina nejprve společně vytvořila a poté pravidelně přehodnocovala a aktualizovala. Obsah a zaměření závěti se liší podle pozice osoby v rodinném podniku.

Co se týče dětí, ty mohou sepsat závěť již od 15 let věku. Závěť musí vždy vytvořit osoba sama, proto by měly děti sepsat závěť, jakmile dosáhnou této věkové hranice.

Akciové smlouvy mezi akcionáři, preferenční akcie a osobní ustanovení

Pokud provozujete rodinný podnik, je běžné určovat zacházení s akciemi prostřednictvím akciových smluv mezi akcionáři. Úlohou těchto smluv je zabránit rozptýlení akcií a nekontrolovanému řízení, když se do rodinného podniku zapojuje více akcionářů.

Mezi akcionáři se dohodnou pravidla pro povinný odkup akcií, omezení převodu a omezení hlasovacích práv, aby se řídila správa a dispozice akciemi.

Kromě akciových smluv mezi akcionáři se mohou použít i preferenční akcie nebo osobní ustanovení stanov k udržení disciplíny.

Charakteristiky a důležité aspekty akcionářských dohod v rámci rodinného řízení

V rodinných podnicích často drží akcie přímo členové rodiny nebo příbuzní, a proto je návrh akcionářské dohody klíčovým prvkem při ochraně majetku. Z tohoto důvodu je pro manažery, kteří navrhují rodinné řízení, zásadní hluboce porozumět akcionářským dohodám.

Zde vysvětlíme charakteristiky akcionářských dohod a na co si dát pozor při jejich sestavování.

Hlavní ustanovení akcionářské smlouvy

Při návrhu akcionářské smlouvy pro rodinné podnikání je třeba stanovit pravidla pro následující záležitosti:

• Zákaz převodu
• Poskytování informací
• Ustanovení o rozhodování správní rady
• Veto práva
• Právo na jmenování a odvolání členů vedení
• Zásady ohledně dividend
• Právo na vynucený odkup
• Zákaz konkurenční činnosti
• Předem stanovená výše odškodnění
• Ustanovení pro případ dědictví
• Důvody pro ukončení smlouvy

V případě vedení rodinného podniku se při převodu a zacházení s akciemi obvykle potýkáme s komplexnějšími riziky. Proto je nezbytné předvídat všechny možné problémy a stanovit pravidla odpovídající vaší rodinné situaci.

Charakteristiky návrhu a provozu

Jednou z charakteristik akcionářských dohod je jejich vysoká flexibilita v obsahu a procedurách při uzavírání a změnách ve srovnání s druhy akcií nebo osobními ustanoveními. Například druhy akcií lze emitovat pouze v souladu s předepsaným obsahem zákona. Možnosti regulace prostřednictvím osobních ustanovení stanov jsou také omezené.

Na druhé straně jsou akcionářské dohody výsledkem svobodného vyjednávání mezi rovnocennými stranami. Jsou považovány za platné, pokud jejich obsah neporušuje imperativní právní předpisy a není zjevně nespravedlivý.

Změny obsahu stanov nebo druhů akcií vyžadují postup podle japonského zákona o společnostech (Japanese Companies Act). Naopak změny v akcionářských dohodách mohou být provedeny bez zvláštních procedur, pokud existuje dohoda mezi smluvními stranami.

Takto akcionářské dohody nabízejí v návrhu a provozu flexibilitu, což je činí uživatelsky přívětivým systémem.

Charakteristika účinnosti při porušení

Nevýhodou akcionářských dohod je, že v případě porušení stanovených pravidel je vynutitelnost odpovědnosti slabší ve srovnání s preferenčními akciemi nebo osobními ustanoveními.

Akty společnosti, které byly provedeny v rozporu s ustanoveními stanov nebo postupy valné hromady držitelů preferenčních akcií, vyvolávají pochybnosti o jejich účinnosti. Porušující členové vedení mohou být odpovědni za porušení povinnosti řádné péče a v některých případech může dojít k zastavení jejich činnosti.

Na druhé straně, akcionářská dohoda je pouze smlouva, a proto nemůže zpochybňovat platnost nebo odpovědnost za akty společnosti. Je možné požadovat náhradu škody za nesplnění závazků mezi smluvními stranami, ale není možné žalovat za další odpovědnost nebo zastavení provozu. Z tohoto důvodu lze říci, že z hlediska nápravy pro stranu, která byla porušením dohody poškozena, nebo prevence škody, je návrh využívající stanovy nebo preferenční akcie efektivnější.

Avšak, stanovením smluvních penále za porušení dohody předem je možné zajistit nápravu v případě porušení.

Pozorování při jmenování nezletilého dítěte dědicem

Pokud jmenujete nezletilé dítě dědicem a toto nezletilé dítě se stane stranou akcionářské smlouvy, je nutné věnovat pozornost právu na zrušení smlouvy v souvislosti s právními úkony nezletilých (Japonský občanský zákoník článek 5).

Předání akcií nezletilému je samo o sobě možné bez problémů. Avšak uzavření akcionářské smlouvy zavazuje k právním povinnostem, a pokud by byla smlouva uzavřena bez náležitého oprávnění, může dojít k jejímu zrušení.

Samozřejmě, pokud smlouvu uzavře zákonný zástupce, tedy osoba s rodičovskou odpovědností, smlouva je platná a účinná vůči danému nezletilému. Nicméně, pokud je osoba s rodičovskou odpovědností také stranou akcionářské smlouvy, může dojít k situaci, kdy jedná bez oprávnění. V takovém případě je nutné požádat rodinný soud o jmenování zvláštního zástupce.

Pozorování týkající se manželského partnera

Při převodu akcií na manželského partnera je nutné dbát na to, aby nebylo možné uplatnit právo na zrušení manželské smlouvy (článek 754 Japonského občanského zákoníku) vůči akcionářské smlouvě uzavřené mezi stranami.

V případě, že se předpokládá zapojení do rodinného podniku před uzavřením manželství, měly by být detaily tohoto zapojení stanoveny v manželské majetkové smlouvě (předmanželské smlouvě). Pokud se dohoda uzavírá po svatbě, je důležité pečlivě rozlišit, že daná smlouva o akciích není manželskou smlouvou.

Metody řízení rodinného governance pro manažery

Aby bylo možné udržet efektivitu zavedeného rodinného governance, je vyžadováno hladké řízení a správa. V tomto článku vám představíme přehled metod řízení rodinného governance.

Provozování orgánů schůzí

Pro zakořenění zavedeného rodinného governance je klíčová komunikace mezi členy rodiny. Jako účinný prostředek pro záměrné usnadnění komunikace lze uvést zřízení a provozování orgánů schůzí. V závislosti na velikosti rodiny a přítomnosti rodinného podnikání byste měli zvážit následující formy orgánů schůzí:

• Zda vybrat členy orgánu schůzí
• Zda bude orgán schůzí rozhodovat
• Zda bude orgán schůzí pouze poskytovat poradní názory bez rozhodovací pravomoci

Pro začátek může být dostatečné využít události jako je novoroční setkání jako příležitost pro schůze rodinného governance. Postupně byste měli přidávat prvky, které zvýší důležitost schůze a dodají jí pocit naléhavosti.

Rodinný úřad

Pro zajištění efektivního fungování zavedeného rodinného governance a orgánů rodinných schůzí je účinné zorganizovat rodinný úřad. Od rodinného úřadu se očekávají následující funkce:

• Správa, řízení a předání majetku
• Daňová opatření
• Investiční strategie
• Předcházení a řešení sporů

Přidáním profesionálů v uvedených oblastech do vašeho týmu můžete komplexně a jednoduše řešit všechny problémy, které obklopují manažery. Jako metoda pro zajištění jistoty v řízení a správě rodinného governance je to velmi efektivní nástroj.

Shrnutí: Problémy s rodinnou správou řešte s advokátem

Návrh rodinné správy začíná stanovením cílů rodiny a následným vytvářením konkrétního obsahu, který tyto ideály uskuteční. Časté změny po vytvoření mohou ztížit prosazení správy v rámci rodiny. Proto je důležité, aby byl návrh pečlivě zpracován již v počáteční fázi s důrazem na komunikaci.

Avšak návrh rodinné správy vyžaduje stanovení konkrétních dohod v širokém spektru oblastí, přičemž je nutné simulovat budoucí vývoj. Je také nezbytné, aby byly tyto dohody jasně definovány v písemné formě, aby byly významově úplné.

Pro zajištění, že rodinná správa bude efektivní a účinná, doporučujeme konzultovat s advokátem, který má hluboké znalosti v širokém spektru právních oblastí.

Představení opatření naší kanceláře

Právní kancelář Monolith je firma specializující se na IT, zejména na internet a právo. Při prosazování rodinného řízení může být někdy nutné vytvořit smlouvy. Naše kancelář poskytuje služby vytváření a revize smluv pro širokou škálu klientů, od společností kótovaných na Tokyo Stock Exchange Prime až po startupové firmy. Pokud máte problémy se smlouvami, prosím, odkazujte se na následující článek.

Oblasti práce Právní kanceláře Monolith: Vytváření a revize smluv atd.[ja]