Πώς να Καταγράφετε τα Πρακτικά στην Ανάπτυξη Συστημάτων από Νομική Οπτική Γωνία

Όταν μια εταιρεία αναθέτει την ανάπτυξη συστήματος σε μια άλλη εταιρεία, συχνά δεν είναι απολύτως σαφές τι πρέπει να δημιουργηθεί και πότε, ακόμη και αν υπάρχει συμβόλαιο που έχει συναφθεί με την εταιρική σφραγίδα των διευθυντικών συμβούλων και ένα έγγραφο προδιαγραφών που έχει δημιουργηθεί από τον υπεύθυνο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι στην πλειονότητα των αναπτύξεων συστημάτων, η επιβεβαίωση των προδιαγραφών που ήταν αρχικά ασαφείς, οι αλλαγές στις προδιαγραφές ανάλογα με τις αλλαγές στις συνθήκες, τα αιτήματα για προσθήκη λειτουργιών και οι αιτήσεις για συνεργασία σε προβλήματα που προκύπτουν, γίνονται καθημερινά μέσω ανταλλαγής email και τηλεφωνημάτων σε επίπεδο υπευθύνου και συνεδριάσεων που διοργανώνονται από τον υπεύθυνο.

Για να διευκολύνετε την ανάπτυξη του συστήματος και να είστε προετοιμασμένοι σε περίπτωση διαφοράς, είναι σημαντικό να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε τα έγγραφα για την ομαλή διεξαγωγή ενός έργου ανάπτυξης συστήματος.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να κρατάτε τα πρακτικά και τα υλικά των συνεδριάσεων που χρησιμοποιούνται στις συνεδριάσεις προόδου της ανάπτυξης συστήματος από μια νομική οπτική γωνία.

Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση εγγράφων στην ανάπτυξη συστημάτων

Σε ένα έργο ανάπτυξης συστημάτων, το να καταγράφετε το περιεχόμενο των συναντήσεων επιβεβαίωσης, την πρόοδο και την πορεία του έργου είναι πολύ σημαντικό από την άποψη του νόμου. Οι λόγοι για αυτό μπορούν να συνοψιστούν στα δύο εξής σημεία:

Για να αποφύγετε διαφωνίες στο μέλλον

Η ανάπτυξη συστημάτων είναι συνήθως ένα έργο που προχωράει εμπλέκοντας πολλούς ενδιαφερόμενους, τόσο από την πλευρά του χρήστη όσο και από την πλευρά του προμηθευτή. Επομένως, εάν υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ του χρήστη και του προμηθευτή σχετικά με το ποιος έχει ποιες ευθύνες και τι έχει αναλάβει ως υποχρέωση, αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στην πρόοδο του έργου στο μέλλον.

Επιπλέον, το γεγονός ότι πολλοί άνθρωποι συμμετέχουν σε ένα έργο σημαίνει ότι είναι πιθανό να προκύψουν προβλήματα επικοινωνίας, όπως “ο καθένας λέει κάτι διαφορετικό και δεν είναι σαφές ποιος έχει δίκιο”.

Είναι σημαντικό να καταγράφετε το περιεχόμενο των συμφωνιών για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ασυμφωνίες μεταξύ των δύο πλευρών. Επίσης, το να έχετε τα έγγραφα οργανωμένα ώστε όλοι οι ενδιαφερόμενοι να μπορούν να τα ελέγχουν (στο δικό τους χρόνο) συμβάλλει στην εναρμόνιση των δράσεων των ενδιαφερόμενων.

Σημειώνεται ότι η χρήση της νομικής γνώσης για την πρόληψη των διαφορών εκ των προτέρων είναι γνωστή ως προληπτική νομική.

Για μέτρα αντιμετώπισης σε περίπτωση διαφορών στο μέλλον

Επιπλέον, αν και παρόμοιο με την προληπτική νομική προσέγγιση που αναφέρθηκε προηγουμένως, αν θέλουμε να εξηγήσουμε τη σημασία της διαχείρισης εγγράφων από μια ελαφρώς διαφορετική άποψη, μπορούμε να αναφέρουμε την “διαχείριση κρίσεων” σε περίπτωση που πραγματικά προκύψει μια διαφορά.

Ας υποθέσουμε ότι προκύπτει κάποιο πρόβλημα και το έργο διακόπτεται πριν από την ολοκλήρωση του παραδοτέου, ή ότι δεν μπορεί να παραδοθεί εντός της αρχικής προθεσμίας. Ας υποθέσουμε επίσης ότι αυτή η κατάσταση καταλήγει σε δικαστική διαμάχη. Τόσο για την πλευρά του χρήστη όσο και για την πλευρά του προμηθευτή, αν δεν υπάρχουν γραπτά αρχεία, δεν θα μπορείτε να αποδείξετε την άποψή σας και ενδέχεται να βρεθείτε σε μειονεκτική θέση στο δικαστήριο.

Ειδικά σε προβλήματα που προκύπτουν από την “ανυπαρξία παράδοσης εντός της προθεσμίας”, ζητήματα όπως “πότε και πώς ανακαλύφθηκε το πρόβλημα”, “πότε ζητήθηκε η αλλαγή των προδιαγραφών”, “πώς αντιμετώπισε ο προμηθευτής την αίτηση για προσθήκη λειτουργιών από την πλευρά του χρήστη” είναι συχνά κρίσιμα σημεία που μπορούν να καθορίσουν την κατεύθυνση της δίκης. Αν προκύψουν πολλά προβλήματα “είπε, δεν είπε” σε αυτή την περίπτωση, θα είναι δύσκολο να περιμένουμε μια δίκαιη επίλυση της διαφοράς.

Τι είναι ιδιαίτερα σημαντικό στα πρακτικά των συνεδριάσεων για την ανάπτυξη συστημάτων;

Τύποι συνεδριάσεων στην ανάπτυξη συστημάτων

Στα πρότζεκτ ανάπτυξης συστημάτων, διάφορες συνεδριάσεις σχεδιάζονται και πραγματοποιούνται συνεχώς. Αυτό δεν είναι παράξενο, αν λάβουμε υπόψη ότι πολλοί άνθρωποι συμμετέχουν σε αυτά τα πρότζεκτ. Πολλοί προγραμματιστές και μηχανικοί που εργάζονται στον τομέα της ανάπτυξης, διεξάγουν τακτικές συνεδριάσεις για να ελέγχουν την πρόοδο της εργασίας. Επίσης, μπορεί να διεξάγονται επιθεωρήσεις του πραγματικού κώδικα για να ελέγχουν αν υπάρχουν προβλήματα, όπως η ευπάθεια στη συντηρησιμότητα ή την ασφάλεια.

Επιπλέον, δεν πραγματοποιούνται μόνο συνεδριάσεις σε επίπεδο υπευθύνων στον τομέα της ανάπτυξης, αλλά και συνεδριάσεις όπου συγκεντρώνονται οι διευθυντές της εταιρείας ή άλλοι υπεύθυνοι με εξουσία. Σε αυτές τις συνεδριάσεις, συχνά συζητούνται οι γενικές κατευθύνσεις και πολιτικές του πρότζεκτ ανάπτυξης. Αυτές οι συνεδριάσεις σε επίπεδο υπευθύνων, που “κρατούν” τα σημαντικά θέματα, ονομάζονται επίσης Steering Committee.

Προσοχή ιδιαίτερα στο Steering Committee

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, διάφορες συνεδριάσεις σχεδιάζονται στον τομέα της ανάπτυξης συστημάτων, ανάλογα με τη θέση και τον σκοπό των ατόμων που συμμετέχουν. Από νομικής άποψης, η συνεδρίαση που πρέπει να θεωρείται ιδιαίτερα σημαντική ανάμεσα σε αυτές είναι το Steering Committee. Σε σύγκριση με τις συνεδριάσεις ελέγχου προόδου και επιθεώρησης σε επίπεδο υπευθύνων, το Steering Committee είναι ιδιαίτερα σημαντικό από την άποψη της πρόληψης διαφορών και της αντιμετώπισης διαφορών όταν αυτές προκύπτουν, και η σημασία της τεκμηρίωσης πρέπει να αναγνωριστεί πλήρως. Οι λόγοι για αυτό είναι:

1. Το Steering Committee, λόγω της φύσης του ως συνεδρίαση που διοργανώνεται από υπευθύνους, συχνά σχετίζεται με σημαντικές αποφάσεις και είναι εύκολο να ληφθεί υπόψη από νομικής άποψης ως δείκτης της κατανόησης και από τους χρήστες και τους προμηθευτές.
2. Στις συνεδριάσεις σε επίπεδο υπευθύνων, συνήθως το περιεχόμενο της συνεδρίασης αντικατοπτρίζεται σε διάφορα σχέδια και προδιαγραφές, και είναι δύσκολο να προκύψει πρόβλημα “έλλειψης τεκμηρίωσης”. (Ωστόσο, αν η τεκμηρίωση είναι ανεπαρκής ακόμη και για αυτά, θα ήταν απαραίτητη μια βελτίωση.)

Μπορούμε να αναφέρουμε αυτά τα σημεία.

Παραδείγματα δικαστικών αποφάσεων σχετικά με τα πρακτικά της Επιτροπής Διεύθυνσης

Παρακάτω, παρουσιάζουμε ένα περιστατικό όπου τα πρακτικά της Επιτροπής Διεύθυνσης θεωρήθηκαν σημαντικά στοιχεία σε πραγματική δίκη. Η υπόθεση που αναφέρεται στην απόφαση που παραθέτουμε παρακάτω αφορά ένα πρόγραμμα ανάπτυξης συστημάτων που απέτυχε στη μέση της διαδικασίας, και όπου η παραβίαση των υποχρεώσεων διαχείρισης του προγράμματος από την πλευρά του προμηθευτή αναγνωρίστηκε. Το περιεχόμενο των πρακτικών σε αυτή την περίπτωση, ως δείκτης της αρχικής κατανόησης τόσο του προμηθευτή όσο και του χρήστη, είχε πολύ μεγάλη σημασία στη δίκη.

Ο προμηθευτής, βασιζόμενος στα πρακτικά της Επιτροπής Διεύθυνσης, αναγνώρισε την πορεία της ανάπτυξης του συστήματος, επισημαίνοντας ότι το περιεχόμενο των πρακτικών είχε τροποποιηθεί από τον χρήστη και δεν αντικατοπτρίζει απαραίτητα την πραγματικότητα των εργασιών. Ωστόσο, η Επιτροπή Διεύθυνσης ιδρύθηκε με σκοπό τη λήψη αποφάσεων σε επίπεδο ανώτερης διοίκησης για την ανάπτυξη του συστήματος, με τη συμμετοχή των υπευθύνων για την υλοποίηση της ανάπτυξης του συστήματος από τις δύο πλευρές, προμηθευτή και χρήστη, για την κοινή αξιολόγηση, την κοινή ανταλλαγή πληροφοριών για την πρόοδο του προγράμματος και τα ζητήματα που προκύπτουν, καθώς και για τη λήψη αποφάσεων για σημαντικά ζητήματα. Και τα κύρια σημεία που συζητήθηκαν καταγράφηκαν στα πρακτικά που δημιουργήθηκαν από τον προμηθευτή μέχρι το πρωί της δεύτερης εργάσιμης ημέρας μετά τη συνάντηση, καταχωρήθηκαν στη βάση δεδομένων των πρακτικών και καταγράφηκαν τα τελικά αποφασιστικά θέματα της συνάντησης μέσω αυτών των πρακτικών. Κατά την κατάρτιση των πρακτικών, ο προμηθευτής και ο χρήστης, αναγνωρίζοντας πλήρως τη σημασία της καταγραφής των εργασιών μέσω των πρακτικών, εξέτασαν το περιεχόμενο και την έκφραση τους και κατέληξαν στο περιεχόμενο που αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα της συνάντησης. Ειδικά ο προμηθευτής, ως επαγγελματίας στην ανάπτυξη συστημάτων, ήταν φυσικά εξοικειωμένος με τη σημασία και τη μέθοδο δημιουργίας τέτοιων πρακτικών. Επομένως, τα τελικά πρακτικά πρέπει να θεωρηθούν ως αντικατοπτρίζοντας την πραγματικότητα των εργασιών της Επιτροπής Διεύθυνσης και, εκτός αν υπάρχουν ειδικές συνθήκες, το περιεχόμενο των εργασιών και άλλων θεμάτων πρέπει να θεωρηθεί ως συνοψίζοντας την κατάσταση στην Επιτροπή Διεύθυνσης στην αντίστοιχη ημερομηνία.

Απόφαση του Ανώτατου Δικαστηρίου του Τόκιο, 26 Σεπτεμβρίου 2013 (Heisei 25)

Η θέση του δικαστηρίου φαίνεται να είναι ότι, εάν τα πρακτικά της συνάντησης δημιουργηθούν με τη συμφωνία και του προμηθευτή και του χρήστη, αυτά μπορούν να θεωρηθούν “αποδείξεις” με κάποια προεπιλεγμένη δύναμη. Από άλλη οπτική γωνία, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει κίνδυνος τα πρακτικά που περιέχουν απλές καταχωρήσεις να γίνουν αποδείξεις ως έχουν, και πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί σε αυτό.

Ποια είναι τα συγκεκριμένα στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται στα πρακτικά των συνεδριάσεων

Τα πρακτικά των συνεδριάσεων έχουν σημαντική σημασία, ως αποδεικτικά στοιχεία, σε περίπτωση δικαστικής διαμάχης, αλλά και για την ομαλή διεξαγωγή των διαπραγματεύσεων μεταξύ των μερών. Αλλά ποια είναι τα συγκεκριμένα στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται στα πρακτικά των συνεδριάσεων; Ας τα δούμε παρακάτω.

Στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται από την άποψη του προμηθευτή

Ο προμηθευτής έχει την υποχρέωση να διαχειρίζεται το έργο ως ειδικός στην ανάπτυξη συστημάτων. Το περιεχόμενο αυτής της υποχρέωσης εξηγείται λεπτομερώς στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

Λαμβάνοντας υπόψη αυτή την υποχρέωση, τα στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται από την πλευρά του προμηθευτή είναι:

1. Η ολοκλήρωση κάθε φάσης ανάπτυξης και η ημερομηνία της
2. Το ιστορικό των απαντήσεων σε αιτήματα για αλλαγές στις προδιαγραφές ή προσθήκη λειτουργιών που έχουν ληφθεί από την πλευρά του χρήστη
3. Τα μέτρα που έχουν ληφθεί για να ζητηθεί συνεργασία, σε περίπτωση που η πρόοδος της ανάπτυξης καθυστερεί λόγω προσωπικών συνθηκών του χρήστη, και η εξέλιξη αυτών

Αυτά είναι μερικά παραδείγματα.

Σχετικά με το παραπάνω σημείο 3, για παράδειγμα, στο παρακάτω άρθρο εξηγείται τι πρέπει να λάβει υπόψη ο προμηθευτής σε περίπτωση που ο χρήστης δεν πραγματοποιεί την έλεγχο. Στο άρθρο αυτό, εξηγείται πώς η απόφαση του δικαστηρίου μπορεί να αλλάξει σημαντικά ανάλογα με το πόσο συνεργάσιμος ήταν ο προμηθευτής για την εκτέλεση του ελέγχου από τον χρήστη, με αναφορά σε πραγματικές αποφάσεις δικαστηρίου.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται από την άποψη του χρήστη

Φυσικά, ο χρήστης έχει επίσης την υποχρέωση να συνεργάζεται σε έναν βαθμό με την ανάπτυξη του συστήματος από τον προμηθευτή, καθώς πρόκειται για ένα σύστημα που θα χρησιμοποιηθεί εσωτερικά από την εταιρεία του. Το συνολικό περιεχόμενο αυτής της υποχρέωσης εξηγείται στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. Το ιστορικό των πληροφοριών που έχουν δοθεί από την πλευρά του χρήστη στον προμηθευτή, όπως οι λειτουργίες που θέλουν, την εμφάνιση της οθόνης κ.λπ.
2. Το ιστορικό των διαφόρων προβλημάτων που έχουν προκύψει κατά τη διάρκεια της διαδικασίας του προμηθευτή (για παράδειγμα, η αποχώρηση ενός μέλους ή η καθυστέρηση του προγράμματος ανάπτυξης λόγω ελλείψεων στην έρευνα από την πλευρά του προμηθευτή και οι αιτίες τους)

Σχετικά με το παραπάνω σημείο 2, είναι ιδιαίτερα πιθανό να εξελιχθεί σε απρόβλεπτα προβλήματα, όταν γίνεται η ανάπτυξη ενός νέου συστήματος ταυτόχρονα με την κατάργηση του παλαιού. Τα προβλήματα που προκύπτουν εύκολα κατά τη μετάβαση των δεδομένων από το παλαιό σύστημα στο νέο εξηγούνται λεπτομερώς στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

Περίληψη

Αυτά που παρουσιάστηκαν παραπάνω αποτελούν κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο διατήρησης των αρχείων συνεδριάσεων σε ένα περιβάλλον ανάπτυξης συστημάτων από νομικής άποψης. Είναι σημαντικό να εμβαθύνουμε την κατανόησή μας όχι μόνο στις πρακτικές οδηγίες, αλλά και στη σχέση μεταξύ θεμάτων όπως “νομική”, “ανάπτυξη συστημάτων” και “διαχείριση εγγράφων”. Επειδή η ανάπτυξη συστημάτων συχνά εμπλέκει πολλούς ανθρώπους και οργανισμούς και εύκολα εξελίσσεται σε μεγάλης κλίμακας εμπορικές συναλλαγές, είναι σημαντικό να προλαμβάνουμε και να αντιμετωπίζουμε τις διαφορές που συνοδεύουν αυτό. Και από την άποψη της νομικής απαίτησης για διατήρηση των αποδεικτικών στοιχείων, η ύπαρξη “εγγράφων” που μπορούν να επιβεβαιωθούν αντικειμενικά από οποιονδήποτε έχει μεγάλη σημασία.

Βεβαίως, η πλήρης γλωσσική εκφραση όλων των αλληλεπιδράσεων και της εξέλιξης του έργου μπορεί να είναι μεγάλο βάρος και πιθανόν ανεφάρμοστη. Ωστόσο, είναι σημαντικό να καθορίσουμε ποια θέματα είναι νομικά σημαντικά και να προωθήσουμε την τεκμηρίωση αυτών των θεμάτων όπου είναι απαραίτητο. Αυτό είναι κάτι που θα πρέπει να γίνει ευρέως γνωστό σε όλους όσους εμπλέκονται στις επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από το εάν είναι ειδικοί στον νομικό τομέα ή όχι.