Οδηγός Νομικών Θεμάτων για Εργασιακές Βίζες και Κατάσταση Διαμονής που πρέπει να Τηρούν οι Επιχειρήσεις στην Ιαπωνία για την Απασχόληση Ξένων Εργαζομένων

Στη σύγχρονη εποχή του αυξημένου ανταγωνισμού στην παγκόσμια αγορά, είναι ζωτικής σημασίας για τις Ιαπωνικές εταιρείες να εξασφαλίζουν εξαιρετικό ταλέντο ανεξαρτήτως εθνικότητας, προκειμένου να επιτύχουν συνεχή ανάπτυξη και καινοτομία. Ωστόσο, η διαδικασία πρόσληψης ξένων εργαζομένων δεν περιορίζεται απλώς στην εύρεση και επιλογή προσωπικού. Αποτελεί επίσης μια νομική διαδικασία που απαιτεί την ακριβή κατανόηση και την τήρηση περίπλοκων νομοθετικών ρυθμίσεων, ξεκινώντας από τον “Ιαπωνικό Νόμο για τον Έλεγχο Εισόδου και Εξόδου και την Αναγνώριση Προσφύγων” (εφεξής αναφερόμενος ως “Ιαπωνικός Νόμος Εισόδου”). Ειδικότερα, η έννοια που γενικά αποκαλείται “βίζα” αποτελείται νομικά από δύο διαφορετικά συστήματα: την “έκδοση θεώρησης” από τις Ιαπωνικές πρεσβείες στο εξωτερικό και την “παροχή καθεστώτος διαμονής” από την Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής εντός της χώρας, και η κατανόηση αυτής της διάκρισης αποτελεί το πρώτο βήμα. Το παρόν άρθρο στοχεύει να παρέχει αξιόπιστες πληροφορίες στους εταιρικούς υπεύθυνους που επιθυμούν να προσλάβουν ξένους εργαζομένους στην Ιαπωνία, ώστε να κατανοήσουν την πλήρη εικόνα της διαδικασίας και να αποφύγουν τυχόν νομικούς κινδύνους. Συγκεκριμένα, θα αρχίσουμε με τη βασική ταξινόμηση των καθεστώτων διαμονής, θα συνεχίσουμε με τη διαδικασία αίτησης για “Πιστοποιητικό Επικύρωσης Καθεστώτος Διαμονής” για την πρόσληψη ατόμων που βρίσκονται στο εξωτερικό, τις διαφορετικές απαιτήσεις εγγράφων ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, και τέλος, τις αυστηρές ποινές που μπορεί να αντιμετωπίσει μια εταιρεία σε περίπτωση παράβασης των κανόνων συμμόρφωσης, όλα βασισμένα στην Ιαπωνική νομοθεσία.

Τα Βασικά για Βίζες και Καθεστώς Διαμονής: Η Νομική Βάση για την Απασχόληση στην Ιαπωνία

Κατά την απασχόληση ξένων εργαζομένων, το πρώτο που πρέπει να κατανοήσουμε είναι η νομική διαφορά μεταξύ της “βίζας” και του “καθεστώτος διαμονής”. Η βίζα είναι κάτι σαν “συστατική επιστολή” που εκδίδεται από τις ιαπωνικές πρεσβείες ή τα γενικά προξενεία στο εξωτερικό, επιβεβαιώνοντας ότι το διαβατήριο του ξένου είναι έγκυρο και δεν υπάρχουν εμπόδια για την είσοδο στην Ιαπωνία. Από την άλλη πλευρά, το καθεστώς διαμονής είναι η νομική προϋπόθεση που απαιτείται για να πατήσει κανείς το πόδι και να παραμείνει στην Ιαπωνία, καθορίζοντας τις δραστηριότητες που μπορεί να αναλάβει και τη διάρκεια της παραμονής του. Αυτό το καθεστώς διαμονής διαχειρίζεται η Ιαπωνική Υπηρεσία Εισόδου και Διαμονής, η οποία αποτελεί εξωτερικό όργανο του Ιαπωνικού Υπουργείου Δικαιοσύνης και αποτελεί τη βάση για τις δραστηριότητες εντός της χώρας.

Από την οπτική γωνία ενός υπεύθυνου προσλήψεων σε μια εταιρεία, το καθεστώς διαμονής μπορεί να κατηγοριοποιηθεί σε τρεις κύριες ομάδες, ανάλογα με το αν επιτρέπεται η απασχόληση ή όχι.

Πρώτον, υπάρχει το “καθεστώς διαμονής χωρίς περιορισμούς στην απασχόληση”. Αυτά παρέχονται κυρίως με βάση την κατάσταση ή τη θέση του ατόμου, όπως στους μόνιμους κατοίκους, στους συζύγους Ιαπώνων και στους συζύγους μόνιμων κατοίκων, καθώς και στους κατοίκους με καθεστώς διαμονής. Οι ξένοι με αυτά τα καθεστώτα διαμονής δεν έχουν νομικούς περιορισμούς στις δραστηριότητές τους και μπορούν να απασχοληθούν σε οποιοδήποτε επάγγελμα, όπως και οι Ιάπωνες.

Δεύτερον, υπάρχει το “καθεστώς διαμονής με απασχόληση σε καθορισμένο πεδίο”. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο καθεστώς για την απασχόληση ξένων εργαζομένων σε ειδικευμένους ή τεχνικούς τομείς. Για παράδειγμα, σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται τα καθεστώτα διαμονής για “Τεχνικούς, Ανθρωπιστικές Γνώσεις και Διεθνείς Υπηρεσίες”, όπως είναι οι μηχανικοί ή οι ειδικοί σε επιχειρησιακό σχεδιασμό και μάρκετινγκ, διερμηνείς, ή το “Εταιρική Μετατόπιση” για όσους μετακινούνται από ξένες μητρικές εταιρείες ή υποκαταστήματα, και το “Τεχνικές Δεξιότητες” για μάγειρες ξένης κουζίνας. Ένα σημαντικό σημείο αυτής της κατηγορίας είναι ότι υπάρχουν αυστηροί περιορισμοί, καθώς επιτρέπονται μόνο δραστηριότητες εντός του εγκεκριμένου πεδίου του καθεστώτος διαμονής.

Τρίτον, υπάρχει το “καθεστώς διαμονής που καταρχήν δεν επιτρέπει την απασχόληση”. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται τα καθεστώτα διαμονής για “Φοιτητές”, “Οικογενειακή Διαμονή”, “Πολιτιστικές Δραστηριότητες” και άλλα. Ωστόσο, ακόμα και οι κάτοχοι αυτών των καθεστώτων διαμονής μπορούν να εργαστούν εξαιρετικά, εφόσον έχουν λάβει “Άδεια για Δραστηριότητες Εκτός Καθεστώτος” από την Ιαπωνική Υπηρεσία Εισόδου και Διαμονής. Βάσει του άρθρου 19, παράγραφος 2 του Ιαπωνικού Νόμου για την Είσοδο και Διαμονή, για παράδειγμα, ένας φοιτητής με καθεστώς διαμονής “Φοιτητής” μπορεί να εργαστεί μέχρι 28 ώρες την εβδομάδα, εφόσον έχει λάβει αυτή την άδεια. Όταν μια εταιρεία προσλαμβάνει ξένους από αυτή την κατηγορία, πρέπει να ελέγξει πάντα την κάρτα διαμονής για την ύπαρξη άδειας για δραστηριότητες εκτός καθεστώτος και το εύρος των επιτρεπόμενων ωρών δραστηριότητας.

Η κατανόηση αυτών των κατηγοριών αποτελεί τη βάση για τον καθορισμό εάν ένας υποψήφιος μπορεί να εργαστεί νόμιμα ή όχι. Παρακάτω παρουσιάζεται ένας πίνακας σύγκρισης αυτών των εννοιών.

Προσλήψεις Ταλέντων από το Εξωτερικό: Διαδικασία Αίτησης για Έκδοση Πιστοποιητικού Επιβεβαίωσης Κατάστασης Διαμονής στην Ιαπωνία

Όταν προσλαμβάνετε ξένους που διαμένουν στο εξωτερικό για εργασία στην Ιαπωνία, η τυπική διαδικασία περιλαμβάνει την “Αίτηση για Έκδοση Πιστοποιητικού Επιβεβαίωσης Κατάστασης Διαμονής”. Αυτό το πιστοποιητικό, που ορίζεται στο άρθρο 7-2 του Ιαπωνικού Νόμου για την Είσοδο και Διαμονή Ξένων, πιστοποιεί εκ των προτέρων από τον Ιαπωνικό Υπουργό Δικαιοσύνης ότι οι προγραμματιζόμενες δραστηριότητες του ξένου συμφωνούν με τις απαιτήσεις για μια συγκεκριμένη κατηγορία διαμονής πριν από την είσοδό του στην Ιαπωνία. Αυτό το σύστημα στοχεύει στην εξομάλυνση της διαδικασίας αίτησης για βίζα στις Ιαπωνικές πρεσβείες στο εξωτερικό και την επιθεώρηση εισόδου στα Ιαπωνικά αεροδρόμια και άλλα σημεία εισόδου.

Η διαδικασία ακολουθεί τα παρακάτω πέντε βήματα:

1. Αίτηση εντός Ιαπωνίας: Αρχικά, η εταιρεία που υποδέχεται τον υποψήφιο υποβάλλει αίτηση στο αρμόδιο τοπικό γραφείο διαχείρισης εισόδου και διαμονής ξένων, ενεργώντας ως αντιπρόσωπος. Η αίτηση γίνεται συνήθως από έναν υπεύθυνο της Ιαπωνικής εταιρείας ή από έναν δικηγόρο ή διοικητικό σύμβουλο που έχει λάβει εντολή.
2. Επιθεώρηση από την Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής Ξένων: Με την αποδοχή της αίτησης, οι επιθεωρητές της υπηρεσίας εξετάζουν τα υποβληθέντα έγγραφα για να διαπιστώσουν αν η εταιρεία είναι σταθερή και βιώσιμη, αν ο υποψήφιος έχει τα απαραίτητα προσόντα και εμπειρία και αν οι προτεινόμενες εργασίες συμφωνούν με τα κριτήρια της κατηγορίας διαμονής. Η διάρκεια της επιθεώρησης μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το περιεχόμενο και την περίοδο της αίτησης, αλλά συνήθως διαρκεί από έναν έως τρεις μήνες.
3. Έκδοση και αποστολή του πιστοποιητικού: Εάν τα κριτήρια έχουν πληρωθεί, το πιστοποιητικό εκδίδεται (ή αποστέλλεται μέσω email σε περίπτωση online αίτησης). Η εταιρεία στέλνει το πρωτότυπο του πιστοποιητικού στον ξένο μέσω διεθνούς ταχυδρομείου ή, σε περίπτωση που έχει εκδοθεί ηλεκτρονικά, το μεταφέρει μέσω email.
4. Αίτηση για βίζα σε Ιαπωνική πρεσβεία στο εξωτερικό: Ο ξένος που έχει λάβει το πιστοποιητικό υποβάλλει αίτηση για βίζα στην Ιαπωνική πρεσβεία ή το γενικό προξενείο της χώρας διαμονής του. Η παρουσίαση του πιστοποιητικού ή του μεταφερθέντος email από την εταιρεία διευκολύνει την έκδοση της βίζας, καθώς η ουσιαστική επιθεώρηση έχει ήδη ολοκληρωθεί στην Ιαπωνία, και έτσι η βίζα συνήθως εκδίδεται εντός πέντε εργάσιμων ημερών.
5. Είσοδος στην Ιαπωνία και έκδοση κάρτας διαμονής: Με την έκδοση της βίζας, ο ξένος ταξιδεύει στην Ιαπωνία. Σημαντικό είναι να σημειωθεί ότι το πιστοποιητικό ισχύει μόνο για τρεις μήνες από την έκδοσή του και ο ξένος πρέπει να εισέλθει στην Ιαπωνία εντός αυτού του χρονικού πλαισίου. Κατά την επιθεώρηση εισόδου στα Ιαπωνικά αεροδρόμια, η παρουσίαση του διαβατηρίου, της βίζας και του πιστοποιητικού οδηγεί στην άμεση έκδοση της κάρτας διαμονής σε συγκεκριμένα αεροδρόμια όπως το Haneda, το Narita International, το Chubu International, το Kansai International, το New Chitose, το Hiroshima και το Fukuoka. Σε άλλα αεροδρόμια ή λιμάνια, η κάρτα διαμονής αποστέλλεται στη διεύθυνση διαμονής μετά την είσοδο. Αυτή η κάρτα διαμονής λειτουργεί ως επίσημο έγγραφο ταυτότητας στην Ιαπωνία.

Αυτή η διπλή διαδικασία βασίζεται σε μια λογική σχεδίαση που συγκεντρώνει την ουσιαστική επιθεώρηση στην ειδικευμένη Ιαπωνική αρχή, την Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής Ξένων, μειώνοντας το φόρτο εργασίας των Ιαπωνικών πρεσβειών στο εξωτερικό και αυξάνοντας την προβλεψιμότητα για τους εργοδότες και τους ξένους. Έτσι, αποτρέπεται η περίπτωση ένας ξένος να ταξιδέψει στην Ιαπωνία με μεγάλο κόστος και χρόνο, μόνο για να απορριφθεί η είσοδός του στην πύλη της χώρας.

Οι τέσσερις κατηγορίες επιχειρήσεων ανάλογα με το μέγεθος και οι ορισμοί τους στην Ιαπωνία

Κατά την αίτηση για άδεια παραμονής σχετικά με την απασχόληση, η Ιαπωνική Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής κατατάσσει τις επιχειρήσεις (ή τους φορείς που τις φιλοξενούν) σε τέσσερις κατηγορίες ανάλογα με το μέγεθος και την αξιοπιστία τους. Αυτή η κατάταξη αποτελεί ένα διοικητικό μηχανισμό που καθορίζει το βαθμό απλοποίησης των διαδικασιών αίτησης, και το ποια κατηγορία είναι εφαρμοστέα επηρεάζει σημαντικά τον όγκο των εγγράφων που απαιτούνται. Είναι κρίσιμο για τις επιχειρήσεις να κατανοούν με ακρίβεια σε ποια κατηγορία ανήκουν, καθώς αυτό αποτελεί το κλειδί για μια ομαλή προετοιμασία της αίτησης.

Η κατηγορία 1 περιλαμβάνει τους φορείς που θεωρούνται ως οι πιο αξιόπιστοι. Συγκεκριμένα, περιλαμβάνει επιχειρήσεις που είναι εισηγμένες στο Ιαπωνικό χρηματιστήριο, αμοιβαίες ασφαλιστικές εταιρείες, κρατικούς ή τοπικούς δημόσιους φορείς και άλλους παρόμοιους δημόσιους νομικούς πρόσωπα. Αυτοί οι φορείς θεωρούνται ότι έχουν υψηλό κοινωνικό κύρος και σταθερή διοικητική βάση, γι’ αυτό και τα απαιτούμενα έγγραφα κατά την αίτηση μειώνονται σημαντικά.

Η κατηγορία 2 αφορά κυρίως μεγάλες και σταθερές μη εισηγμένες επιχειρήσεις. Τα κριτήρια για αυτή την κατηγορία βασίζονται στο αν το ποσό του φόρου που παρακρατήθηκε από τα εισοδήματα μισθωτών του προηγούμενου έτους, όπως αναφέρεται στον «Συνολικό Πίνακα Νόμιμων Δηλώσεων Πηγαίων Φόρων», είναι 10 εκατομμύρια γιεν ή περισσότερο. Επιπλέον, ακόμα και αν το ποσό του φόρου δεν πληροί αυτό το κριτήριο, οι φορείς που έχουν λάβει έγκριση για τη χρήση του «Συστήματος Ηλεκτρονικής Αίτησης Παραμονής» από την Υπηρεσία Διαχείρισης Εισόδου και Παραμονής θεωρούνται ως κατηγορία 2.

Η κατηγορία 3 περιλαμβάνει κυρίως τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Συγκεκριμένα, αφορά φορείς ή ιδιώτες που έχουν υποβάλει τον προηγούμενο έτους τον Συνολικό Πίνακα Νόμιμων Δηλώσεων και ο φόρος που παρακρατήθηκε είναι λιγότερο από 10 εκατομμύρια γιεν. Η πλειοψηφία των Ιαπωνικών επιχειρήσεων κατατάσσεται σε αυτή την κατηγορία.

Η κατηγορία 4 αφορά φορείς ή ιδιώτες που δεν ανήκουν σε καμία από τις προηγούμενες κατηγορίες. Το πιο τυπικό παράδειγμα είναι οι νεοσύστατες εταιρείες. Αυτές οι επιχειρήσεις δεν έχουν ακόμα ολοκληρώσει έναν οικονομικό χρόνο και δεν έχουν υποβάλει τον Συνολικό Πίνακα Νόμιμων Δηλώσεων, επομένως πρέπει να αποδείξουν τη σταθερότητα και τη συνέχεια της επιχείρησής τους μέσω άλλων εγγράφων.

Αυτό το σύστημα κατηγοριοποίησης στοχεύει στην αποδοτικότητα της διαδικασίας ελέγχου. Οι επιχειρήσεις της κατηγορίας 1 και 2, λόγω της ήδη αποδεδειγμένης σταθερότητας τους μέσω δημόσιων ή αντικειμενικών δεικτών, υπόκεινται σε λιγότερο αυστηρό έλεγχο, με το επίκεντρο να βρίσκεται κυρίως στην καταλληλότητα του ξένου υπηκόου. Αντίθετα, για τις επιχειρήσεις της κατηγορίας 3 και ιδιαίτερα της κατηγορίας 4, ο έλεγχος επεκτείνεται και στο περιεχόμενο και την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης που φιλοξενεί τον ξένο υπήκοο, απαιτώντας έτσι περισσότερα αποδεικτικά έγγραφα.

Παρακάτω παρουσιάζεται ένας πίνακας με τους ορισμούς και συγκεκριμένα παραδείγματα για κάθε κατηγορία.

Έγγραφα που Πρέπει να Προετοιμάσουν οι Εταιρείες Ανά Κατηγορία στην Ιαπωνία

Τα έγγραφα που πρέπει να προετοιμάσει μια εταιρεία κατά την αίτηση για Πιστοποιητικό Επικύρωσης Κατάστασης Διαμονής διαφέρουν ανάλογα με τις προαναφερθείσες τέσσερις κατηγορίες. Εδώ θα αναλύσουμε συγκεκριμένα τα απαιτούμενα έγγραφα, χρησιμοποιώντας ως παράδειγμα την κατηγορία διαμονής «Τεχνολογία, Ανθρωπιστικές Γνώσεις & Διεθνείς Υπηρεσίες» που χρησιμοποιείται από πολλές εταιρείες.

Αρχικά, υπάρχουν έγγραφα που απαιτούνται για υποβολή σε όλες τις κατηγορίες. Αυτά αποτελούν τη βάση της αίτησης.

• Φόρμα Αίτησης για Πιστοποιητικό Επικύρωσης Κατάστασης Διαμονής: Χρησιμοποιείτε την τελευταία έκδοση της φόρμας που μπορείτε να κατεβάσετε από την ιστοσελίδα της Ιαπωνικής Υπηρεσίας Εισόδου και Διαμονής. (https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Φωτογραφία: Μια πρόσφατη φωτογραφία του αιτούντος που πληροί τα καθορισμένα πρότυπα και θα επικολληθεί στην αίτηση.
• Φάκελος για Απάντηση: Χρησιμοποιείται για την ειδοποίηση του αποτελέσματος της αίτησης και πρέπει να φέρει την πλήρη διεύθυνση και να έχει επικολλημένη γραμματόσημα για συστημένη αποστολή.
• Έγγραφο Ειδοποίησης Εργασιακών Όρων ή Αντίγραφο της Σύμβασης Εργασίας: Ένα έγγραφο που αναφέρει συγκεκριμένα τις εργασιακές συνθήκες, όπως το περιεχόμενο της εργασίας, τον μισθό και τις ώρες εργασίας.
• Έγγραφα που Πιστοποιούν την Εκπαίδευση και την Επαγγελματική Εμπειρία του Αιτούντος: Περιλαμβάνουν πιστοποιητικά αποφοίτησης από πανεπιστήμια και βιογραφικά που καταγράφουν την προηγούμενη εργασιακή εμπειρία.

Στη συνέχεια, για να αποδείξουν την κατηγορία της εταιρείας, προσθέτουν τα παρακάτω έγγραφα στα παραπάνω κοινά έγγραφα.

Οι εταιρείες της Κατηγορίας 1 υποβάλλουν ένα από τα ακόλουθα έγγραφα για να πιστοποιήσουν τη θέση τους.

• Αντίγραφο του Ετήσιου Εκθέσεως ή έγγραφα που πιστοποιούν την καταχώρηση της εταιρείας στο Ιαπωνικό Χρηματιστήριο.
• Αντίγραφο του εγγράφου που πιστοποιεί την έγκριση ίδρυσης από την αρμόδια κυβερνητική αρχή.

Οι εταιρείες της Κατηγορίας 2 και 3 υποβάλλουν τα ακόλουθα έγγραφα για να δείξουν το μέγεθος της επιχείρησης.

• Αντίγραφο του συνολικού πίνακα των νόμιμων δηλώσεων για τα εισοδήματα από μισθούς του προηγούμενου έτους (με τη σφραγίδα της φορολογικής αρχής).

Οι εταιρείες της Κατηγορίας 4, δεδομένου ότι δεν έχουν ακόμη φορολογικό ιστορικό, πρέπει να αποδείξουν αντικειμενικά τη σταθερότητα και τη συνέχεια της επιχείρησης. Ως εκ τούτου, απαιτούνται περισσότερα έγγραφα από ό,τι για τις εταιρείες των Κατηγοριών 1 έως 3. Συνήθως, υποβάλλουν τα ακόλουθα έγγραφα.

• Σχέδιο Επιχείρησης: Ένα έγγραφο που εξηγεί λογικά το συγκεκριμένο περιεχόμενο της επιχείρησης, τις προβλέψεις για τα έσοδα και το γιατί είναι αναγκαία η πρόσληψη του συγκεκριμένου αλλοδαπού.
• Πιστοποιητικό Εγγραφής Εταιρικών Στοιχείων: Ένα επίσημο έγγραφο που εκδίδεται από το Ιαπωνικό Πρωτοδικείο και πιστοποιεί τις βασικές πληροφορίες της εταιρείας.
• Αντίγραφο των εγγράφων του τελευταίου έτους λογιστικής κατάστασης: Υποβάλλεται εάν η εταιρεία έχει ήδη ολοκληρώσει έναν κύκλο λογιστικής κατάστασης μετά την ίδρυσή της. Εάν η νεοσύστατη εταιρεία δεν έχει ακόμη λογιστικά στοιχεία, πρέπει να εξηγήσει αυτή την κατάσταση.

Οι διαφορές στις απαιτήσεις των εγγράφων αντανακλούν τη λογική της αξιολόγησης κινδύνου που διεξάγει η Ιαπωνική Υπηρεσία Εισόδου και Διαμονής. Για τις εταιρείες των Κατηγοριών 1 και 2, η αξιοπιστία της επιχείρησης έχει ήδη εξασφαλιστεί, επομένως η αξιολόγηση επικεντρώνεται κυρίως στα προσωπικά προσόντα του αιτούντος. Ωστόσο, για τις εταιρείες των Κατηγοριών 3 και ιδιαίτερα της Κατηγορίας 4, οι αξιολογητές εξετάζουν προσεκτικά όχι μόνο τον αιτούντα αλλά και αν η ίδια η εταιρεία έχει την ικανότητα να συνεχίσει να απασχολεί σταθερά τους αλλοδαπούς, καθώς και αν η επιχείρηση είναι νόμιμη και έχει πραγματική υπόσταση. Επομένως, ιδιαίτερα για τις νεοσύστατες εταιρείες της Κατηγορίας 4, η αίτηση για κατάσταση διαμονής δεν αποτελεί απλώς μια διαδικασία πρόσληψης, αλλά και μια ευκαιρία να αποδείξουν στις αρχές τη νομιμότητα και τις μελλοντικές προοπτικές της επιχείρησης.

Ποινές για Εταιρείες: Ο Κίνδυνος του Εγκλήματος Προώθησης Παράνομης Εργασίας στην Ιαπωνία

Οι εταιρείες που απασχολούν ξένους εργαζόμενους στην Ιαπωνία έχουν την ευθύνη να κατανοούν σωστά το σύστημα των ισχυόντων θεωρήσεων διαμονής, να ακολουθούν τις κατάλληλες διαδικασίες και να συμμορφώνονται συνεχώς με τη νομοθεσία κατά τη διάρκεια της απασχόλησης. Η παράβλεψη αυτής της υποχρέωσης μπορεί να εκθέσει μια εταιρεία στο σοβαρό νομικό κίνδυνο του εγκλήματος προώθησης παράνομης εργασίας, το οποίο καθορίζεται στο άρθρο 73-2 του Ιαπωνικού Νόμου Εισόδου και Διαμονής Αλλοδαπών, επιβάλλοντας αυστηρές ποινές σε όσους επιτρέπουν παράνομη εργασία.

Το έγκλημα προώθησης παράνομης εργασίας συνήθως κατηγοριοποιείται σε τρεις τυπικές πράξεις. Πρώτον, την απασχόληση αλλοδαπών που παραμένουν παράνομα στην Ιαπωνία ή δεν έχουν θεώρηση διαμονής που επιτρέπει την εργασία (π.χ. βραχυπρόθεσμη διαμονή). Δεύτερον, την απασχόληση αλλοδαπών πέρα από το εύρος δραστηριοτήτων που καθορίζεται από τη θεώρηση διαμονής τους. Για παράδειγμα, ένας μηχανικός με θεώρηση διαμονής για «Τεχνικές Και Ανθρωπιστικές Γνώσεις ή Διεθνείς Υπηρεσίες» που απασχολείται σε απλές εργασίες εντός εργοστασίου, οι οποίες δεν απαιτούν ειδικές γνώσεις. Τρίτον, την απασχόληση αλλοδαπών πέρα από τις ώρες που ορίζονται από την άδεια εργασίας εκτός προσόντων. Για παράδειγμα, ένας φοιτητής με όριο τις 28 ώρες εργασίας την εβδομάδα που απασχολείται για 40 ώρες.

Σε περίπτωση παράβασης αυτών των διατάξεων, ο εργοδότης μπορεί να αντιμετωπίσει ποινές «έως τρία χρόνια φυλάκισης ή πρόστιμο έως τρία εκατομμύρια γιεν, ή και τα δύο». Επιπλέον, σύμφωνα με το Ιαπωνικό δίκαιο, συχνά επιβάλλονται ποινές όχι μόνο στον άμεσα υπεύθυνο για την παράβαση αλλά και στην ίδια την εταιρεία, καθιστώντας την εταιρική ευθύνη ένα σημαντικό ζήτημα.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην ερμηνεία της «αμέλειας» στο Ιαπωνικό Νόμο Εισόδου και Διαμονής Αλλοδαπών. Σύμφωνα με το νόμο, η άγνοια του γεγονότος ότι μια δραστηριότητα αποτελεί παράνομη εργασία δεν αποτελεί κατ’ αρχήν λόγο απαλλαγής από την ευθύνη. Ωστόσο, αν δεν υπάρχει αμέλεια στην άγνοια αυτής της πληροφορίας, τότε μπορεί να μην επιβληθεί ποινή. Αυτό σημαίνει ότι οι εταιρείες έχουν την ενεργή υποχρέωση να ελέγχουν προσεκτικά τη θεώρηση διαμονής και την εργασιακή κατάσταση των αλλοδαπών που προτίθενται να προσλάβουν, για παράδειγμα ελέγχοντας το πρωτότυπο της κάρτας διαμονής. Η απλή επιβεβαίωση με αντίγραφο της κάρτας διαμονής ή η αποδοχή των πληροφοριών από τον ίδιο τον εργαζόμενο χωρίς περαιτέρω έλεγχο, μπορεί να οδηγήσει σε κατηγορίες για αμέλεια και να επιφέρει ποινικές συνέπειες.

Μια καταδίκη για το έγκλημα προώθησης παράνομης εργασίας δεν περιορίζεται μόνο στις άμεσες ποινές, όπως τα πρόστιμα ή η φυλάκιση, αλλά μπορεί επίσης να έχει σοβαρές επιπτώσεις στις επιχειρηματικές δραστηριότητες μιας εταιρείας. Για παράδειγμα, εταιρείες που έχουν καταδικαστεί για προώθηση παράνομης εργασίας μπορεί να αποκλειστούν από τη χρήση συστημάτων όπως το πρόγραμμα τεχνικής πρακτικής εξάσκησης ή το σύστημα ειδικών δεξιοτήτων, τα οποία αποτελούν σημαντική πηγή εργατικού δυναμικού σε συγκεκριμένους κλάδους. Αυτό δείχνει ότι η παραβίαση της συμμόρφωσης μπορεί να εξελιχθεί από ένα απλό νομικό ζήτημα σε έναν κίνδυνο διαχείρισης που απειλεί την ίδια τη συνέχεια της επιχείρησης.

Διαδικασίες Μετά την Πρόσληψη: Έκθεση Κατάστασης Απασχόλησης Ξένων Εργαζομένων στην Ιαπωνία

Η διαδικασία πρόσληψης ξένων εργαζομένων δεν ολοκληρώνεται απλώς με την έγκριση της κατάστασης διαμονής και την απόφαση πρόσληψης. Μετά την έναρξη της απασχόλησης, υπάρχουν νομικές υποχρεώσεις που πρέπει να εκπληρώσει η επιχείρηση. Μία από αυτές είναι η υποβολή της “Έκθεσης Κατάστασης Απασχόλησης Ξένων Εργαζομένων”. Αυτή η διαδικασία είναι υποχρεωτική για όλους τους εργοδότες στην Ιαπωνία, βάσει του “Νόμου για την Ολοκληρωμένη Προώθηση των Εργασιακών Πολιτικών και την Σταθερότητα της Απασχόλησης των Εργαζομένων καθώς και την Εμπλουτισμό της Επαγγελματικής Ζωής και άλλα Σχετικά Θέματα”.

Η υποβολή αυτής της έκθεσης απαιτείται όταν προσλαμβάνεται ένας νέος ξένος εργαζόμενος ή όταν ένας ξένος εργαζόμενος αποχωρεί από την εργασία, και πρέπει να αναφερθεί στο αρμόδιο Δημόσιο Γραφείο Εργασίας (Hello Work) της περιοχής. Σκοπός αυτού του συστήματος είναι να επιτρέψει στην κυβέρνηση να κατανοήσει με ακρίβεια την πραγματική κατάσταση της απασχόλησης των ξένων εργαζομένων και να προωθήσει την κατάλληλη διαχείριση της απασχόλησης και την υποστήριξη για επαναπρόσληψη.

Η μέθοδος υποβολής διαφέρει ανάλογα με το αν ο ξένος εργαζόμενος είναι ασφαλισμένος στην απασχόληση ή όχι. Εάν ο εργαζόμενος είναι ασφαλισμένος στην απασχόληση, η υποβολή της “Έκθεσης Απόκτησης Ασφαλιστικής Ικανότητας του Ασφαλισμένου” θα καλύψει επίσης την υποβολή της κατάστασης απασχόλησης των ξένων, οπότε δεν απαιτείται η υποβολή επιπλέον εγγράφων.

Από την άλλη πλευρά, όταν προσλαμβάνεται ένας ξένος εργαζόμενος που δεν είναι ασφαλισμένος στην απασχόληση λόγω όρων όπως οι ώρες εργασίας, τότε πρέπει να υποβληθεί η “Έκθεση Κατάστασης Απασχόλησης Ξένων Εργαζομένων (Φόρμα Αριθμός 3)”. Αυτή η φόρμα μπορεί να ληφθεί από την ιστοσελίδα του Υπουργείου Υγείας, Εργασίας και Πρόνοιας. (Υπουργείο Υγείας, Εργασίας και Πρόνοιας “Σχετικά με την Έκθεση Κατάστασης Απασχόλησης Ξένων Εργαζομένων” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Η προθεσμία υποβολής είναι μέχρι το τέλος του μήνα που ακολουθεί τον μήνα πρόσληψης ή αποχώρησης. Εάν παραλείψετε να υποβάλετε αυτήν την έκθεση ή υποβάλετε ψευδή έκθεση, μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο έως και 300.000 γιεν, επομένως απαιτείται προσοχή. Αυτή η διαδικασία διεξάγεται υπό διαφορετικούς διοικητικούς σκοπούς από τη διαχείριση της διαμονής που εποπτεύεται από το Υπουργείο Δικαιοσύνης (Γραφείο Διαχείρισης Εισόδου και Διαμονής) και τη διαχείριση της αγοράς εργασίας που εποπτεύεται από το Υπουργείο Υγείας, Εργασίας και Πρόνοιας, και οι επιχειρήσεις πρέπει να συμμορφώνονται με και τους δύο κανονισμούς.

Συνοπτικά

Η απασχόληση ξένων ειδικευμένων επαγγελματιών αποτελεί για τις Ιαπωνικές εταιρείες ένα ισχυρό μέσο για την ενίσχυση της παγκόσμιας ανταγωνιστικότητάς τους. Ωστόσο, η υλοποίηση αυτού απαιτεί την απόλυτη συμμόρφωση με το περίπλοκο και αυστηρό νομικό πλαίσιο που καθορίζεται κυρίως από τον Ιαπωνικό Νόμο Παραμονής και Εισόδου. Όπως αναλύθηκε στο παρόν άρθρο, η ακριβής κατανόηση των προϋποθέσεων παραμονής, η προετοιμασία των κατάλληλων εγγράφων ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας και η αποφυγή σοβαρών νομικών κινδύνων όπως το έγκλημα της προώθησης παράνομης εργασίας, αποτελούν ευθύνη όλων των εταιρειών. Οι διαδικασίες αυτές απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις και μεγάλη προσοχή, καθώς η παραμέληση της προετοιμασίας μπορεί να οδηγήσει σε απρόβλεπτες χρονικές απώλειες και νομικές κυρώσεις.

Το δικηγορικό μας γραφείο Monolith, με έδρα την Ιαπωνία, διαθέτει πλούσια εμπειρία στην παροχή νομικών υπηρεσιών σχετικά με θέματα εργασιακών θεωρήσεων και προϋποθέσεων παραμονής, όπως αυτά περιγράφονται στο παρόν άρθρο, σε πολυάριθμους πελάτες εντός της Ιαπωνίας. Η δύναμη του γραφείου μας βρίσκεται στη βαθιά γνώση του Ιαπωνικού νομικού συστήματος, καθώς και στην παρουσία δικηγόρων που μιλούν άπταιστα Αγγλικά και κατέχουν δικηγορικές άδειες από ξένες χώρες. Αυτό μας επιτρέπει να υποστηρίζουμε αποτελεσματικά τις νομικές διαδικασίες πέρα από τα σύνορα, εξασφαλίζοντας ομαλή επικοινωνία τόσο με τους νομικούς και τα HR τμήματα των εταιρειών όσο και με τους ίδιους τους υποψήφιους από το εξωτερικό. Εάν αντιμετωπίζετε προκλήσεις με τις περίπλοκες διαδικασίες απασχόλησης ξένων εργαζομένων ή τη δημιουργία συστημάτων συμμόρφωσης, παρακαλούμε να επικοινωνήσετε με το γραφείο μας για συμβουλές.