Τι είναι οι πολυεπίπεδες συμβάσεις στην ανάπτυξη συστημάτων και γιατί συνιστώνται; Μια ανάλυση με βάση τους λόγους που τις καθιστούν επιθυμητές

Στα έργα ανάπτυξης συστημάτων, συχνά προχωρούν οι εργασίες συμβατικής πρακτικής μέσω μιας πολυεπίπεδης συμβατικής διαδικασίας. Στο παρόν άρθρο, θα αναλύσουμε τις πολυεπίπεδες συμβάσεις στην ανάπτυξη συστημάτων, λαμβάνοντας υπόψη και τους λόγους που αυτή η προσέγγιση συνιστάται.

Τι είναι οι Πολυεπίπεδες Συμβάσεις

Κατά κανόνα, η διαδικασία σύναψης μιας σύμβασης πραγματοποιείται μέσω ενός συμβολαίου. Δηλαδή, η πλευρά που πρόκειται να πληρώσει την αμοιβή (στην ανάπτυξη συστημάτων, ο χρήστης) αναλαμβάνει την υποχρέωση της πληρωμής, ενώ η πλευρά που αναλαμβάνει την εργασία (στην ανάπτυξη συστημάτων, ο προμηθευτής) υπόσχεται να παρέχει τις αντίστοιχες υπηρεσίες γραπτώς. Με αυτόν τον τρόπο, και οι δύο μέρες υπόσχονται την ανάληψη των υποχρεώσεων που τους αναλογούν, κάτι που αποτελεί την ουσία της σύμβασης.

Σύναψη συμβάσεων ανάλογα με τη φύση κάθε διαδικασίας και ολοκλήρωση των εργασιών

Ωστόσο, στην περίπτωση των έργων ανάπτυξης συστημάτων, το περιεχόμενο του έργου προχωρά μέσα από πολλαπλές διαδικασίες και συχνά τείνει να γίνεται περίπλοκο. Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση αυτών των εργασιών, μπορεί να είναι προτιμότερο να προχωρήσουμε με τη σύναψη πολλαπλών συμβάσεων σε διάφορες φάσεις. Δηλαδή, είναι καλύτερο να δομήσουμε τη συμβατική συμφωνία που διαχειρίζεται το σύνολο του έργου, συγκεντρώνοντας τις ιδέες και δημιουργώντας την σταδιακά. Για παράδειγμα, η τακτική της επανειλημμένης σύναψης συμβάσεων για κάθε διαδικασία είναι πολύ δημοφιλής στην πρακτική. Αυτός ο τρόπος σύναψης συμβάσεων είναι γνωστός ως πολυεπίπεδη σύμβαση. Τα μοντέλα συμβάσεων που παρέχονται από το Ιαπωνικό Υπουργείο Οικονομίας, Εμπορίου και Βιομηχανίας βασίζονται επίσης σε αυτό το είδος πολυεπίπεδης σύμβασης.

Τα είδη συμβάσεων που συνάπτονται σε κάθε έργο

Στην ανάπτυξη συστημάτων, οι συμβάσεις που συνήθως χρησιμοποιούνται είναι δύο ειδών: οι συμβάσεις εργολαβίας και οι συμβάσεις παρόμοιες με εντολή. Ανάλογα με τη φύση κάθε σταδίου του έργου, χρησιμοποιούμε αυτές τις δύο εναλλάξ για να διαχειριστούμε το σύνολο του έργου. Για παράδειγμα, σταδιακά όπως η λεπτομερής σχεδίαση, η υλοποίηση προγραμμάτων και οι μοναδιαίες δοκιμές, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιείται η σύμβαση εργολαβίας. Ο λόγος που αυτά τα στάδια ταιριάζουν καλά με τη σύμβαση εργολαβίας είναι επειδή η σύμβαση εργολαβίας τονίζει το “πέρας της εργασίας” ως ένα κρίσιμο στοιχείο της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων, και η φύση αυτών των σταδίων επιτρέπει εύκολα την συγκεκριμένη προσδιορισμό του “περάτωσης”. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το “πέρας της εργασίας” στη σύμβαση εργολαβίας, δείτε το παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/completion-of-work-in-system-development[ja]

Από την άλλη πλευρά, στα προκαταρκτικά στάδια της ανάπτυξης συστημάτων, όπως ο σχεδιασμός και ο ορισμός απαιτήσεων, συχνά χρησιμοποιούνται συμβάσεις παρόμοιες με εντολή. Το χαρακτηριστικό αυτών των σταδίων είναι ότι συχνά δεν είναι εύκολο να καθοριστούν σαφώς τα κριτήρια “περάτωσης της εργασίας” και ότι η σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ των δύο μερών συχνά αποτελεί τη βάση της σύμβασης. Σε στάδια όπως η βασική σχεδίαση και οι συνδυαστικές δοκιμές, ανάλογα με τη φύση του έργου, χρησιμοποιούνται και οι δύο τύποι συμβάσεων. Η επιλογή του τύπου της σύμβασης σε αυτά τα στάδια εξαρτάται από το πόσο απαραίτητη είναι η συνεργασία του χρήστη.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Εάν από την πλευρά του προμηθευτή απαιτείται μονομερώς η “περάτωση της εργασίας” ως υποχρέωση, τότε η επιλογή μιας σύμβασης εργολαβίας μπορεί να θεωρηθεί πιο απλή. Ωστόσο, στην πραγματικότητα, εάν η συνεργασία μεταξύ χρήστη και προμηθευτή είναι αναπόφευκτη, τότε μπορεί να είναι πιο ρεαλιστικό να παρέχεται νομική προστασία σε μια τέτοια σχέση βασισμένη στην εμπιστοσύνη των δύο μερών. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις διαφορές μεταξύ των συμβάσεων εργολαβίας και των συμβάσεων παρόμοιων με εντολή, δείτε το παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε ότι τα στάδια όπως η υλοποίηση προγραμμάτων, όπου τα αποτελέσματα μπορούν να προσδιοριστούν συγκεκριμένα, τείνουν να χρησιμοποιούν συμβάσεις εργολαβίας, ενώ τα στάδια που δεν έχουν τόσο έντονη τάση χρησιμοποιούν συμβάσεις παρόμοιες με εντολή. Έτσι, αντιλαμβανόμαστε το σύνολο των πολλαπλών συμβάσεων εργολαβίας και παρόμοιων με εντολή που συνάπτονται ως μέρος ενός ενιαίου έργου, και αυτό αποτελεί την πρακτική των πολυεπίπεδων συμβάσεων. Επιπλέον, η “βασική σύμβαση” είναι ένα έγγραφο που συνοψίζει τα κοινά στοιχεία, ώστε να μην χρειάζεται να επαναλαμβάνονται οι ίδιες προβλέψεις πολλές φορές. Αυτό μοιάζει πολύ με την υλοποίηση προγραμμάτων, όπου τα κοινά στοιχεία οργανώνονται σε κλάσεις ή συναρτήσεις.

Μερικά από τα στοιχεία που συχνά συγκεντρώνονται στη βασική σύμβαση περιλαμβάνουν, για παράδειγμα:

• Ορισμούς όρων που χρησιμοποιούνται επανειλημμένα
• Διαδικασίες που ακολουθούνται κατά τη σύναψη ατομικών συμβάσεων
• Μεθόδους για την τροποποίηση των προδιαγραφών που πρέπει να επιτευχθούν
• Τρόπους παράδοσης και αποδοχής των αποτελεσμάτων κάθε σταδίου
• Τη διαχείριση της εμπιστευτικότητας

Αυτά τα χαρακτηριστικά είναι συνεπή σε όλο το έργο, ανεξάρτητα από το αν οι συμβάσεις για τα διάφορα στάδια είναι διακριτές, καθώς αποτελούν μέρος ενός ενιαίου έργου. Έτσι, τα πιο γενικά και ευρέως εφαρμόσιμα στοιχεία εξάγονται ως βασική σύμβαση, ενώ τα στοιχεία που πρέπει να διαφοροποιηθούν για κάθε στάδιο καθορίζονται ξεχωριστά σε ατομικές συμβάσεις κάτω από τη βασική σύμβαση. Οι πολυεπίπεδες συμβάσεις δεν περιορίζονται μόνο στην ανάπτυξη συστημάτων, αλλά χρησιμοποιούνται ευρέως και σε εμπορικές συναλλαγές που χαρακτηρίζονται από μεγάλη κλίμακα ή πολυπλοκότητα. Το αντίθετο έννοια των πολυεπίπεδων συμβάσεων είναι η μονολιθική σύμβαση. Εάν, για παράδειγμα, το αντικείμενο δεν ήταν η ανάπτυξη συστημάτων αλλά η παραγγελία ενός προσαρμοσμένου κοστουμιού, τότε η σύμβαση θα ήταν συνήθως επαρκής αν ήταν μονολιθική.

Τα Πλεονεκτήματα των Πολυεπίπεδων Συμβάσεων

Ποια είναι λοιπόν τα πλεονεκτήματα της επιλογής μιας πολυεπίπεδης σύμβασης; Αν τα αναλύσουμε λίγο πιο συγκεκριμένα, μπορούμε να αναφέρουμε τα εξής πλεονεκτήματα:

Πλεονέκτημα 1 των Πολυεπίπεδων Συμβάσεων: Ευκολότερη Αντιμετώπιση της Ρευστότητας των Έργων Ανάπτυξης

Ένα από τα πλεονεκτήματα των πολυεπίπεδων συμβάσεων είναι ότι είναι σχετικά ευκολότερο να αντιμετωπίσουν τη ρευστότητα των έργων ανάπτυξης. Κανονικά, ένα σύστημα ανάπτυξης έργου προχωράει σύμφωνα με προκαθορισμένες απαιτήσεις, περνώντας από το σχεδιασμό στην υλοποίηση του προγράμματος χωρίς να υπάρχουν επιστροφές ή ανακατατάξεις στα βήματα. Ωστόσο, λόγω της πολυπλοκότητας των παραδοτέων, η διάρκεια του έργου είναι συνήθως αρκετά μεγάλη και δεν είναι σπάνιο το περιεχόμενο των προδιαγραφών που πρέπει να υλοποιηθούν να αλλάζει μετά την έναρξη. Για το πώς να διαχειριστείτε σωστά τις αλλαγές στη διαχείριση, ανατρέξτε στο παρακάτω άρθρο για λεπτομερή εξήγηση.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Δηλαδή, στην αρχή του έργου, το τελικό αποτέλεσμα δεν είναι πάντα σαφές. Ειδικά σε έργα με αβέβαια στοιχεία, είναι συχνά δύσκολο να συμφωνηθούν όλες οι υποχρεώσεις μεταξύ των μερών κατά τη στιγμή της σύναψης της σύμβασης. Η διαίρεση της σύμβασης σε επιμέρους φάσεις μπορεί να μειώσει τους άσκοπους κινδύνους για τα μέρη και να διευκολύνει την ομαλή προώθηση των εμπορικών συναλλαγών.

Πλεονέκτημα 2 των Πολυεπίπεδων Συμβάσεων: Ευκολότερη Ακριβής Εκτίμηση Κόστους

Επιπλέον, το πλεονέκτημα του να μην χρειάζεται να δεσμεύεσαι για ασαφή στοιχεία συνδέεται με τη δυνατότητα πιο ακριβούς εκτίμησης του κόστους. Αν υπάρξουν αλλαγές στις προδιαγραφές μετά την έναρξη, είναι πολύ πιθανό να χρειαστεί να αλλάξει και η εκτίμηση του κόστους. Για τον τρόπο επανυπολογισμού των εκτιμήσεων σε τέτοιες περιπτώσεις, ανατρέξτε στο παρακάτω άρθρο για λεπτομερή εξήγηση.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Η λογική πίσω από τις αλλαγές στις εκτιμήσεις λόγω των μεταγενέστερων αλλαγών στις προδιαγραφές είναι όπως περιγράφεται παραπάνω, αλλά γενικά η αντιμετώπιση τέτοιων αλλαγών μετά την έναρξη δεν είναι η πιο επιθυμητή για κανέναν από τους χρήστες ή τους προμηθευτές. Είναι καλύτερο να μην χρειάζεται να γίνει διόρθωση στην αρχική εκτίμηση και να ολοκληρωθεί σωστά από την πρώτη φορά. Με τις πολυεπίπεδες συμβάσεις, η δυνατότητα για πιο ακριβείς εκτιμήσεις ανά φάση και η μείωση της πιθανότητας αλλαγών στις εκτιμήσεις μετά την έναρξη είναι κάτι που μπορούμε να αναμένουμε.

Πλεονέκτημα 3 των Πολυεπίπεδων Συμβάσεων: Ευκολότερη Κατανόηση της Λογικής του Κόστους από την Πλευρά του Πληρωτή

Επιπρόσθετα, η διαίρεση της εκτίμησης κόστους ανά φάση του έργου καθιστά πιο εύκολο για τους χρήστες που πληρώνουν να κατανοήσουν και να αποδεχτούν την εγκυρότητα του συνολικού κόστους του έργου. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, δεν είναι εύκολο να προσεγγίσει κανείς ένα έργο με τέλεια προγραμματισμένη προοπτική. Συνήθως, τα έργα προχωρούν μέσα από διάφορες αλλαγές και συχνά τροποποιούνται και οι αρχικές εκτιμήσεις. Σε αυτό το πλαίσιο, σε μια μονοφασική σύμβαση, η ευκαιρία να εξηγηθεί το κόστος περιορίζεται μόνο στην αρχική σύναψη της σύμβασης. Για τους χρήστες, αυτό μπορεί να καταστήσει δύσκολη την κατανόηση των λόγων για τους οποίους το αρχικό κόστος διαφέρει από το τελικό ποσό πληρωμής. Λαμβάνοντας υπόψη αυτά τα στοιχεία, μπορούμε να πούμε ότι οι πολυεπίπεδες συμβάσεις προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα και για τους χρήστες.

Συνοπτικά

Οι πολυεπίπεδες συμβάσεις είναι κατάλληλες για τη διαμόρφωση μιας δίκαιης και σαφούς συμφωνίας μεταξύ των μερών και είναι επίσης αποτελεσματικές στην πρόληψη μελλοντικών προβλημάτων. Ωστόσο, μπορεί να αναρωτηθείτε αν υπάρχουν κάποια μειονεκτήματα στις πολυεπίπεδες συμβάσεις και αν μερικές φορές οι ατομικές συμβάσεις μπορεί να είναι προτιμότερες. Σε αυτό το σημείο, αν πρέπει να αναφέρουμε κάτι, είναι ότι η διαδικασία επανασύναψης συμβάσεων κάθε φορά μπορεί να είναι χρονοβόρα, οπότε αν ένα έργο είναι μικρής κλίμακας και η ολοκλήρωσή του είναι προφανής από την αρχή, μια ενιαία σύμβαση μπορεί να είναι επαρκής. Παρ’ όλα αυτά, είναι πιο σημαντικό να κατανοήσουμε πλήρως τα πλεονεκτήματα μιας ακριβούς και ευέλικτης πολυεπίπεδης συμβάσεως, παρά να εστιάζουμε στα περιορισμένα μειονεκτήματά της. Για έργα μεγάλης κλίμακας, είναι φυσικό να υιοθετούμε αυτή τη μέθοδο ως κανόνα.