Explicación de los puntos clave de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público enmendada (Japanese ~): ¿Qué medidas deberían tomar las empresas?

La Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público (Ley Japonesa de Protección de Denunciantes de Interés Público) fue modificada en 2020 y entró en vigor el 1 de junio de 2022. Con esta modificación, se impuso a los empresarios la obligación de establecer un sistema adecuado para responder a las denuncias internas, entre otras cosas.

En este artículo, explicaremos los puntos clave de la modificación de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público y las medidas que los empresarios deben tomar en relación con esta modificación.

¿Qué es el Sistema de Protección para los Informantes de Interés Público?

El “Sistema de Protección para los Informantes de Interés Público” es un sistema que protege a aquellos que proporcionan información sobre incidentes o actos ilícitos con el objetivo de servir al interés público (informantes).

Por ejemplo, es difícil detectar desde el exterior irregularidades o escándalos en una organización, como la ocultación de un retiro de automóviles o la falsificación de alimentos. En muchos casos, estos se hacen evidentes gracias a la denuncia de alguien interno. Sin embargo, hay quienes dudan en informar por temor a sufrir desventajas dentro de la empresa. Para evitar esto, es necesario asegurar que los informantes internos no sean despedidos ni tratados de manera desfavorable.

La denuncia interna, para una organización, permite la detección temprana de problemas o actos ilícitos, lo que a su vez permite una respuesta temprana. Además, proteger a los informantes y manejar adecuadamente sus denuncias promueve la autolimpieza de la organización, mejora su credibilidad social y aumenta el valor de la empresa.

El Sistema de Protección para los Informantes de Interés Público tiene como objetivo promover el cumplimiento de las leyes por parte de las empresas y garantizar la seguridad y tranquilidad de los ciudadanos, protegiendo a los informantes internos desde esta perspectiva.

Puntos clave de la reforma de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público

La reforma del año 2020 (año 2 de la era Reiwa, 2020 en el calendario gregoriano) se llevó a cabo para mejorar la efectividad del sistema de denuncias internas. Esta reforma incluye los siguientes puntos:

Obligación de establecer un sistema por parte de los empresarios

Se ha impuesto a los empresarios las siguientes obligaciones (Artículo 11 de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público japonesa):

• Designar a un empleado encargado de manejar las denuncias de interés público
• Establecer el sistema necesario para responder adecuadamente a las denuncias internas

Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas con menos de 300 empleados (incluyendo trabajadores a tiempo parcial), estas son solo obligaciones de esfuerzo.

En cuanto a estas obligaciones, cuando el Primer Ministro considera necesario, puede solicitar informes a los empresarios y proporcionar asesoramiento, orientación y recomendaciones (Artículo 15 de la misma ley). Además, si no se siguen las recomendaciones, se puede publicar este hecho (Artículo 16 de la misma ley).

Además, se impone un deber de confidencialidad a los empleados encargados de manejar las denuncias de interés público con respecto a la información que puede identificar al denunciante, y si se viola este deber de confidencialidad, se puede imponer una multa de hasta 300,000 yenes (Artículos 12 y 21 de la misma ley).

La información que puede identificar al denunciante se refiere a cosas como el nombre y número de empleado del denunciante, e incluso información general como el género puede ser aplicable si se puede identificar al denunciante al combinarla con otra información.

Facilitar la denuncia a las autoridades administrativas, etc.

Si una empresa despide a un denunciante por denunciar a una autoridad administrativa o a un medio de comunicación, los requisitos para que dicho despido sea considerado inválido se han relajado, facilitando así la denuncia (Artículo 3 de la misma ley).

En el caso de denuncias a las autoridades administrativas, además del requisito existente de “tener una razón razonablemente creíble”, se ha añadido el requisito de “presentar un documento escrito con el nombre y la dirección, etc.”

En cuanto a las denuncias a los medios de comunicación, antes de la reforma solo se incluían los daños a la vida y la integridad física, pero después de la reforma se añadió “daño a la propiedad”. Además, se añadió “tener una razón razonablemente creíble para creer que la empresa filtrará información que pueda identificar al denunciante”.

Ampliación de la protección de los denunciantes de interés público

Anteriormente, solo los empleados eran elegibles para la protección, pero con la reforma, los ex empleados dentro del año siguiente a su retiro y los directores también se han añadido (Artículo 2, párrafo 1 de la misma ley).

Con la adición de los directores a los sujetos de protección, también se prohíbe el trato desfavorable hacia los directores, y si un director es destituido por hacer una denuncia de interés público, ahora puede presentar una demanda por daños y perjuicios (Artículos 5, párrafo 3, y 6 de la misma ley). Además, anteriormente solo se protegían las denuncias sujetas a sanciones penales, pero ahora también se incluyen las sanciones administrativas, ampliando así el alcance (Artículo 2, párrafo 3 de la misma ley).

Además, además de la invalidez del despido por denuncia y la prohibición de tratos desfavorables como degradaciones y reducciones salariales, se prohíbe a los empresarios presentar demandas por daños y perjuicios contra los denunciantes de interés público por los daños causados por la denuncia de interés público (Artículo 7 de la misma ley).

Ampliación del alcance de los hechos que son objeto de denuncia protegida

Con esta reforma, se ha ampliado el alcance de los hechos que son objeto de denuncia protegida (Artículo 2, párrafo 3 de la misma ley).

Se define como “los hechos de los delitos estipulados en esta ley y las leyes enumeradas en el anexo (incluyendo las órdenes basadas en estas leyes) o los hechos que son la razón de las multas estipuladas en esta ley y las leyes enumeradas en el anexo (incluyendo las órdenes basadas en estas leyes)”.

Estas “leyes enumeradas en el anexo” se definen en el “Decreto que establece las leyes del Anexo 8 de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público (Decreto Nº 146 de 2005)” basado en el Anexo y el Anexo 8 de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público. La lista de leyes se publica como “Lista de leyes sujetas a denuncia (474 leyes) (a partir del 1 de febrero del año 3 de la era Reiwa, 2021 en el calendario gregoriano)” por la Agencia de Consumidores.

Medidas que deben tomar los empresarios para responder adecuadamente a las denuncias internas

Los empresarios con más de 300 empleados deben comprender el contenido que se ha hecho obligatorio con esta revisión y responder adecuadamente. Aquí explicaremos las medidas que deben tomar los empresarios.

Construcción de un sistema para responder adecuadamente a las denuncias internas

La Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público (Ley japonesa de protección de denunciantes de interés público) no tiene regulaciones sobre cómo establecer un punto de contacto para denuncias internas, y la forma de establecer un punto de contacto para denuncias reales se deja a discreción del empresario. Se pueden considerar varios casos, como establecer un punto de contacto para denuncias dentro de la organización, como el departamento de recursos humanos, encargar un punto de contacto para denuncias fuera de la organización, como un despacho de abogados, y establecer un punto de contacto para denuncias en ambos casos.

Independientemente de la forma que se adopte, es esencial cumplir con los siguientes puntos:

• Establecimiento de un punto de contacto para denuncias internas de interés público: Definir claramente el departamento o la persona a cargo de la investigación y las medidas correctivas.
• Medidas para garantizar la independencia de los líderes de la organización y otros ejecutivos: Asegurar la independencia de los líderes de la organización y otros ejecutivos en casos que involucren a los líderes de la organización y otros ejecutivos.
• Medidas para la implementación de tareas de respuesta a denuncias de interés público: Implementación de investigaciones internas y medidas correctivas.
• Medidas para eliminar conflictos de interés en las tareas de respuesta a denuncias de interés público: Evitar que las personas involucradas en el caso participen en las tareas de respuesta a denuncias de interés público.

Los empresarios deben designar a los trabajadores que se ocuparán de las tareas de respuesta a las denuncias de interés público, recibir las denuncias de interés público, llevar a cabo investigaciones internas y, si es necesario, tomar medidas correctivas.

Establecimiento de un sistema para proteger a los denunciantes de interés público

Incluso si se establece un punto de contacto para las denuncias internas, si no se garantiza la protección de los denunciantes, el sistema de protección de los denunciantes de interés público no funcionará correctamente. Por lo tanto, los empresarios deben tomar las siguientes medidas:

• Medidas para prevenir el trato desfavorable: Prevenir el trato desfavorable y proporcionar alivio si se descubre tal trato / tomar medidas contra aquellos que han tratado desfavorablemente.
• Medidas para prevenir la compartición fuera del alcance: Prevenir la compartición fuera del alcance y proporcionar alivio si se descubre tal compartición.

El trato desfavorable a los denunciantes de interés público incluye no solo el despido, sino también la reducción de salarios, la degradación y la coacción para renunciar.

Las medidas que deben tomar los empresarios se detallan en las Directrices necesarias para lograr una implementación adecuada y efectiva de las medidas que deben tomar los empresarios de acuerdo con las disposiciones de los párrafos 1 y 2 del artículo 11 de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público[ja] (Anuncio del Gabinete No. 118 del 20 de agosto de 2021 (año 3 de Reiwa)).

Resumen: Consulte a un abogado para medidas relacionadas con la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público (Japanese Whistleblower Protection Act)

La Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público (Japanese Whistleblower Protection Act) ha sido enmendada, y se han incrementado las obligaciones para las empresas, como la necesidad de establecer un sistema adecuado para responder a las denuncias internas. Además, cuando se recibe una denuncia, es necesario tener un sistema preparado de antemano para responder adecuadamente a la misma.

Proteger adecuadamente a los denunciantes y responder sinceramente a las denuncias es importante tanto para las empresas como para la sociedad. Para asuntos relacionados con el sistema de protección de denunciantes de interés público, por favor consulte a un abogado.

Presentación de las medidas propuestas por nuestro despacho

El despacho de abogados Monolith es una firma legal con amplia experiencia en IT, especialmente en aspectos de Internet y derecho. La ‘Ley Japonesa de Protección de Denunciantes de Interés Público’ está atrayendo mucha atención, y la necesidad de verificaciones legales está aumentando cada vez más. En nuestro despacho, proporcionamos soluciones para todos los aspectos legales de las empresas de IT y startups. Los detalles se describen en el artículo a continuación.

Áreas de práctica del despacho de abogados Monolith: Asuntos legales de empresas de IT y startups[ja]