Jaapani tööviisad: Välistöötajate värbamisviiside järgi vaadeldud protseduurid ja strateegilised aspektid

Globaalses äris, kus globaliseerumine kiireneb, on mitmekesise taustaga andekate välismaalaste värbamine muutunud oluliseks juhtimisstrateegiaks Jaapani ettevõtetele, et säilitada rahvusvahelist konkurentsivõimet ja genereerida uusi innovatsioone. Siiski ei piirdu välismaalaste palkamise protsess ainult värbamistegevusega. Jaapani immigratsiooni- ja pagulasõigus (edaspidi “sisserändeseadus”) ning muud asjakohased õigusaktid määravad rangelt kindlaks nõuded ja protseduurid, mida välismaalased peavad Jaapanis töötamiseks järgima, ning nende õiguslike protseduuride täpne mõistmine ja järgimine on hädavajalik. Protseduuride puudulikkus või väärarusaamad võivad põhjustada värbamiskava olulist viivitust või halvimal juhul tekitada olulisi riske seoses ettevõtte vastavusega. Selles artiklis keskendume kolmele peamisele värbamisviisile, millega ettevõtted Jaapanis välismaalaste palkamisel kokku puutuvad: “värskelt lõpetanud üliõpilaste värbamine”, “Jaapanis elavate välismaalaste töökohavahetuse värbamine” ja “välismaal elavate välismaalaste värbamine”. Me selgitame igas stsenaariumis seaduslikke protseduure, vajalikke dokumente ja praktilisi kaalutlusi, lähtudes uusimatest õigusaktidest, pakkudes sellega juhtkonnale ja õigus- ning personaliosakondadele strateegilisi ja sujuvaid värbamisprotsesse.

Jaapani tööviisa süsteemi alusteadmised

Välismaalaste palkamise protsessi mõistmiseks on hädavajalik esmalt tutvuda Jaapani elamisõiguse süsteemi põhialustega.

Jaapanis töötamist võimaldavad elamisload

Jaapani immigratsiooniseadus määratleb “elamisloa” kui välismaalaste õigusliku staatuse, mis võimaldab neil Jaapanis viibida ja tegutseda. Jaapanis teostatavad tegevused on rangelt määratletud vastavalt konkreetsele elamisloale, ja kas sissetulekuga tegevus ehk töötamine on lubatud, sõltub omatava elamisloa tüübist.

Elamisload võib töötamise lubatavuse alusel jaotada kolme suurde rühma. Esiteks on elamisload, mis ei sea tegevusele piiranguid, nagu “alaline elanik” või “Jaapani kodaniku abikaasa jne”, mis võimaldavad põhimõtteliselt töötada mis tahes ametikohal. Teiseks on elamisload, mille tegevus on piiratud kindlate valdkondadega. Nende hulka kuulub “tehnoloogia, humanitaarteadused, rahvusvaheline äri”, mida ettevõtted kasutavad kõige sagedamini välisriikide spetsialistide palkamisel. Selle elamisloaga välismaalased võivad töötada ainult lubatud tegevusaladel. Kolmandaks on elamisload, nagu “õppur” või “lühiajaline viibimine”, mis põhimõtteliselt ei luba töötamist.

Käesolevas artiklis keskendume peamiselt “tehnoloogia, humanitaarteadused, rahvusvaheline äri” elamisloale, mis on kõige olulisem valgekraede spetsialistide palkamisel. See elamisluba hõlmab järgmisi kolme tegevusvaldkonda:

• Tehnoloogia: töö, mis nõuab loodusteaduste, nagu füüsika, inseneriteadus ja muud loodusteadused, valdkonda kuuluvat tehnilist või teadmist. Näiteks IT-insenerid, programmeerijad, masinaehituse tehnikud, teadus- ja arendustöötajad.
• Humanitaarteadused: töö, mis nõuab humanitaarteaduste, nagu õigusteadus, majandusteadus, sotsioloogia ja muud humanitaarteadused, valdkonda kuuluvat teadmist. Sellisteks ametikohtadeks on turundus, finants, õigusteenused, juhtimiskonsultatsioonid.
• Rahvusvaheline äri: töö, mis nõuab välismaise kultuuri mõistmist või tundlikkust. Selle alla kuuluvad tõlkijad, interpreedid, keeleõpetajad, väliskaubanduse töötajad, disainerid.

Jaapanis elamisloa saamise üldnõuded

Jaapanis “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” elamisloa saamiseks peavad nii välismaalasest taotleja kui ka tööandjana tegutsev ettevõte vastama Justiitsministeeriumi määrusega kehtestatud kriteeriumidele.

Esiteks, taotleja enda nõuetena on vajalikud akadeemiline taust või praktiline töökogemus seoses tegevusalaga, milles ta soovib töötada. Konkreetselt tähendab see, et ta peab olema lõpetanud vastava eriala ülikooli või omama vähemalt kümneaastast praktilist töökogemust. Siiski, “rahvusvahelise äri” valdkonnas, välja arvatud tõlkimine, tõlgendamine ja keeleõpetus, piisab seotud tööalase kolmeaastasest praktilisest kogemusest nõuete täitmiseks. Sissesõidu- ja elamisloa haldusameti hindamisel vaadatakse rangelt, kas taotleja õppesuund ja töökogemus on seotud tööga, mida ta pärast tööle asumist teeb.

Järgmisena, ettevõtte poolt vaadatuna on olulised nõuded töötasu suurus ja ettevõtte majanduslik stabiilsus. Töötasu osas on sätestatud, et välismaalasele makstav palk peab olema võrdne või suurem kui sama tööd tegeva jaapanlase töötasu. See on oluline kriteerium, et vältida välismaalaste töötajate ebaõiglast madalapalgalist tööhõivet. Jaapani tööstandardite seaduse (Japanese Labor Standards Act) artikkel 3 keelab ka rahvuse alusel diskrimineeriva kohtlemise palga ja muude töötingimuste osas, ning seda põhimõtet arvestatakse ka elamisloa hindamisel. Lisaks peab ettevõte tõestama oma äritegevuse stabiilsust ja jätkusuutlikkust, mis näitab, et ettevõttel on võimekus välismaalast pidevalt tööl hoida ja talle stabiilselt palka maksta.

Ettevõtete kategooriasüsteem taotluste esitamisel

Elamisloa taotlemise protsessis klassifitseerib Jaapani immigratsiooni- ja elamisloaamet tööandjana tegutsevaid ettevõtteid nende suuruse ja usaldusväärsuse alusel nelja kategooriasse, et taotlusi kiirendada. Need kategooriad määravad oluliselt erineva hulga dokumente, mida taotlemisel esitada tuleb.

• Kategooria 1: Jaapani väärtpaberibörsil noteeritud ettevõtted, riigi poolt heakskiidetud avalik-õiguslikud juriidilised isikud jne.
• Kategooria 2: Organisatsioonid ja isikud, kelle eelmise aasta palgatulu kinnipeetud maksude summa on 10 miljonit jeeni või rohkem.
• Kategooria 3: Organisatsioonid ja isikud, kes on esitanud eelmise aasta kohustuslikud aruanded (välja arvatud kategooria 2).
• Kategooria 4: Organisatsioonid ja isikud, kes ei kuulu ühtegi eelnevasse kategooriasse (näiteks uued ettevõtted).

Kategooriasse 1 ja 2 kuuluvaid ettevõtteid peetakse kõrge sotsiaalse usaldusväärsuse ja juhtimise stabiilsuse tõttu ning seetõttu on nende esitatavate dokumentide hulk oluliselt väiksem. Seevastu kategooria 3 ja 4 ettevõtted, eriti uued ettevõtted, peavad esitama rohkem dokumente (näiteks äriplaane, finantsaruandeid), et tõestada oma äri stabiilsust. See kategooriasüsteem ei ole lihtsalt administratiivne erinevus. Teadmine, millisesse kategooriasse teie ettevõte kuulub, on väga oluline töötajate värbamise ajakava koostamisel ja vajalike dokumentide ettevalmistamisel. Näiteks peavad kategooriasse 4 kuuluvad start-up ettevõtted arvestama pikema elamisloa menetlusajaga ja põhjalikuma kontrolliga võrreldes kategooria 1 börsil noteeritud ettevõtetega, mis nõuab värbamiskavade hoolikat planeerimist. See on strateegiline element, mis mõjutab otseselt värbamistegevuse ajalist ja inimressursside jaotust.

Värbamisvormid: välistudengite värbamine otse koolipingist Jaapanis

Jaapani kõrgkoolidest ja erialakoolidest lõpetavate andekate välistudengite värbamine otse koolipingist on paljudele ettevõtetele oluline talentide leidmise võimalus.

Protseduuri ülevaade: “Elamisloa staatuse muutmise loa taotlus”

Välistudengite poolt omatav elamisloa staatus “Õppur” on mõeldud õpingute eesmärgil ja põhimõtteliselt ei luba see täistööajaga töötamist. Seega, et alustada pärast lõpetamist ettevõttes ametlikku tööd, on vajalik muuta elamisloa staatus töötamist võimaldavaks, tavaliselt “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri”, enne tööle asumise päeva. See protseduur on tuntud kui “Elamisloa staatuse muutmise loa taotlus”, mida isik esitab piirkondlikule immigratsiooni büroole.

Taotlusprotsess ja vajalikud dokumendid

Taotluse esitab küll välistudeng ise, kuid tööandjana on ettevõttel kohustus valmistada ette ja esitada mitmed vajalikud tõendavad dokumendid. Vajalikud dokumendid jagunevad kaheks: need, mida ettevalmistab taotleja ise ja need, mida ettevalmistab ettevõte.

Taotleja (välistudeng) poolt ettevalmistatavad peamised dokumendid on järgmised:

• Elamisloa staatuse muutmise loa taotlusvorm
• Tõendav foto (pikkus 4cm x laius 3cm)
• Reisidokument (pass) ja elamiskaart (esitatakse ametnikule)
• Lõputunnistus või lõpetamist kinnitav dokument
• Elulookirjeldus

Vastuvõtva ettevõtte poolt ettevalmistatavad peamised dokumendid on järgmised:

• Ettevõtte kategooriat tõendav dokument (näiteks kategooria 1 puhul “Shikiho” koopia, kategooria 2 ja 3 puhul eelmise aasta palgatulu kinnipeetud maksude deklaratsiooni koopia)
• Registreerimistunnistus
• Ettevõtte tegevust kirjeldavad materjalid (ettevõtte tutvustus, brošüürid jms)
• Viimase majandusaasta aruande koopia (eriti kategooria 3 ja 4 puhul)
• Töölepingu või töötingimuste teatise koopia (dokument, kus on selgelt märgitud tööülesanded, palgasumma, tööperiood jms)

Amliku vormi “Elamisloa staatuse muutmise loa taotlusvorm” saab alla laadida immigratsiooniameti veebilehelt.

• Veebilehe nimi: Immigratsiooniamet
• Lehekülje pealkiri: Elamisloa staatuse muutmise loa taotlus
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Taotluse esitamise koht, periood ja tähelepanekud

Taotluse esitab taotleja isiklikult piirkondliku immigratsioonibüroo aknas, mis asub taotleja elukoha piirkonnas. Immigratsiooniameti avaldatud standardne menetlusaeg on üks kuni kaks kuud, kuid märtsist aprillini, mis on lõpetamise hooaeg, on taotluste arv suurem ja seetõttu võib menetlusaeg olla tavapärasest pikem. Seetõttu on ettevõtetel mõistlik planeerida ajakava, mis arvestab kahe kuni kolme kuu varuga.

Taotluse esitamise ajastus on samuti oluline. Märtsis lõpetavate tudengite puhul algab taotluste vastuvõtt tavaliselt eelmise aasta detsembris (sõltuvalt piirkonnast võib see erineda). Et saada luba enne tööle asumise päeva, on vajalik alustada ettevalmistustega kohe pärast tööpakkumise saamist. Samuti on oluline jälgida praeguse “Õppuri” elamisloa kehtivusaega, et see ei lõppeks taotlemise ajal.

Värbamisvormid: Kuidas värvata Jaapanis elavaid välismaalasi kesktaseme töötajateks

Jaapanis juba töötavaid välismaalasi kesktaseme töötajateks värvates võib neilt oodata kohest panust, mistõttu paljud ettevõtted on sellise värbamise suhtes aktiivsed. Sellisel juhul sõltuvad protseduurid värvatava välismaalase praegusest elamisloast ja uue tööülesande sisust.

Eelduste kontrollimine: tööülesannete ja elamisloa vastavus

Kesktaseme värbamisel on kõige olulisem esimene samm kontrollida, kas kandidaadi praegune elamisluba lubab tegevusi, mis vastavad teie ettevõtte pakutavatele tööülesannetele. Näiteks, kui IT-inseneril on “tehnoloogia, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” elamisluba ja ta värvatakse teise ettevõttesse IT-insenerina, on tegevuste ulatus tõenäoliselt sama. Kuid kui sama IT-insener värvatakse turundustöötajaks, võidakse tegevuste ulatust pidada erinevaks. Selle kontrolli eiramine võib hilisemates protseduurides probleeme tekitada.

Protseduurid, kui tööülesanded jäävad sama tegevusulatuse piiresse

Kui töö pärast töökoha vahetust jääb praeguse elamisloa lubatud tegevuste ulatusse, siis elamisloa enda muutmine pole vajalik. Siiski on seaduse järgi välismaalasel kohustus teavitada tööandja vahetusest.

See protseduur on tuntud kui “lepinguasutusega seotud teavitamine” ja see on kohustuslik välismaalasele vastavalt Jaapani sisserände seaduse artiklile 19-16. Konkreetselt tuleb teha teavitamine “lepinguasutusega lepingu lõppemisest” 14 päeva jooksul pärast eelmisest ettevõttest lahkumist ja “uue lepinguasutusega lepingu sõlmimisest” 14 päeva jooksul pärast uude ettevõttesse tööle asumist. Teavitust saab teha kasutades Sisserände- ja Elamisloa Haldusameti elektroonilist teavitussüsteemi, viies selle kohaliku sisserände- ja elamisloa haldusbüroo aknale või postitades selle Tokyo Sisserände- ja Elamisloa Haldusbüroole.

Lisaks, kuigi see pole seaduslik kohustus, on ettevõtte riskijuhtimise seisukohast tungivalt soovitatav protseduur “tööõiguse tõendi” taotlemine. See tõend on ametlik kinnitus Sisserände- ja Elamisloa Haldusametilt, et uue ettevõtte tööülesanded jäävad praeguse elamisloa ulatusse. Kuigi see protseduur on vabatahtlik, on sellel suur eelis. Elamisloa uuendamine toimub iga paari aasta tagant ja selle kontrolli käigus vaadatakse üle ka tööülesanded uues ettevõttes. Kui uuendamise ajal leitakse, et tööülesanded ei vasta elamisloa ulatusele, võidakse uuendamine keelata, mis tähendab, et töötaja ei saa jätkata töötamist – see on suur risk. “Tööõiguse tõendi” saamine töökoha vahetuse ajal aitab seda riski ennetada. See tähendab, et see on väga tõhus strateegiline vahend tuleviku uuendamistaotluste ebakindluse kõrvaldamiseks ja tööhõive stabiilsuse tagamiseks.

Protseduurid, kui tööülesanded erinevad tegevusulatusest

Kui töö pärast töökoha vahetust ei jää praeguse elamisloa lubatud tegevuste ulatusse (näiteks kui “haridus” elamisloaga isik värvatakse ettevõtte planeerimistöötajaks), on vajalik eelpool mainitud “elamisloa muutmise loa taotlus”. Enne selle taotluse heakskiitmist ei tohi uues töökohas tööle asuda. Protseduuride kulg ja vajalikud dokumendid on peaaegu samad nagu välistudengi värbamisel.

Värbamisel tähelepanu vajavad aspektid

Kesktaseme värbamisel, eriti kui kandidaat on töötu, on olulisi aspekte, millele tuleb tähelepanu pöörata. Sisserände seadus sätestab, et kui isik ei ole õigustatud põhjuseta jätkanud elamisloaga lubatud tegevusi rohkem kui kolm kuud, võib tema elamisloa tühistada. See tähendab, et kandidaadid, kelle töötusperiood ületab kolm kuud, võivad olla ohus kaotada oma elamisluba. Sellise kandidaadi värbamisel tuleb olla teadlik, et tulevaste elamisloa uuendamiste või muutmiste taotluste kontroll võib olla tavalisest rangem.

Värbamisvormid: välismaal elavate välisriiklaste palkamine Jaapanis

Kui soovite värvata välismaal elavaid spetsialiste tööle Jaapanisse, on vaja läbida protseduure, mis erinevad riigisisesest värbamisest.

Protseduuri ülevaade: “Elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi taotlemine”

Selles olukorras peab Jaapani vastuvõttev ettevõte esmalt tegutsema esindajana ja taotlema piirkondlikult immigratsiooniametilt “Elamisloa kvalifikatsiooni tõendavat sertifikaati” (Certificate of Eligibility, COE). COE on dokument, millega justiitsminister kinnitab ette, et välisriiklane vastab Jaapani sisenemis- ja elamistingimustele. Pärast COE väljastamist peab värvatav välisriiklane esitama selle oma koduriigi Jaapani saatkonnale või konsulaadile, et saada ametlik viisa. Seejärel kasutab ta seda viisat Jaapanisse sisenemiseks, läbides kaheetapilise protsessi.

Taotlusprotsess ja vajalikud dokumendid

COE-d saab taotleda kas isik ise või vastuvõtva asutuse töötaja või muu esindaja.

Vajalikud dokumendid varieeruvad sõltuvalt ettevõtte kategooriast, kuid nagu elamisloa muutmise loa taotlemisel, on vaja nii taotleja isiklikke dokumente kui ka vastuvõtva ettevõtte dokumente.

Peamised dokumendid, mida vastuvõttev ettevõte peab ette valmistama, on järgmised:

• Elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi taotlusvorm
• Passifoto (taotleja enda oma)
• Vastusega ümbrik
• Taotleja poolt saadetud dokumendid (lõputunnistus, CV, töökogemuse kirjeldus, kvalifikatsioonitunnistused jne)
• Ettevõtte kategooriat tõendavad dokumendid, registreerimistunnistus, viimase majandusaasta aruande koopia, töölepingu koopia jne

Amliku vormi “Elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi taotlusvorm” saab alla laadida immigratsiooniameti veebilehelt.

• Veebilehe nimi: Immigratsiooniamet
• Lehekülje pealkiri: Elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi taotlemine
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Taotlemise asukoht, periood ja tähelepanekud

Taotlusi menetletakse piirkondlikus immigratsiooniametis, mis asub vastuvõtva ettevõtte asukoha järgi. Standardne töötlemisaeg on üks kuni kolm kuud, mis on kõige pikem aeg kolme värbamisviisi hulgas. Seetõttu on oluline arvestada seda hindamisperioodi, kui planeerite värbamist välismaalt, ja koostada projekti ajakava vastavalt.

Erilist tähelepanu tuleb pöörata väljastatud COE kehtivusajale. COE muutub kehtetuks, kui isik ei sisene Jaapanisse kolme kuu jooksul alates väljastamise kuupäevast. Selle aja jooksul peab isik oma koduriigis viisa hankima ja Jaapanisse reisima.

Erinevate protseduuride ajakulu võrdlemine on värbamisstrateegia koostamisel väga oluline. Näiteks kui on vaja kiiresti, kahe kuu jooksul, leida töötaja kiireloomulisele positsioonile, ei ole reaalne värvata inimest välismaalt, kus COE saamiseks kulub üks kuni kolm kuud. Sellisel juhul on kiirem värvata riigisiseselt elavaid tööotsijaid. Siiski, isegi sel juhul, tekib tööandjal kohustus teha sisseastumisest teadaanne 14 päeva jooksul, mis nõuab kiiret administratiivset töötlemist. Seega on edukuse võtmeks mõista iga protseduuri õiguslikke nõudeid ja ajakava ning valida oma ettevõtte vajadustele kõige sobivam värbamiskanal.

Erinevate protseduuride võrdlus ja kokkuvõte

Alljärgnevas tabelis on kokku võetud peamised erinevused kolme tutvustatud töölevõtmise vormi puhul seoses Jaapanis elamisloa taotlemise protseduuridega. See tabel aitab ettevõtte vastutaval isikul kiiresti mõista iga stsenaariumi põhipunkte ja koostada sobiv värbamiskava.

Kokkuvõte

Jaapan aktsepteerib entusiastlikult välismaiseid talente, kellel on erialased oskused ja teadmised, kuid nende tööhõive reguleerimiseks mõeldud õigussüsteem on väga keerukas ning protseduurilisi vigu ei sallita. Välismaiste talentide edukaks palkamiseks on hädavajalik mõista neid keerulisi õiguslikke protseduure täpselt ja neid planeeritult hallata. Ekspertide abi kasutamine nende protsesside proaktiivseks edendamiseks ei ole pelgalt kulu, vaid strateegiline investeering oluliste juhtimisressursside tagamiseks ja õiguslike riskide vältimiseks.

Monolith õigusbüroo omab rikkalikku kogemust õigusteenuste pakkumisel seoses käesoleva teemaga erinevatele klientidele Jaapanis. Meie büroo tugevus seisneb sügavates teadmistes välismaalaste tööhõive protseduuride kohta, millele lisandub mitme inglise keelt kõneleva advokaadi olemasolu, kellel on välisriikide advokaadikvalifikatsioonid. See võimaldab meil pakkuda detailset ja sujuvat tuge ka globaalselt tegutsevatele ettevõtetele, ületades keele- ja õiguskultuurilisi barjääre. Kui teil on raskusi selliste elamisloa taotlemise protseduuridega, nagu selles artiklis kirjeldatud, konsulteerige kindlasti meie bürooga. Toetame teie väärtuslike välismaiste töötajate sujuvat integreerimist õiguslikust perspektiivist.