Välismaalaste töölevõtmise erinevate vormide viisamenetluste põhjalik selgitus Jaapanis

Jaapani ettevõtete jaoks on globaalse talentide värbamine ärikasvu saavutamiseks oluline strateegiline samm. Siiski reguleeritakse välismaiste talentide värbamisprotsessi keeruliste õiguslike protseduuridega, mis on määratletud Jaapani “Immigratsiooni- ja Pagulasseisundi Seaduses” (edaspidi “Immigratsiooniseadus”). See seadus on alustala, mis juhib kõiki Jaapanisse sisenevate ja seal viibivate välismaalaste tegevusi, ning selle sätete täpne mõistmine ja järgimine on ettevõtete jaoks hädavajalik õiguslik kohustus. Protseduurilised vead võivad põhjustada mitte ainult värbamiskava viivitusi, vaid ka tõsiseid õiguslikke riske. See artikkel on mõeldud ettevõtete juhtkonnale ja õigus- ning personaliosakondadele, et põhjalikult selgitada kolme tüüpilist värbamisviisi, millega nad välismaalaste töölevõtmisel praktikas kokku puutuvad, ning nende protseduuride ja tähelepanekohtade ülevaadet. Konkreetselt käsitletakse kolme stsenaariumi: välismaalaste palkamine, kellel on “perekonnaliikme viibimise” viisa, välismaalaste palkamine, kellel on “staatusega seotud viisa”, ja välismaalaste palkamine, kes viibivad Jaapanis “lühiajalise viibimise” viisaga. Nende protseduuride täpne mõistmine ja rakendamine ei ole lihtsalt bürokratlik töö, vaid äärmiselt oluline osa ettevõtte vastavusstruktuuri loomisel ja õiguslike riskide juhtimisel.

Välismaalaste tööhõive põhiprintsiibid ja ettevõtete õiguslik vastutus Jaapanis

Kui ettevõtted värbavad töötajaid sõltumata nende rahvusest, kehtivad neile teatud õiguslikud kohustused. Välismaalaste tööhõive puhul Jaapanis on aga eriti ranged kontrollikohustused, mis tulenevad Jaapani immigratsiooniseadusest. Kõik ettevõtted peavad enne töölepingu sõlmimist ja töö alustamist kontrollima välismaalase elamiskaarti või passi, et veenduda, kas tal on õigus töötada ja kas tema elamisluba on kehtiv. Kui ettevõte jätab selle kontrollikohustuse täitmata ja palkab töötamiseks mitte lubatud välismaalase, võib see kaasa tuua tõsise õigusliku vastutuse.

Jaapani immigratsiooniseaduse artikkel 73-2 sätestab “ebaseadusliku tööhõive soodustamise kuriteo”. See säte karistab neid, kes tegelevad äritegevusega, võimaldades ebaseaduslikku tööhõivet või asetades isiku oma kontrolli alla ebaseadusliku tööhõive eesmärgil. Rikkumise korral võib isikule määrata kuni kolmeaastase vangistuse või kuni 3 miljoni jeeni suuruse trahvi või mõlemad, samas kui juriidilisele isikule võib määrata kuni 3 miljoni jeeni suuruse trahvi. Seaduse kõige olulisem aspekt on see, et ettevõtted ei saa põhimõtteliselt väita, et nad “ei teadnud”. Isegi kui ettevõte ei ole täitnud oma hoolsuskohustust, näiteks jätnud elamiskaardi kontrollimata, võib see olla karistatav. Seega nõuab seadus ettevõtetelt aktiivset ja kindlat kontrollisüsteemi loomist. Seetõttu on järgnevalt kirjeldatud värbamisviisidele vastavate nõuetekohaste protseduuride järgimine ainus viis vältida ebaseadusliku tööhõive soodustamise kuriteo riske ja tõendada, et ettevõte täidab oma õiguslikke kohustusi.

Värbamisvormide eripärad ①: Kui soovite Jaapanis tööle võtta välismaalast, kellel on “perekonna viibimise” viisa täiskohaga töötajana

“Perekonna viibimise” elamisluba antakse Jaapanis töötavate välismaalaste ülalpeetavatele abikaasadele ja lastele ning selle peamine eesmärk on võimaldada perel koos Jaapanis viibida. Seetõttu ei ole see elamisluba mõeldud töötamise lubamiseks. Siiski, erandina võib töötamist lubada, kui taotletakse “tegevusloa muutmise luba” vastavalt Jaapani immigratsiooniseaduse artiklile 19. Kuid see luba on põhimõtteliselt piiratud kuni 28 tunnise töönädalaga ja on mõeldud osalise tööajaga või ajutise töö tegemiseks. Seega ei ole võimalik “perekonna viibimise” viisaga välismaalast seaduslikult täiskohaga töötajana tööle võtta, kui ei muudeta tema tegevusluba.

Täiskohaga töötajana tööle võtmiseks on vajalik muuta praegust “perekonna viibimise” elamisluba töötamist võimaldavaks elamisloaks, näiteks “tehnika, humanitaarteadused, rahvusvaheline äri” jms, vastavalt töö iseloomule. See protsess on reguleeritud Jaapani immigratsiooniseaduse artikliga 20, mis käsitleb “elamisloa muutmise loa taotlust”. See taotlus ei ole lihtsalt elamisloa uuendamine, vaid sellele rakendatakse rangeid kriteeriume, mis on võrreldavad uue tööviisa taotlemisega. Jaapani immigratsiooni- ja elamisamet hindab taotleja sobivust uue elamisloa nõuetega nullist. Eriti oluline on taotleja haridus- ja töökogemuse seos ettevõtte poolt pakutava tööga. Näiteks, kui soovite tööle võtta inseneriharidusega inimese turundusvaldkonnas, peate suutma mõistlikult selgitada seost tema eriala ja tööülesannete vahel, vastasel juhul on loa saamine keeruline. Ettevõtted peavad mõistma, et see taotlus ei ole formaalsus, vaid hindamisprotsess, mis küsitleb töölevõtmise õiguspärasust, ning peavad selleks põhjalikult valmistuma.

Elamisloa muutmise loa taotlemine toimub taotleja elukohajärgses piirkondlikus immigratsiooni- ja elamisametis. Menetlus nõuab tavaliselt ühe kuni kahe kuu pikkust hindamisperioodi. Kui taotlus rahuldatakse, tuleb tasuda teenustasu, mis on 6,000 jeeni kui makstakse kohapeal või 5,500 jeeni kui makstakse veebis.

Vajalikud dokumendid valmistavad ette nii taotleja kui ka vastuvõttev ettevõte. Peamised dokumendid on järgmised:

• Taotleja poolt ettevalmistatavad dokumendid
  • Elamisloa muutmise loa taotlusvorm
  • Foto (pikkus 4 cm × laius 3 cm)
  • Pass ja elamiskaart (esitamiseks)
  • Haridus- ja töökogemust tõendavad dokumendid (lõputunnistus, töötõend jne)
• Ettevõtte poolt ettevalmistatavad dokumendid
  • Ettevõtte äri- ja juriidilise registreerimise tõend
  • Viimase majandusaasta finantsaruande koopia
  • Eelmise aasta töötajate palgatulu kinnipeetud maksudeklaratsioonide kokkuvõte
  • Töölepingu koopia (tööülesannete, palga, kestuse jms kirjeldusega)
  • Töölevõtmise põhjendus (dokument, mis selgitab töölevõtmise vajadust)

Ettevõtte suurusest (börsiettevõte, väike- ja keskmise suurusega ettevõte jne) sõltuvalt võib esitatavate dokumentide nõuded lihtsustuda, seega on oluline teada, millisesse kategooriasse teie ettevõte kuulub. Taotlusvormide ja vajalike dokumentide üksikasju saab kontrollida Jaapani immigratsiooni- ja elamisameti veebilehelt.

Viide: Elamisloa muutmise loa taotlus | Jaapani immigratsiooni- ja elamisamet

Viide: Elamisluba “Tehnika, humanitaarteadused, rahvusvaheline äri” | Jaapani immigratsiooni- ja elamisamet

Värbamisvormide eripärad ②: Kui palkate Jaapanis elamisloa alusel töötavaid välismaalasi

“Alalised elanikud”, “Jaapani kodanike abikaasad jms”, “alaliste elanike abikaasad jms” ja “püsielanikud” on elamisõigused, mis antakse inimese staatuse või positsiooni alusel, mitte konkreetse tegevuse sisu järgi. Seetõttu nimetatakse neid “staatusel põhinevateks elamisõigusteks” või “staatusviisadeks”. Sellise elamisõigusega välismaalased ei ole Jaapanis töötamisel seaduslikult piiratud. Seega võivad ettevõtted neid tööle võtta täpselt samade protseduuride alusel nagu Jaapani kodanikke, olenemata töö liigist või töötundidest. Elamisõiguse muutmise protseduurid sisserände büroos ei ole vajalikud ja värbamisprotsess on väga lihtne.

Kuid see protseduuri lihtsus võib põhjustada õiguslike kohustuste tähelepanuta jätmist. Isegi kui palkate staatusviisaga välismaalasi, on ettevõtetel kohustus teatada tööhõiveametile (Hello Work) vastavalt Jaapani “Tööhõivepoliitika tervikliku edendamise ning töötajate tööhõive stabiilsuse ja karjääri rikastamise seaduse” (Employment Measures Act) artiklile 28. See teatamine on tuntud kui “välismaalaste tööhõive olukorra teatamine” ja see on kohustuslik kõigile tööandjatele. Kui te seda teatamist ei tee või esitate valeandmeid, võib teile määrata kuni 300 000 jeeni suuruse trahvi.

Kuna sisserände büroosse taotluse esitamine ei ole vajalik, võib ettevõtte standardse värbamisprotsessi käigus juhtuda, et tööhõiveametile teatamine jääb tegemata. Selleks, et vältida selliseid rikkumisi, on väga tõhus integreerida värbamisprotsessi osana süsteem, mis kontrollib töötaja rahvust ja alustab automaatselt teatamisprotsessi tööhõiveametile, kui töötaja on välismaalane (välja arvatud erilise alalise elaniku staatus).

Teatamise viis sõltub sellest, kas välismaalane on töötukindlustuse kindlustatu või mitte.

1. Kui välismaalane on töötukindlustuse kindlustatu:
   • Protseduur: Tavalise “töötukindlustuse kindlustatu kvalifikatsiooni saamise teatise” (vorm nr 2) esitamisel lisage välismaalase elamisõiguse, elamisaja ja rahvuse kohta käivad andmed, et teatamine oleks täielik.
   • Esitamiskoht: Tööhõiveamet, mis asub ettevõtte asukohajärgses piirkonnas.
   • Esitamise tähtaeg: Järgmise kuu 10. päev pärast tööle võtmist.
2. Kui välismaalane ei ole töötukindlustuse kindlustatu:
   • Protseduur: Tuleb esitada eraldi “välismaalaste tööhõive olukorra teatamise vorm” (vorm nr 3).
   • Esitamiskoht: Tööhõiveamet, mis asub ettevõtte asukohajärgses piirkonnas, kus välismaalane töötab.
   • Esitamise tähtaeg: Järgmise kuu lõpp pärast tööle võtmist.

Samuti on kohustuslik esitada töötukindlustuse kvalifikatsiooni kaotamise teatis või välismaalaste tööhõive olukorra teatamise vorm (lahkumisel) ka töötaja lahkumisel. Teatamisvorme saab alla laadida Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeeriumi veebilehelt.

Viide: Välismaalaste tööhõive olukorra teatamise kohta | Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeerium

Värbamisvormide eripärad ③: Lühiajalise viibimisega välismaalasele tööpakkumise tegemine ja värbamine Jaapanis

“Lühiajaline viibimine” on viisakategooria, mis on mõeldud ajutiseks viibimiseks Jaapanis, näiteks turismi, sugulaste külastamise või lühiajalise äritegevuse (koosolekud, läbirääkimised jms) eesmärgil, kus tasustatud tööd ei tehta. Seetõttu on rangelt keelatud, et selle viisakategooriaga välismaalased töötaksid Jaapanis. Isegi kui ettevõte viib läbi intervjuu lühiajalise viibimisega andeka inimesega ja teeb talle tööpakkumise, ei ole põhimõtteliselt lubatud seda inimest kohe Jaapanis tööle võtta ja muuta tema viisakategooriat tööviisaks.

Jaapani immigratsiooniseaduse (Immigration Control and Refugee Recognition Act) artikli 20 lõige 3 sätestab, et viisakategooria muutmine “lühiajaline viibimine” pealt on lubatud ainult “vältimatute eriolukordade” korral. Need “vältimatud eriolukorrad” hõlmavad humanitaarsetel kaalutlustel vajalikke juhtumeid (näiteks abiellumine jaapanlasega, tõsine haigus, mis takistab kodumaale naasmist jne), kuid pelgalt “Jaapani ettevõttelt tööpakkumise saamine” ei kuulu nende hulka. See range käsitlus on mõeldud süsteemi tuumikku kõigutava tegevuse ärahoidmiseks, kus inimesed väldivad rangelt kontrollitud viisaprotsessi Jaapani saatkondades ja konsulaatides välismaal, sisenevad riiki lihtsustatud protseduuride kaudu ja omandavad seejärel tööõiguse Jaapanis.

Seega, kui ettevõte soovib värvata “lühiajalise viibimisega” välismaalast, peab ta järgima kahte järgmist ametlikku protseduuri. Need protseduurid on seadusega rangelt määratletud ja nende eiramine töö alustamiseks võib kaasa tuua tõsiseid seaduserikkumisi.

Esimene etapp: Viisakategooria kinnitustunnistuse (COE) taotlemine

Esiteks taotleb vastuvõttev ettevõte Jaapanis välismaalase eest “Viisakategooria kinnitustunnistuse (Certificate of Eligibility – COE)” väljastamist. See on protseduur, mis põhineb Jaapani immigratsiooniseaduse artikli 7 lõike 2 alusel, kus enne välismaalase Jaapanisse sisenemist kontrollib ja kinnitab justiitsminister, kas kavandatud tegevus vastab viisakategooria nõuetele. Selle tunnistuse olemasolu kiirendab hilisemat viisa väljastamist. Taotluse esitamise koht on piirkondlik immigratsioonibüroo, mis vastutab ettevõtte asukoha eest. Kontrollimine võtab tavaliselt aega ühest kuni kolme kuuni, seega peab ettevõte oma värbamiskavas seda perioodi ette planeerima.

Teine etapp: Viisa taotlemine ja Jaapanisse sisenemine

Kui viisakategooria kinnitustunnistus on väljastatud, saadab ettevõte selle välismaal viibivale isikule. Sel hetkel peab isik põhimõtteliselt olema Jaapanist lahkunud. Isik esitab selle tunnistuse oma koduriigi Jaapani saatkonnale või konsulaadile ja saab ametliku tööviisa (viisa) väljastamise. Seejärel võib ta uue viisaga Jaapanisse siseneda ja alustada seaduslikult töötamist alles pärast seda, kui on lennujaamas saanud elamiskaardi. Kogu protsessi, alates tööpakkumisest kuni tegeliku töö alustamiseni, on realistlik arvestada vähemalt kolme kuni nelja kuuga.

Viisakategooria kinnitustunnistuse taotlemiseks vajalikud dokumendid on sarnased viisakategooria muutmise loa taotlemise omadega ning ettevõtte tegevuse sisu ja stabiilsus ning isiku haridus- ja töökogemus ning tööülesannete asjakohasus läbivad range kontrolli.

Viide: Viisakategooria kinnitustunnistuse taotlemine | Immigratsiooni- ja elamisjuhtimine

Erinevate protseduuride võrdlus

Siiani kirjeldatud kolm värbamisviisi on kõik seaduslikud meetodid välismaalaste tööle võtmiseks Jaapanis, kuid nende õiguslik lähenemine, protseduuride läbiviijad, nõutav aeg ja ettevõtte poolt järgitavad tähelepanekohad erinevad oluliselt. Kandidaadi olemasoleva elamisloa tüübi täpne mõistmine alguses ja sellele vastava õige õigusliku protseduuri valimine on sujuva värbamise ja nõuetele vastavuse tagamise võti. Alljärgnev tabel koondab kolme stsenaariumi puhul protseduuride peamisi erinevusi.

Kokkuvõte

Jaapani ettevõtete jaoks on välismaiste talentide värbamisel hädavajalik, et nende värbamisprotsess oleks kooskõlas seadusandlusega. Nagu käesolevas artiklis üksikasjalikult selgitatud, sõltuvad ettevõtte poolt järgitavad õiguslikud protseduurid kandidaadi poolt omatava elamisloa liigist. Kandidaadi õigusliku staatuse täpne määratlemine ja vastavate protseduuride täitmine ilma puudujääkideta on ainus viis ettevõtte õiguslike riskide juhtimiseks ja sujuva talentide värbamise tagamiseks. Protseduuride valimisel eksimine võib viia mitte ainult värbamiskava viivitusteni, vaid ka tõsiste rikkumisteni, nagu ebaseadusliku tööjõu kasutamise soodustamine.

Monolith õigusbüroo omab Jaapanis asuvate arvukate klientide seas rikkalikke kogemusi tööviisade taotlemisel ja keerukatel immigratsiooniprotseduuridel, mida käesolevas artiklis käsitletakse. Meie büroos töötab mitu inglise keelt kõnelevat juristi, kellel on välisriikide advokaadikvalifikatsioonid, mis võimaldab pakkuda tõhusat tuge õiguslike probleemide lahendamisel rahvusvahelisele juhtkonnale ja välispartneritele selge ja efektiivse suhtluse kaudu. Kui teil on probleeme välismaiste talentide värbamisega seotud õiguslike protseduuridega, võtke kindlasti ühendust meie bürooga.