Välismaalaste tööhõive Jaapanis: Ettevõtete järgida tulev tööviisa ja elamisõiguse juriidiline juhend

Globaalsel turul konkurentsi tihenedes on Jaapani ettevõtete jaoks muutunud hädavajalikuks strateegiaks tagada jätkusuutlik kasv ja innovatsioon, värvates andekaid töötajaid sõltumata nende rahvusest. Siiski ei piirdu välismaalaste palkamise protsess pelgalt värbamistegevusega. See hõlmab ka keerukate õigusnormide, sealhulgas Jaapani “Immigratsiooni- ja Pagulasseaduse” (edaspidi “Jaapani immigratsiooniseadus”), täpset mõistmist ja järgimist. Eriti oluline on mõista, et üldtuntud “viisa” mõiste koosneb tegelikult kahest erinevast süsteemist: välisriikide Jaapani saatkondade poolt väljastatav “viisa” ja Jaapani sisserände- ja elamisloa haldusameti poolt antav “elamisluba”. Selle eristuse mõistmine on esimene samm. Käesolev artikkel on mõeldud Jaapanis välismaalasi palkavatele ettevõtetele, et anda neile usaldusväärset teavet kogu protsessi kohta ja aidata vältida potentsiaalseid õiguslikke riske. Artikkel selgitab samm-sammult ja põhjalikult, alustades elamisloa põhilistest kategooriatest, jätkates välismaal viibivate talentide palkamiseks vajaliku “elamisloa kinnitustunnistuse” taotlemisprotseduuriga, erinevate ettevõtete suurusest tulenevate esitatavate dokumentide nõuetega ja lõpetades sellega, millised karmid karistused võivad ettevõtet ees oodata, kui nad ei järgi Jaapani seadusi.

Viisa ja elamisloa alused: töötamise õiguslik alus Jaapanis

Välismaalaste palkamisel on esmalt oluline mõista “viisa” ja “elamisloa” õiguslikku erinevust. Viisa on justkui soovituskiri, mille väljastab välisriigis asuv Jaapani saatkond või konsulaat, kinnitamaks, et välismaalase pass on kehtiv ja et tema sisenemine Jaapanisse on lubatud. Seevastu elamisluba on õiguslik staatus, mis on vajalik välismaalasele Jaapanisse saabumiseks ja seal viibimiseks, määratledes, milliseid tegevusi tohib teostada ja kui kaua võib riigis viibida. Elamisluba haldab Jaapani Justiitsministeeriumi allasutus, Sisse- ja Väljasaatmise ning Elamisloa Haldamise Amet, mis on tegevuste alustala Jaapanis.

Ettevõtte personalitöötaja vaatenurgast võib elamisloa liigitada kolme suurde rühma, sõltuvalt sellest, kas ja millist tööd tohib teha.

Esiteks on “töötamistegevusele piiranguteta elamisload”. Need on peamiselt staatuse või positsiooni alusel antud elamisload, nagu näiteks alalised elanikud, Jaapani kodanike abikaasad, alaliste elanike abikaasad ja püsielanikud. Selliste elamislubadega välismaalased võivad töötada igasugustel ametikohtadel ilma õiguslike piiranguteta, sarnaselt jaapanlastega.

Teiseks on “määratletud ulatuses töötamisele lubatud elamisload”. See kategooria on kõige tavalisem, kui palkate spetsialiseeritud või tehnilise valdkonna töötajaid. Näiteks kuuluvad siia “tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvahelised äritegevused”, mis hõlmavad loodusteaduste tehnikuid, humanitaarteaduste planeerijaid ja turundajaid, tõlke, samuti “ettevõttesisene üleviimine”, mis hõlmab välismaalt emaettevõtte või filiaali kaudu üle viidud töötajaid, ja “oskustöö”, mis hõlmab välismaiseid kokkasid. Oluline on mõista, et selles kategoorias on lubatud ainult elamisloa ulatuses määratletud tegevused, mis on rangelt piiratud.

Kolmandaks on “põhimõtteliselt töötamisele mitte lubatud elamisload”. Nende hulka kuuluvad “õppimine”, “pereliikme viibimine”, “kultuuritegevus” jne. Siiski, kui sellise elamisloaga isik on saanud Sisse- ja Väljasaatmise ning Elamisloa Haldamise Ametilt “tegevusloa väljaspool kvalifikatsiooni”, on töötamine erandkorras lubatud. Jaapani sisserände- ja elamisseaduse (Immigration Control and Refugee Recognition Act) artikli 19 lõike 2 alusel võivad näiteks “õppimise” elamisloaga tudengid saada selle loa, mis võimaldab neil põhimõtteliselt töötada kuni 28 tundi nädalas osaajaga tööd. Kui ettevõte palkab sellise kategooria välismaalasi, peab ta kindlasti kontrollima elamiskaardilt tegevusloa olemasolu ja lubatud töötundide ulatust.

Need klassifikatsioonid on aluseks otsustamisel, kas värbamiskandidaat võib seaduslikult töötada või mitte. Allpool on toodud võrdlustabel nende kontseptsioonide kohta.

Välismaalt pärit töötajate palkamine: elamisloa kvalifikatsioonitunnistuse väljastamise taotlemine Jaapanis

Kui soovite palgata välismaal elavat välismaalast tööle Jaapanisse, on standardne protseduur “elamisloa kvalifikatsioonitunnistuse väljastamise taotlus”. See tunnistus on määratletud Jaapani immigratsiooniseaduse (Immigration Control and Refugee Recognition Act) artiklis 7-2 ja see on dokument, millega Jaapani justiitsminister kinnitab enne välismaalase Jaapanisse saabumist, et tema kavandatav tegevus vastab kindlatele elamisloa nõuetele. Selle süsteemi eesmärk on hõlbustada viisataotluste menetlemist Jaapani välisesindustes ja maandumiskontrolli Jaapani lennujaamades.

See protsess koosneb järgmistest viiest sammust:

1. Jaapanisisesed taotlused: Esiteks esitab vastuvõttev ettevõte, kes toimib esindajana, taotluse elamisloa kvalifikatsioonitunnistuse väljastamiseks piirkondlikule immigratsioonibüroole, mis asub ettevõtte asukohajärgses piirkonnas. Taotluse esitavad tavaliselt mitte välismaalane ise, vaid Jaapani ettevõtte vastutav töötaja või advokaat või haldusjurist, kes on saanud selleks volituse.
2. Immigratsiooniameti läbivaatus: Kui taotlus on vastu võetud, hindab immigratsiooniameti läbivaataja esitatud dokumentide põhjal ettevõtte stabiilsust ja jätkusuutlikkust, isiku haridust ja töökogemust ning kavandatava töö sisu vastavust elamisloa kriteeriumidele. Läbivaatuse kestus võib varieeruda sõltuvalt taotluse sisust ja ajast, kuid tavaliselt võtab see aega üks kuni kolm kuud.
3. Tunnistuse väljastamine ja saatmine: Kui läbivaatusel selgub, et kõik nõuded on täidetud, väljastatakse elamisloa kvalifikatsioonitunnistus (elektroonilise taotluse või elektroonilise kasutaja registreerimise korral e-posti teel). Kui tunnistus väljastatakse paberkandjal, saadab ettevõte selle rahvusvahelise posti teel välismaal viibivale välismaalasele; kui tunnistus väljastatakse e-posti teel, edastab ettevõte selle välismaalasele.
4. Viisataotlus välisesinduses: Elamisloa kvalifikatsioonitunnistuse saanud välismaalane esitab viisataotluse Jaapani saatkonnas või konsulaadis oma elukohariigis. Tunnistuse esitamine või ettevõtte poolt edastatud e-posti esitamine tähendab, et sisuline läbivaatus on Jaapanis juba lõpule viidud, mistõttu viisa väljastatakse tavaliselt viie tööpäeva jooksul.
5. Saabumine Jaapanisse ja elamiskaardi väljastamine: Pärast viisa saamist reisib välismaalane Jaapanisse. Oluline on märkida, et elamisloa kvalifikatsioonitunnistus kehtib väljastamise kuupäevast alates ainult kolm kuud ja selle aja jooksul peab välismaalane Jaapanisse saabuma. Jaapani lennujaamades toimuva maandumiskontrolli ajal esitatakse pass, viisa ja elamisloa kvalifikatsioonitunnistus ning Haneda lennujaamas, Narita rahvusvahelises lennujaamas, Chubu rahvusvahelises lennujaamas, Kansai rahvusvahelises lennujaamas, New Chitose lennujaamas, Hiroshima lennujaamas ja Fukuoka lennujaamas väljastatakse “elamiskaart” kohapeal. Teistes lennujaamades või sadamates saadetakse elamiskaart pärast saabumist posti teel elukohajärgsesse aadressile. See elamiskaart on Jaapanis ametlik isikut tõendav dokument.

See kaheetapiline protsess põhineb ratsionaalsel kujundusel, mis koondab sisulise läbivaatuse Jaapani siseriiklikku spetsialiseeritud asutusse, immigratsiooniametisse, vähendades samal ajal välisesinduste koormust ja suurendades nii tööandja kui ka välismaalase jaoks ettenähtavust. See võimaldab ära hoida olukordi, kus välismaalane on kulutanud palju aega ja raha reisimiseks, kuid teda keeldutakse Jaapani piiril maale laskmast.

Ettevõtete suuruse järgi jaotatud nelja kategooria määratlused

Jaapanis töötamiseks vajaliku elamisloa taotlemisel klassifitseerib Jaapani immigratsiooniamet vastuvõtvad ettevõtted (kuuluvad asutused) nende suuruse ja usaldusväärsuse alusel nelja kategooriasse. See klassifikatsioon on administratiivne mehhanism, mis määrab taotlusprotsessi lihtsustamise astet, ja sõltuvalt kategooriast, millesse ettevõte kuulub, võib nõutavate dokumentide hulk oluliselt erineda. Ettevõtete jaoks on oluline täpselt teada, millisesse kategooriasse nad kuuluvad, et tagada sujuv taotlusprotsess.

Kategooria 1 hõlmab kõige usaldusväärsemaid organisatsioone. Konkreetselt kuuluvad siia Jaapani börsil noteeritud ettevõtted, kindlustusandjatena tegutsevad vastastikused seltsid, riiklikud ja kohalikud omavalitsused ning nendega samaväärsed avalik-õiguslikud juriidilised isikud. Kuna neid asutusi peetakse kõrge sotsiaalse usaldusväärsusega ja stabiilse majandusliku alusega, vabastatakse nad taotlemisel suurest hulgast dokumentide esitamisest.

Kategooria 2 hõlmab peamiselt suuri ja stabiilseid börsiväliseid ettevõtteid. Selle kategooria määramise kriteeriumiks on eelmise aasta “palgatulu tulumaksu kinnipidamise aruande kogutabelis” märgitud tulumaksu kinnipidamise summa, mis peab olema vähemalt 10 miljonit jeeni. Kui tulumaksu kinnipidamise summa ei vasta sellele kriteeriumile, käsitletakse siiski “elamisloa taotlemise veebisüsteemi” kasutamiseks immigratsiooniametilt heakskiidu saanud asutusi kategooria 2 alla kuuluvatena.

Kategooria 3 hõlmab peamiselt väike- ja keskmise suurusega ettevõtteid. Konkreetselt on need organisatsioonid ja isikud, kes on eelmise aasta kohustusliku aruande kogutabeli maksuametile esitanud ja kelle tulumaksu kinnipidamise summa on alla 10 miljoni jeeni. Enamik Jaapani ettevõtteid kuulub sellesse kategooriasse.

Kategooria 4 hõlmab isikuid ja organisatsioone, kes ei kuulu ühtegi eelnevasse kategooriasse. Kõige tüüpilisem näide on hiljuti asutatud äriühingud. Kuna need ettevõtted ei ole veel oma majandusaastat lõpetanud ja pole kohustuslikku aruannet esitanud, peavad nad oma äri stabiilsust ja jätkusuutlikkust tõestama muude dokumentidega.

See kategooriasüsteem on loodud menetluste tõhustamiseks. Kategooria 1 ja 2 ettevõtted on juba tõestanud oma äri stabiilsust avalike või objektiivsete näitajate kaudu, mistõttu keskendutakse nende puhul peamiselt välismaalase enda kvalifikatsioonile. Seevastu kategooria 3 ja eriti kategooria 4 ettevõtete puhul on fookuses mitte ainult välismaalane, vaid ka vastuvõtva ettevõtte enda äritegevus ja finantsseisund, mistõttu nõutakse rohkem tõendusmaterjali.

Allpool on toodud tabel, mis koondab iga kategooria määratlused ja konkreetseid näiteid.

Ettevõtte poolt ettevalmistatavate dokumentide kategooriate kaupa ülevaade

Elamisloa kvalifikatsiooni tõendamise sertifikaadi taotlemisel peab ettevõte ette valmistama erinevaid dokumente, sõltuvalt eelnevalt mainitud neljast kategooriast. Siin selgitame konkreetseid dokumente, mida on vaja enamiku ettevõtete poolt kasutatava elamisloa kategooria “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” puhul.

Esiteks on olemas dokumendid, mida on vaja esitada kõikides kategooriates. Need on taotluse aluseks olevad dokumendid.

• Elamisloa kvalifikatsiooni tõendamise sertifikaadi taotlusvorm: kasutage Immigratsiooniameti veebisaidilt allalaaditud kõige uuemat vormi. (Immigratsiooniamet “Elamisloa kategooria ‘Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Foto: taotleja enda passipilt, mis vastab ettenähtud standarditele.
• Vastusega ümbrik: selleks, et teavitada taotluse tulemustest, peab ümbrikul olema aadress ja sellele tuleb kleepida postimark lihtkirja jaoks.
• Töötingimuste teatis või töölepingu koopia: dokument, mis sisaldab konkreetseid töötingimusi nagu tööülesanded, palk ja tööaeg.
• Dokumendid, mis tõendavad taotleja haridust ja töökogemust: näiteks ülikooli lõputunnistus või CV, mis kajastab varasemat töökogemust.

Järgnevalt esitatakse ettevõtte kategooriat tõendavad dokumendid lisaks ülalmainitud ühistele dokumentidele.

Kategooria 1 ettevõtted esitavad oma staatust tõendavaid dokumente, nagu:

• Kvartaliaruande koopia või dokument, mis tõendab ettevõtte noteerimist Jaapani väärtpaberibörsil.
• Dokumendi koopia, mis tõendab asutamisloa saamist vastavalt peamiselt vastutavalt ametiasutuselt.

Kategooria 2 ja 3 ettevõtted esitavad oma ärimahtu näitavad dokumendid, nagu:

• Eelmise aasta töötajate palgatulu tulumaksu kinnipidamise kohta koostatud seadusjärgsete aruannete kogutabeli koopia (millel on maksuameti vastuvõtutempel).

Kategooria 4 ettevõtted, kellel veel ei ole maksude maksmise ajalugu, peavad objektiivselt tõendama oma äri stabiilsust ja jätkusuutlikkust. Seetõttu nõutakse neilt rohkem dokumente kui kategooria 3 ettevõtetelt. Üldiselt esitatakse järgmised dokumendid:

• Äriplaan: dokument, mis selgitab konkreetset äritegevust, tulu prognoosi ja põhjendab, miks on vaja just seda välismaalast tööle võtta.
• Ettevõtte registreerimistunnistus: õigusbüroo poolt väljastatud ametlik dokument, mis tõendab ettevõtte põhiandmeid.
• Viimase majandusaasta aruande koopia: esitatakse, kui ettevõte on juba läbinud vähemalt ühe aruandeperioodi. Kui tegemist on uue ettevõttega ja aruannet ei ole, tuleb seda asjaolu selgitada.

Need dokumendinõuete erinevused peegeldavad Immigratsiooniameti poolt tehtava riskihindamise loogikat. Kategooria 1 ja 2 ettevõtete puhul on äri usaldusväärsus juba tagatud, seega keskendub kontroll peamiselt taotleja isiklikele omadustele. Kuid kategooria 3 ja eriti kategooria 4 ettevõtete puhul hindab ametnik mitte ainult taotlejat, vaid ka seda, kas ettevõttel on võimekus jätkuvalt ja stabiilselt välistöötajaid palgata ning kas äritegevus on seaduslik ja reaalne. Seega on eriti uute ettevõtete puhul kategooria 4 elamisloa taotlemine mitte ainult tööhõiveprotseduur, vaid ka võimalus tõestada äri õiguspärasust ja tulevikupotentsiaali ametivõimudele.

Ettevõtte karistused: ebaseadusliku tööhõive soodustamise riskid Jaapanis

Välismaalasi tööle võtvad ettevõtted peavad mitte ainult mõistma ja järgima viibimisõiguse süsteemi ning korrektseid protseduure, vaid ka tööhõiveperioodi vältel pidevalt seadusi järgima. Kui ettevõte jätab need kohustused täitmata, seisab ta silmitsi tõsise õigusliku riskiga, mida nimetatakse “ebaseadusliku tööhõive soodustamiseks” (Jaapani sisserändeseaduse artikkel 73-2). See kuritegu kehtestab karmid karistused isikutele, kes lubavad ebaseaduslikku tööhõivet.

Ebaseadusliku tööhõive soodustamise kuritegu koosneb tavaliselt kolmest peamisest tegevusest. Esiteks, ebaseaduslikult Jaapanis viibivate välismaalaste või töötamiseks luba mitteomavate viibimisõigustega (näiteks lühiajaline viibimine) välismaalaste tööle võtmine. Teiseks, välismaalaste tööle rakendamine viisil, mis ületab viibimisõigusega määratud tegevusulatust. Näiteks inseneri, kellel on “tehnoloogia, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” viibimisõigus, rakendamine lihtsale tehase tööle, mis ei nõua erialaseid teadmisi. Kolmandaks, välismaalaste tööle rakendamine üle lubatud töötundide, mida reguleerib eritegevuse luba. Näiteks nädalas kuni 28 tundi töötada lubatud üliõpilase puhul, kes töötab 40 tundi nädalas.

Kui ettevõte rikub neid nõudeid, võib ettevõtte juhile määrata “kuni kolmeaastase vangistuse või kuni kolme miljoni jeeni suuruse trahvi või mõlemad”. Lisaks on Jaapani seadustes sageli ette nähtud topeltkaristused, mis tähendavad, et mitte ainult otseselt vastutav isik, vaid ka juriidiline isik ise võib saada trahvi, mis tähendab, et ettevõtte kui terviku vastutust küsitakse.

Eriti tähelepanelik peavad ettevõtted olema Jaapani sisserändeseaduse “hooletuse” käsitluse suhtes. Seaduse kohaselt ei ole “teadmatus ebaseadusliku tööhõive tegevusest” üldjuhul vabastav põhjus. Siiski, kui “hooletust ei olnud”, võib karistusest pääseda. See tähendab, et ettevõttel on aktiivne kohustus hoolikalt kontrollida tööle võetava välismaalase viibimisõigust ja töötamise lubatust, näiteks kontrollides viibimiskaardi originaali. Kui ettevõte rahuldub ainult viibimiskaardi koopia kontrollimisega või usaldab töötaja suulist teadet ja laseb seeläbi ebaseaduslikult töötada, võidakse ettevõtet süüdistada “kontrollikohustuse täitmata jätmises” ja see võib kaasa tuua karistuse.

Ebaseadusliku tööhõive soodustamise kuriteo eest süüdimõistmine ei piirdu ainult otsese karistusega, nagu trahvid või vangistus, vaid võib avaldada tõsist mõju ettevõtte äritegevusele. Näiteks võib ettevõte, kes on ebaseadusliku tööhõive soodustamise eest karistatud, kaotada õiguse kasutada selliseid süsteeme nagu oskustööliste praktikaprogramm või erioskustega töötajate süsteem, mis on teatud tööstusharudes oluliseks tööjõuks. See näitab, et rikkumine võib areneda lihtsast õiguslikust probleemist äritegevuse jätkamist ohustavaks juhtimisriskiks.

Tööjärgsed protseduurid: välismaalaste tööhõive olukorra teatamine Jaapanis

Välismaalaste töölevõtmise protseduur ei lõpe sellega, et nad on saanud elamisloa ja nende tööleasumine on otsustatud. Töö alustamise järel on ettevõtetel ka seadusest tulenevaid kohustusi, mida tuleb täita. Üks sellistest kohustustest on “välismaalaste tööhõive olukorra teatamine”, mis põhineb Jaapani “Tööhõivepoliitika tervikliku edendamise ning töötajate tööhõive stabiilsuse ja tööelu rikastamise seadusel” ja on kohustuslik kõikidele tööandjatele.

See teatamine on vajalik, kui võetakse tööle uus välismaalane või kui töötav välismaalane lahkub töölt, ja selle fakti tuleb teatada vastava piirkonna avaliku tööhõive teenistusele (Hello Work). Selle süsteemi eesmärk on võimaldada valitsusel täpselt mõista välismaalaste tööhõive olukorda, et edendada sobivat tööhõive haldamist ja toetada nende taastööturule sisenemist.

Teatamise viis sõltub sellest, kas välismaalane on töötuskindlustuse kindlustatu või mitte. Kui välismaalane on töötuskindlustuse kindlustatu, siis “töötuskindlustuse kindlustatu kvalifikatsiooni omandamise teatamine” hõlmab ka välismaalaste tööhõive olukorra teatamist, mistõttu eraldi dokumendi esitamine ei ole vajalik.

Teisalt, kui töötingimuste tõttu ei ole välismaalane töötuskindlustuse kindlustatu ja ta võetakse tööle, on vajalik esitada “välismaalaste tööhõive olukorra teatamine (vorm nr 3)”. Seda vormi saab alla laadida Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeeriumi veebilehelt. (Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeerium “Välismaalaste tööhõive olukorra teatamise kohta” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Teatamise tähtaeg on määratud tööle võtmise või töölt lahkumise kuule järgneva kuu viimaseks päevaks. Kui teatamist ei teostata või esitatakse valeandmeid, võib selle eest määrata kuni 300 000 jeeni suuruse trahvi, seega on oluline olla tähelepanelik. See protseduur toimub Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeeriumi tööturu haldamise all, mis on erinev halduslik eesmärk kui Justiitsministeeriumi (Immigratsiooni- ja Elamisloa Amet) poolt hallatav elamisloa haldamine, ja ettevõtted peavad mõlemat regulatsiooni järgima.

Kokkuvõte

Välisriigi spetsialistide palkamine on Jaapani ettevõtete jaoks võimas vahend globaalse konkurentsivõime tõstmiseks. Siiski on selle saavutamiseks hädavajalik järgida Jaapani sisserändeseadustiku keerukaid ja rangeid nõudeid. Nagu käesolevas artiklis üksikasjalikult selgitatud, on viibimisõiguse täpne mõistmine, ettevõtte suurusele vastavate dokumentide korrektne ettevalmistamine ja tõsiste õiguslike riskide, nagu ebaseadusliku töö soodustamise kuritegu, vältimine kõigi ettevõtete kohustus. Need protseduurid nõuavad spetsiifilist teadmist ja suurt tähelepanu, sest ettevalmistuse puudumine võib kaasa tuua ootamatuid ajalisi kaotusi ja õiguslikke sanktsioone.

Meie Monolis õigusbüroo on pakkunud Jaapanis asuvatele arvukatele klientidele tööviisa ja viibimisõigusega seotud õigusteenuseid, millel on rikkalik kogemus, nagu käesolevas artiklis kirjeldatud. Meie büroo tugevus seisneb sügavas mõistmises Jaapani õigussüsteemist, lisaks on meil mitu inglise keelt kõnelevat advokaati, kellel on välisriigi advokaadikvalifikatsioon. See võimaldab meil sujuvalt suhelda nii ettevõtete õigus- ja personaliosakondade kui ka välismaiste kandidaatidega, pakkudes piiriüleste õigusprotseduuride täpset tuge. Kui teil on raskusi välismaalaste palkamise keerukate protseduuride või vastavusstruktuuride loomisega, võtke kindlasti ühendust meie bürooga.