Võtmetähtsusega aspektid tööviisa hankimisel Jaapanis välistöötajate värbamisviiside lõikes

Globaalses äris on Jaapani ettevõtete rahvusvahelise konkurentsivõime säilitamiseks ja parandamiseks hädavajalik värvata andekaid töötajaid sõltumata nende rahvusest. Eriti aktiivne on välismaalaste palkamine juhtivtöötajateks ja kõrge kvalifikatsiooniga spetsialistideks. Kuid välismaalaste töölevõtmiseks Jaapanis tuleb järgida keerulisi protseduure, mis on määratletud Jaapani immigratsiooni- ja pagulasõiguse (edaspidi “Jaapani immigratsiooniseadus”) ja sellega seotud õigusaktides. Kuigi terminit “viisa” kasutatakse laialdaselt, tehakse õiguslikult vahet välisriigi saatkondade poolt väljastatud “sissesõiduviisade” ja Jaapanis tegevuse sisu määratlevate “elamislubade” vahel. Ettevõtete ees seisvad väljakutsed on enamasti seotud elamisloa hankimise ja haldamisega. Jaapani elamisloa süsteem toimib rangelt lubatud tegevuste alusel ja ettevõtetel on õiguslik kohustus tagada, et nad värbavad välismaalasi, kellel on nende tööülesannete täitmiseks sobiv elamisluba. Selles artiklis keskendume kolmele tüüpilisele värbamisviisile, millega ettevõtte juhid ja juriidilised spetsialistid välismaalaste palkamisel kokku puutuvad: “välismaalase määramine ametikohale”, “välismaalt seotud ettevõttest üleviimise vastuvõtmine” ja “välismaalase töölevõtmine renditöötajana”. Käsitleme iga värbamisviisi puhul nõutavaid elamisloa tingimusi, taotlusprotseduure ja õiguslikke aspekte, millele ettevõtted peaksid erilist tähelepanu pöörama, tuginedes konkreetsetele õigusaktidele.

Välismaalase määramine juhatuse liikmeks: Jaapani elamisloa “Juhtimine ja haldus”

Kui välismaalast soovitakse määrata Jaapani ettevõtte esindusjuhiks või juhatuse liikmeks, või näiteks äriüksuse juhiks, on põhimõtteliselt vajalik elamisloa “Juhtimine ja haldus” saamine. Jaapani immigratsiooniseaduse lisatabeli esimese osa teises tabelis on see elamisluba määratletud kui “tegevus, mis hõlmab kaubanduse või muu äritegevuse juhtimist või selles äris haldustegevusega tegelemist Jaapanis”. Selle elamisloa hindamisel on äärmiselt oluline mitte ainult taotleja isiklik karjäär, vaid ka äriühingu, mille juhtimist või haldamist taotleja teostab, tegelikkus, stabiilsus ja jätkusuutlikkus.

Maandumisloa kriteeriumid: ettevõtte aluseks olevad nõuded

Jaapanis elamisloa “Juhtimine ja haldus” saamiseks tuleb täita mitmeid nõudeid, mis on sätestatud Jaapani sisserände- ja pagulasstaatuse seaduse (Immigration Control and Refugee Recognition Act) seitsmenda artikli esimese lõigu teises punktis (edaspidi “kriteeriumide määrus”). Eriti uute ettevõtete puhul nõutakse nende nõuete objektiivset tõendamist dokumentidega.

Esiteks peab ettevõtte tegevuse jaoks olema Jaapanis tagatud äripind. See äripind ei tohi olla pelgalt kontaktandmete aadress, vaid füüsiline koht, kus ettevõtte tegevus toimub järjepidevalt. Seetõttu ei aktsepteerita põhimõtteliselt virtuaalkontoreid ega lühiajalisi rendilepinguid. Kuigi on võimalik kasutada eluruumi äripinnana, peab sel juhul üürileping lubama äritegevust ning elu- ja äripinnad peavad olema selgelt eristatud, täites rangeid tingimusi.

Teiseks peab taotlejal endal olema objektiivselt tõendatavad juhtimis- ja haldusvõimed, et ettevõtet edukalt juhtida. Konkreetselt nõutakse vähemalt kolmeaastast juhtimis- ja halduskogemust või magistrikraadi või kõrgemat haridustaset ettevõtte tegevusvaldkonnas.

Kolmandaks, süsteemi kuritarvitamise vältimiseks ja ettevõtte stabiilsuse tagamiseks on vajalik vähemalt ühe täistööajaga töötaja palkamine.

Neljandaks peab ettevõtte suurus vastama teatud kriteeriumidele. Aktsiaseltside puhul on nõutav minimaalne osakapitali suurus 30 miljonit jeeni, samas kui ühingute, täisühingute ja usaldusühingute puhul on nõutav kogupanuse summa.

Viiendaks, ettevõtte sujuvaks juhtimiseks Jaapanis ning asjakohase suhtluse pidamiseks klientide ja töötajatega on vajalik, et taotlejal või täistööajaga töötajal oleks piisav jaapani keele oskus.

Kuuendaks on hädavajalik, et ettevõtte stabiilsus ja jätkusuutlikkus oleksid tunnustatud. Selle hindamisel on kõige olulisem dokument äriplaan. Elamisloa taotlemisel nõutakse sageli äriplaani kinnitamist vandeaudiitori või maksunõustaja poolt ning äritegevust, mida peetakse juhtimisalaselt nõrgaks, näiteks allhankeid, ei aktsepteerita. See peegeldab poliitilist otsust, et elamisloa “Juhtimine ja haldus” peaks andma ainult neile ettevõtjatele ja juhtidele, kes suudavad anda panuse Jaapani majandusse ja kelle äritegevus on jätkusuutlik.

Taotlusprotseduur ja vajalikud dokumendid

Kui ettevõte Jaapanis soovib värvata välismaal elavaid välismaalasi juhatuse liikmeteks, esindab tavaliselt Jaapani vastuvõttev ettevõte välismaalast ja esitab tema nimel elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi (Certificate of Eligibility, COE) väljastamise taotluse.

Menetluse läbiviimise asutus on piirkondlik sisserände büroo, mis on vastutav ettevõtte asukoha järgi. Taotluse esitamisest kuni sertifikaadi väljastamiseni kuluv standardne menetlusaeg on tavaliselt üks kuni kolm kuud, kuid uute ettevõtete või keerukate juhtumite puhul võib see aeg olla pikem.

Esitatavad dokumendid varieeruvad sõltuvalt vastuvõtva ettevõtte suurusest ja usaldusväärsusest ning on jaotatud nelja kategooriasse, mille on määranud Jaapani sisserände büroo. Suurettevõtted, mis kuuluvad kategooriasse 1 (näiteks Jaapani börsil noteeritud ettevõtted) või kategooriasse 2 (näiteks organisatsioonid, mille eelmise aasta palgatulu tulumaksu kogusumma on üle 10 miljoni jeeni), saavad oma sotsiaalse usaldusväärsuse tõttu esitada oluliselt vähem dokumente. Seevastu kategooriasse 3 ja 4 kuuluvad äsja asutatud ettevõtted ja väikeettevõtted peavad esitama üksikasjalikke dokumente, et tõestada oma äritegevuse seaduslikkust ja stabiilsust alates algusest.

Kõikidele kategooriatele ühised vajalikud dokumendid on järgmised:

• Elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi väljastamise taotlusvorm (1 eksemplar)
• Fotograafia (1 tükk)
• Tagastusümbrik (1 eksemplar)

Neid vorme saab alla laadida sisserände büroo veebilehelt “Elamisloa ‘Juhtimine ja haldamine'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Kui kategooriasse 3 ja 4 kuuluv ettevõte esitab taotluse välismaalasele, kes osaleb ettevõtte juhtimises, on ülaltoodud dokumentidele lisaks tavaliselt vajalikud järgmised dokumendid:

• Äriplaani koopia
• Ettevõtte registreerimistunnistus
• Ettevõtte põhikirja koopia
• Viimase majandusaasta finantsdokumentide koopia (olemasoleva ettevõtte puhul)
• Dokumendid, mis kinnitavad vähemalt 5 miljoni jeeni suuruse kapitali sissemakse (näiteks pangakonto väljavõtte koopia)
• Äriühingu kinnisvara registreerimistunnistuse või rendilepingu koopia
• Äriühingu sisemiste ja välimiste fotode koopia
• Palkade maksmise büroo avamise teatise koopia
• Juhatuse liikmete tasustamist käsitleva põhikirja koopia või juhatuse liikmete tasustamist käsitleva aktsionäride üldkoosoleku protokolli koopia

See kategooriasüsteem peegeldab sisserände büroo riskipõhist lähenemist ettevõtete usaldusväärsuse hindamisel. Kategooria 1 ja 2 ettevõtteid peetakse juba stabiilseks, kuna neid on hinnatud turu ja maksuametite poolt. Vastupidiselt ei ole kategooria 3 ja 4 uutel ettevõtetel sellist välist hindamist, mistõttu peab taotleja ise tõestama ettevõtte terviklikkust ja tulevikupotentsiaali äriplaani ja finantsdokumentide kaudu.

Ümberpaigutamine välismaa ema- või tütarettevõttest: Jaapani viisakategooria “Ettevõttesisene ümberpaigutamine”

Kui globaalselt tegutsev ettevõte soovib oma välismaal asuva harukontori töötajat ümber paigutada Jaapani kontorisse, rakendub Jaapani viisakategooria “Ettevõttesisene ümberpaigutamine”. Jaapani immigratsiooniseadus määratleb selle viisakategooria kui “tegevus, mille käigus ettevõtte välismaal asuva kontori töötaja siirdatakse määratud ajaks Jaapanis asuvasse kontorisse tööle”, ja sellise tegevuse sisu on piiratud nendega, mis vastavad viisakategooriale “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äritegevus”.

Ettevõttesisese üleviimise elamisloa saamiseks vajalikud tingimused Jaapanis

Ettevõttesisese üleviimise elamisloa (在留資格) saamiseks Jaapanis peavad olema täidetud mitmed ranged nõuded.

Esiteks on üleviimise ulatus piiratud. See hõlmab mitte ainult liikumist sama ettevõtte peakontori ja filiaalide vahel, vaid ka emaettevõtte ja tütarettevõtte või tütarettevõtete omavahelisi üleviimisi.

Teiseks peab taotleja olema vahetult enne taotluse esitamist töötanud vähemalt ühe aasta jooksul järjepidevalt ettevõtte peakontoris, filiaalis või seotud ettevõttes välismaal. See nõue tagab, et taotleja on ettevõttegrupi regulaarne töötaja, ja aitab ära hoida süsteemi kuritarvitamist.

Kolmandaks peab Jaapanis teostatav töö nõudma tehnilisi teadmisi füüsikas, inseneriteaduses või muudes tehnilistes valdkondades või humanitaarteaduste teadmisi õigusteaduses, majandusteaduses jne. Samuti võib töö nõuda võõra kultuuri mõistmist või tundlikkust. Lihtne füüsiline töö, nagu tehaseliinil töötamine, ei ole lubatud.

Neljandaks peab Jaapanis saadava tasu suurus olema vähemalt võrdne sellega, mida jaapanlane saaks sama töö eest. See on oluline säte, mis takistab ettevõttesisese üleviimise süsteemi kasutamist odava tööjõu allikana.

Taotlusprotsess ja dokumendid

Jaapanis viisataotluse protsess algab tavaliselt elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi (COE) väljastamise taotlusega. Jaapanis asuv vastuvõttev organisatsioon esitab taotluse välismaalasest töötaja eest, kellel on kavas Jaapanisse tulla, piirkondlikule immigratsioonibüroole, mis asub organisatsiooni asukohajärgses jurisdiktsioonis. Standardne menetlusaeg on üks kuni kolm kuud.

Esitatavad dokumendid varieeruvad sõltuvalt vastuvõtva ettevõtte kategooriast (1 kuni 4), sarnaselt “Juhtimine ja haldus” kategooriaga.

Kõikidele kategooriatele ühised dokumendid on järgmised:

• Elamisloa kvalifikatsiooni tõendava sertifikaadi väljastamise taotlusvorm (1 eksemplar)
• Fotograafia (1 tükk)
• Tagasisaatmise ümbrik (1 eksemplar)

Taotlusvormi saab alla laadida Jaapani immigratsiooniameti veebilehelt “Elamisloa kategooria ‘Ettevõttesisene üleviimine'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Kui kategooria 3 või 4 ettevõte esitab taotluse, on lisaks eelnevalt mainitud dokumentidele vajalikud järgmised peamised dokumendid:

• Koopia üleviimiskäskkirjast või töötingimuste teatisest, mis selgitavad tegevusi, perioodi, positsiooni ja tasu Jaapanis
• Dokumendid, mis selgitavad kapitalisuhteid üleviimise lähtekoha ja sihtkoha ettevõtete vahel
• Taotleja elulookirjeldus
• Dokumendid, mille on väljastanud üleviimisele eelnev välismaa tööandja, tõendamaks tööülesandeid, positsiooni, tasu ja töötamise perioodi
• Dokumendid, mis selgitavad sihtettevõtte äritegevust (nt ettevõtte tutvustus, registreerimistunnistus)
• Koopia sihtettevõtte viimase majandusaasta aruandest

Ettevõttesiseste üleviimiste ja “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” viisa võrdlus Jaapanis

Ettevõttesiseste üleviimiste ja üldise erialase viisa “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” puhul Jaapanis kattuvad tööülesannete sisu osas, kuid nende nõuete vahel on olulisi erinevusi. Eriti tähtis on haridusnõuete olemasolu. “Tehnika, humanitaarteadused ja rahvusvaheline äri” viisa saamiseks on vajalik üldjuhul ülikoolikraad või vähemalt 10-aastane töökogemus. Seevastu ettevõttesisese üleviimise puhul ei ole selliseid haridus- ega pikaajalise töökogemuse nõudeid. Selle asemel nõutakse üleviimise lähtekohas vähemalt üheaastast töökogemust.

See süsteemi kujundus võib olla globaalsetele ettevõtetele strateegiline vahend, et paigutada paindlikult üle riigipiiride olulisi töötajaid, kes on aastatepikkuse töö kaudu kogunud ettevõttespetsiifilisi oskusi ja teadmisi, kuigi neil ei pruugi olla kõrgharidust. Teisisõnu, Jaapani valitsus kontrollib üheaastase järjepideva töökogemuse nõude kehtestamisega, kas taotleja on ettevõttegrupi jaoks hädavajalik töötaja, ja vabastab vastutasuks haridusnõudest. Seega peavad ettevõtted strateegiliselt valima, kumb viisa on nende soovitud töötaja hariduse ja töökogemuse põhjal optimaalne.

Välismaalaste vastuvõtmise eripärad tööjõu renditeenuse kaudu Jaapanis

Tööjõu renditeenuse kasutamine välismaalaste palkamiseks võimaldab ettevõtetel paindlikult personali paigutada, kuid sellega kaasnevad ka eriomased õiguslikud riskid. Sellises vormis tekib kolmepoolne suhe välismaa töötaja, tööjõu rendifirma (personaliettevõte) ja tööjõudu vastuvõtva ettevõtte (ettevõte, mis tegelikult juhib ja annab tööülesandeid) vahel. Õiguslikult on välismaa töötaja tööandjaks rendifirma, mis vastutab elamisloa taotlemise, haldamise ja palga maksmise eest. Siiski ei saa tööjõudu vastuvõttev ettevõte vabaneda vastutusest Jaapani immigratsiooniseaduse alusel.

Tööjõudu vastuvõtva ettevõtte kohustused ja ebaseadusliku töötamise soodustamise risk

Tööjõudu vastuvõtva ettevõtte jaoks on kõige olulisem õiguslik kohustus veenduda, et nad võtavad vastu välismaa töötaja, kellel on kehtiv elamisluba, mis lubab tal tegeleda ettevõtte poolt pakutava tööga. Isegi kui rendifirma kinnitab, et “kõik protseduurid on korras”, on sellise väite pimesi uskumine äärmiselt ohtlik.

Jaapani immigratsiooniseaduse artikkel 73-2 sätestab “ebaseadusliku töötamise soodustamise kuriteo”. See kuritegu ei hõlma ainult neid, kes palkavad ebaseaduslikke töötajaid, vaid ka neid, kes “oma kontrolli all” lasevad teostada ebaseaduslikku tööd. Tööjõu rendilepingu alusel töötavad välismaa töötajad tööjõudu vastuvõtva ettevõtte juhtimise ja korralduse all, mistõttu võib ettevõtet pidada “oma kontrolli all hoidvaks” ja seega võib see saada ebaseadusliku töötamise soodustamise kuriteo subjektiks. Kui renditöötajal puudub kehtiv elamisluba või kui ta tegeleb lubatust laiemate tegevustega, ei piisa tööjõudu vastuvõtval ettevõttel vabanduseks öelda “me ei teadnud”, ja nad võivad sattuda kriminaalvastutuse alla.

Riskide vältimiseks peab tööjõudu vastuvõttev ettevõte võtma järgmisi meetmeid:

Esiteks, enne tööjõu rendilepingu sõlmimist ja enne kui välismaa töötaja alustab tööd, tuleb alati kontrollida tema elamisloa originaali ja säilitada selle koopiat. Elamisloal tuleb kontrollida kolme aspekti: “elamisloa tüüp”, “elamisloa kehtivuse lõppkuupäev” ja “töötamise piirangute olemasolu”.

Teiseks, on vaja rangelt kontrollida, kas määratud tööülesanded jäävad välismaa töötaja elamisloa lubatud tegevuste raamidesse. Näiteks, kui IT-insener, kellel on elamisluba “Tehnika, humanitaarteadused, rahvusvahelised tegevused”, võetakse tööle renditöötajana, ei tohi teda panna tööle tehase montaažiliinil või poes klienditeeninduses, kuna selline lihtne töö ei ole lubatud. Selline tööülesannete mittevastavus kvalifitseerub ebaseaduslikuks tööks. Tööjõudu vastuvõttev ettevõte peab tööjõu rendilepingus rendifirmaga kokku lepitud tööülesanded selgelt kirja panema ja veenduma, et need jäävad elamisloa lubatud tegevuste raamidesse.

Lisaks, Jaapani tööjõu rendiseaduse alusel peab tööjõudu vastuvõttev ettevõte kandma teatud vastutust renditöötajate tööohutuse ja tervishoiu juhtimise eest ning Jaapani Tervishoiu-, Töö- ja Heaolu Ministeeriumi poolt kehtestatud “Välismaa töötajate tööhõive juhtimise parandamise juhised” keelavad rahvuse alusel diskrimineerimise ja nõuavad sobivate töötingimuste tagamist, mille põhimõtted kehtivad ka tööjõudu vastuvõtvatele ettevõtetele. Tööjõudu vastuvõttev ettevõte peab mõistma, et nad vastutavad mitte ainult immigratsiooniseadusest tuleneva elamisloa kontrollikohustuse, vaid ka tööõigusaktide eest ning peavad seetõttu looma tõhusa vastavusprogrammi.

Kokkuvõte

Jaapanis välismaalastest töötajate palkamise protsess erineb olenevalt töövormist, millele tuleb järgida vastavaid seadusi ja protseduure. Juhatuse liikmena tööle võtmiseks on vajalik elamisõiguse “Juhtimine ja haldamine” kategooria saamine, kusjuures äriplaani teostatavust ja ettevõtte aluse stabiilsust kontrollitakse rangelt. Kui soovitakse üle viia töötajaid välismaalt seotud ettevõtetest, on sobiv elamisõiguse kategooria “Ettevõttesisene üleviimine”, mis vabastab haridusnõudest, kuid eeldab varasemat töökogemust üleviimise lähtekohas. Tööle võttes renditöötajaid, peavad nii tööandja kui ka renditööjõudu kasutav ettevõte kontrollima elamisõiguse ja tööülesannete vastavust, et vältida ebaseadusliku tööhõive soodustamise riski. Need protseduurid nõuavad spetsialiseeritud teadmisi, seega on oluline järgida asjakohast õigusalast nõu, et tagada nõuetekohasus ja sujuv tööjõu värbamine.

Monolit Õigusbüroo omab Jaapanis rikkalikke kogemusi välismaalaste töölevõtmisega seotud õigusteenuste osutamisel, nagu käesolevas artiklis kirjeldatud. Meie büroos töötab mitu inglise keelt kõnelevat juristi, kellel on välisriikide advokaadikvalifikatsioonid, ja kes suudavad pakkuda optimaalseid lahendusi ettevõtete vajadustele vastavalt, nii jaapani kui ka inglise keeles, keerulistes Jaapani immigratsiooniõiguse ja sellega seotud õigusaktide menetlustes. Alates välismaalaste juhatuse liikmete ametisse nimetamisest kuni ettevõttesisese üleviimise ja renditöötajate vastuvõtmiseni – meie kogenud spetsialistide meeskond pakub tugevat tuge kõigis õiguslikes küsimustes, mis võivad tekkida.