Koronakriisin myötä kasvava sähköinen allekirjoitus ja sähköiset sopimukset: Selittää niiden tehokkuuden

Koronakriisin myötä etätyön lisääntyessä, sähköiset sopimukset ovat yleistyneet. Sähköisissä sopimuksissa ei tarvitse vaivautua lähettämään allekirjoitettua ja leimattua asiakirjaa takaisin postitse, vaan sopimuksen sisällön voi tarkistaa tietokoneella tai vastaavalla laitteella ja allekirjoittaa sen siinä. Tämä säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa.

Tässä käsittelemme sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen sopimuksen pätevyyttä.

Sopimus ja sopimusasiakirja

Termi “sopimus” viittaa toimintaan, jossa oikeudelliset oikeudet ja velvollisuudet syntyvät osapuolten välisen sopimuksen kautta. Jos oikeudet ja velvollisuudet syntyvät sopimuksen kautta, mikä on “sopimusasiakirjan” tarkoitus?

Siviililaki ja sopimukset

Sopimus ei edellytä kirjallista sopimusta. Sopimus voidaan tehdä suullisesti, ja suullinen lupaus on myös sopimus. Kuitenkin, jos sopimuksesta syntyy kiistaa, sopimus on todistettava, ja suullisessa sopimuksessa ei ole olemassa todisteita. Tätä varten tarvitaan kirjallinen sopimus, joka toimii todisteena kiistan sattuessa.

Kuitenkin, siviiliprosessissa sopimuksen todisteena voidaan esittää muutakin kuin paperinen sopimus. Esimerkiksi videotallenteet tai magneettilevylle tallennetut sähköiset tiedot voidaan myös esittää todisteina.

Sopimuksista siviililaissa säädetään seuraavasti:

Siviililaki (sopimuksen tekeminen ja muoto) 522 §

Sopimus syntyy, kun sopimuksen sisältöä koskevaan tarjoukseen (jäljempänä “tarjous”) vastataan hyväksymällä se.

2. Sopimuksen tekeminen ei edellytä kirjallisen dokumentin laatimista tai muun muodon noudattamista, paitsi jos laissa on erityisiä säännöksiä.

Tämä tarkoittaa, että sopimus syntyy, kun osapuolten tahdot kohtaavat. Toisessa momentissa todetaan, että sopimuksen tekeminen ei edellytä kirjallista dokumenttia, ja muodon voi päättää vapaasti. Siksi nykyään lähes kaikki sopimukset voidaan digitalisoida ilman ongelmia.

Kuitenkin, kuten toisessa momentissa todetaan “paitsi jos laissa on erityisiä säännöksiä”, joissakin laeissa vaaditaan kirjallista muotoa, ja tässä tapauksessa yleensä paperinen dokumentti on sopimuksen tekemisen edellytys.

Esimerkiksi takuusopimukset tai vuokrasopimukset, jotka perustuvat vuokralakiin, eivät ole voimassa, ellei niitä ole tehty kirjallisesti. Kuitenkin, takuusopimuksissa, vaikka siviililain 446 §:n 2 momentissa todetaan, että “takuusopimus ei ole voimassa, ellei sitä ole tehty kirjallisesti”, 3 momentissa todetaan, että “jos sopimus on tehty sähköisesti, sitä pidetään kirjallisena sopimuksena, ja edellä mainittua säännöstä sovelletaan”. Joten sähköinen sopimus on myös voimassa.

Toisaalta, lahjasopimuksissa suullinen sopimus on sallittu, mutta jos sopimusta ei ole tehty kirjallisesti, osapuoli voi purkaa sen. Takuusopimuksissa kirjallinen sopimus on pakollinen, joten sähköisellä sopimuksella tehty takuusopimus saattaa olla purkautuva.

Muissa tapauksissa, kuten kotimyynnissä, elinkeinonharjoittajalle on asetettu velvollisuus toimittaa asiakkaalle kirjallinen dokumentti, jossa sopimuksen sisältö on selkeästi esitetty, ja ellei tätä tehdä, peruutusaika ei ala. Kuluttajan on myös tehtävä peruutus kirjallisesti.

Siviiliprosessilaki ja sopimukset

Siviililain 522 §:n 2 momentin mukaan, ellei erityistä määräystä ole, sopimus on voimassa myös ilman kirjallista muotoa. Kuitenkin sopimuksen voimassaolon ja sen hyväksyminen todisteena oikeudenkäynnissä ovat eri asioita. Jos sopimuksesta syntyy kiistaa, sopimuksen voimassaolo on määritettävä todisteiden perusteella.

Entä ovatko sähköiset sopimukset voimassa oikeudenkäynnissä? Siviiliprosessilaissa asiakirjan todistusvoimasta todetaan seuraavaa:

Siviiliprosessilaki (asiakirjan syntyminen) 228 §

Asiakirjan on osoitettava olevan aito.

(…)

4. Yksityisasiakirja katsotaan aidoksi, jos siinä on allekirjoitus tai leima.

228 §:n mukaan, jos asiakirjan aitoutta ei voida todistaa, sen todistusvoimaa ei hyväksytä. Käytännössä aitouden todistaminen voi olla vaikeaa. Esimerkiksi velkakirjassa on oltava selvää, kuka sen on kirjoittanut ja kuka sen on laatinut, mutta tämän todistaminen voi olla vaikeaa.

Samassa pykälässä 4 momentissa todetaan, että yksityisasiakirja, joka ei ole virallinen asiakirja, katsotaan aidoksi, jos siinä on allekirjoitus tai leima. Toisin sanoen, “allekirjoitus tai leima” on asiakirjan “aidon syntymisen” olettamusehto.

Kuitenkin, pelkkä leima ei riitä todistamaan aitoutta, vaan on osoitettava, että se on henkilön oma. Jos kyseessä on virallinen leima, se voidaan todistaa liittämällä mukaan leiman todistus, mutta jos käytetään esimerkiksi kolmen pennin leimaa, henkilöllisyyden todistaminen voi olla vaikeaa.

Sähköisten asiakirjojen osalta siviiliprosessilain 231 §:ssä todetaan, että “tätä jaksoa sovelletaan myös asiakirjoihin, jotka eivät ole asiakirjoja, mutta jotka on luotu esittämään tietoa, kuten piirustuksia, valokuvia, ääninauhoja, videotapeja ja muita”. Näin ollen, myös sähköiset asiakirjat katsotaan tämän säännöksen mukaan asiakirjojen kaltaisiksi, ja sähköpostitkin hyväksytään todisteina oikeudenkäynnissä, jos niiden sisällön uskottavuus on korkea.

Sähköinen allekirjoitus ja sopimukset

“Sähköisen allekirjoituksen laki (Laki sähköisestä allekirjoituksesta ja todentamispalveluista)” määrittelee “sähköisen allekirjoituksen” käsitteen ja vaikutukset sekä sääntelee sen todentamista suorittavaa liiketoimintaa, ja määrittelee sähköisen allekirjoituksen laillisen pätevyyden.

Sähköisen allekirjoituksen määritelmä on seuraava:

Sähköisen allekirjoituksen lain 2 §:

Tässä laissa “sähköinen allekirjoitus” tarkoittaa toimenpidettä, joka suoritetaan tiedolle, joka voidaan tallentaa sähkömagneettiseen tallennusvälineeseen (tallennusväline, joka on luotu sähköisellä, magneettisella tai muulla tavalla, jota ei voida havaita ihmisen aistien avulla, ja jota käytetään tietojenkäsittelyssä tietokoneella. Jäljempänä sama.) ja joka täyttää seuraavat vaatimukset:

1. Se osoittaa, että kyseinen tieto liittyy henkilöön, joka suoritti toimenpiteen.

2. Se mahdollistaa sen, että voidaan varmistaa, ettei tietoa ole muutettu.

Yhteenvetona, “sähköinen allekirjoitus” on “toimenpide, joka suoritetaan tiedolle, joka voidaan tallentaa sähkömagneettiseen tallennusvälineeseen”, “osoittaa, että toimenpiteen suorittaja on tiedon luoja” ja “mahdollistaa sen, että voidaan varmistaa, ettei tietoa ole muutettu”.

Tällä hetkellä sähköisen allekirjoituksen toteuttamiseen käytetään salausmenetelmää, jota kutsutaan julkisen avaimen salaukseksi. Tämä menetelmä luo salausavaimen ja purkuavaimen parin, ja jos on olemassa salattu viesti, joka voidaan purkaa tietyllä purkuavaimella, voidaan todistaa, että kyseinen salattu viesti on alkuperäinen viesti, joka on salattu salausavaimella, joka vastaa kyseistä purkuavainta.

Tässä menetelmässä purkuavain julkaistaan internetin kautta ja siitä tulee julkinen avain, ja salausavain pidetään salaisena avaimena. Tällöin voidaan olettaa, että salattu viesti, joka voidaan purkaa julkisella avaimella, on salattu salaisen avaimen hallinnoijan toimesta. Tämä järjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen tiedoston luojan ja sen, että luotu tiedosto ei ole muuttunut, oletuksen, on julkisen avaimen salausmenetelmä.

Kuitenkin, sähköisen allekirjoituksen lain pykälissä ei vaadita, että käytetään julkisen avaimen salausmenetelmää. Tämä johtuu siitä, että laki on suunniteltu niin, että se ei rajoitu julkisen avaimen salausmenetelmään, jotta uusia tekniikoita voidaan käyttää sähköisenä allekirjoituksena, kun ne tulevat käytännön sovelluksiksi tulevaisuuden teknologian kehityksen myötä. Tämä johtuu siitä, että tulevaisuudessa saattaa löytyä parempi tapa todistaa henkilöllisyys ja muuttumattomuus.

Sähköisen allekirjoituksen laissa sähköisistä asiakirjoista sanotaan:

Sähköisen allekirjoituksen laki (Sähkömagneettisen tallennuksen oikeellisuuden oletus) 3 §:

Sähkömagneettinen tallennus, joka on luotu tiedon esittämiseksi (poislukien virkamiehen virkatehtävissä luoma), oletetaan oikeaksi, jos siihen on tehty henkilökohtainen sähköinen allekirjoitus (rajoittuen niihin, jotka voidaan suorittaa vain henkilökohtaisesti hallitsemalla asianmukaisesti tarvittavia symboleja ja esineitä).

On oletettu, että jos on tehty henkilökohtainen sähköinen allekirjoitus, se on oikea.

Henkilökohtaisen sähköisen allekirjoituksen olemassaolo voidaan todistaa sähköisellä todistuksella. Leimasimen tapauksessa leimasimen todistuksella voidaan tarkistaa, onko leimasimen jälki ja leimasin sama, mutta sähköisen allekirjoituksen tapauksessa sähköisellä todistuksella voidaan tarkistaa, onko se oikea. Sähköisessä todistuksessa on mukana “julkinen avain”, joka on tietoa sähköisen allekirjoituksen tarkistamiseksi, joten sähköinen allekirjoitus, joka voidaan tarkistaa julkisella avaimella, voidaan todistaa henkilön omaksi.

Yhteenveto

Internetissä ja muissa vastaavissa yhteyksissä ei tarvitse olla kasvokkain toisen osapuolen kanssa. Tämän vuoksi on tärkeää varmistaa, että tiedon vastaanottaja ja lähettäjä ovat todella ne, jotka väittävät olevansa, ja että tietoja ei ole muutettu matkan varrella. Tähän tarkoitukseen sähköinen allekirjoitus on tehokas keino.

Sähköisellä allekirjoituksella on sama oikeudellinen vaikutus kuin leimalla. Sähköinen sopimus on myös pätevä, ja sitä voidaan käyttää todisteena oikeudenkäynnissä.

Esittely toimistomme toimenpiteistä

Monolis Lakitoimisto on erikoistunut IT- ja erityisesti internet-oikeuteen. Sähköisten sopimusten turvallisen käytön kysyntä on odotettavissa kasvavan tulevaisuudessa. Toimistossamme laadimme ja tarkistamme sopimuksia monenlaisissa asioissa, aina Tokion pörssin päälistalla noteeratuista yrityksistä startup-yrityksiin asti. Jos tarvitset apua sopimusten kanssa, tutustu alla olevaan artikkeliin.