Japanin oleskelulupajärjestelmä: Toiminnan, aseman tai statuksen perusteella myönnettävien oleskelulupien oikeudellinen kehys ja vaikutukset yrityskäytäntöihin

Liiketoiminnan harjoittaminen Japanissa edellyttää välttämättä ulkomaalaisten osaajien rekrytointia osana keskeistä johtamisstrategiaa. Kuitenkin, jotta ulkomaalaiset voivat oleskella Japanissa ja harjoittaa siellä toimintaa, he tarvitsevat aina niin kutsutun ‘oleskeluluvan’, joka on laillinen lupa. Tätä kokonaisuutta sääntelee Japanin ‘maahantulo- ja pakolaisuuslaki’ (jäljempänä ‘maahantulolaki’). Tämä laki määrittelee tiukan kehyksen, jolla hallinnoidaan laillisesti kaikkien Japaniin saapuvien ja siellä oleskelevien ulkomaalaisten toimintaa ja oleskelun kestoa. Siksi tämän järjestelmän tarkka ymmärtäminen ei ole pelkästään hallinnollinen menettelykysymys, vaan se on olennainen osa yrityksen compliance-rakennetta ja henkilöstöstrategiaa. Erityisen tärkeää on, että maahantulolaki luokittelee kaikki oleskeluluvat kahteen suureen kategoriaan perustuen niiden oikeudelliseen perustaan liitteessä. Ensimmäinen on ‘Liitteessä 1 määritelty oleskelulupa’, joka myönnetään tiettyjen toimintojen suorittamiseen, ja toinen on ‘Liitteessä 2 määritelty oleskelulupa’, joka myönnetään henkilön asemaan tai statukseen perustuen. Tämä luokittelu määrittää perustavanlaatuisesti sallitun toiminnan laajuuden, joten on äärimmäisen tärkeää, että yritysjohtajat ja oikeudelliset asiantuntijat ymmärtävät näiden eroavaisuudet selvästi. Tässä artikkelissa selitämme näiden kahden oleskelulupakategorian oikeudelliset perusteet ja konkreettiset sisällöt sekä yritysten lailliset vastuut, perustuen lainsäädäntöön ja oikeuskäytäntöön.

Japanin oleskelulupajärjestelmän oikeudellinen perusta

Japanin oleskelulupajärjestelmä perustuu kokonaisuudessaan maahanmuuttolakiin (nyūkoku kanri hō). Japanin maahanmuuttolain (入管法) ensimmäisen artiklan mukaan sen tarkoituksena on “turvata kaikkien maahan saapuvien ja maasta poistuvien henkilöiden sekä Japanissa oleskelevien ulkomaalaisten oikeudenmukainen hallinnointi”. Tämän “oikeudenmukaisen hallinnoinnin” toteuttamisen keskeinen käsite on “oleskelulupa”. Japanin maahanmuuttolain (入管法) toisen artiklan toisen momentin ensimmäisessä kohdassa “oleskelulupa” määritellään ulkomaalaisten toimintatyyppien luokitteluna, joka sallii heidän saapua ja oleskella Japanissa. Ulkomaalaiset eivät periaatteessa voi oleskella Japanissa ilman, että heillä on jokin laissa määritelty oleskelulupa.

Järjestelmän perusrakenne perustuu siihen, että oleskeluluvat on jaettu maahanmuuttolain liitteessä kahteen pääluokkaan. Ensimmäinen luokka, “Liite 1”, sisältää oleskeluluvat, jotka myönnetään tiettyjen ammatillisten tai akateemisten toimintojen perusteella, joita suoritetaan Japanissa. Toinen luokka, “Liite 2”, sisältää oleskeluluvat, jotka myönnetään henkilön “siviilisäädyn tai aseman” perusteella, kuten avioliitto japanilaisen kanssa tai pysyvä asuminen. Tämä luokittelu tuo ratkaisevia eroja siihen, mitä toimintoja ulkomaalainen voi suorittaa Japanissa, erityisesti työnteon osalta. Kun yritykset palkkaavat ulkomaalaisia työntekijöitä tai ottavat heidät vastaan johtotehtäviin, on ensimmäinen askel kaikessa oikeudellisessa riskienhallinnassa varmistaa, minkä kategorian oleskelulupaa kyseinen henkilö omistaa tai on todennäköisesti saamassa. Näiden oleskelulupien hallintaan liittyy useita hallinnollisia menettelyjä, kuten “oleskeluluvan myöntämistodistuksen” hakeminen uusien maahantulijoiden osalta, “oleskeluluvan muutoksen hyväksymishakemus” toiminnan muuttuessa ja “oleskeluajan pidentämisen hyväksymishakemus” oleskelun jatkamiseksi. Yritysten on jatkuvasti hallinnoitava näitä prosesseja.

Toimintaan perustuva oleskelulupa: Liite 1 (Japanissa)

Liite 1:ssä määritelty oleskelulupa myönnetään ulkomaalaisille, jotka suorittavat Japanissa tiettyjä erikoistuneita, teknisiä tai liiketoiminnallisia tehtäviä. Tämän kategorian suurin erityispiirre on, että oleskeluluvan saaneen ulkomaalaisen sallitut toiminnot rajoittuvat tiukasti myönnetyn oleskeluluvan puitteisiin. Tämä heijastaa Japanin talouspolitiikan näkökulmasta halua ottaa tarkasti vastaan asiantuntijoita tietyillä erikoisaloilla. Kun yritykset palkkaavat tämän kategorian oleskeluluvan haltijoita, niillä on vastuu osoittaa, että henkilön asiantuntemus ja yrityksen tarjoama työnkuva vastaavat laillisesti määriteltyjä tiettyjä kategorioita. Seuraavassa selitämme tarkemmin erityisesti yritysjohtamiseen liittyviä keskeisiä oleskelulupia.

Johtaminen ja hallinto Japanissa

Tämä oleskelulupa on tarkoitettu henkilöille, jotka harjoittavat kauppaa tai muuta liiketoimintaa Japanissa tai osallistuvat kyseisen liiketoiminnan johtamiseen. Konkreettisesti tämä koskee esimerkiksi osakeyhtiön toimitusjohtajaa tai hallituksen jäsentä, sekä sivuliikkeen tai tehtaan johtajaa. Oleskeluluvan saamisen edellytykset ovat tiukat. Ensinnäkin liiketoimintaa varten on oltava fyysisesti varmistettu toimisto Japanin sisällä. Viime vuosina virtuaalitoimistot eivät yleensä ole hyväksyttäviä. Seuraavaksi liiketoiminnan mittakaavan on täytettävä joko vähintään viiden miljoonan jenin pääomavaatimus tai työllistettävä vähintään kaksi kokoaikaista työntekijää Japanissa. Johtotehtävissä toimittaessa vaaditaan vähintään kolmen vuoden kokemus liiketoiminnan johtamisesta tai hallinnosta, ja on saatava vähintään sama palkka kuin japanilainen saisi vastaavassa tehtävässä. Erityisesti oleskeluluvan uusimisen yhteydessä liiketoiminnan jatkuvuutta ja vakautta arvioidaan tiukasti. Esimerkiksi jos tappiot tai velkaantuminen jatkuvat taseessa, saatetaan vaatia liiketoimintasuunnitelman tai rahoituksen hankkimista koskevien lisädokumenttien toimittamista. Pelkkä muodollisten vaatimusten täyttäminen ei riitä, vaan liiketoiminnan todellista terveyttä arvioidaan Japanin maahanmuutto- ja oleskelulupaviraston toimesta.

Tekniikka, humanistiset tieteet ja kansainvälinen liiketoiminta Japanissa

Tämä oleskelulupa kattaa laajan kirjon erikoisammattilaisia ja on yksi käytetyimmistä työviisumeista Japanissa. Se jakautuu kolmeen pääalueeseen. Ensimmäinen on ‘tekniikan’ alue, joka käsittää luonnontieteiden, kuten fysiikan, insinööritieteen ja muiden vastaavien alojen tekniset tai tieteelliset tehtävät. IT-insinöörit ja koneensuunnittelijat ovat tyypillisiä esimerkkejä tästä. Toiseksi ‘humanistiset tieteet’, joka viittaa oikeustieteen, taloustieteen, sosiologian ja muiden humanististen tieteiden alueisiin ja sisältää työtehtäviä kuten suunnittelua, markkinointia ja kirjanpitoa. Kolmanneksi ‘kansainvälinen liiketoiminta’, joka edellyttää työntekijältä vieraan kulttuurin ymmärrykseen perustuvaa ajattelua tai herkkyyttä, kuten kääntämistä, tulkkausta, kieltenopetusta ja kansainvälisiä kaupankäyntitehtäviä. Oleskeluluvan myöntämisen kannalta keskeistä on, että hakijan koulutustausta tai työkokemus on suoraan ja järkevästi yhteydessä Japanissa suoritettavaan työhön. Periaatteessa vaatimuksena on yliopistotutkinto tai ammattikorkeakoulututkinto ja ammattikorkeakoulusta saatu erikoisammattitutkinto. Jos näitä vaatimuksia ei täytetä, voidaan ‘tekniikan’ tai ‘humanististen tieteiden’ alueilla vähintään kymmenen vuoden ja ‘kansainvälisen liiketoiminnan’ alueella vähintään kolmen vuoden työkokemus katsoa riittäväksi työkokemusvaatimukseksi. Vuoden 2015 (Heisei 27) lainmuutoksen myötä aiemmin erillisinä olleet ‘tekniikan’ ja ‘humanistiset tieteet & kansainvälinen liiketoiminta’ -oleskeluluvat yhdistettiin, mikä mahdollistaa joustavamman sopeutumisen nykyaikaisiin urapolkuihin, joissa luonnontieteiden ja humanististen tieteiden osaaminen yhdistyy, kuten esimerkiksi kun insinööri etenee myyntijohtotehtäviin.

Yrityksen sisäiset siirrot Japanissa

Tämä oleskelulupa on tarkoitettu henkilöstölle, joka siirtyy määräajaksi ulkomaisesta toimipisteestä Japanin toimipisteeseen. Kohdeaktiviteetit ovat Japanissa sellaisia tehtäviä, jotka kuuluvat ‘teknologia, humanistiset tietämykset ja kansainväliset liiketoimet’ -oleskeluluvan piiriin. Siirron muotoina ovat siirrot saman yrityksen pääkonttorin ja sivukonttorin välillä sekä emoyhtiön, tytäryhtiön ja liitännäisyhtiöiden väliset siirrot. Tämän oleskeluluvan tärkein vaatimus on, että hakija on työskennellyt jatkuvasti yli vuoden ajan ulkomailla sijaitsevassa pääkonttorissa, sivukonttorissa tai muussa toimipisteessä ennen siirtoa Japaniin. Oleskeluluvan strateginen merkitys piilee siinä, että siltä ei vaadita koulutustasoa. Esimerkiksi, jos yritys haluaa lähettää Japaniin pätevän johtajan tai teknikon, jolla on pitkä käytännön kokemus mutta ei yliopistotutkintoa, ‘teknologia, humanistiset tietämykset ja kansainväliset liiketoimet’ -oleskeluluvan koulutusvaatimukset eivät täyty, mutta ‘yrityksen sisäinen siirto’ mahdollistaa siirron, kunhan yli vuoden työskentelyvaatimus täyttyy. On kuitenkin huomattava, että tämä oleskelulupa olettaa siirron tapahtuvan saman yritysryhmän sisällä, joten sen puitteissa ei voi vaihtaa työpaikkaa ja jäädä työskentelemään toiseen yritykseen. Jos haluaa vaihtaa työpaikkaa, on haettava uudelleen oleskelulupaa, kuten ‘teknologia, humanistiset tietämykset ja kansainväliset liiketoimet’, tai muuta vastaavaa lupaa.

Korkeasti koulutetut asiantuntijat Japanissa

“Korkeasti koulutetut asiantuntijat” eivät ole tietty oleskelulupa, vaan Japanissa on luotu etuusjärjestelmä houkuttelemaan ulkomaalaisia, joilla on korkeatasoista osaamista. Järjestelmä perustuu pisteytykseen, jossa hakijan koulutus, työkokemus, vuositulot ja tutkimussaavutukset muutetaan pisteiksi. Kun kokonaispistemäärä ylittää 70 pistettä, myönnetään “Korkeasti koulutettu asiantuntija 1” -oleskelulupa. Tämä oleskelulupa luokitellaan toiminnan perusteella kolmeen kategoriaan: “Korkeasti koulutettu asiantuntija 1 (tutkimustoiminta jne.)”, “Korkeasti koulutettu asiantuntija 1 (erikoistunut/tekninen toiminta)” ja “Korkeasti koulutettu asiantuntija 1 (johto- ja hallintotoiminta)”. Tämän oleskeluluvan haltijoille myönnetään useita etuuksia, kuten lupa harjoittaa useita oleskeluluvan alaisia toimintoja, yhtenäinen viiden vuoden oleskeluaika ja merkittävästi lyhennetty aika pysyvän oleskeluluvan hakemiseen (normaalisti vaaditaan 10 vuotta, mutta tässä tapauksessa hakemus on mahdollista jättää jo 1-3 vuoden jälkeen). Lisäksi ulkomaalaiset, jotka ovat toimineet “Korkeasti koulutettu asiantuntija 1” -statuksella yli kolme vuotta, voivat hakea muutosta “Korkeasti koulutettu asiantuntija 2” -statukseen, jolloin oleskeluaika muuttuu rajoittamattomaksi ja toimintarajoitukset poistuvat lähes kokonaan. Tämä järjestelmä heijastaa Japanin selkeää poliittista tarkoitusta houkutella ja pitää maassa erityisen lahjakkaita kansainvälisiä osaajia kilpailussa globaalista talentista, ja se voi olla yrityksille voimakas työkalu ulkomaalaisten huippuosaajien hankkimiseen ja pitkäaikaiseen hyödyntämiseen.

Asemaan tai statukseen perustuva oleskelulupa Japanissa: Liite 2

Kun Liite 1:n oleskeluluvat perustuvat tiettyihin “toimintoihin”, Liite 2:ssa määritellyt oleskeluluvat myönnetään hakijan omistaman “aseman tai statuksen” perusteella. Esimerkiksi japanilaisen puolison status tai pysyvän asukkaan status voivat toimia perusteena. Tämän kategorian oleskeluluvan merkittävin ja tärkein ominaisuus on, että se ei periaatteessa rajoita toimintaa Japanissa. Tämä pätee myös työntekoon, ja laillisen rajan sisällä on mahdollista harjoittaa mitä tahansa ammattia erikoistuneista tehtävistä yksinkertaiseen työhön.

Yritysjohtamisen näkökulmasta Liite 2:n oleskeluluvan omaavat ulkomaalaiset ovat joustavuudeltaan erittäin mukautuvia ja heidän palkkaamiseensa liittyvä oikeudellinen riski on matala. Yrityksen ei tarvitse toimia sponsorina oleskeluluvan saamiseksi, eikä sen tarvitse jatkuvasti varmistaa, että henkilön työtehtävät mahtuvat tietyn oleskeluluvan puitteisiin. Koska oleskeluluvan ylläpito ei ole riippuvainen työsuhteesta, rekrytointiprosessi voidaan suorittaa lähes samalla tavalla kuin japanilaisten työntekijöiden palkkaamisessa. Tästä syystä, jos useilla ehdokkailla on samanlaiset kyvyt, Liite 2:n oleskeluluvan omaavat henkilöt ovat yrityksille erittäin houkuttelevia ehdokkaita rekrytointiprosessin yksinkertaisuuden ja oikeudellisen vakauden vuoksi.

Alla on lueteltu Liite 2:n tärkeimmät oleskeluluvat.

• Pysyvä asukas: Oleskeluajan pituus on rajoittamaton, eikä toiminnalle ole mitään rajoituksia. Periaatteessa yli kymmenen vuoden jatkuva oleskelu Japanissa, hyvä käytös ja itsenäinen toimeentulo ovat luvan saamisen edellytyksiä.
• Japanilaisen puoliso ym.: Kohderyhmänä ovat japanilaisen puoliso, japanilaisen lapsena syntynyt henkilö tai japanilaisen erityisadoptiolapsi. Työntekoon ei liity rajoituksia.
• Pysyvän asukkaan puoliso ym.: Kohderyhmänä ovat “pysyvän asukkaan” tai “erityisen pysyvän asukkaan” puoliso sekä Japanissa syntyneet lapset. Tällä oleskeluluvalla ei myöskään ole työntekoon liittyviä rajoituksia.
• Vakituinen asukas: Kohderyhmänä ovat pääasiassa japanilaiset ja muut erityisistä syistä Japanissa asumaan hyväksytyt henkilöt. Oikeusministeri myöntää luvan ottaen huomioon yksilölliset olosuhteet, eikä tämä oleskelulupa rajoita työntekoa.

Liite I:n ja Liite II:n eroavaisuudet

Kuten olemme yksityiskohtaisesti käsitelleet, Japanin oleskelulupajärjestelmä jakautuu kahteen perustavaa laatua olevaan kategoriaan: Liite I ja Liite II. Tämä jako määrittää ulkomaalaisten toimintavapauden Japanissa ja vaikuttaa suoraan yritysten oikeudellisiin velvoitteisiin ulkomaalaisten työllistämisessä ja hallinnoinnissa. Liite I:n oleskeluluvat myönnetään tietyille erikoistuneille toiminnoille, ja niiden toiminta-alue on tarkasti määritelty. Työnantajan vastuulla on varmistaa, että ulkomaalainen työskentelee vain sallitulla toiminta-alueella. Toisaalta Liite II:n oleskeluluvat perustuvat henkilön perhesuhteisiin, eikä niissä ole toimintarajoituksia. Näin ollen työnantaja voi vapaasti päättää työtehtävistä, ja oleskeluluvan ylläpidon hallinnollinen taakka on huomattavasti kevyempi. Tämän perustavanlaatuisen eron ymmärtäminen on välttämätöntä asianmukaisen henkilöstöstrategian laatimiselle ja oikeudellisten riskien välttämiselle.

Yhteenvetona eroista voidaan esittää seuraava taulukko:

Oleskeluluvan hallinta ja yritysten oikeudellinen vastuu Japanissa

Kun yritykset palkkaavat ulkomaalaisia työntekijöitä, niiden on laillisesti velvollisuus varmistaa, että työntekijät noudattavat heidän oleskelulupansa sallimia toimintarajoituksia. Sallitun toiminnan ulkopuolella tapahtuva työskentely, erityisesti työllistäminen, katsotaan “oleskeluluvan ehtojen vastaiseksi toiminnaksi”, mikä on rikkomus Japanin maahanmuuttolakia vastaan. Jos yritys rikkoo näitä säännöksiä, se voi joutua vastuuseen vakavista oikeudellisista seuraamuksista.

Yritysten kohtaama suurin suora riski on Japanin maahanmuuttolain 73/2 pykälässä määritelty “laittoman työnteon edistämisrikos”. Tämä säännös määrää, että henkilö, joka saa ulkomaalaisen harjoittamaan laitonta työtä tai välittää tällaista työtä liittyen liiketoimintaan, voidaan tuomita enintään kolmeksi vuodeksi vankeuteen tai sakottaa enintään kolmella miljoonalla jenillä tai molemmat rangaistukset voidaan määrätä. On tärkeää huomata, että tämä vastuu voi ulottua suoraan työnantajan lisäksi myös yrityksiin, jotka ottavat vastaan vuokratyöntekijöitä. On ollut tapauksia, joissa yritykset ovat joutuneet tutkinnan kohteeksi laittoman työnteon edistämisrikoksen epäilyn vuoksi, kun henkilöstövuokrausyrityksen kautta tullut ulkomaalainen työntekijä on työskennellyt tehtävissä, jotka eivät ole sallittuja hänen oleskelulupansa ehtojen mukaan. Tämä osoittaa, että yritysten on varmistettava, että kaikkien heidän tiloissaan työskentelevien ulkomaalaisten oleskeluluvat ja todelliset työtehtävät vastaavat toisiaan.

Yritysten vastuu ei rajoitu rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Siviilioikeudellinen vahingonkorvausvastuu on myös mahdollinen, kuten oikeustapaukset ovat osoittaneet. Hiroshiman korkeimman oikeuden päätös 26. maaliskuuta 2021 on tärkeä ennakkotapaus tässä asiassa. Tässä tapauksessa “taitoharjoittelun” oleskeluluvalla Japanissa oleskellut ulkomaalainen pakotettiin työskentelemään harjoittelusuunnitelman salliman toiminnan ulkopuolella, ja seurauksena hän joutui pidätetyksi oleskeluluvan ehtojen vastaisen toiminnan vuoksi. Oikeus totesi, että suoran työnantajan, harjoittelun toteuttavan organisaation, lisäksi myös tämän organisaation valvonnasta vastannut hallintoelin oli laiminlyönyt velvollisuutensa estää oleskeluluvan ehtojen vastaista toimintaa ja oli siten vastuussa vahingonkorvauksesta laittoman toiminnan perusteella. Tämä ennakkotapaus tekee selväksi, että vaikka yritys olisi ulkoistanut ulkomaalaisten työntekijöiden vastaanoton kolmannelle osapuolelle, se ei vapauta sitä lopullisesta vastuusta noudattaa compliance-sääntöjä. Vastaanottavan yrityksen on valvottava, että sen hallinnassa työskentelevien ulkomaalaisten toiminta on laillista, vaikka suoraa työsuhdetta ei olisikaan, ja laiminlyönnistä voi seurata siviilioikeudellisia seuraamuksia.

Yhteenveto

Japanin oleskelulupajärjestelmä määrittelee tarkasti ulkomaalaisten oikeudellisen aseman Japanissa heidän suorittamiensa toimien tyypin mukaan. Tämän järjestelmän ytimessä on kaksi perustavanlaatuista luokkaa: “Liite 1:n oleskeluluvat”, jotka myönnetään tiettyjen toimien perusteella, ja “Liite 2:n oleskeluluvat”, jotka perustuvat henkilön asemaan ja eivät rajoita toimintaa. Yritysjohtajien ja lakiasioista vastaavien on välttämätöntä ymmärtää näiden kahden kategorian erot tarkasti, jotta he voivat hyödyntää ulkomaista työvoimaa strategisesti, rakentaa compliance-järjestelmiä ja välttää vakavia oikeudellisia riskejä, kuten laittoman työnteon edistämisen rikkomuksia. Oleskelulupien hallinta ei ole kertaluonteinen toimenpide, vaan se vaatii jatkuvaa huomiota ja erikoistunutta tietämystä liiketoiminnan haasteena.

Monolith Lakitoimisto on kokenut monimutkaisten oikeudellisten haasteiden ratkaisemisessa, jotka liittyvät Japanin maahanmuuttolakiin, ja on palvellut lukuisia kotimaisia asiakkaita. Toimistossamme on sekä japanilaisia että ulkomaisia oikeudellisia pätevyyksiä omaavia asiantuntijoita, jotka puhuvat sujuvasti japania ja englantia, ja olemme valmiita tukemaan voimakkaasti yrityksiä, jotka toimivat globaalisti. Olemme valmiita tarjoamaan parhaan mahdollisen oikeudellisen palvelun, joka perustuu asiantuntemukseemme, aina uusien oleskelulupien hakemisesta ja compliance-järjestelmien rakentamisesta aina mahdollisten ongelmien ilmetessä annettavaan tukeen. Jos tarvitsette neuvontaa tässä aiheessa, ottakaa rohkeasti yhteyttä toimistoomme.