【Reiwa 6 (2024) lokakuussa voimaan】Edustavan toimitusjohtajan osoitteen salaamisen hyödyt ja haitat rekisteröinnissä – perusteellinen selostus

Reiwa 6 -vuonna (2024) lokakuun 1. päivästä alkaen tulee voimaan “Japanilaisen edustavan johtajan osoitteen piilottamistoimenpide”. Tämän myötä on mahdollista pitää osakeyhtiön edustavan johtajan kotiosoite julkisista rekisteritiedoista piilossa.

Vaikka tämä vaikuttaa ensisilmäyksellä hyvältä järjestelmältä yksityisyyden suojan kannalta, se sisältää useita haittoja yritystoiminnan kokonaisuuden kannalta.

Tässä artikkelissa selitämme selkeästi edustavan johtajan osoitteen piilottamisjärjestelmän hyödyt ja haitat.

Toimitusjohtajien ja vastaavien osoitetietojen piilottamistoimenpide

Toimitusjohtajien ja vastaavien osoitetietojen piilottamistoimenpide on järjestely, jossa tietyin edellytyksin osakeyhtiön toimitusjohtajien ja vastaavien henkilöiden osoitetietojen osa jätetään näyttämättä rekisteriotteissa, rekisterioteuutteissa ja rekisteritietopalveluissa.

Viite: Yleinen säätiö siviilioikeudellisten asioiden hallinta | Rekisteritietopalvelu[ja]

Tämä järjestelmä on luotu yrittäjien yksityisyyden suojan ja yritysten sujuvan toiminnan yhteensovittamiseksi.

Järjestelmän käyttöönotto edellyttää, että toimitusjohtaja tai vastaava henkilö tekee itse ilmoituksen oikeusrekisterikeskukseen. Ilmoituksen hyväksymisen jälkeen rekisteriotteissa näytetään vain osoitteen kaupunginosaan asti. Tarkemmat osoitetiedot, kuten kadunnimi ja rakennuksen nimi, jätetään näyttämättä.

Kuitenkin oikeuslaitokset, verovirastot ja muut julkiset laitokset voivat edelleen tarkastella rekisteröityjä osoitetietoja.

Ilmoituksen tekeminen edellyttää, että rekisteröintihakemuksen yhteydessä toimitetaan määrämuotoinen asiakirja. Lisätietoja löydät oikeusministeriön sivustolta[ja].

Toimitusjohtajan osoitteen piilottamisen hyödyt ja haitat

Tämän järjestelmän käyttöönottoa on harkittava huolellisesti. On tärkeää ymmärtää paitsi toimitusjohtajan osoitteen piilottamisen hyödyt myös mahdolliset haitat ja arvioida niitä oman yrityksen tilanteen ja riskien valossa.

Hyödyt ja haitat ovat konkreettisesti seuraavat:

Hyödyt:

• Johtajien yksityisyyden suoja
• Naisten ja ulkomaalaisten mukaan lukien moninaisten henkilöiden johtotehtäviin osallistumisen edistäminen
• Rekisteröintitietojen yksinkertaistaminen vähentää hallinnollista taakkaa

Haitat:

• Rahoituksen saanti rahoituslaitoksilta vaikeutuu
• Kaupallisten kumppanien kanssa luottamuksen menetys
• Oikeudellisten menettelyjen monimutkaistuminen
• Yhteiskunnallisen vastuun epäselvyys

Toimitusjohtajan osoitteen piilottamisen odotetut haitat

Oikeusministeriön sivustolla varoitetaan voimakkaasti punaisella tekstillä, että tällaisia hankaluuksia voi ilmetä.

※ Huomio ※

Jos toimitusjohtajan tai vastaavan osoitteen piilottamistoimenpiteet toteutetaan, yrityksen edustajan osoitetta ei voida todistaa rekisteröintiasiakirjoilla, mikä voi aiheuttaa hankaluuksia lainan saamisessa rahoituslaitoksilta tai lisätä tarvittavien asiakirjojen (kuten yrityksen leimasintodistuksen) määrää kiinteistökaupoissa ja muissa toimissa, mikä voi johtaa tiettyihin esteisiin.

Siksi pyydämme, että harkitsette huolellisesti ja perusteellisesti tällaisten vaikutusten mahdollisuutta ennen toimitusjohtajan tai vastaavan osoitteen piilottamistoimenpiteiden hakemista.

Lähde: Oikeusministeriö | Toimitusjohtajan ja vastaavien osoitteen piilottamistoimenpiteistä[ja]

Rahoituslaitoksilta lainan saaminen vaikeutuu

Lainaa hakiessa toimitusjohtajan osoite on yksi tärkeistä arviointikriteereistä. Osoitteen piilottamisjärjestelmän käyttöönotto voi estää rahoituslaitoksia vahvistamasta toimitusjohtajan varallisuustilannetta ja luotettavuutta, mikä voi vaikeuttaa lainan saantia.

Erityisesti uusiin hankkeisiin lainaa hakeville tai vasta perustetuille yrityksille tämä voi muodostua merkittäväksi iskuksi.

Kauppakumppaneiden kanssa luottamuksen menetys

Kauppakumppaneiden kanssa tehtävissä sopimuksissa ja neuvotteluissa toimitusjohtajan osoite on tärkeä tieto. Osoitteen piilottamisjärjestelmän käyttö voi aiheuttaa kauppakumppaneille epävarmuutta, kun yrityksen johtajan henkilöllisyys jää epäselväksi.

Tämän seurauksena kauppakumppaneiden kanssa luottamus voi heikentyä, mikä voi vaikeuttaa uusien kauppasuhteiden solmimista ja olemassa olevien suhteiden ylläpitämistä.

Oikeudellisten menettelyjen monimutkaistuminen

Yrityksen erilaisissa oikeudellisissa menettelyissä tarvitaan usein toimitusjohtajan osoitteen todistusta. Osoitteen piilottamisjärjestelmän käyttö voi monimutkaistaa näitä menettelyjä, lisätä tarvittavien todistusten määrää ja aiheuttaa lisäkustannuksia sekä ajanhukkaa.

Lisäksi ulkomaankaupassa osoitteen piilottaminen voi monimutkaistaa menettelyjä.

Yhteiskunnallisen vastuun epäselvyys

Kun yritys aiheuttaa yhteiskunnallisen ongelman, toimitusjohtajan osoite on tärkeä vastuun määrittämiseksi. Osoitteen piilottamisjärjestelmän käyttö voi vaikeuttaa ongelman ratkaisua ja vastuun selvittämistä.

Yrityksen yhteiskunnallisen vastuun korostuessa tämä muodostaa merkittävän riskin.

Yhteenveto: Toimitusjohtajan ja muiden johtajien osoitetietojen piilottamistoimenpiteet on harkittava huolellisesti

Toimitusjohtajan osoitetietojen piilottamisjärjestelmä voi ensisilmäyksellä vaikuttaa hyödylliseltä, mutta se voi tuoda mukanaan useita haittoja johtajille ja yritystoiminnalle. Harkitse tätä vaihtoehtoa huolellisesti ennen hakemuksen jättämistä ja pyri vähentämään yrityksesi hallinnollisia riskejä.

Toimitusjohtajan ja muiden johtajien osoitetietojen piilottamistoimenpiteiden hakemista varten suosittelemme konsultoimaan asiantuntijaa, kuten lakimiestä.

Toimenpiteemme esittely

Monolith Lakitoimisto on IT-alan, erityisesti internetin ja oikeudellisten kysymysten, korkean erikoistumisen omaava lakitoimisto. Tarjoamme laajan valikoiman oikeudellisia tukipalveluita ja suoritamme sopimusten laatimista sekä tarkastuksia yrityksistä, jotka ovat listattu Tokion pörssiin, aina startup-yrityksiin saakka. Lisätietoja palveluistamme löydät alla olevasta artikkelista.

Monolith Lakitoimiston palvelualueet: IT ja startup-yritysten yritysoikeudelliset palvelut[ja]