Selitämme työehtojen ilmoittamista työehtoilmoituksella koskevien sääntöjen uudistuksia, jotka tulevat voimaan huhtikuussa Reiwa 6 (2024)

Viime vuosina on alettu tunnustaa moninaisia työskentelytapoja. Toisaalta Japanissa työelämän ongelmat, kuten tutkijoiden joukkovähentämiset maaliskuussa Reiwa 5 (2023), lääkärien ylityöstä johtuvat itsemurhat ja ulkomaalaisten työntekijöiden ongelmat, ovat lisääntyneet.

Tässä kontekstissa huhtikuussa Reiwa 6 (2024) tulevat voimaan muutokset ‘Japanin työnormistandardien täytäntöönpanosäännöissä (Roudou Kijun Hou Shikou Kitei)’ ja ‘Määräaikaisten työsopimusten solmimista, uusimista ja päättämistä koskevissa standardeissa (Koyame ni kansuru Kijun)’. Muutosten tarkoituksena on selkeyttää ‘määräaikaisten työntekijöiden vakituistamista koskevia sääntöjä’ sekä ‘moninaisten vakituisen henkilöstön työllistämisen sääntöjä’. Nämä muutokset tarjoavat työnantajille ja työntekijöille tilaisuuden tarkistaa työehtoja yhdessä, mikä voi ehkäistä ongelmia ennalta ja helpottaa urakehitystä sekä työn ja vapaa-ajan tasapainoa.

Tässä artikkelissa käsitellään työehtojen selkeyttämisen sääntöjen muutoksia, kuten työehtoilmoituksen vastaanottajia ja ajoitusta sekä selitysvelvollisuutta, ja selvennetään huomioon otettavia seikkoja.

Mikä on työehtoseloste?

Työehtoseloste on asiakirja, jonka työnantaja antaa työntekijälle työsuhteen ehtojen selvittämiseksi Japanin työlainsäädännön (Japanese Labor Standards Act) 15. pykälän mukaisesti. Työehtoihin sisältyvät muun muassa palkka, työaika, tauot, vapaapäivät, sosiaalivakuutus ja työsuhde-edut.

Kyseinen “työehtoseloste” on lakisääteinen asiakirja, jonka työnantajan tulee toimittaa työntekijälle, eikä se ole sopimusperusteinen asiakirja. Toisaalta työsopimus on asiakirja, joka laaditaan työnantajan ja työntekijän välisellä sopimuksella, mutta sitä ei vaadita laissa.

Seuraavat kohdat 1–6 ovat erittäin tärkeitä työsuhteen ehtoja, joita kutsutaan “absoluuttisiksi ilmoitusvelvollisuuden kohteiksi”, ja niistä on annettava kirjallinen selvitys. Tätä asiakirjaa kutsutaan “työehtoselosteeksi”. Jos työntekijä niin haluaa, ehtojen selvityksen voi antaa myös kirjallisesti toimittamatta, esimerkiksi faksilla tai sähköpostilla.

Kohdat 7–14 ovat “suhteellisia ilmoitusvelvollisuuden kohteita”, ja niistä voidaan ilmoittaa suullisesti.

1. Työsopimuksen kesto
2. Määräaikaisen työsopimuksen uusimisen perusteet (kokonaissopimuskausi tai uusimiskerrat)
3. Työskentelypaikka ja suoritettavat työtehtävät (muutoksen laajuus mukaan lukien)
4. Työpäivän aloitus- ja lopetusajat, ylityö, tauot, vapaapäivät, lomat jne. (vuorotyö, joustava työaika, liukuva työaika, harkinnanvarainen työaika, työpaikan ulkopuolinen työaika jne.)
5. Palkka, palkankorotukset
6. Eläköityminen (irtisanomisen syyt mukaan lukien)
7. Eläke-etuudet
8. Kertaluonteiset palkanmaksut (eläke-etuudet pois lukien), bonukset ja minimipalkka jne.
9. Työntekijän maksettavaksi määrätyt ruokakulut, työvälineet yms.
10. Turvallisuus ja terveys
11. Ammattikoulutus
12. Onnettomuuskorvaukset ja työn ulkopuoliset sairausavustukset
13. Palkitseminen ja rangaistukset
14. Sairausloma
15. Muut (sosiaalivakuutusjärjestelmät jne.)

Työehtojen selvittämisen muoto on vapaa, mutta Japanin työ- ja sosiaaliministeriö (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) on julkaissut “työehtoselosteen[ja]” mallilomakkeen, johon voi tutustua heidän verkkosivuillaan.

Reiwa 6 (2024) vuoden huhtikuun 1. päivänä voimaan tulevassa uudistuksessa työehtojen ilmoittamiseen lisättiin kolme uutta pakollista kohtaa. Nämä uudistetut työehtojen ilmoitusvelvollisuuden kohdat ovat myös pakollisia työntekijöitä rekrytoitaessa.

Työehtojen selostuksessa lisätyt kolme kohtaa ja selitysvelvollisuus

Työehtojen selostusta ja selitysvelvollisuutta koskevan uudistuksen myötä kolme uutta kohtaa on lisätty “absoluuttisiin selostuskohtiin”. Käydään läpi nämä kohdat yksityiskohtaisesti.

Työpaikan ja työtehtävien muutoksen laajuus

Uudistetussa laissa vaaditaan, että työntekijän nykyisen työpaikan ja työtehtävien lisäksi on selostettava myös niiden mahdollisen muutoksen laajuus (uudistettu työnormisääntö, 5. pykälän 1. momentin 1. kohta 3).

“Työpaikka ja työtehtävät” viittaavat työntekijän työsuhteen alussa työskentelemään aloittamaan työpaikkaan ja työtehtäviin.

“Muutoksen laajuus” tarkoittaa työsuhteen aikana mahdollisesti muuttuvien työpaikkojen ja työtehtävien laajuutta. Vaikka sijoitusmuutokset ja rekisteröitymisvaihtoehdot ovat selostusvelvollisuuden alaisia, tilapäiset muutokset, kuten väliaikaiset avustavat työtehtävät muissa osastoissa, eivät kuulu tähän.

Jos työpaikka ja työtehtävät eivät muutu työsuhteen alusta, “muutoksen laajuus” tulee selostaa tämän mukaisesti.

Esimerkiksi, jos työntekijä aloittaa etätyön heti työsuhteen alusta, “työpaikkana” tulee selostaa työntekijän koti tai satelliittitoimisto, tai muut mahdolliset etätyöpaikat. Jos etätyön tekeminen on odotettavissa työsuhteen aikana, “muutoksen laajuus” tulee selostaa näiden osalta.

Toisaalta, jos työpaikkaan ja työtehtäviin ei ole rajoituksia (esimerkiksi yleisissä toimihenkilötehtävissä), kaikki mahdolliset työpaikat ja työtehtävät tulee selostaa. On kuitenkin tärkeää tehdä “muutoksen laajuus” mahdollisimman selväksi ongelmien välttämiseksi ja jakaa ymmärrys työnantajan ja työntekijän välillä.

Uusimisen ylärajan olemassaolo ja sisältö

“Uusimisen ylärajan olemassaolo ja sisältö” tarkoittaa käytännössä sitä, että osa-aikaisille tai sopimustyöntekijöille ei saa tehdä heille epäedullisia sopimusmuutoksia ilman, että ne selostetaan kirjallisesti.

Kun työnantaja palkkaa määräaikaisia työntekijöitä (esimerkiksi määräaikaisia virkamiehiä, osa-aikaisia, tilapäistyöntekijöitä, sopimustyöntekijöitä, vuokratyöntekijöitä tai eläkkeelle siirtyneitä uudelleen palkattuja työntekijöitä) ja työehtoja muutetaan sopimuksen uusimisen yhteydessä, on uusimisen ylärajan (kokonaissopimuskauden ja uusimiskertojen ylärajan) sisällön selostaminen pakollista (uudistettu työnormisääntö, 5. pykälän 1. momentin 1. kohta 2).

Lisäksi, jos työnantaja aikoo luoda tai lyhentää määräaikaisen työsopimuksen uusimisen ylärajaa sopimuskauden aikana, on työnantajan velvollisuus selittää syyt työntekijälle etukäteen (uudistetut työsopimuksen päättämistä koskevat standardit, 1. pykälä).

Toisaalta, jos uusimisen ylärajaa poistetaan tai pidennetään, työnantajalla ei ole velvollisuutta selittää syitä, koska se ei ole työntekijälle haitallista.

Määräaikaisuuden muuttamisen hakemismahdollisuus ja määräaikaisuuden muuttamisen jälkeiset työehdot

Määräaikaisille työntekijöille on tehty pakolliseksi selostaa mahdollisuus hakea määräaikaisuuden muuttamista (määräaikaisuuden muuttamisen hakemismahdollisuus) määräaikaisen työsopimuksen uusimisen yhteydessä sekä selostaa määräaikaisuuden muuttamisen jälkeiset työehdot (uudistettu työnormisääntö, 5. pykälän 5. ja 6. momentti; työsopimuslaki, 18. pykälä; työnormilaki, 15. pykälä; uudistetut työnormisäännöt, 5. pykälän 1. momentin 1. kohta 1-11 (5. pykälän 1. momentin 1. kohta 2 pois lukien)).

Tässä yhteydessä työnantajan on velvollisuus selittää työsopimuslain 3. pykälän 2. momentin tarkoituksen mukaisesti työskentelyn todellisuuteen perustuen tasapainoisesti harkittuja seikkoja (kuten työtehtävien sisältö, vastuun aste ja muutoksen laajuus) (uudistetut työsopimuksen päättämistä koskevat standardit, 5. pykälä).

Viite: Japanin terveys-, työ- ja hyvinvointiministeriö | Työehtojen selostuksen sääntöjen muutokset huhtikuusta 2024 – Oletko valmis?[ja]

Työehtojen ilmoittamista koskevien sääntöjen muutoksen kohderyhmät

Työehtojen ilmoittamista koskevien sääntöjen muutokset koskevat kaikkia työntekijöitä sekä määräaikaisessa työsuhteessa olevia työntekijöitä.

Kaikki työntekijät

Kaikki työntekijät tarkoittavat henkilöitä, jotka työskentelevät missä tahansa ammatissa (tietyt julkisen sektorin työntekijät pois lukien) ja työsopimuksen muodossa, yrityksessä tai toimistossa (sovelletaan myös samassa taloudessa asuviin sukulaisiin, jos työsuhteen luonne ja palkkaus ovat olemassa), ja jotka saavat palkkaa työstään.

Mainituista muutetuista työehtojen ilmoittamista koskevista säännöistä “työpaikan ja työtehtävien muutoksen laajuus” koskee kaikkia työntekijöitä.

Määräaikaisessa työsuhteessa olevat työntekijät

Mainituista muutetuista työehtojen ilmoittamista koskevista säännöistä “uusimisen ylärajan olemassaolo ja sisältö” sekä “toistaiseksi voimassa olevan työsuhteen muuntamisen mahdollisuus ja toistaiseksi voimassa olevan työsuhteen ehdot” koskevat määräaikaisessa työsuhteessa olevia työntekijöitä.

Määräaikainen työsopimus tarkoittaa työsopimusta, jossa on määritelty kesto (raja-aika). Yhden sopimuskauden yläraja on pääsääntöisesti kolme (3) vuotta. Korkeasti koulutettujen ammattilaisten ja 60-vuotiaiden tai sitä vanhempien työntekijöiden työsopimuksissa yläraja on viisi (5) vuotta (Japanin työlainsäädännön 14 artiklan 1 momentti).

Toisaalta toistaiseksi voimassa oleva työsopimus tarkoittaa työsopimusta, jossa ei ole määriteltyä kestoa.

Yleensä eläkeikä (alle 60-vuotiaiden kohdalla kielletty) on määritelty, ja se tarkoittaa, että työsuhde jatkuu kyseiseen ikään saakka (Japanin vanhusten työllisyyden turvaamista koskevan lain mukaan työnantajilla on velvollisuus työllistää halukkaita 65-vuotiaaksi saakka, ja 70-vuotiaaksi saakka on pyrkimysvelvoite).

Alla selitetään kunkin työehtojen ilmoittamista koskevan säännön mukaisesti, milloin työehtoilmoitus tulee antaa.

Työsuhteen ehtojen ilmoittamisen ajankohta

Työsuhteen ehtojen ilmoittamisen ajankohtia on kolme erilaista tapausta.

Kaikkien työsopimusten solmimisen yhteydessä ja määräaikaisten työsopimusten uusimisen yhteydessä

Uudistetun työehtojen selostuksen mukaan työolosuhteiden muutoksen kattavuutta koskeva ilmoitus on annettava aina, kun solmitaan mikä tahansa (kestoltaan riippumaton) työsopimus ja kun määräaikainen työsopimus uusitaan.

Määräaikaisen työsopimuksen solmimisen ja uusimisen yhteydessä

Uudistetun työehtojen ilmoittamista koskevan lainsäädännön mukaan “uusimisen ylärajan olemassaolo ja sisältö” -työehtoja koskeva ilmoitus on annettava määräaikaisen työsopimuksen solmimisen ja uusimisen yhteydessä.

Määräaikaisen työsopimuksen uusiminen ja toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeuden syntyminen

Uudistetun työehtojen ilmoittamista koskevan lainsäädännön mukaan työehtojen ilmoitus, joka sisältää “toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamismahdollisuuden ja toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen jälkeiset työehdot”, tulee antaa silloin, kun toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeus syntyy määräaikaisen työsopimuksen uusimisen yhteydessä.

Heisei 25 (2013) vuoden huhtikuussa työsopimuslakia muutettiin ja otettiin käyttöön toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisjärjestelmä.

Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisjärjestelmä mahdollistaa työntekijän pyynnöstä määräaikaisen työsopimuksen muuntamisen toistaiseksi voimassa olevaksi työsopimukseksi, kun tietyt ehdot täyttyvät. Järjestelmän tarkoituksena on “estää työnantajien määräaikaisten työsopimusten väärinkäyttö (irtisanomiset ja jäähdyttely) ja edistää työllisyyden vakautta”.

Käytännössä, jos työntekijä, jolla on määräaikainen työsopimus saman työnantajan kanssa, on “uusinut sopimuksen ainakin kerran” ja “sopimuksen kokonaiskesto ylittää viisi vuotta”, hän voi hakea toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamista (työsopimuslaki 18 §).

Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeuden käyttämiseen on voimassaoloaika, joka on kyseisen oikeuden syntymisen hetkellä voimassa olevan määräaikaisen sopimuksen kesto (1 vuosi), joten tämä vaatii huomiota.

Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisen ajankohta on seuraavana päivänä määräaikaisen työsopimuksen päättymispäivästä (kuudes vuosi), jolloin hakemus on tehty (seitsemäs vuosi). Työnantaja ei voi kieltäytyä työntekijän tekemästä muuntamishakemuksesta.

Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen jälkeiset työehdot ovat samat kuin aiemmin, lukuun ottamatta sopimuskauden pituutta, ellei ole “erikseen määrätty (muutettu)”.

Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisjärjestelmässä on seuraavat kolme erityispoikkeusta:

• Yliopistojen ja tutkimus- ja kehitysorganisaatioiden tutkijat ja opettajat
• Korkeasti koulutetut asiantuntijat
• Ikääntyneet työntekijät, jotka jatkavat työskentelyä

Alla selitetään kunkin erityispoikkeuksen vaatimukset.

Yliopistojen ja tutkimus- ja kehitysorganisaatioiden tutkijoiden ja opettajien erityispoikkeus

Yliopistojen ja tutkimus- ja kehitysorganisaatioiden tutkijoiden ja opettajien osalta erityispoikkeuksena on, että toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisjärjestelmän vaatimus 2 “kokonaissopimuskauden pituus” on “yli kymmenen vuotta” (määräaikaisen työsuhteen erityispoikkeuslaki 7 §).

Kokonaissopimuskauden laskenta alkoi 1. huhtikuuta 2013, mutta toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeuden syntymistä edeltävänä huhtikuussa 2023 tutkijoiden joukkovähentämiset nousivat yhteiskunnalliseksi ongelmaksi.

Korkeasti koulutettujen asiantuntijoiden erityispoikkeus (vuositulojen vaatimus ja soveltamisala määritelty)

Korkeasti koulutettujen asiantuntijoiden erityispoikkeus tarkoittaa, että ensimmäisen luokan hyväksytyn työnantajan yli viisi vuotta kestäneeseen tiettyyn määräaikaiseen projektiin (projekti) osallistuneille ei sovelleta toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisjärjestelmän vaatimusta 2 “kokonaissopimuskauden pituus”, vaan projektin kesto (riippuen projektista) ja kyseisenä aikana toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeus ei synny. Tämä on erityistoimenpide. Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeuden syntymättä jättävän ajan yläraja on kymmenen vuotta (määräaikaisen työsuhteen erityispoikkeuslaki 8 § 1 momentti).

Ikääntyneiden työntekijöiden, jotka jatkavat työskentelyä, erityispoikkeus

Toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisjärjestelmässä ei ole määritelty yläikärajaa. Siksi yli 65-vuotiaat ikääntyneet työntekijät ovat pääsääntöisesti sen piirissä, joitakin erityispoikkeuksia lukuun ottamatta.

Ikääntyneiden työntekijöiden, jotka jatkavat työskentelyä, erityispoikkeus tarkoittaa, että toisen luokan hyväksytyn työnantajan alaisuudessa eläkeiän jälkeen jatkuvasti työllistetyille määräaikaisille työntekijöille ei synny toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen muuntamisoikeutta, kunhan työskentely jatkuu saman työnantajan tai konserniyrityksen palveluksessa (määräaikaisen työsuhteen erityispoikkeuslaki 8 § 2 momentti).

Yhteenveto: Keskustele työehtoilmoituksesta aina asianajajan kanssa

Tässä artikkelissa olemme käsitelleet työehtoilmoituksen työehtojen selkeyttämistä koskevan sääntelyn uudistusta, joka tuli voimaan Reiwa 6 (2024) huhtikuussa. Olemme selittäneet uudistuksen taustat ja huomioon otettavat seikat.

On tärkeää, että työntekijälle annetaan selkeät työehdot työsopimuksen solmimisen tai uusimisen yhteydessä työehtoilmoituksen muodossa, jotta voidaan ehkäistä mahdollisia ongelmia. Suosittelemme kääntymään yritysjuridiikkaan perehtyneen asianajajan puoleen työsopimukseen liittyvien työnantajan ja työntekijän välisen riskienhallinnan osalta.

Toimenpiteemme esittely

Monolith Lakitoimisto on IT-alan, erityisesti internetin ja oikeudellisten kysymysten asiantuntemukseen erikoistunut lakitoimisto. Työelämän monimuotoistumisen myötä työoikeus on saanut viime aikoina yhä enemmän huomiota. Toimistomme tarjoaa ratkaisuja “digitaalisen tatuoinnin” hallintaan. Alla olevassa artikkelissa kerromme asiasta tarkemmin.

Monolith Lakitoimiston palvelualueet: IT- ja startup-yritysten yritysjuridiikka[ja]