Qu'est-ce qu'une assurance responsabilité civile des dirigeants ? Explication des procédures après la réforme de la loi sur les sociétés et des différences avec l'indemnisation de l'entreprise

La réforme de la loi sur les sociétés de l’ère Reiwa (2019) a introduit de nouvelles dispositions relatives aux “contrats d’assurance de responsabilité des dirigeants”. Bien que le nom de ces dispositions puisse sembler peu familier, pour le dire simplement, il s’agit d’un système qui permet de couvrir par assurance les demandes de dommages-intérêts causés par les dirigeants d’une société par actions dans l’exercice de leurs fonctions.

Cependant, les procédures sont complexes et beaucoup de personnes ne comprennent pas en détail le contenu de ces dispositions. De plus, il existe un système similaire appelé “indemnisation par la société”, qui vise à compenser les charges économiques des dirigeants, et certains pourraient ne pas comprendre la différence entre les deux clauses.

La réforme a également établi les procédures à suivre, il est donc nécessaire d’approfondir la compréhension des contrats d’assurance de responsabilité des dirigeants.

Cet article explique les grandes lignes des contrats d’assurance de responsabilité des dirigeants et les différences avec l’indemnisation par la société.

Qu’est-ce qu’une police d’assurance responsabilité civile des dirigeants ?

L’importance du contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants

Le “contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants” désigne un contrat d’assurance qui prévoit le paiement d’une indemnité d’assurance pour les dommages subis par les dirigeants, etc., lorsqu’ils font l’objet de réclamations de dommages-intérêts dans l’exercice de leurs fonctions.

Cela est stipulé dans l’article 430-3 de la loi japonaise sur les sociétés (Japanese Companies Act) révisée en la première année de l’ère Reiwa (2019).

(Contrat d’assurance conclu pour les dirigeants, etc.)

Article 430-3 : Une société par actions doit, lorsqu’elle conclut un contrat d’assurance avec un assureur, qui prévoit que l’assureur indemnise les dommages pouvant survenir du fait que les dirigeants, etc., sont tenus responsables de l’exécution de leurs fonctions ou reçoivent des réclamations liées à la poursuite de cette responsabilité, et que les dirigeants, etc., sont les assurés, décider du contenu de ce contrat par une résolution de l’assemblée générale des actionnaires (ou du conseil d’administration dans les sociétés ayant un conseil d’administration), à l’exception des contrats définis par arrêté du ministère de la Justice comme n’ayant pas de risque significatif de compromettre l’adéquation de l’exécution des fonctions des dirigeants, etc., qui sont les assurés (dans le troisième paragraphe, ce type de contrat est appelé “contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants, etc.”).

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Cette disposition concerne principalement l’assurance responsabilité civile des dirigeants d’entreprise (D&O Insurance).

Le contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants présente les significations suivantes :

1. Permettre à l’entreprise de sécuriser des talents de qualité en tant que dirigeants, etc.
2. Fournir une incitation appropriée aux dirigeants, etc., afin qu’ils n’aient pas une peur excessive de devoir assumer la responsabilité de compenser les dommages dans l’exécution de leurs fonctions, ce qui pourrait inhiber l’exercice de ces fonctions.

Au vu de ces avantages, le contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants est largement répandu dans la pratique, en particulier au sein des sociétés cotées en bourse.

Contexte de la régulation des contrats d’assurance responsabilité des dirigeants dans la loi révisée sur les sociétés

Les dispositions relatives aux contrats d’assurance responsabilité des dirigeants ont été établies dans le but de garantir la pertinence du contenu des contrats à travers des procédures appropriées.

Cela fait suite à la reconnaissance de problèmes potentiels dans les contrats d’assurance responsabilité des dirigeants, tels que :

• Le risque que le contenu de l’assurance D&O (Directors & Officers) puisse compromettre l’intégrité de l’exécution des fonctions par les dirigeants;
• Le fait que les contrats d’assurance incluant les directeurs ou les exécutifs en tant qu’assurés peuvent présenter un conflit d’intérêts avec la société, ce qui pourrait correspondre à une transaction en conflit d’intérêts selon l’article 356, paragraphe 1, point 3 de la loi sur les sociétés japonaise (Japanese Companies Act).

Compte tenu de ces circonstances, la nécessité de clarifier les procédures que la société doit suivre lors de la conclusion de contrats d’assurance D&O a été soulignée. Ainsi, de nouvelles règles ont été établies par la loi révisée sur les sociétés japonaise (Japanese Companies Act) de l’ère Reiwa (2019). Les dispositions relatives aux contrats d’assurance responsabilité des dirigeants visent à assurer une application appropriée de l’assurance à travers ces nouvelles règles.

Assurances concernées

Il existe des assurances qui relèvent et d’autres qui ne relèvent pas du contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants. Cette distinction est basée sur l’article 430, paragraphe 3, alinéa 1 de la loi japonaise sur les sociétés (Japanese Companies Act).

Les assurances qui relèvent du contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants comprennent l’assurance D&O et celles qui lui sont similaires. On peut dire qu’elles correspondent aux contrats définis par la définition établie à l’article 430, paragraphe 3, alinéa 1 de la loi japonaise sur les sociétés.

En revanche, les assurances qui ne relèvent pas du contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants sont celles définies dans la clause entre parenthèses de l’article 430, paragraphe 3, alinéa 1 de la loi japonaise sur les sociétés. Les assurances déterminées par l’ordonnance du ministère de la Justice mentionnée ici sont énumérées à l’article 115-2 du règlement d’application de la loi japonaise sur les sociétés. Par exemple, les assurances suivantes ne relèvent pas du contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants :

• Celles dont l’objectif principal est de compenser les dommages de la société (exemples : assurance PL, assurance CGL)
• Celles qui ne sont pas liées à des manquements aux devoirs professionnels des dirigeants (exemples : assurance responsabilité civile automobile, assurance voyage à l’étranger)

Il est important de noter que toutes les assurances qui couvrent les dirigeants ne relèvent pas nécessairement du contrat d’assurance responsabilité civile des dirigeants.

Procédure de détermination du contenu du contrat d’assurance responsabilité des dirigeants

Conformément à l’article 430-3, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés (Companies Act), une procédure a été établie pour décider du contenu d’un nouveau contrat d’assurance responsabilité des dirigeants.

Selon l’article 430-3, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés, pour qu’une société par actions détermine le contenu d’un contrat d’assurance responsabilité des dirigeants, elle doit obtenir une résolution de l’assemblée générale des actionnaires (ou du conseil d’administration dans le cas d’une société avec un conseil d’administration). Cette exigence est conforme à la discipline des transactions en conflit d’intérêts prévue à l’article 356 de la même loi.

(Restrictions sur la concurrence et les transactions en conflit d’intérêts)

Article 356 : Le directeur doit, dans les cas suivants, divulguer les faits importants relatifs à la transaction en question à l’assemblée générale des actionnaires et obtenir son approbation.

(Extrait)

Numéro 3 : Lorsque la société par actions envisage une transaction dans laquelle elle garantit les dettes du directeur ou entreprend une transaction avec une personne autre que le directeur qui est en conflit d’intérêts avec la société.

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Le contrat d’assurance responsabilité des dirigeants peut, selon son contenu, présenter un haut degré de conflit d’intérêts. De plus, ce contenu peut influencer l’adéquation de l’exécution des fonctions des dirigeants, d’où l’établissement de cette discipline.

Lors de la détermination ou de la modification du contenu d’un contrat d’assurance responsabilité des dirigeants, il est important de comprendre qu’une résolution de l’assemblée générale des actionnaires ou du conseil d’administration est nécessaire.

Il convient de noter que les dispositions relatives aux transactions en conflit d’intérêts de l’article 356 de la loi sur les sociétés ne s’appliquent pas à la conclusion d’un contrat d’assurance dont les directeurs ou les exécutifs sont les assurés. (Article 430-3, paragraphe 2 de la loi sur les sociétés)

Cela est dû au fait qu’une discipline analogue aux transactions en conflit d’intérêts a été nouvellement établie à l’article 430-3, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés, afin d’éviter la redondance des règles.

Divulgation d’informations relatives aux contrats d’assurance de responsabilité civile des dirigeants

La réforme de la loi sur les sociétés japonaises (Japanese Companies Act) a introduit deux nouvelles obligations de divulgation d’informations concernant les contrats d’assurance de responsabilité civile des dirigeants.

• Divulgation d’informations dans le rapport d’activité des sociétés cotées
• Divulgation d’informations dans les documents de référence de l’assemblée générale des actionnaires relatifs aux propositions de nomination des dirigeants

Examinons ces points plus en détail.

Dans le rapport d’activité des sociétés cotées

Concernant les contrats d’assurance de responsabilité civile des dirigeants, les sociétés cotées doivent, à la fin de l’exercice fiscal, inclure dans leur rapport d’activité les informations suivantes (Article 121-2 du règlement d’application de la loi sur les sociétés japonaises) :

1. La portée des assurés (il n’est pas nécessaire d’indiquer les noms)
2. Un résumé du contenu du contrat d’assurance

Concernant le deuxième point, le résumé du contenu du contrat d’assurance, cela inclut spécifiquement les éléments suivants :

• La proportion de la prime d’assurance effectivement supportée par les assurés
• Un résumé des sinistres couverts par l’assurance
• Si des mesures ont été prises pour s’assurer que l’exécution des fonctions des dirigeants n’est pas compromise par le contrat d’assurance, le contenu de ces mesures

Si votre entreprise est une société cotée, assurez-vous de vérifier qu’aucune information requise pour la divulgation n’est omise.

Dans les documents de référence de l’assemblée générale des actionnaires relatifs aux propositions de nomination des dirigeants

Lors de l’assemblée générale des actionnaires concernant les propositions de nomination des dirigeants, si un contrat d’assurance est en place ou prévu pour les candidats, une divulgation d’informations est requise.

Dans les documents de référence de l’assemblée générale des actionnaires relatifs aux propositions de nomination des dirigeants, il convient d’inclure un résumé du contenu des contrats d’assurance de responsabilité civile des dirigeants.

Différence entre l’assurance responsabilité des dirigeants et l’indemnisation par la société

La révision de l’article 430-2 de la loi sur les sociétés japonaises (改正会社法430条の2) a également introduit de nouvelles règles concernant l’indemnisation par la société.

L’assurance responsabilité des dirigeants et l’indemnisation par la société présentent les points communs suivants, ce qui les rend semblables :

• Elles sont des systèmes destinés à compenser le fardeau économique des dirigeants, etc.
• Elles placent la société et les dirigeants, etc., dans une relation structurellement conflictuelle d’intérêts.

Bien que ces deux systèmes semblent similaires à première vue, il existe plusieurs différences. Organisons ces différences pour pouvoir les utiliser de manière appropriée.

Les parties au contrat

Les parties au contrat d’assurance responsabilité des dirigeants et à l’indemnisation par la société diffèrent.

Dans le cas de l’assurance responsabilité des dirigeants, les parties sont la société par actions concernée et la compagnie d’assurance. C’est la société par actions qui est responsable du paiement des primes d’assurance à la compagnie d’assurance.

En revanche, dans le cas de l’indemnisation par la société, les parties sont la société par actions concernée et les dirigeants, etc.

Il est important de clarifier la différence entre les parties contractantes du point de vue de la société.

L’entité responsable de la compensation

Les entités responsables de la prise en charge des coûts et de la compensation des dommages diffèrent entre les deux systèmes.

Dans le cas de l’assurance responsabilité des dirigeants, l’entité responsable de la compensation est la compagnie d’assurance. La société paie les primes d’assurance et, en cas de charge financière pour le dirigeant, la compagnie d’assurance paie l’indemnité au dirigeant.

En revanche, dans le cas de l’indemnisation par la société, l’entité responsable de la compensation est la société elle-même. La société compense les dommages-intérêts et autres coûts encourus par le dirigeant, ce qui crée une structure de conflit d’intérêts plus directe entre le dirigeant et la société.

L’objet de la compensation

Les objets de compensation que chaque système peut couvrir diffèrent également.

Dans le cas de l’assurance responsabilité des dirigeants, l’objet de la compensation est déterminé par le contrat d’assurance.

En revanche, dans le cas de l’indemnisation par la société, l’objet de la compensation est déterminé dans les limites fixées par l’article 430-2, paragraphe 2, de la loi sur les sociétés japonaises.

Il est essentiel de vérifier les règles de chaque système.

L’étendue de la compensation

L’étendue de la compensation que chaque système peut fournir diffère également.

Dans le cas de l’assurance responsabilité des dirigeants, il n’est pas toujours possible de compenser la totalité des dommages ou des coûts en raison de restrictions légales ou contractuelles telles que les causes d’exonération, les montants de franchise et les limites de paiement.

En revanche, dans le cas de l’indemnisation par la société, il est théoriquement possible de compenser la totalité des dommages ou des coûts, tant que cela ne contrevient pas à l’article 430-2 de la loi sur les sociétés japonaises.

Il est crucial d’organiser l’étendue de la compensation avant de conclure un contrat.

Le paiement anticipé des frais

La possibilité de paiement anticipé des frais varie selon le système. Dans le cas de l’assurance responsabilité des dirigeants, le paiement anticipé des frais n’est généralement pas possible. En revanche, dans le cas de l’indemnisation par la société, le paiement anticipé des frais est possible.

Faut-il opter pour une assurance de responsabilité civile des dirigeants ou pour une indemnisation par l’entreprise ?

Il est important de distinguer les situations d’application de l’assurance de responsabilité civile des dirigeants et de l’indemnisation par l’entreprise pour choisir la plus adaptée.

Ces deux dispositifs sont généralement utilisés dans le même but et les différences mentionnées ci-dessus existent pour qu’ils se complètent mutuellement.

Par exemple, même si une entreprise a souscrit une assurance de responsabilité civile des dirigeants, elle peut recourir à l’indemnisation par l’entreprise pour couvrir les pertes qui ne sont pas prises en charge par l’assurance.

De plus, pour augmenter le plafond de paiement de l’assurance D&O, l’entreprise devra payer une prime d’assurance plus élevée. Cependant, en utilisant l’indemnisation par l’entreprise, il est possible de répondre à la compensation des pertes sans avoir à supporter le coût de ces primes d’assurance.

Ainsi, il ne s’agit pas de choisir exclusivement entre l’assurance de responsabilité civile des dirigeants et l’indemnisation par l’entreprise. Veuillez envisager d’adopter chacune d’elles en fonction de leurs avantages respectifs selon la situation.

Résumé : La vérification et la compréhension des dispositions relatives aux contrats d’assurance de responsabilité des dirigeants sont essentielles

La réforme de la loi sur les sociétés de l’ère Reiwa 1 (2019) a introduit de nouvelles dispositions concernant les contrats d’assurance de responsabilité des dirigeants, clarifiant ainsi les procédures liées à ces contrats. Cela a rendu plus aisée la garantie de l’adéquation de l’exécution des fonctions par les dirigeants.

De même, le système de compensation de l’entreprise, également nouvellement réglementé, présente quelques différences par rapport aux contrats d’assurance de responsabilité des dirigeants, mais il convient de les distinguer en fonction des situations d’application.

Organisez les règles établies par la loi sur les sociétés et envisagez de conclure des contrats qui tirent parti des avantages de chaque système.

Lors de la conclusion d’un contrat d’assurance, il est inévitable de comprendre des règles complexes et de vérifier les procédures. Pour avancer sereinement dans la conclusion du contrat, il est conseillé de demander l’avis d’experts.

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