Mesures administratives à l'encontre des prestataires de soins et stratégies de réponse : Renforcer la conformité pour une continuité d'activité saine.

Alors que le Japon fait face à une progression de la démographie caractérisée par une baisse de la natalité et un vieillissement de la population, la demande pour les services de soins aux personnes âgées augmente d’année en année. Les établissements de soins qui fournissent ces services sont tenus de fonctionner de manière appropriée conformément à la Loi sur l’assurance soins de longue durée (介護保険法) du Japon. En cas de non-conformité, ils risquent des sanctions administratives, ce qui peut non seulement rendre la continuité de l’activité de soins difficile, mais aussi avoir un impact significatif sur la vie des utilisateurs des services de soins et du personnel des établissements et des entreprises de soins.

Cet article explique les types et le contenu des sanctions administratives imposées aux opérateurs de services de soins au Japon. De plus, il détaille les points clés pour se conformer à la législation et éviter ces sanctions administratives.

Aperçu des mesures administratives dans le secteur des soins au Japon

Concernant la gestion des entreprises de soins, il est possible de recevoir des directives ou des sanctions administratives si l’on soupçonne que l’exploitation n’est pas appropriée. Nous expliquerons le contenu des mesures administratives et la différence avec les directives administratives.

Qu’est-ce que les mesures administratives pour les établissements de soins au Japon?

Les mesures administratives pour les établissements de soins au Japon sont des actions légales imposées par les autorités administratives aux opérateurs de soins en vertu de la loi sur l’assurance soins. Ces mesures administratives visent à assurer la qualité des services de soins et à protéger les droits des utilisateurs.

Pour les établissements de soins qui fournissent des services, la révocation ou la suspension de la désignation en vertu de la loi sur l’assurance soins constituent des mesures administratives.

Différence entre les directives administratives et les mesures administratives

Les directives administratives sont des conseils ou des orientations donnés par les autorités administratives aux entreprises en cas de suspicion de violation de la loi. En revanche, les mesures administratives ont une force contraignante légale et imposent des obligations spécifiques aux entreprises ou restreignent leurs droits.

Les directives administratives sont définies comme suit en vertu de l’article 32 et de l’article 32, paragraphe 2, de la loi sur la procédure administrative :

Dans le cadre des directives administratives, les personnes impliquées doivent veiller à ne pas dépasser les limites de leurs missions ou des affaires relevant de leur compétence et à prendre en compte que le contenu des directives repose uniquement sur la coopération volontaire de la partie concernée.
2. Les personnes impliquées dans les directives administratives ne doivent pas traiter de manière défavorable la partie concernée au motif qu’elle n’a pas suivi les directives administratives.

Source :Recherche de lois e-Gov | Loi sur la procédure administrative[ja]

Si aucune amélioration n’est constatée après avoir reçu des directives administratives, il est possible de se voir imposer des mesures administratives ayant une force contraignante légale. Il est donc crucial, après avoir reçu des directives administratives, de réexaminer rapidement les problèmes et de les corriger afin d’éviter des mesures administratives.

Les types et le contenu des sanctions administratives au Japon

Après avoir distingué la guidance administrative des sanctions administratives, nous allons maintenant expliquer plus en détail les différents types et contenus des sanctions administratives.

Révocation de la désignation

La sanction administrative la plus sévère pour les prestataires de soins est la “révocation de la désignation”. Les établissements de soins opèrent sous la désignation des autorités administratives conformément à la loi japonaise sur l’assurance soins (Kaigo Hoken-hō). Si cette désignation est révoquée, l’établissement de soins ne peut plus recevoir de remboursements pour les soins et ne peut donc pas continuer ses activités.

De plus, une fois qu’une sanction de révocation de la désignation est reçue, il n’est pas possible d’obtenir une nouvelle désignation pendant cinq ans à compter de la date de la révocation (Article 70, paragraphe 6 de la loi sur l’assurance soins[ja]). En outre, si l’entité est une personne morale, ses dirigeants ou les gestionnaires de l’établissement ne peuvent pas non plus recevoir de désignation (Article 70, paragraphe 6-2 de la même loi[ja]).

Suspension de l’effet de la désignation

Comme la révocation de la désignation, la suspension de l’effet de la désignation est une sanction administrative avec une force contraignante sur l’exploitation des activités de soins. Cependant, contrairement à la révocation, la suspension est temporaire et les mesures peuvent inclure l’arrêt de l’acceptation de nouveaux clients ou la réduction des remboursements des soins. L’activité de soins peut continuer pendant la période de suspension.

Ordre d’amélioration

L’ordre d’amélioration est une sanction administrative par laquelle l’autorité administrative ordonne à un établissement de soins d’apporter des améliorations conformément à la législation. Lorsqu’un ordre d’amélioration est reçu, l’établissement de soins doit soumettre un rapport d’amélioration et prendre des mesures correctives dans un délai fixé par l’autorité administrative.

Bien que l’ordre d’amélioration soit la sanction administrative la plus légère, il a une force contraignante légale et le non-respect peut entraîner des sanctions plus sévères telles que la suspension ou la révocation de la désignation.

Une mesure similaire à l’ordre d’amélioration est la recommandation d’amélioration, qui fait partie de la guidance administrative et n’a donc pas de force contraignante légale. Cependant, comme pour l’ordre d’amélioration, un rapport d’amélioration doit être soumis, et le non-respect de la recommandation peut conduire à une sanction administrative sous forme d’ordre d’amélioration.

Principales infractions susceptibles de sanctions administratives sous le droit japonais

Les types de sanctions administratives ayant force de loi au Japon comprennent l’annulation de la désignation, la suspension de l’effet de la désignation et l’ordre d’amélioration. Nous allons détailler les principales infractions qui peuvent être soumises à ces trois types de sanctions administratives.

Violation des normes de personnel

Dans le secteur des soins aux personnes âgées au Japon, le nombre de personnel requis est défini par type de service selon des normes spécifiques. Si un établissement ou une entreprise de soins ne dispose pas du personnel requis, cela constitue une violation des normes de personnel et peut entraîner des sanctions administratives.

Par exemple, pour un service de soins de jour localisé (day service) avec une capacité de dix personnes ou moins, il est obligatoire de disposer d’au moins un membre du personnel infirmier ou de soins. De plus, pour les services de soins à domicile, il est requis de disposer d’au moins 2,5 aides-soignants à temps plein, répondant aux critères de qualification.

Les méthodes de gestion qui ne respectent pas les normes de personnel ou l’emploi de personnel ne répondant pas aux critères de qualification pour l’exploitation d’une entreprise constituent des violations des normes de personnel et sont susceptibles de sanctions administratives.

Violation des normes de gestion

Une violation des normes de gestion se réfère à des actes contraires aux normes de gestion définies par les standards spécifiés pour chaque type d’entreprise, tels que la tenue et la conservation des documents ou les méthodes de gestion.

Par exemple, des infractions peuvent inclure des lacunes dans les documents tels que les plans de service ou des manquements dans l’explication et la compréhension par les clients de la fréquence et du nombre de visites dans le cadre des services de soins à domicile.

Demandes de remboursement frauduleuses pour les soins

Les actes de demande frauduleuse de remboursement pour les soins, dans le secteur des soins aux personnes âgées, constituent également des infractions et sont passibles de sanctions administratives. En cas de découverte de demande frauduleuse de remboursement pour les soins, l’article 22, paragraphe 3 de la loi japonaise sur l’assurance soins[ja] exige le remboursement du montant frauduleusement demandé, en plus d’une pénalité correspondant à 40% de ce montant.

Voici des exemples concrets de demandes frauduleuses :

• Demander le remboursement pour des services qui n’ont pas réellement été fournis (facturation fictive)
• Exagérer le temps de service fourni pour demander un remboursement plus élevé (surfacturation)
• Prétendre à tort répondre aux exigences de personnel pour des suppléments de rémunération (non-conformité aux exigences de supplément)

Demandes frauduleuses

Les actes de fournir des explications ou des rapports mensongers aux autorités administratives lors de la demande de désignation ou lors des audits de renouvellement constituent des demandes frauduleuses et sont passibles de sanctions administratives. Les demandes frauduleuses incluent souvent des cas où l’on est conscient de violations telles que celles des normes de personnel ou de gestion, mais où l’on choisit de les dissimuler.

L’impact d’une sanction administrative sur une structure de soins au Japon

Lorsqu’une infraction est constatée et qu’une sanction administrative est imposée, cela affecte non seulement l’entreprise elle-même, mais aussi le personnel et les usagers. Nous allons ici détailler les conséquences d’une telle sanction.

Impact sur la continuité des activités

Si un établissement de soins au Japon reçoit une sanction administrative, la continuité de l’activité de soins peut devenir problématique. En particulier, la révocation de l’agrément, conformément à la loi japonaise sur l’assurance soins, rend impossible l’exploitation de l’établissement de soins et l’obtention de remboursements de soins. De plus, l’établissement ne pourra pas obtenir un nouvel agrément pendant cinq ans à compter de la date de la révocation.

En cas de suspension de l’agrément, l’établissement ne peut plus fournir de services pendant une période déterminée, ce qui a un impact considérable sur l’entreprise. Même en cas d’ordre d’amélioration, le nom de l’établissement est rendu public, ce qui ne peut pas être sans conséquences négatives pour l’entreprise.

Impact sur le personnel

Un établissement de soins sanctionné au Japon peut se trouver dans l’incapacité de maintenir l’emploi de son personnel en raison des répercussions sur la continuité des activités. De plus, pour les gestionnaires, le fait que la sanction administrative soit rendue publique peut également affecter leurs opportunités d’emploi dans d’autres établissements de soins.

Impact sur les usagers

Outre les répercussions sur l’entreprise de soins et son personnel, les conséquences sont également significatives pour les usagers de l’établissement. Si l’établissement est révoqué suite à une sanction administrative, l’application de l’assurance disparaît et les usagers doivent alors payer l’intégralité des frais de service, ce qui peut rendre les paiements difficiles.

Si les usagers ne peuvent plus payer, l’établissement peut se retrouver dans l’impossibilité de fournir des soins, ce qui peut changer radicalement la vie des usagers s’ils ne reçoivent pas les services nécessaires.

Mesures pour éviter les sanctions administratives dans les établissements de soins sous le droit japonais

Pour gérer de manière stable une entreprise de soins, il est essentiel d’éviter autant que possible les sanctions administratives. Nous allons expliquer ici les points clés pour prévenir ces sanctions.

Établissement d’un système de conformité

Afin d’éviter les sanctions administratives, il est crucial de définir clairement une politique de conformité dans les établissements de soins et de mettre en place un système qui accorde une importance particulière à la conformité au sein de l’organisation. La conformité signifie que l’entreprise respecte les lois et les règles sociales et opère de manière appropriée.

En centralisant et en clarifiant les règles et les réglementations sur la base de la conformité, le personnel peut adopter des comportements appropriés.

Renforcement de la formation du personnel

Pour éviter les sanctions administratives, il est essentiel de renforcer la conscience de la conformité parmi tout le personnel. En organisant régulièrement des formations sur la conformité, le personnel peut améliorer sa conscience du respect des lois et de l’éthique, et acquérir les connaissances et compétences nécessaires pour agir correctement.

Gestion adéquate des dossiers

Dans la gestion continue d’une entreprise de soins, il est important de gérer correctement les dossiers relatifs à la prestation de services de soins et les documents qui servent de base pour la demande de remboursement des soins. En assurant une gestion rigoureuse des dossiers, on peut prévenir les lacunes documentaires et éviter les infractions dues à des négligences.

Stratégies de réponse aux sanctions administratives dans les établissements de soins au Japon

Il est impératif d’éviter les sanctions administratives, mais même avec les mesures préventives décrites précédemment, le risque de négligence imprévue ou de circonstances imprévues n’est jamais nul. Si des actes répréhensibles susceptibles d’entraîner des sanctions administratives sont identifiés, il est nécessaire de prendre rapidement des mesures appropriées.

Prendre les bonnes mesures au bon moment est essentiel pour la gestion d’une entreprise de soins. Nous allons expliquer ici les stratégies à adopter par les établissements de soins au Japon en cas de suspicion d’infraction pouvant entraîner des sanctions administratives.

Consultation avec un avocat

Si des infractions sont signalées dans un établissement de soins, envisagez rapidement de consulter un avocat spécialisé dans la loi japonaise sur l’assurance soins. Les réglementations qui sous-tendent les sanctions administratives sont souvent complexes et difficiles à comprendre, et il arrive que les procédures avancent sans que les raisons des sanctions soient clairement comprises.

Un avocat, en tant que professionnel du droit, peut identifier précisément la cause des sanctions administratives signalées et conseiller des mesures appropriées. Il est important de prendre les mesures et procédures nécessaires au bon moment, donc il est recommandé de consulter un avocat le plus tôt possible.

Élaboration et mise en œuvre d’un plan d’amélioration

Une fois le contenu et la cause de l’infraction établis, il est nécessaire d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’amélioration pour les problèmes identifiés. En créant un plan d’amélioration concret et en le rapportant aux autorités administratives, puis en le mettant en œuvre de manière fiable, vous pouvez éviter des sanctions défavorables imprévues.

En consultant un avocat, vous pouvez recevoir des conseils spécialisés sur la forme et le libellé des documents du plan d’amélioration, et faciliter les procédures de soumission aux autorités administratives.

Établissement de mesures de prévention des récidives

En parallèle de l’élaboration et de la mise en œuvre du plan d’amélioration, il est nécessaire de travailler à résoudre les problèmes à la racine pour prévenir les récidives. Pour éviter la répétition des infractions, il est très important d’établir un système de conformité et d’améliorer la conscience et l’éthique de tout le personnel.

En consultant un avocat, vous pouvez obtenir des conseils spécialisés pour établir un système de conformité. Pour prévenir les récidives, les opinions et conseils d’experts sont précieux.

Résumé : Opérer une entreprise de soins saine avec le soutien d’un avocat

Les entreprises de soins doivent opérer conformément à la loi sur l’assurance soins de longue durée (介護保険法) au Japon, et il est crucial de poursuivre une gestion saine de l’entreprise sans subir de sanctions administratives. Lors de la fourniture de services de soins, il est essentiel de renforcer constamment le système de conformité et l’éthique de l’ensemble de l’organisation.

En maîtrisant les types et le contenu des sanctions administratives et en préparant à l’avance des mesures de conformité et des réponses aux directives administratives, il est possible d’éviter les sanctions et de continuer à gérer une entreprise de soins saine. De plus, si une suspicion de violation est signalée, une réponse appropriée et rapide est réalisable.

Présentation des stratégies de notre cabinet

Le secteur des soins aux personnes âgées est régi par diverses lois telles que la Loi sur l’assurance soins de longue durée, la Loi sur le bien-être des personnes âgées et la Loi sur les sociétés au Japon. Le cabinet d’avocats Monolith agit en tant que conseiller juridique pour l’Association Nationale des Entreprises de Soins de Longue Durée, une organisation à but non lucratif, ainsi que pour les prestataires de soins de longue durée dans toutes les préfectures du pays, disposant ainsi d’une expertise approfondie dans les lois relatives aux activités de soins.

Domaines d’expertise du cabinet d’avocats Monolith : Droit des entreprises IT et start-ups[ja]