Commentaire juridique sur la nomination, la démission et la révocation des employés exécutifs et des représentants légaux dans une société à responsabilité limitée (合同会社).

La société à responsabilité limitée par actions (Godo Kaisha, GK), introduite par le droit des sociétés japonais en 2006 (Heisei 18), est devenue une option attrayante pour de nombreuses entreprises en raison de sa flexibilité opérationnelle. Cette forme d’entreprise est souvent comparée à la LLC (Limited Liability Company) américaine, et en effet, des entreprises internationales renommées telles que Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha et Amazon Japan Godo Kaisha l’ont adoptée pour leurs opérations au Japon. La caractéristique principale de la Godo Kaisha est que, contrairement à la société par actions (Kabushiki Kaisha, KK), la propriété (participation) et la gestion de l’entreprise sont en principe intégrées. Cette structure permet des décisions rapides et une gouvernance simplifiée, mais en même temps, les règles concernant les positions clés de gestion, telles que les membres exécutifs et les représentants légaux, sont détaillées dans le droit des sociétés japonais. Si ces procédures légales de nomination, de démission et de révocation ne sont pas correctement comprises, il existe un risque de conflits internes et de décisions juridiquement invalides. Cet article explique de manière exhaustive et professionnelle les procédures de nomination, de démission et de révocation des membres exécutifs et des représentants légaux d’une Godo Kaisha, en se référant à des articles spécifiques et à des cas de jurisprudence, selon le droit des sociétés japonais. L’objectif est d’aider les dirigeants d’entreprise et les responsables juridiques à gérer leur organisation de manière stable et conforme à la législation.

Les fondamentaux des employés exécutifs et des représentants légaux dans une société à responsabilité limitée au Japon

Pour comprendre la gouvernance d’une société à responsabilité limitée au Japon, il est essentiel de saisir le positionnement de base des employés exécutifs et des représentants légaux. Le droit des sociétés japonais offre des règles de principe ainsi que la possibilité de personnaliser ces règles dans les statuts de la société.

Selon le droit des sociétés japonais, le principe de base est la “gestion par tous les associés”. Si les statuts, qui sont les règles fondamentales de la société, ne prévoient pas de dispositions spéciales, tous les associés, en tant que contributeurs au capital, deviennent des employés exécutifs avec le droit d’exécuter les affaires de la société (Article 590, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés). De plus, les employés exécutifs ont également le droit de représenter la société vis-à-vis de l’extérieur en tant que représentants légaux (Article 599, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés). Dans cet état par défaut, tous les associés détiennent à la fois les pouvoirs de gestion et de représentation de la société.

Cependant, dans de nombreuses sociétés, il existe des associés qui contribuent au capital mais ne s’impliquent pas directement dans la gestion, et d’autres qui prennent activement part à la gestion. Pour répondre à cette réalité, le droit des sociétés japonais permet de concevoir de manière flexible la structure de gouvernance dans les statuts. En désignant certains associés comme employés exécutifs dans les statuts, il est possible de concentrer les pouvoirs de gestion sur certaines personnes (Article 590, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés). Dans ce cas, les associés qui ne sont pas désignés comme employés exécutifs dans les statuts n’ont pas de pouvoir de gestion.

Il devient alors évident qu’une hiérarchie claire existe entre les employés exécutifs et les représentants légaux. Les représentants légaux doivent impérativement être choisis parmi les employés exécutifs (Article 599, paragraphe 3 de la loi japonaise sur les sociétés). Il est juridiquement impossible de nommer un associé qui ne détient pas de pouvoir exécutif en tant que représentant légal. Ainsi, le représentant légal est une position qui confère un droit de représentation externe plus puissant, basé sur le statut d’employé exécutif. Les fondateurs d’une société doivent comprendre ce principe pour prendre une décision stratégique importante en définissant le modèle de gouvernance le plus adapté à leur situation dans les statuts.

Nomination des Directeurs Exécutifs et des Représentants Légaux sous le Droit Japonais

La nomination des directeurs exécutifs et des représentants légaux est la première étape concrète dans la structuration de la gouvernance d’une entreprise. Ces procédures dépendent fortement des dispositions des statuts de la société.

La nomination d’un directeur exécutif se fait en désignant directement son nom dans les statuts. La personne dont le nom figure dans les statuts en tant que directeur exécutif assume cette position, tandis que ceux qui ne sont pas mentionnés sont exclus de la gestion.

En revanche, il existe principalement deux méthodes pour nommer un représentant légal, conformément à l’article 599, paragraphe 3, de la loi japonaise sur les sociétés.

La première méthode est la désignation directe par les statuts. Les statuts peuvent spécifier le nom d’une personne particulière comme représentant légal de la société. Cette méthode est appropriée lorsque l’on souhaite une structure de gestion stable et que l’identité du représentant doit être claire.

La seconde méthode est l’élection mutuelle par les directeurs exécutifs, basée sur les dispositions des statuts. Dans ce cas, les statuts stipuleront que le représentant légal de la société sera déterminé par une élection mutuelle des directeurs exécutifs. Sur la base de ces dispositions statutaires, les directeurs exécutifs élisent le représentant légal par discussion ou vote. Le résultat de cette élection mutuelle est consigné dans un document écrit tel qu’un “procès-verbal d’élection mutuelle”. Cette méthode permet une gestion plus flexible, car elle évite les procédures complexes de modification des statuts lors du changement de représentant légal.

Concernant les procédures, il est important de noter la nécessité ou non d’un document d’acceptation de la nomination. Lorsqu’un représentant légal est élu par élection mutuelle, il doit soumettre un “document d’acceptation de la nomination” pour prouver son consentement lors de la procédure d’enregistrement. En revanche, lorsqu’un représentant est directement nommé par les statuts, on considère qu’il a accepté sa nomination en tant que représentant légal au moment où il a consenti à la création des statuts, et donc, en principe, aucun document d’acceptation de la nomination supplémentaire n’est nécessaire.

Il existe également des cas particuliers où le directeur exécutif est une personne morale. Comme une personne morale ne peut pas exécuter physiquement des tâches, elle doit nommer un “exécutant des fonctions” qui est une personne physique pour accomplir ces tâches, et elle doit notifier son nom et son adresse aux autres membres de la société (conformément à l’article 598, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés). Si cette personne morale est également le représentant légal, le nom et l’adresse de l’exécutant des fonctions doivent être inscrits dans le registre de la société et rendus publics.

Ces méthodes de nomination ont une signification qui va au-delà de simples différences de procédure. En particulier, la décision de choisir la désignation directe par les statuts ou l’élection mutuelle pour la nomination du représentant légal a un impact stratégique direct sur la difficulté de révoquer ce dernier à l’avenir. La révocation d’un représentant légal désigné directement nécessite une modification des statuts, comme nous le verrons plus tard, et cette barrière est très élevée. D’autre part, un représentant légal élu par élection mutuelle peut être révoqué par une procédure plus souple. Par conséquent, les fondateurs doivent prendre en compte la dynamique future de l’entreprise et examiner soigneusement quelle méthode convient le mieux à leur société.

Démission d’un Dirigeant Exécutif ou d’un Représentant Légal sous le Droit Japonais

Lorsqu’un dirigeant exécutif ou un représentant légal quitte sa position, il est essentiel de distinguer précisément entre les deux concepts juridiques distincts que sont la « démission » et le « départ de la société ».

La « démission » fait référence au fait de quitter une fonction telle que dirigeant exécutif ou représentant légal, tout en maintenant sa position en tant qu’associé (investisseur). En d’autres termes, bien que vous perdiez le droit de gestion et de représentation, vous continuez de détenir une part en tant que propriétaire de l’entreprise.

En revanche, le « départ de la société » signifie se retirer complètement de sa position d’associé. Cela entraîne l’abandon total de la propriété (participation) de l’entreprise et, par conséquent, la perte automatique de toute fonction de dirigeant exécutif ou de représentant légal occupée. Un associé qui part a généralement le droit de se faire rembourser sa part.

Lorsqu’un dirigeant exécutif spécifiquement nommé dans les statuts « démissionne », la procédure n’est pas simple. L’article 591, paragraphe 4, de la loi japonaise sur les sociétés stipule qu’un « motif valable » est nécessaire pour qu’un dirigeant exécutif puisse démissionner. Cette disposition vise à empêcher les personnes clés de la gestion de l’entreprise d’abandonner facilement leurs responsabilités et de perturber l’exploitation de la société.

Concernant le « départ de la société » d’un associé, la loi japonaise sur les sociétés prévoit plusieurs méthodes. L’une est le « départ volontaire », où l’associé peut partir à la fin de l’exercice fiscal en notifiant la société six mois avant la fin de cet exercice (article 606, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés). Une autre méthode est en cas de « motifs impérieux ». Dans ce cas, l’associé peut partir à tout moment (article 606, paragraphe 3, de la loi japonaise sur les sociétés). Les « motifs impérieux » font référence à des situations où il devient objectivement difficile de rester associé, comme une maladie grave ou un changement fondamental dans l’objet de l’entreprise, et ne sont pas reconnus pour de simples différences d’opinion.

La procédure de « démission » d’un représentant légal varie selon la méthode de nomination. Si le représentant légal est directement désigné par les statuts, il est nécessaire de supprimer son nom des statuts, ce qui requiert une modification des statuts. En principe, le consentement de tous les associés est nécessaire pour une modification des statuts, et la procédure est très stricte. D’autre part, pour un représentant légal élu par le choix mutuel des dirigeants exécutifs, sa position est basée sur un accord entre les associés, permettant ainsi une démission plus simple par une déclaration d’intention à la société.

Pour clarifier ces différences, le tableau suivant compare la « démission » et le « départ de la société ».

Révocation des Directeurs Exécutifs et des Représentants Légaux sous le Droit Japonais

La révocation d’un directeur exécutif ou d’un représentant légal contre sa volonté, un acte connu sous le nom de « révocation », est soumise à des conditions très strictes par le droit des sociétés au Japon pour préserver la stabilité de l’entreprise.

Pour révoquer un directeur exécutif nommé par les statuts, il est nécessaire de remplir simultanément deux conditions. Premièrement, il doit exister une « cause légitime » et deuxièmement, il faut l’unanimité de « tous les autres membres » à l’exception de la personne visée par la révocation (Article 591, paragraphe 5 du droit des sociétés japonais). Ces doubles exigences protègent fortement la position du directeur exécutif contre une exclusion facile par la majorité et empêchent l’éviction arbitraire des minorités. Cependant, l’article 591, paragraphe 6 du droit des sociétés japonais permet aux statuts de prévoir des dispositions différentes (par exemple, des conditions de révocation plus souples).

La procédure de révocation d’un représentant légal dépend de la méthode de nomination, tout comme dans le cas d’une démission. Pour révoquer un représentant légal directement nommé par les statuts, une modification des statuts est nécessaire. Comme la modification des statuts requiert le consentement de tous les membres, une révocation unilatérale est pratiquement impossible sans l’accord de la personne concernée. En revanche, un représentant légal élu par cooptation peut être révoqué par la même méthode que celle utilisée pour sa nomination, par exemple par une résolution de la majorité des directeurs exécutifs, ce qui constitue une procédure plus réaliste.

Quant à la définition précise d’une « cause légitime », le droit des sociétés japonais ne fournit pas de définition claire. De plus, il existe peu de jurisprudence concernant la révocation des directeurs exécutifs d’une société à responsabilité limitée. Dans de tels cas, les tribunaux ont tendance à se référer à des dispositions similaires pour leur jugement. Les décisions concernant la « cause légitime » pour la révocation des administrateurs d’une société par actions (Article 339, paragraphe 2 du droit des sociétés japonais) fournissent des directives importantes.

Selon la jurisprudence des sociétés par actions, une « cause légitime » est reconnue dans des cas où il est objectivement difficile de continuer à confier les fonctions d’officier à une personne, comme en cas de violation grave des lois ou des statuts, d’actes de trahison causant des dommages à l’entreprise, d’incapacité à exercer ses fonctions en raison d’une maladie de longue durée, ou d’un manque flagrant de capacité de gestion. Par exemple, dans un jugement du tribunal de district de Hiroshima en date du 29 novembre 1994, les transactions spéculatives unilatérales effectuées par un directeur représentatif, qui ont causé des pertes importantes à l’entreprise, ont été considérées comme une cause légitime de révocation. En revanche, des raisons subjectives telles que de simples différends sur la politique de gestion ou une détérioration des relations avec d’autres officiers ne sont généralement pas considérées comme une « cause légitime ». Le jugement du tribunal de district de Tokyo du 23 décembre 1982 est un exemple typique où il a été décidé que de mauvaises relations avec le représentant ne constituaient pas une raison valable de révocation.

De plus, en cas de faute grave d’un directeur exécutif causant un préjudice important à l’entreprise, il existe une mesure ultime appelée « exclusion ». Cela implique de porter plainte devant un tribunal sur la base d’une résolution de la majorité des membres pour expulser de force le membre concerné de la société (Article 859 du droit des sociétés japonais). L’exclusion est un recours de dernier recours lorsque les membres ne peuvent pas résoudre le problème par la négociation et nécessite une décision judiciaire du tribunal, ce qui en fait une mesure extrêmement puissante. Les dispositions relatives à la révocation dans une société à responsabilité limitée reflètent une conception qui repose sur des relations de confiance de type partenariat, privilégiant la formation de consensus et la stabilité plutôt que l’exclusion facile par la majorité.

Résumé

Comme détaillé dans cet article, les règles concernant la position des membres exécutifs et des représentants légaux d’une société en commandite simple (Gōdō Kaisha) sont strictement définies par le droit des sociétés au Japon. L’importance des statuts, qui sont au cœur de la gouvernance, la méthode de nomination des représentants légaux (désignation directe ou élection mutuelle) et son impact stratégique sur les procédures de révocation futures, ainsi que la différence juridique entre “démission” et “départ de l’entreprise”, et les critères élevés requis pour une révocation, tels qu’une “raison valable” ou “l’unanimité de tous les membres”, sont des points essentiels à comprendre dans la gestion d’une société en commandite simple. Pour gérer correctement ces exigences juridiques complexes et prévenir les conflits futurs, une expertise juridique spécialisée est indispensable. Le cabinet Monolith Law Office possède une vaste expérience dans la fourniture de services de gouvernance d’entreprise, tels que la création de sociétés en commandite simple, la rédaction de statuts et la nomination ou le changement de dirigeants, à une clientèle variée au Japon, y compris de nombreux clients internationaux. Notre cabinet compte plusieurs avocats qualifiés dans des juridictions étrangères et anglophones, capables de fournir un soutien juridique méticuleux avec une compréhension approfondie du contexte des affaires internationales. Utilisez notre expertise spécialisée pour assurer que la structure de gouvernance de votre entreprise soit conforme à la législation et alignée sur votre stratégie d’entreprise.