Menguraikan Poin Utama dari 'Undang-Undang Perlindungan Pelapor Kepentingan Publik Jepang yang Direvisi': Langkah apa yang harus diambil oleh Pengusaha?

Undang-Undang Perlindungan Pelapor Kepentingan Publik Jepang (Japanese Whistleblower Protection Act) telah diubah pada tahun 2020 (Tahun 2 Reiwa) dan mulai berlaku pada tanggal 1 Juni 2022 (Tahun 4 Reiwa). Dengan adanya perubahan ini, kewajiban untuk mempersiapkan sistem yang dapat merespon dengan tepat terhadap laporan internal telah dikenakan kepada pengusaha.

Artikel ini akan menjelaskan poin-poin penting dari perubahan Undang-Undang Perlindungan Pelapor Kepentingan Publik Jepang dan tindakan yang harus diambil oleh pengusaha seiring dengan perubahan ini.

Apa itu Sistem Perlindungan Pelapor untuk Kepentingan Publik

“Sistem Perlindungan Pelapor untuk Kepentingan Publik” adalah sistem yang melindungi individu (pelapor) yang memberikan informasi tentang insiden atau tindakan tidak sah dengan tujuan untuk kepentingan publik.

Sebagai contoh, penutupan recall mobil atau penipuan makanan dan skandal lainnya dalam organisasi seringkali sulit ditemukan dari luar, dan banyak kasus yang terungkap berkat laporan dari orang dalam. Namun, ada juga orang yang ragu untuk melaporkan karena takut akan mendapatkan perlakuan yang merugikan di dalam perusahaan. Untuk menghindari hal ini, perlu ada perlindungan agar pelapor internal tidak menerima perlakuan yang merugikan seperti pemecatan.

Laporan internal, bagi organisasi, memungkinkan deteksi dini masalah atau tindakan tidak sah, sehingga memungkinkan penanganan yang cepat. Selain itu, melindungi pelapor dan menangani laporan dengan tepat dapat mendorong fungsi pembersihan diri organisasi, meningkatkan kredibilitas sosial, dan meningkatkan nilai perusahaan.

Sistem Perlindungan Pelapor untuk Kepentingan Publik bertujuan untuk mempromosikan kepatuhan hukum oleh bisnis dan memastikan keamanan dan ketenangan masyarakat dengan melindungi pelapor internal dari perspektif ini.

Poin Penting Dalam Revisi Undang-Undang Perlindungan Pelapor Untuk Kepentingan Publik Jepang

Revisi yang dilakukan pada tahun 2020 (Tahun 2 Era Reiwa) bertujuan untuk meningkatkan efektivitas sistem pelaporan internal. Revisi ini mencakup poin-poin berikut.

Wajib Membentuk Struktur Organisasi oleh Pengusaha

Pengusaha diwajibkan untuk melakukan hal berikut (Pasal 11 Undang-Undang Perlindungan Pelapor Untuk Kepentingan Publik Jepang).

• Menentukan petugas yang bertanggung jawab atas pelaporan untuk kepentingan publik
• Membentuk struktur organisasi yang diperlukan untuk merespons pelaporan internal secara tepat

Namun, untuk perusahaan kecil dan menengah dengan jumlah karyawan (termasuk pekerja paruh waktu) kurang dari 300 orang, ini hanya menjadi kewajiban yang harus diusahakan.

Untuk kewajiban-kewajiban ini, jika Perdana Menteri Jepang menganggap perlu, ia dapat meminta laporan dari pengusaha dan memberikan nasihat, petunjuk, dan rekomendasi (Pasal 15 Undang-Undang yang sama). Jika rekomendasi tidak diikuti, hal tersebut dapat diumumkan (Pasal 16 Undang-Undang yang sama).

Selain itu, petugas yang bertanggung jawab atas pelaporan untuk kepentingan publik diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi pelapor, dan jika melanggar kewajiban kerahasiaan, denda hingga 300.000 yen dapat dikenakan (Pasal 12 dan 21 Undang-Undang yang sama).

Informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi pelapor di sini mencakup nama dan nomor karyawan pelapor, dan bahkan informasi umum seperti jenis kelamin juga termasuk jika informasi tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi pelapor ketika dikombinasikan dengan informasi lain.

Mudahkan Pelaporan ke Lembaga Administrasi dan Lainnya

Jika perusahaan memecat pelapor karena melaporkan ke lembaga administrasi atau media, persyaratan untuk membatalkan pemecatan tersebut telah dilonggarkan, sehingga lebih mudah untuk melaporkan (Pasal 3 Undang-Undang yang sama).

Dalam hal pelaporan ke lembaga administrasi, selain “ada alasan yang cukup untuk percaya” seperti sebelumnya, “mengajukan dokumen tertulis yang mencantumkan nama dan alamat” juga ditambahkan sebagai persyaratan.

Untuk pelaporan ke media, sebelum revisi hanya mencakup bahaya terhadap kehidupan dan tubuh, tetapi setelah revisi, “bahaya terhadap harta benda” juga ditambahkan. Selain itu, “ada alasan yang cukup untuk percaya bahwa perusahaan akan membocorkan informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi pelapor” juga ditambahkan.

Perluasan Perlindungan Pelapor Untuk Kepentingan Publik

Sebelumnya, hanya karyawan yang menjadi subjek perlindungan, tetapi dengan revisi ini, mantan karyawan yang telah pensiun dalam waktu satu tahun dan eksekutif juga ditambahkan (Pasal 2 Ayat 1 Undang-Undang yang sama).

Dengan penambahan eksekutif sebagai subjek perlindungan, perlakuan merugikan terhadap eksekutif juga dilarang, dan jika eksekutif diberhentikan karena melaporkan untuk kepentingan publik, mereka dapat mengajukan tuntutan ganti rugi (Pasal 5 Ayat 3 dan Pasal 6 Undang-Undang yang sama). Selain itu, hanya pelanggaran pidana yang menjadi subjek pelaporan yang dilindungi, tetapi sekarang juga mencakup sanksi administratif, sehingga cakupannya lebih luas (Pasal 2 Ayat 3 Undang-Undang yang sama).

Selain itu, pemecatan karena pelaporan, larangan perlakuan merugikan seperti degradasi dan pemotongan gaji, pengusaha dilarang mengajukan tuntutan ganti rugi kepada pelapor untuk kepentingan publik atas dasar kerugian yang disebabkan oleh pelaporan (Pasal 7 Undang-Undang yang sama).

Perluasan Cakupan Fakta yang Menjadi Subjek Pelaporan yang Dilindungi

Dengan revisi ini, cakupan fakta yang menjadi subjek pelaporan yang dilindungi telah diperluas (Pasal 2 Ayat 3 Undang-Undang yang sama).

Ini ditentukan sebagai “fakta tindak pidana yang ditentukan oleh undang-undang ini dan undang-undang yang tercantum dalam lampiran (termasuk perintah berdasarkan undang-undang ini) atau fakta yang menjadi alasan denda yang ditentukan oleh undang-undang ini dan undang-undang yang tercantum dalam lampiran (termasuk perintah berdasarkan undang-undang ini).”

“Undang-undang yang tercantum dalam lampiran” ini ditentukan oleh “Peraturan Pemerintah yang menentukan undang-undang dalam Lampiran 8 Undang-Undang Perlindungan Pelapor Untuk Kepentingan Publik (Peraturan Pemerintah No. 146 Tahun 2005)”. Daftar undang-undang ini diterbitkan oleh Badan Perlindungan Konsumen sebagai “Daftar Undang-Undang yang Menjadi Subjek Pelaporan (474 undang-undang) (per 1 Februari Tahun 3 Era Reiwa)”.

Tindakan yang Harus Diambil oleh Pengusaha untuk Menanggapi Laporan Internal dengan Tepat

Pengusaha dengan lebih dari 300 karyawan harus memahami isi yang diwajibkan oleh revisi kali ini dan harus merespons dengan tepat. Di sini, kami akan menjelaskan tindakan yang harus diambil oleh pengusaha.

Membangun Sistem untuk Menanggapi Laporan Internal dengan Tepat

Tidak ada ketentuan dalam Undang-Undang Perlindungan Pelapor Publik Jepang (Japanese Whistleblower Protection Act) tentang cara mendirikan pusat laporan internal, dan bentuk sebenarnya dari pusat laporan tersebut dibiarkan kepada penilaian pengusaha. Ada berbagai kasus, seperti kasus di mana pusat laporan ditempatkan di dalam organisasi seperti departemen sumber daya manusia, kasus di mana pusat laporan didelegasikan ke luar organisasi seperti firma hukum, dan kasus di mana pusat laporan ditempatkan di kedua tempat tersebut.

Terlepas dari bentuk yang diambil, penting untuk mematuhi poin-poin berikut:

• Pendirian pusat laporan internal publik: Menentukan departemen atau individu yang bertanggung jawab atas investigasi dan tindakan perbaikan
• Tindakan untuk memastikan independensi dari kepala organisasi dan eksekutif lainnya: Jika kasus tersebut melibatkan kepala organisasi atau eksekutif lainnya, memastikan independensi dari mereka
• Tindakan terkait pelaksanaan tugas respons pelaporan publik: Melakukan investigasi internal dan tindakan perbaikan
• Tindakan untuk menghilangkan konflik kepentingan dalam tugas respons pelaporan publik: Mencegah individu yang terlibat dalam kasus tersebut dari terlibat dalam tugas respons pelaporan publik

Pengusaha harus menunjuk individu yang bertanggung jawab atas tugas respons pelaporan publik, menerima laporan publik, melakukan investigasi internal, dan jika diperlukan, melakukan tindakan perbaikan.

Membangun Sistem untuk Melindungi Pelapor Publik

Meskipun telah mendirikan pusat laporan internal, jika perlindungan pelapor tidak dijamin, sistem perlindungan pelapor publik tidak akan berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, pengusaha harus mengambil tindakan berikut:

• Tindakan untuk mencegah perlakuan yang merugikan: Mencegah perlakuan yang merugikan dan memberikan bantuan jika perlakuan yang merugikan ditemukan / memberikan sanksi kepada mereka yang memberikan perlakuan yang merugikan, dll.
• Tindakan untuk mencegah pembagian informasi di luar lingkup: Mencegah pembagian informasi di luar lingkup dan memberikan bantuan jika hal tersebut ditemukan, dll.

Perlakuan yang merugikan terhadap pelapor publik mencakup tidak hanya pemecatan, tetapi juga pemotongan gaji, degradasi, dan pemaksaan pengunduran diri.

Untuk tindakan yang harus diambil oleh pengusaha, silakan lihat Pedoman yang diperlukan untuk menerapkan tindakan yang harus diambil oleh pengusaha berdasarkan ketentuan Pasal 11 Ayat 1 dan 2 Undang-Undang Perlindungan Pelapor Publik dengan tepat dan efektif[ja] (Pengumuman Kabinet 20 Agustus 2021 (Tahun 3 Reiwa) No. 118) untuk detailnya.

Ringkasan: Untuk Menghadapi Undang-Undang Perlindungan Pelapor Kepentingan Publik, Silakan Konsultasi dengan Pengacara

Undang-Undang Perlindungan Pelapor Kepentingan Publik Jepang telah diubah, dan kini perusahaan diwajibkan untuk mempersiapkan sistem yang diperlukan untuk merespons laporan internal dengan tepat. Selain itu, jumlah hal yang harus ditangani oleh perusahaan telah meningkat. Jika ada laporan, Anda perlu membangun sistem untuk merespons laporan tersebut dengan tepat sejak awal.

Melindungi pelapor dengan tepat dan merespons laporan dengan tulus adalah hal yang penting baik bagi perusahaan maupun masyarakat. Untuk masalah terkait sistem perlindungan pelapor kepentingan publik, silakan konsultasikan dengan pengacara.

Panduan Strategi dari Firma Kami

Firma hukum Monolith adalah firma hukum dengan pengalaman kaya di bidang IT, khususnya internet dan hukum. Undang-Undang Perlindungan Pelapor Kepentingan Publik (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Law) sedang mendapatkan perhatian, dan kebutuhan untuk pengecekan hukum semakin meningkat. Di firma kami, kami menyediakan solusi untuk semua aspek hukum perusahaan IT dan startup. Detailnya dijelaskan dalam artikel di bawah ini.

Bidang yang ditangani oleh Firma Hukum Monolith: Hukum Perusahaan IT dan Startup[ja]