Prinsip Jam Kerja dan Hari Libur dalam Hukum Ketenagakerjaan Jepang serta Aturan Lembur dan Kerja di Hari Libur

Manajemen sumber daya manusia merupakan fondasi penting dalam aktivitas perusahaan, dan regulasi jam kerja serta hari libur adalah salah satu elemen dasar dan vital. Hukum ketenagakerjaan di Jepang, khususnya Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, menetapkan prinsip-prinsip ketat terkait jam kerja dan hari libur untuk melindungi kesehatan dan kesejahteraan pekerja. Regulasi ini bukanlah sesuatu yang dapat diatur secara bebas melalui kebijakan internal perusahaan atau kontrak antar pihak, melainkan harus mengikuti batasan dan prosedur yang ditetapkan oleh hukum, yang wajib dipatuhi oleh semua perusahaan. Secara prinsip, hukum melarang pekerjaan yang melebihi jam kerja legal atau pada hari libur legal, dan pelanggaran terhadap hal ini dapat mengakibatkan sanksi hukum. Untuk secara legal memerintahkan lembur atau kerja pada hari libur sebagai pengecualian dari larangan ini, perusahaan harus menandatangani sebuah perjanjian kerja bersama yang dikenal sebagai ‘Perjanjian 36’ dan melaporkannya kepada otoritas pemerintah melalui prosedur yang ketat. Artikel ini akan pertama-tama menjelaskan definisi ‘jam kerja’ menurut hukum Jepang melalui kasus hukum, kemudian menjelaskan prinsip dasar jam kerja dan hari libur. Selanjutnya, akan diuraikan secara detail tentang kerangka kerja lembur dan kerja pada hari libur berdasarkan Perjanjian 36, serta kewajiban pembayaran upah tambahan yang menyertainya. Terakhir, artikel ini juga akan meninjau posisi ‘manajer pengawasan’ yang merupakan pengecualian penting dari prinsip-prinsip ini, beserta persyaratan ketatnya melalui kasus hukum. Memahami dan mematuhi regulasi ini dengan akurat adalah esensial untuk memastikan kepatuhan dan membangun hubungan industrial yang sehat.  

Definisi ‘Jam Kerja’ dalam Hukum Ketenagakerjaan Jepang

Memahami hukum ketenagakerjaan Jepang dimulai dengan mengerti bagaimana ‘jam kerja’ didefinisikan secara hukum. Hal ini sangat penting karena apakah suatu waktu dianggap sebagai jam kerja atau tidak akan menentukan kewajiban pembayaran gaji, terutama dalam perhitungan upah lembur. Menurut preseden dari Mahkamah Agung Jepang, ‘jam kerja’ tidak ditentukan oleh perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, melainkan dianggap sebagai waktu di mana “pekerja berada di bawah perintah dan pengawasan pemberi kerja” secara objektif. Kriteria ‘di bawah perintah dan pengawasan’ ini tidak hanya mencakup instruksi eksplisit, tetapi juga instruksi implisit atau situasi di mana pekerja dipaksa melakukan tindakan tertentu, sehingga risiko pengakuan jam kerja bisa lebih luas dari yang diperkirakan perusahaan.

Ada dua kasus penting yang secara spesifik menunjukkan kriteria ini. Kasus pertama adalah tentang aktivitas persiapan kerja pada insiden Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (keputusan Mahkamah Agung Jepang, 9 Maret 2000). Dalam kasus ini, dipertanyakan apakah waktu yang dihabiskan oleh karyawan galangan kapal untuk memakai pakaian kerja dan perlengkapan pelindung yang ditentukan di ruang ganti sebelum jam kerja dimulai, dan waktu perpindahan ke tempat kerja, termasuk dalam jam kerja. Mahkamah Agung memutuskan bahwa karena perusahaan mengharuskan pemakaian pakaian kerja tersebut atas alasan keselamatan dan kesehatan, dan menginstruksikan hal tersebut dilakukan di tempat yang ditentukan di dalam perusahaan, maka aktivitas tersebut dianggap berada di bawah perintah dan pengawasan pemberi kerja. Artinya, meskipun bukan bagian dari pekerjaan itu sendiri, waktu yang secara temporal dan spasial dibatasi oleh instruksi perusahaan untuk aktivitas persiapan yang esensial bagi pekerjaan, secara hukum dianggap sebagai jam kerja.

Kasus kedua adalah tentang waktu tunggu (idle time) pada insiden Daiboshi Building Management (keputusan Mahkamah Agung Jepang, 28 Februari 2002). Dalam kasus ini, dipertanyakan apakah waktu istirahat yang diberikan selama shift 24 jam kepada karyawan yang bertugas dalam pengelolaan fasilitas gedung termasuk dalam jam kerja. Karyawan tersebut diinstruksikan untuk menunggu di ruang istirahat dan harus segera merespons jika alarm berbunyi atau ada kontak darurat. Mahkamah Agung memutuskan bahwa dalam situasi seperti ini, meskipun kenyataannya tidak terjadi apa-apa dan karyawan dapat tidur, mereka tidak “dijamin kebebasan penuh dari pekerjaan” dan oleh karena itu dianggap berada di bawah perintah dan pengawasan pemberi kerja. Dengan kata lain, waktu di mana karyawan harus siap sedia untuk bekerja kapan saja, meskipun disebut sebagai ‘istirahat’ atau ‘tidur siang’, secara hukum dianggap sebagai jam kerja.

Seperti yang jelas dari kasus-kasus ini, pengakuan jam kerja tidak didasarkan pada nama formal atau isi kontrak, melainkan secara objektif ditentukan berdasarkan apakah pekerja secara nyata berada di bawah pengawasan pemberi kerja dan kebebasan mereka dibatasi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan dapat tanpa sengaja menciptakan ‘jam kerja tersembunyi’, yang menyebabkan risiko tuntutan gaji yang belum dibayar.

Prinsip Jam Kerja dan Hari Libur Menurut Hukum Jepang

Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang menetapkan dua prinsip utama sebagai standar minimum terkait jam kerja dan hari libur, yang berlaku untuk semua tempat usaha tanpa memandang skala perusahaan atau jenis industri.

Pertama adalah batasan jam kerja maksimal. Pasal 32 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang menyatakan bahwa pemberi kerja tidak boleh meminta pekerja untuk bekerja lebih dari 40 jam dalam satu minggu, tidak termasuk waktu istirahat, dan tidak lebih dari 8 jam dalam sehari. Ini dikenal sebagai “jam kerja legal” dan bekerja melebihi batas ini pada prinsipnya adalah ilegal. Batasan ganda “8 jam sehari, 40 jam seminggu” ini adalah ketentuan yang ketat, di mana tidak diperbolehkan melebihi salah satunya.

Kedua adalah kewajiban pemberian hari libur. Pasal 35 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang menetapkan bahwa pemberi kerja harus memberikan setidaknya satu hari libur setiap minggu kepada pekerja. Ini adalah prinsip “sistem libur mingguan”. Sebagai pengecualian, ayat kedua dari pasal yang sama mengizinkan “minimal empat hari libur dalam empat minggu”, namun ini hanya untuk menyesuaikan dengan pola kerja yang tidak teratur, dan prinsipnya adalah satu hari libur per minggu. “Hari libur” di sini didefinisikan sebagai hari di mana kewajiban kerja sepenuhnya dihapuskan berdasarkan kontrak kerja, dihitung dari pukul 00:00 hingga 24:00.

Prinsip jam kerja legal dan hari libur legal ini memiliki konsekuensi penting dalam praktik. Misalnya, perusahaan yang menetapkan jam kerja reguler sehari 8 jam akan mencapai batas 40 jam kerja dalam seminggu (8 jam x 5 hari) jika bekerja selama 5 hari, mencapai batas maksimal jam kerja legal. Jika bekerja pada hari keenam, ini akan melanggar batasan 40 jam per minggu. Oleh karena itu, perusahaan yang menerapkan sistem kerja 8 jam sehari harus secara faktual menetapkan dua hari libur per minggu untuk mematuhi kedua prinsip tersebut: prinsip libur mingguan (satu hari libur per minggu) dan prinsip 40 jam per minggu.

Kedua hari libur ini memiliki sifat hukum yang berbeda. Satu hari adalah “hari libur legal” yang diwajibkan oleh Pasal 35 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, sedangkan hari lainnya adalah “hari libur reguler” (hari libur di luar ketentuan hukum) yang ditetapkan secara sukarela oleh perusahaan. Perbedaan ini sangat penting dalam perhitungan upah lembur. Jika bekerja pada hari libur legal, pekerjaan tersebut dianggap sebagai “kerja pada hari libur” dan memerlukan upah tambahan sebesar minimal 35%. Di sisi lain, jika bekerja pada hari libur reguler, bagian dari jam kerja yang melebihi 40 jam kerja legal dalam seminggu dianggap sebagai “kerja lembur” dan memerlukan upah tambahan sebesar minimal 25%. Oleh karena itu, sangat penting untuk menetapkan secara jelas dalam peraturan perusahaan hari apa yang dianggap sebagai hari libur legal, dari sudut pandang manajemen tenaga kerja dan manajemen biaya.

Kerja Lembur Melebihi Batas: Perjanjian 36 (Saburoku Kyoutei) untuk Kerja Lembur dan Hari Libur di Jepang

Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang menetapkan jam kerja resmi (8 jam per hari dan 40 jam per minggu) serta prinsip hari libur resmi bukanlah sesuatu yang absolut. Melalui prosedur hukum tertentu, diizinkan secara eksepsional untuk bekerja melebihi batas-batas ini. Dasar hukum utama untuk kerja lembur dan hari libur adalah perjanjian antara pekerja dan pengusaha berdasarkan Pasal 36 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja (dikenal sebagai “Perjanjian 36” atau “Saburoku Kyoutei”). Namun, dalam kasus keadaan darurat seperti bencana (Pasal 33 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja), diizinkan secara eksepsional dengan persetujuan atau pemberitahuan setelah kejadian.

Melakukan kerja lembur melebihi jam kerja resmi atau bekerja pada hari libur resmi tanpa menandatangani Perjanjian 36 adalah ilegal, bahkan jika pekerja setuju, dan dapat menjadi subjek sanksi hukum. Untuk membuat Perjanjian 36 berlaku secara efektif, pertama-tama perlu menandatangani perjanjian tertulis dengan serikat pekerja yang mewakili mayoritas pekerja di tempat kerja, atau jika tidak ada serikat pekerja, dengan perwakilan yang mewakili mayoritas pekerja. Langkah paling penting adalah melaporkan perjanjian yang telah disepakati kepada kepala kantor pengawasan standar tenaga kerja yang berwenang. Laporan ini adalah syarat agar Perjanjian 36 memiliki kekuatan hukum, dan hanya setelah perjanjian disepakati dan dilaporkan kepada kepala kantor pengawasan standar tenaga kerja yang berwenang, kerja lembur dan kerja pada hari libur menjadi mungkin.

Meskipun Perjanjian 36 telah disepakati, tidak berarti kerja lembur dapat dilakukan tanpa batas. Undang-undang menetapkan batasan ketat untuk kerja lembur. Secara prinsip, batas maksimum kerja lembur adalah 45 jam per bulan dan 360 jam per tahun.  

Namun, dalam kasus peningkatan volume pekerjaan yang tidak terduga atau situasi khusus sementara lainnya, dimungkinkan untuk menandatangani “Perjanjian 36 dengan Klausul Khusus” yang memungkinkan melebihi batas ini. “Situasi khusus sementara” ini tidak dapat didasarkan pada alasan abstrak seperti “kebutuhan operasional bisnis”, tetapi harus bersifat konkret dan sementara, seperti perubahan spesifikasi mendadak atau penanganan keluhan besar-besaran.  

Bahkan ketika menggunakan klausul khusus, undang-undang menetapkan batas maksimum yang tidak boleh dilanggar (dengan sanksi hukum):

1. Kerja lembur tidak boleh melebihi 720 jam per tahun.  
2. Total kerja lembur dan kerja pada hari libur tidak boleh melebihi 100 jam per bulan.  
3. Untuk total kerja lembur dan kerja pada hari libur, rata-rata untuk periode 2 bulan, 3 bulan, 4 bulan, 5 bulan, dan 6 bulan tidak boleh melebihi 80 jam per bulan.  
4. Kerja lembur yang melebihi 45 jam per bulan hanya diizinkan hingga 6 bulan dalam setahun.  

Khususnya, regulasi ketiga tentang “rata-rata kurang dari 80 jam dalam beberapa bulan” berfungsi sebagai mekanisme kuat untuk menekan kerja lembur berkelanjutan di perusahaan. Misalnya, jika total kerja lembur dan kerja pada hari libur dalam satu bulan mencapai 99 jam (hampir mencapai batas maksimum 100 jam per bulan), maka total jam pada bulan berikutnya tidak boleh melebihi 61 jam ((99 jam + 61 jam) ÷ 2 bulan = 80 jam). Dengan demikian, jika ada bulan di mana jam kerja meningkat secara sementara, maka pada bulan-bulan berikutnya perusahaan harus mengurangi jam kerja secara signifikan, dan perusahaan tidak hanya harus merekam jam kerja tetapi juga harus mengelola jam kerja di masa depan secara terencana.

Biaya Moneter: Upah Lembur

Di bawah hukum Jepang, perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar upah tambahan (premium pay) di atas upah normal kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja resmi, pada hari libur resmi, atau selama jam kerja malam. Kewajiban ini diatur dalam Pasal 37 dari Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, yang memiliki dampak langsung pada keuangan perusahaan.

Tingkat upah tambahan yang harus dibayar berbeda tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan.

• Kerja lembur: Untuk pekerjaan yang melebihi jam kerja resmi (8 jam per hari atau 40 jam per minggu), perusahaan harus membayar upah tambahan yang dihitung dengan tingkat minimal 25% di atas upah normal.
• Kerja lembur lebih dari 60 jam per bulan: Bagian dari kerja lembur yang melebihi 60 jam dalam sebulan akan dikenakan tingkat upah tambahan yang dinaikkan menjadi minimal 50%. Regulasi ini berlaku untuk semua perusahaan, termasuk perusahaan kecil dan menengah, mulai dari 1 April 2023.
• Kerja pada hari libur: Jika karyawan bekerja pada hari libur resmi yang ditetapkan dalam Pasal 35 dari Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, perusahaan harus membayar upah tambahan minimal 35%. Ini berbeda dari kerja pada hari libur yang tidak resmi.
• Kerja malam: Jika karyawan bekerja antara pukul 10 malam hingga 5 pagi, perusahaan harus membayar upah tambahan minimal 25% (tunjangan malam).

Tingkat upah tambahan ini dapat diterapkan secara bersamaan. Misalnya, jika karyawan bekerja lembur selama jam malam, tingkat upah tambahan untuk kerja lembur 25% dan kerja malam 25% akan digabungkan, sehingga total upah tambahan yang diperlukan adalah minimal 50%. Demikian pula, jika karyawan bekerja pada hari libur dan juga selama jam malam, tingkat upah tambahan yang diperlukan adalah minimal 60% (35% + 25%).

Dasar perhitungan upah tambahan ini adalah upah normal per jam atau per hari dari karyawan tersebut. Namun, menurut Pasal 21 dari Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, beberapa jenis upah tertentu diizinkan untuk dikecualikan dari perhitungan upah dasar ini. Upah yang dapat dikecualikan terbatas pada pembayaran yang didasarkan pada situasi pribadi karyawan, yang secara spesifik meliputi:

• Tunjangan keluarga
• Tunjangan transportasi
• Tunjangan pisah
• Tunjangan pendidikan anak
• Tunjangan perumahan
• Upah yang dibayar secara tidak teratur
• Upah yang dibayar untuk periode yang melebihi satu bulan (seperti bonus)

Namun, apakah tunjangan-tunjangan ini dapat dikecualikan atau tidak ditentukan berdasarkan substansinya, bukan namanya. Misalnya, meskipun disebut “tunjangan perumahan,” jika jumlah yang dibayarkan seragam untuk semua karyawan, maka dianggap tidak terkait dengan situasi pribadi dan tidak dapat dikecualikan dari upah dasar.

Berikut adalah ringkasan tingkat upah tambahan:

Upah tambahan ini, khususnya tingkat upah tambahan 50% untuk kerja lembur yang melebihi 60 jam per bulan, mencerminkan niat kebijakan yang kuat untuk secara ekonomi menekan kerja lembur yang berlebihan di perusahaan dan melindungi kesehatan pekerja.

Pengecualian Penting: “Manajer Pengawasan”

Dalam regulasi ketat terkait jam kerja, istirahat, dan hari libur yang telah kami bahas, terdapat pengecualian penting yang diatur dalam Pasal 41 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang. Pasal ini menyatakan bahwa untuk “orang yang berada dalam posisi pengawasan atau manajemen, terlepas dari jenis bisnis” (selanjutnya disebut “manajer pengawasan”), ketentuan mengenai jam kerja, istirahat, dan hari libur tidak berlaku. Akibatnya, perusahaan tidak diwajibkan untuk membayar upah lembur atau upah kerja di hari libur kepada karyawan yang termasuk dalam kategori manajer pengawasan.

Namun, penentuan apakah seseorang termasuk dalam kategori “manajer pengawasan” tidak semata-mata didasarkan pada nama jabatan yang diberikan oleh perusahaan (seperti “kepala departemen” atau “kepala seksi”), melainkan harus didasarkan pada realitas pekerjaan, tanggung jawab dan wewenang, serta cara kerja karyawan tersebut. Pengadilan Jepang cenderung tidak mengizinkan penerapan pengecualian ini secara sembarangan dan menafsirkannya secara sangat terbatas. Melalui interpretasi administratif dan banyaknya kasus hukum, telah ditetapkan bahwa untuk diakui sebagai manajer pengawasan, seseorang harus memenuhi ketiga kriteria berikut:

1. Isi pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenang yang penting dan berintegrasi dengan posisi manajemen: Karyawan harus memiliki wewenang penting dalam manajemen tenaga kerja perusahaan, seperti perekrutan, pemecatan, penilaian kinerja, dan penentuan kondisi kerja, serta terlibat secara mendalam dalam pengambilan keputusan manajemen. Tidak cukup hanya memiliki bawahan; karyawan harus memiliki wewenang yang cukup untuk dianggap setara dengan manajemen, seperti kemampuan untuk menentukan kebijakan departemen berdasarkan kebijaksanaan sendiri.
2. Cara kerja yang tidak dikelola secara ketat terkait jam kerja: Karyawan harus memiliki diskresi yang signifikan dalam menentukan waktu masuk dan keluar serta metode pelaksanaan pekerjaannya. Jika waktu masuk dan keluar dikelola secara ketat oleh perusahaan, atau jika gaji dikurangi karena terlambat atau pulang lebih awal, maka karyawan tersebut tidak dianggap sebagai manajer pengawasan. Sangat penting untuk berada dalam posisi yang memungkinkan penyesuaian fleksibel jam kerja berdasarkan keputusan sendiri karena kebutuhan manajemen.
3. Penghasilan dan perlakuan yang sesuai dengan posisi tersebut: Gaji, termasuk gaji pokok dan tunjangan jabatan, harus lebih menguntungkan dibandingkan dengan karyawan biasa dan sesuai dengan tanggung jawab penting yang diemban. Perlakuan yang diberikan harus cukup tinggi untuk sepenuhnya mengkompensasi tidak adanya pembayaran untuk lembur. Jika, setelah mempertimbangkan jam kerja yang sebenarnya, upah per jam lebih rendah daripada karyawan biasa atau pekerja paruh waktu, ini menjadi faktor penting yang menyangkal status sebagai manajer pengawasan.

Sebagai contoh kasus hukum yang menggambarkan standar penilaian ketat ini, ada kasus McDonald’s Jepang (putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 28 Januari 2008). Dalam kasus ini, pengadilan memutuskan bahwa seorang manajer toko hamburger, meskipun memiliki beberapa wewenang dalam pengelolaan toko, tidak terlibat dalam pengambilan keputusan kebijakan manajemen perusahaan secara keseluruhan, memiliki diskresi yang terbatas dalam jam kerja, dan harus masuk kerja saat kekurangan personel, serta gaji yang tidak cukup sebagai manajer pengawasan, sehingga tidak memenuhi kriteria sebagai manajer pengawasan.

Dengan demikian, pengecualian untuk manajer pengawasan merupakan salah satu area yang paling sering menimbulkan sengketa dalam hukum tenaga kerja Jepang. Memberikan gelar manajerial semata-mata untuk menghindari pembayaran lembur, yang dikenal sebagai “manajer hanya dalam nama”, secara hukum tidak diakui dan dapat mengakibatkan risiko besar berupa perintah pembayaran gaji yang belum dibayar dalam jumlah besar.

Meskipun demikian, bahkan jika seseorang diakui sebagai manajer pengawasan yang sah, kewajiban untuk membayar upah tambahan untuk kerja lembur di malam hari (dari pukul 22.00 hingga 05.00) tidak dikecualikan. Selain itu, hak untuk mengambil cuti tahunan berbayar juga dijamin sama seperti pekerja pada umumnya.

Kesimpulan

Seperti yang telah diuraikan dalam artikel ini, regulasi mengenai jam kerja dan hari libur di bawah hukum ketenagakerjaan Jepang merupakan inti dari manajemen tenaga kerja perusahaan dan sangatlah ketat. ‘Jam kerja’ hukum ditentukan bukan berdasarkan kontrak tetapi berdasarkan realitas objektif, dan secara prinsip diberlakukan batas maksimum ‘8 jam per hari dan 40 jam per minggu’. Lembur dan kerja di hari libur yang melebihi batas ini hanya mungkin dilakukan dengan adanya perjanjian 36 (Sanroku Kyoutei) yang telah disepakati dan dilaporkan dengan benar, dan bahkan dalam kasus tersebut, tidak dapat melebihi batas waktu maksimum yang ditetapkan oleh hukum. Selain itu, pembayaran upah untuk jam kerja tersebut diwajibkan dengan tarif tambahan yang ditetapkan oleh hukum. Meskipun ada pengecualian untuk ‘manajer pengawasan’, ruang lingkup penerapannya sangat sempit menurut yurisprudensi, dan penerapan yang sembrono dapat menimbulkan risiko hukum yang besar. Memahami dan mematuhi regulasi ini dengan akurat adalah kewajiban dasar bagi mereka yang menjalankan bisnis di Jepang dan merupakan aspek penting dari manajemen kepatuhan.

Firma Hukum Monolith memiliki pengalaman luas dalam memberikan nasihat hukum dan menangani sengketa terkait jam kerja dan hari libur yang dibahas dalam artikel ini kepada banyak klien di Jepang. Firma kami tidak hanya memiliki pengacara dengan kualifikasi hukum Jepang, tetapi juga memiliki beberapa spesialis yang berbicara bahasa Inggris dengan kualifikasi hukum dari negara lain, yang memungkinkan kami untuk menangani tantangan unik yang dihadapi oleh perusahaan dengan operasi internasional. Kami menyediakan dukungan yang tepat dan praktis untuk semua konsultasi terkait regulasi ketenagakerjaan Jepang yang kompleks, termasuk pembangunan sistem manajemen jam kerja, pengoperasian perjanjian 36 yang tepat, dan penilaian kelayakan manajer pengawasan.