Kerangka Hukum untuk Pekerja Kontrak Berjangka di Jepang: Panduan untuk Pengusaha

Kontrak kerja berjangka merupakan pilihan strategi personalia yang penting bagi banyak perusahaan di Jepang, baik untuk menanggapi proyek tertentu, kebutuhan musiman, maupun untuk menetapkan periode percobaan. Bentuk kontrak ini menawarkan keuntungan besar dalam mengamankan tenaga kerja yang fleksibel sesuai kebutuhan. Namun, sistem hukum ketenagakerjaan Jepang menetapkan regulasi ketat untuk menjamin stabilitas pekerjaan bagi pekerja kontrak berjangka. Khususnya, hukum kontrak kerja Jepang sebagai inti dari sistem hukum ini, menetapkan aturan penting yang harus dipatuhi perusahaan terkait durasi kontrak, konversi ke kontrak kerja tanpa batas waktu, dan prosedur pada saat kontrak berakhir. Mengoperasikan kontrak kerja berjangka tanpa memahami regulasi ini dapat menimbulkan sengketa hukum yang tidak terduga dan risiko finansial. Salah satu ciri khas sistem hukum di Jepang adalah kecenderungan untuk melihat kontrak kerja berjangka tidak sebagai rangkaian kontrak independen yang terpisah, melainkan sebagai hubungan kerja yang berkelanjutan yang dapat berubah sifat hukumnya melalui perpanjangan kontrak. Setiap kali kontrak diperbarui, harapan pekerja untuk melanjutkan pekerjaan mendapatkan perlindungan hukum yang lebih besar, dan seiring dengan itu, ruang diskresi pemberi kerja dalam mengakhiri kontrak menjadi lebih terbatas. Oleh karena itu, penandatanganan kontrak pertama bukanlah penyelesaian kesepakatan yang statis, melainkan awal dari hubungan yang berpotensi berkembang secara hukum, yang merupakan langkah pertama dalam manajemen risiko. Artikel ini bertujuan untuk membantu para pemimpin perusahaan dan praktisi hukum di Jepang memahami kerangka kerja hukum utama yang berkaitan dengan pekerja kontrak berjangka di bawah hukum ketenagakerjaan Jepang dan menanggapi secara tepat.  

Durasi Kontrak Kerja Berjangka di Jepang

Ketika menandatangani kontrak kerja berjangka, hal pertama yang harus dipahami adalah batas maksimum durasi kontrak per periode. Pasal 14 Ayat (1) dari Japanese Labor Standards Act menetapkan bahwa, sebagai prinsip, durasi maksimum satu periode kontrak kerja adalah tiga tahun, untuk mencegah pekerja terikat dalam kontrak jangka panjang yang tidak adil. Ketentuan ini hanya merupakan batas atas untuk satu kontrak dan tidak membatasi jumlah perpanjangan kontrak yang dapat dilakukan.

Namun, terdapat beberapa pengecualian penting terhadap prinsip ini. Pertama, kontrak dengan pekerja yang memiliki ‘pengetahuan, keterampilan, atau pengalaman profesional tingkat tinggi’ dapat diperpanjang hingga lima tahun. Apakah seseorang memenuhi kriteria ‘pengetahuan profesional tingkat tinggi’ ini tidak ditentukan oleh penilaian subjektif pemberi kerja, melainkan berdasarkan standar objektif yang ditetapkan oleh peraturan. Misalnya, individu dengan gelar doktor, dokter, pengacara, arsitek bersertifikat tingkat satu, atau sistem insinyur dan desainer dengan pengalaman kerja tertentu dan pendapatan tahunan (seperti 10,75 juta yen atau lebih) termasuk dalam kategori ini. Pengecualian kedua adalah kontrak dengan pekerja yang berusia 60 tahun atau lebih pada saat penandatanganan kontrak, yang juga memiliki batas atas lima tahun. Selain itu, kontrak yang menetapkan durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tertentu, seperti pembangunan bendungan, diizinkan untuk berlangsung hingga proyek tersebut selesai.

Di sisi lain, tidak ada ketentuan hukum mengenai batas minimum durasi kontrak. Namun, Pasal 17 Ayat (2) dari Japanese Labor Contract Act mewajibkan pemberi kerja untuk mempertimbangkan agar tidak berulang kali memperbarui kontrak untuk periode yang lebih pendek dari yang diperlukan, mengingat tujuan kontrak (kewajiban pertimbangan). Kewajiban pertimbangan ini bukan sekadar target usaha. Misalnya, praktik memperbarui kontrak yang sangat singkat seperti satu bulan berulang kali untuk pekerjaan yang pada dasarnya bersifat permanen dapat menjadi faktor yang mempengaruhi ‘ekspektasi wajar pekerja terhadap perpanjangan kontrak’ saat keabsahan penghentian pekerjaan diperdebatkan. Dengan kata lain, strategi kontrak yang mengejar fleksibilitas jangka pendek dapat meningkatkan risiko hukum saat kontrak berakhir, yang harus disadari sebagai pertimbangan manajemen.

Konversi ke Kontrak Kerja Tanpa Batas Waktu (Aturan “5 Tahun”) di Jepang

Salah satu regulasi terpenting dalam pengoperasian kontrak kerja berdurasi terbatas di Jepang adalah sistem konversi ke kontrak kerja tanpa batas waktu, yang dikenal sebagai “Aturan 5 Tahun”. Pasal 18 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang menetapkan bahwa jika kontrak kerja berdurasi terbatas dengan pemberi kerja yang sama diperbarui berulang kali dan total durasi kontrak tersebut melebihi lima tahun, pekerja memiliki hak untuk mengajukan konversi ke kontrak kerja tanpa batas waktu (hak pengajuan konversi tanpa batas).

Syarat agar hak ini timbul adalah pertama, total durasi kontrak kerja berdurasi terbatas harus melebihi lima tahun, kedua, harus ada setidaknya satu perpanjangan kontrak selama periode tersebut, dan ketiga, perhitungan total durasi ini dimulai dari kontrak yang diawali setelah tanggal 1 April 2013. Jika pekerja menggunakan hak ini dan mengajukan konversi tanpa batas selama periode kontrak yang melebihi lima tahun, pemberi kerja dianggap telah menerima pengajuan tersebut dan tidak dapat menolaknya. Kontrak kerja tanpa batas waktu yang dikonversi akan dimulai sehari setelah kontrak kerja berdurasi terbatas terakhir berakhir.

Kondisi kerja setelah konversi, secara prinsip, akan mengikuti isi kontrak kerja berdurasi terbatas sebelumnya (seperti posisi, lokasi kerja, gaji, dll.) kecuali ketentuan mengenai durasi kontrak. Namun, perubahan kondisi dapat dilakukan melalui ketentuan terpisah dalam peraturan kerja atau dokumen serupa. Penting untuk dicatat bahwa konversi ke “kontrak kerja tanpa batas waktu” tidak selalu berarti pekerja menjadi karyawan tetap. Perusahaan dapat menetapkan klasifikasi pekerjaan baru untuk mereka yang dikonversi tanpa batas. Namun, jika ada perbedaan perlakuan antara karyawan tetap dan mereka yang dikonversi tanpa batas, perusahaan harus memiliki alasan yang rasional berdasarkan faktor-faktor seperti isi pekerjaan, lingkup tanggung jawab, dan keberadaan atau tidaknya perpindahan posisi, agar tidak dianggap sebagai perbedaan kondisi kerja yang tidak rasional, yang dilarang oleh Pasal 8 Undang-Undang Peningkatan Manajemen Pekerjaan untuk Pekerja Paruh Waktu dan Berdurasi Terbatas (Undang-Undang Paruh Waktu & Berdurasi Terbatas).

Untuk perhitungan total durasi kontrak, ada aturan periode istirahat yang disebut “cooling-off”. Menurut Pasal 18 Ayat (2) Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang, jika durasi kontrak kerja berdurasi terbatas sebelumnya kurang dari satu tahun, maka setengah dari durasi kontrak tersebut dijadikan dasar, dan jika ada periode kosong yang melebihi durasi yang ditentukan oleh Peraturan Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan, atau jika durasi kontrak sebelumnya satu tahun atau lebih dan ada periode kosong enam bulan atau lebih sebelum kontrak berikutnya dimulai, maka durasi kontrak sebelumnya tidak dihitung dalam total durasi dan hitungan direset.

Ada juga pengecualian untuk Aturan 5 Tahun ini. Untuk pekerja yang terlibat dalam proyek tertentu di bawah majikan yang telah mendapatkan sertifikasi rencana manajemen pekerjaan yang tepat, atau pekerja lanjut usia yang dipekerjakan secara berkelanjutan setelah usia pensiun, sistem telah ditetapkan sehingga hak pengajuan konversi tanpa batas tidak timbul untuk periode tertentu.

Dari sudut pandang manajemen, hanya menghindari timbulnya hak pengajuan konversi tanpa batas dengan tidak memperbarui kontrak tepat sebelum lima tahun berlalu (pemutusan hubungan kerja) dapat menimbulkan risiko berkembangnya sengketa hukum. Agar pemutusan hubungan kerja tersebut dianggap sah, alasan “menghindari konversi” saja tidak cukup, dan harus ada alasan yang objektif dan rasional, seperti kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, Aturan 5 Tahun pada dasarnya mendorong perusahaan untuk mempertimbangkan peran jangka panjang pekerja kontrak berdurasi terbatas dari awal dan melakukan manajemen personalia yang terencana.

Pengakhiran Kontrak Kerja Berdurasi Terbatas di Jepang: Pemutusan Hubungan Kerja Selama Periode Kontrak dan Non-Pembaruan pada Akhir Kontrak

Ada dua cara utama untuk mengakhiri kontrak kerja berdurasi terbatas di Jepang: ‘pemutusan hubungan kerja’ yang terjadi selama periode kontrak dan ‘non-pembaruan’ saat kontrak berakhir. Kedua konsep ini secara hukum sangat berbeda, dan persyaratan untuk mengakui keabsahan mereka pun sangat berbeda.

Pemutusan Hubungan Kerja Selama Periode Kontrak di Jepang

Pasal 17 Ayat (1) dari Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang menetapkan bahwa pemberi kerja tidak dapat memutus hubungan kerja dengan pekerja selama periode kontrak kerja berjangka kecuali ada alasan yang tidak dapat dihindari, yang berarti “tidak dapat memutus hubungan kerja dengan pekerja hingga kontrak berakhir kecuali ada alasan yang tidak dapat dihindari” . Kriteria “alasan yang tidak dapat dihindari” ini diinterpretasikan jauh lebih ketat dibandingkan dengan standar “tidak memiliki alasan yang objektif dan rasional serta tidak dianggap wajar menurut norma sosial” yang berlaku untuk pemutusan hubungan kerja pekerja dengan kontrak kerja tidak berjangka . Pengadilan memberikan bobot yang signifikan pada kenyataan bahwa kontrak berjangka merupakan janji pekerjaan selama periode tertentu, dan untuk membatalkan janji tersebut secara sepihak, diperlukan situasi serius yang membuat kelanjutan kontrak menjadi sulit diharapkan .  

Secara spesifik, alasan yang tidak dapat dihindari dapat mencakup keadaan force majeure seperti kebangkrutan perusahaan atau kehancuran tempat usaha akibat bencana alam, atau masalah serius dari pihak pekerja seperti melakukan tindak pidana berat atau menjadi tidak mampu bekerja sama sekali dalam jangka waktu yang panjang . Di sisi lain, pemutusan hubungan kerja selama periode kontrak hampir tidak pernah diperbolehkan untuk alasan seperti penurunan kinerja perusahaan, kurangnya kemampuan pekerja, atau pelanggaran ringan terhadap disiplin kerja .  

Kasus di mana pemutusan hubungan kerja selama periode kontrak dianggap sah di pengadilan sangat terbatas dan menunjukkan sifat khususnya. Misalnya, ada kasus di mana seorang pekerja yang secara signifikan memalsukan usianya saat perekrutan untuk pekerjaan yang membutuhkan kekuatan fisik (Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 28 Maret 2008), kasus penolakan perintah mutasi tanpa alasan yang sah dan terus menerus tidak hadir tanpa izin (Kasus Keamanan Kyoei, Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 28 Mei 2019), dan kasus di mana pekerja menyembunyikan ketidakhadirannya dan bekerja sampingan di perusahaan pesaing (Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 26 Februari 2018), yang semuanya terbatas pada kasus-kasus di mana pelanggaran serius terhadap prinsip kepercayaan diakui . Oleh karena itu, dari sudut pandang manajemen, kontrak kerja berjangka harus dianggap sebagai janji yang pasti yang, sekali disepakati, tidak dapat dibatalkan kecuali dalam keadaan yang sangat luar biasa, dan oleh karena itu, seleksi yang hati-hati pada tahap perekrutan dan penentuan periode kontrak awal yang tepat menjadi langkah pengelolaan risiko yang paling penting.  

Penghentian Pekerjaan di Bawah Hukum Ketenagakerjaan Jepang

“Penghentian pekerjaan” merujuk pada pengakhiran kontrak kerja berdurasi tertentu tanpa perpanjangan setelah masa kontrak berakhir. Meskipun pada prinsipnya pengakhiran kontrak karena berakhirnya masa kontrak dapat dilakukan secara bebas, Pasal 19 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang telah mengkodifikasi “prinsip penghentian pekerjaan” yang telah ditetapkan melalui yurisprudensi, membatasi kebebasan pengusaha untuk menghentikan pekerjaan dalam beberapa kasus tertentu.

Prinsip penghentian pekerjaan ini berlaku terutama dalam dua situasi berikut:

1. Ketika kontrak kerja berdurasi tertentu telah diperbarui berulang kali di masa lalu, dan penghentian pekerjaan tersebut, dalam praktiknya, dapat dianggap sama dengan pemecatan pekerja dengan kontrak kerja tidak terbatas waktu (tipe kontrak substansial tidak terbatas waktu).
2. Ketika pekerja memiliki alasan yang masuk akal untuk mengharapkan bahwa kontrak kerja berdurasi tertentu mereka akan diperbarui pada saat berakhirnya masa kontrak (tipe perlindungan harapan).

Jika salah satu dari situasi ini terjadi, penghentian pekerjaan oleh pengusaha akan menjadi tidak sah jika “tidak memiliki alasan yang objektif dan rasional serta tidak dianggap wajar menurut norma sosial.” Apakah pekerja memiliki “harapan rasional untuk perpanjangan” atau tidak, akan dinilai berdasarkan berbagai faktor, termasuk keberlanjutan pekerjaan, jumlah perpanjangan kontrak, total durasi pekerjaan, apakah prosedur perpanjangan hanya bersifat formal, dan adanya indikasi atau perilaku yang menunjukkan kelanjutan pekerjaan dari pihak manajemen.

Beberapa kasus penting dapat membantu memahami prinsip ini. Kasus Pabrik Yanagicho Toshiba (putusan Mahkamah Agung Jepang tanggal 22 Juli 1974) menetapkan dasar prinsip penghentian pekerjaan dengan memutuskan bahwa penghentian pekerjaan terhadap pekerja sementara yang telah melakukan pekerjaan tetap dan kontraknya diperbarui secara formal berulang kali adalah tidak sah karena pada dasarnya sama dengan pemecatan pekerja kontrak tidak terbatas waktu. Selanjutnya, dalam kasus Hitachi Medico (putusan Mahkamah Agung Jepang tanggal 4 Desember 1986), meskipun diakui bahwa pekerja memiliki harapan rasional untuk perpanjangan kontrak, penghentian pekerjaan dianggap sah karena adanya kebutuhan manajemen yang mendesak, seperti penutupan pabrik, yang membuat pengurangan personel tidak terelakkan. Ini menunjukkan bahwa meskipun ada harapan yang rasional, penghentian pekerjaan dapat diterima jika ada alasan objektif dan rasional yang lebih kuat.

Sebagai contoh kasus terkini yang patut diperhatikan adalah kasus Hakuhodo (putusan Pengadilan Distrik Fukuoka tanggal 17 Maret 2020). Dalam kasus ini, meskipun kontrak menyatakan bahwa “batas maksimum perpanjangan adalah 5 tahun,” pengadilan menekankan pada realitas perpanjangan kontrak yang telah berlangsung selama sekitar 30 tahun dan memutuskan bahwa penghentian pekerjaan tidak sah karena pekerja memiliki alasan yang masuk akal untuk mengharapkan perpanjangan. Kasus ini menunjukkan bahwa tidak cukup hanya mengandalkan kata-kata dalam kontrak; praktik aktual dan perilaku manajemen dapat secara tidak sengaja menciptakan hak yang dilindungi hukum bagi pekerja untuk mengharapkan perpanjangan kontrak. Oleh karena itu, untuk mengelola risiko hukum yang berkaitan dengan penghentian pekerjaan, tidak hanya penting untuk menyusun kontrak dengan baik, tetapi juga penting untuk memperketat proses wawancara dan evaluasi saat perpanjangan kontrak serta memberikan pelatihan yang tepat kepada manajemen tentang komunikasi yang sesuai.

Perbandingan Hukum Antara Pemutusan Kontrak Kerja dan Non-Pembaruan Kontrak di Jepang

Memahami perbedaan hukum antara “pemutusan kontrak kerja selama periode kontrak” dan “non-pembaruan kontrak” pada akhir kontrak kerja berdurasi tertentu merupakan dasar dari manajemen tenaga kerja yang tepat. Tabel berikut ini merangkum poin-poin utama dari kedua metode tersebut.

Seperti yang jelas dari perbandingan ini, pemutusan kontrak kerja selama periode kontrak merupakan tindakan yang sangat luar biasa, sementara non-pembaruan kontrak akan dinilai dengan ketat berdasarkan realitas dari pembaruan kontrak yang telah terjadi. Mengenali perbedaan ini dan memahami persyaratan hukum yang diperlukan dalam setiap situasi adalah kunci untuk mencegah konflik sebelum terjadi.

Kesimpulan

Saat mempekerjakan pekerja dengan kontrak berdurasi terbatas di bawah sistem hukum ketenagakerjaan Jepang, sangat penting untuk memahami secara mendalam regulasi ketat yang menjadi dasar dari fleksibilitas tersebut. Seperti yang telah diuraikan dalam artikel ini, ada beberapa elemen inti yang harus dipatuhi oleh perusahaan, seperti batasan maksimum durasi kontrak, aturan konversi ke kontrak kerja tanpa batas waktu setelah melebihi total lima tahun, serta perbedaan disiplin hukum yang sangat signifikan antara ‘pemutusan hubungan kerja selama periode kontrak’ dan ‘penghentian pekerjaan’ saat kontrak berakhir. Terutama, hambatan yang sangat tinggi untuk pemutusan hubungan kerja selama periode kontrak yang hampir mustahil dilakukan, dan pengulangan perpanjangan kontrak yang mudah yang tanpa sengaja dapat menciptakan situasi hukum yang membuat ‘penghentian pekerjaan’ menjadi sulit, merupakan faktor risiko penting dalam manajemen. Penggunaan efektif pekerja kontrak berdurasi terbatas tidak hanya tercapai dengan menandatangani kontrak kerja yang dibuat dengan tepat. Ini memerlukan aktivitas manajemen berkelanjutan yang melibatkan perencanaan penempatan personel jangka panjang, pembangunan proses internal yang jelas dan konsisten terkait dengan perpanjangan dan pengakhiran, serta pendidikan yang tepat untuk manajemen.

Monolith Law Office telah memberikan nasihat yang luas kepada klien domestik dan internasional mengenai masalah-masalah terkait kontrak kerja berdurasi terbatas yang dibahas dalam artikel ini, serta aspek-aspek hukum ketenagakerjaan Jepang secara umum. Keunggulan kami terletak pada pengetahuan mendalam tentang sistem hukum Jepang, ditambah dengan keberadaan pengacara yang fasih berbahasa Inggris, termasuk mereka yang memiliki kualifikasi sebagai pengacara di luar negeri. Ini memungkinkan kami untuk memahami secara akurat kekhawatiran dan konteks unik klien yang beroperasi dalam lingkungan bisnis internasional, dan menyediakan dukungan hukum yang jelas dan praktis tanpa hambatan bahasa. Dari manajemen pekerja kontrak berdurasi terbatas, penyusunan peraturan kerja, hingga penanganan sengketa ketenagakerjaan, kami siap mendukung bisnis Anda dari sisi hukum dengan kuat di setiap tahapan.