Tiga Alasan Mengapa Pengawasan Email Karyawan oleh Perusahaan Tidak Melanggar Privasi

Banyak perusahaan menggunakan email untuk komunikasi internal dan eksternal. Jika perusahaan memantau dan menyelidiki isi email karyawan, apakah ini tidak melanggar privasi?

Bagi pemilik perusahaan, peningkatan kesadaran terhadap kepatuhan perusahaan mungkin membuat mereka merasa penting untuk memantau dan menyelidiki email karyawan.

Kesimpulannya, berdasarkan tiga alasan yang akan dijelaskan dalam artikel ini, interpretasinya adalah bahwa perusahaan tidak melanggar hukum meskipun memantau dan menyelidiki email karyawan. Namun, perlu diingat bahwa tidak semua jenis pemantauan dan penyelidikan diperbolehkan.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan menjelaskan kepada pemilik perusahaan tentang jenis pemantauan dan penyelidikan apa yang diperbolehkan, sambil memperkenalkan contoh kasus hukum yang sebenarnya.

Artikel terkait: Penjelasan mendalam tentang hak privasi. Apa itu tiga elemen pelanggaran[ja]

Alasan Mengapa Perusahaan Diperbolehkan Mengawasi dan Menyelidiki Email Karyawan

Alasan 1: Untuk Mempertahankan Tata Tertib Perusahaan

Perusahaan memiliki hak untuk mempertahankan tata tertibnya sebagai bagian dari pengelolaannya. Untuk mempertahankan tata tertib perusahaan, perlu untuk mencegah “kesalahan pengiriman email” oleh karyawan dan mencegah infeksi virus.

Khususnya, jika terjadi “kesalahan pengiriman email” oleh karyawan, ada risiko kebocoran rahasia perusahaan. Oleh karena itu, dianggap bahwa perusahaan memiliki hak untuk memeriksa email bisnis karyawan sebagai bagian dari haknya untuk mempertahankan tata tertib perusahaan.

Alasan 2: Karena Menggunakan Fasilitas Perusahaan

Komputer yang digunakan karyawan di perusahaan dan ponsel yang dipinjamkan oleh perusahaan hampir pasti merupakan milik dan fasilitas perusahaan. Bahkan jika karyawan membawa laptop pribadi mereka untuk bekerja, mereka seharusnya mengirim dan menerima email melalui beberapa fasilitas perusahaan, seperti jalur komunikasi dan server email.

Dengan kata lain, fasilitas perusahaan mencakup komputer dan ponsel yang digunakan karyawan untuk pekerjaan, serta sistem itu sendiri. Selama itu adalah fasilitas perusahaan, perusahaan dapat dianggap memiliki hak untuk memeriksa penggunaan email karyawan.

Alasan 3: Karena Ada Kewajiban untuk Fokus pada Pekerjaan

“Kewajiban untuk fokus pada pekerjaan” merujuk pada “kewajiban pekerja untuk fokus pada pekerjaannya selama jam kerja, sesuai dengan perintah dan instruksi pengguna”. Undang-Undang Pegawai Negeri Jepang dan Undang-Undang Pegawai Daerah Jepang, yang berlaku untuk pegawai negeri, menetapkan kewajiban untuk fokus pada pekerjaan dalam pasalnya.

Sebaliknya, tidak ada undang-undang yang secara eksplisit menetapkan kewajiban untuk fokus pada pekerjaan bagi pekerja swasta. Namun, dianggap bahwa kewajiban untuk fokus pada pekerjaan ada secara implisit sebagai bagian dari kewajiban yang melekat pada kontrak kerja.

Perusahaan dapat menyelidiki apakah pekerja bekerja dengan jujur atau tidak, yaitu, apakah mereka mematuhi kewajiban untuk fokus pada pekerjaan dan mematuhi kewajiban kerahasiaan dan tidak membocorkan informasi. Pemeriksaan email dapat dianggap sebagai bagian dari ini.

Lalu, apakah perusahaan atau atasan dapat melihat email karyawan tanpa batas tanpa izin dari individu tersebut?

Artikel terkait: Apakah Publikasi Informasi Pribadi di Internet Merupakan Pelanggaran Privasi?[ja]

【Contoh Kasus ①】Pemantauan Email Karyawan oleh Perusahaan dan Tindakan Pelecehan Seksual

Kami akan memperkenalkan sebuah kasus di mana seorang karyawan perusahaan menuntut ganti rugi kepada perusahaan karena merasa privasinya dilanggar, akibat email pribadinya dipantau oleh atasan tanpa izin. Sebagai kesimpulan, diputuskan bahwa hal tersebut tidak merupakan pelanggaran privasi.

Ringkasan Kasus

Karyawan wanita yang menjadi penggugat, X1, menerima email dari atasan langsungnya, terdakwa Y (Kepala Divisi), yang berisi “Saya ingin Anda meluangkan waktu untuk memberi tahu saya tentang masalah-masalah di divisi ini”. X1 menginterpretasikan email ini sebagai undangan untuk makan dan minum, dan kemudian berkonsultasi dengan suaminya, X2.

X1, yang merasa sangat tersinggung, mencoba mengirim email kepada X2 melalui sistem jaringan komputer perusahaan dengan isi “Mencampuri hubungan antar wanita sampai ke detail. Bagaimana kita bisa bekerja tanpa terlibat adalah tantangan di masa depan. Ini hanyalah undangan untuk minum”, tetapi secara tidak sengaja mengirimkannya kepada Y.

Y kemudian mengetahui bahwa X1 dan X2 berencana untuk menuduhnya melakukan pelecehan seksual, dan meminta departemen IT perusahaan untuk mulai memantau email X1.

Setelah itu, meskipun X1 dan X2 memiliki kesempatan untuk berdiskusi dengan Y, diskusi tersebut gagal. X1 dan X2 kemudian mengajukan gugatan untuk mendapatkan kompensasi kerugian berdasarkan tindakan ilegal, dengan alasan bahwa mereka telah menerima pelecehan seksual dari Y dan bahwa privasi mereka telah dilanggar karena email pribadi mereka dibaca tanpa izin.

Di sisi lain, Y mengajukan gugatan balik, dengan alasan bahwa tuntutan X1 dan X2 bahwa mereka telah menerima pelecehan seksual dari Y merupakan pencemaran nama baik.

Poin Utama

Dalam kasus ini, meskipun ada perdebatan tentang adanya tindakan pelecehan seksual oleh Y dan apakah gugatan X dan lainnya merupakan pencemaran nama baik, mari kita fokus pada apakah pengawasan email X oleh Y merupakan pelanggaran privasi. Mari kita lihat putusan pengadilan mengenai hal ini.

Keputusan Pengadilan

Pertama-tama, pengadilan menunjukkan pendapatnya mengenai apakah penggunaan pribadi email karyawan diizinkan atau tidak, sebagai berikut:

Sebagai pekerja yang menjalani kehidupan sosial, tentu saja diperbolehkan menggunakan perangkat telepon perusahaan sebagai tujuan panggilan yang biasanya diperlukan dalam menjalani kehidupan sosial sehari-hari. Selain itu, selama tidak mengganggu pelaksanaan tugas di perusahaan dan beban ekonomi perusahaan sangat ringan, dalam batas yang diperlukan dan wajar untuk merespons panggilan dari luar ini, juga harus dipahami bahwa secara umum diterima untuk menggunakan perangkat telepon perusahaan untuk melakukan panggilan keluar. Hal ini juga berlaku pada dasarnya untuk pengiriman dan penerimaan email pribadi menggunakan sistem jaringan perusahaan.

Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 3 Desember 2001 (Tahun Heisei 13)

Dengan kata lain, penggunaan pribadi sistem email perusahaan oleh karyawan diizinkan dalam batas yang diperlukan dan wajar.

Namun, di sisi lain, pengadilan menunjukkan pendapatnya seperti berikut dan memutuskan bahwa pemantauan email karyawan dalam kasus ini tidak melanggar privasi:

Jika karyawan menggunakan sistem jaringan internal untuk penggunaan pribadi email, jangkauan perlindungan privasi yang dapat diharapkan harus diterima sebagai jauh lebih rendah dibandingkan dengan kasus menggunakan telepon biasa. Jika seseorang yang tidak memiliki posisi bertanggung jawab untuk memantau penggunaan pribadi email karyawan dalam pekerjaannya memantau, atau bahkan jika mereka berada dalam posisi bertanggung jawab, mereka memantau tanpa kebutuhan rasional pekerjaan untuk melakukannya, hanya dari rasa ingin tahu pribadi, atau jika mereka memantau dengan cara yang didasarkan pada keinginan pribadi sambil menyembunyikan fakta pemantauan dari departemen manajemen internal atau pihak ketiga internal lainnya, hanya jika pemantauan yang melampaui batas yang dianggap wajar dalam pandangan masyarakat telah dilakukan setelah mempertimbangkan secara komprehensif tujuan, metode, dan cara pemantauan dan membandingkan kerugian yang dialami oleh pihak yang dipantau, itu harus dianggap sebagai pelanggaran terhadap hak privasi.

Sama seperti di atas

Dengan kata lain, “tindakan pemantauan oleh terdakwa tidak dapat dikatakan telah melampaui batas yang dianggap wajar dalam pandangan masyarakat, dan penggugat harus menerima tindakan pemantauan sejauh ini,” dapat dikatakan bahwa ini adalah keputusan yang dibuat.

Poin Penting dari Putusan: Pengawasan Sebagai Pengusaha adalah Mungkin

Dalam putusan, pengawasan berikut dianggap sebagai “pengawasan yang melampaui batas yang wajar menurut norma sosial”.

1. Kasus di mana orang yang tidak berada dalam posisi untuk mengawasi penggunaan pribadi email karyawan (bukan lapisan manajemen) melakukan pengawasan
2. Meskipun ada pengawasan oleh orang yang berada dalam posisi bertanggung jawab, jika tidak ada alasan rasional untuk pengawasan (misalnya, pengawasan dilakukan karena rasa ingin tahu pribadi)
3. Kasus di mana pengawasan dilakukan berdasarkan keinginan pribadi sambil menyembunyikan fakta pengawasan dari pihak ketiga

Dalam kasus ini, terkait dengan poin 1 di atas, terdakwa adalah kepala departemen dan telah meminta departemen yang bertanggung jawab untuk melanjutkan pengawasan, jadi bukanlah kasus di mana pengawasan dilakukan secara pribadi.

Perlu dicatat bahwa pada saat itu, perusahaan ini tidak menerapkan larangan penggunaan pribadi email secara ketat, dan juga tidak memberi tahu karyawan sebelumnya bahwa perusahaan mungkin akan melihatnya.

Meskipun demikian, selama tidak melampaui batas yang wajar menurut norma sosial, perusahaan atau atasan diperbolehkan untuk mengawasi email karyawan.

【Contoh Kasus ②】Investigasi Email Karyawan yang Diduga Melakukan Pencemaran Nama Baik di Perusahaan

Perusahaan melakukan investigasi terhadap seorang karyawan yang diduga mengirim email pencemaran nama baik di perusahaan. Kami akan menjelaskan kasus di mana perusahaan melakukan wawancara dengan karyawan yang dicurigai sebagai pengirim berdasarkan email pribadi yang ditemukan selama proses investigasi tersebut.

Dalam kasus ini, tidak ada pengakuan atas pelanggaran hak pribadi seperti reputasi dan privasi terkait investigasi tersebut. Selain itu, masalah “pemeliharaan tata tertib perusahaan” dan “kewajiban untuk berkonsentrasi pada tugas” menjadi isu.

Ringkasan Kasus

Sejumlah email yang mencemarkan nama baik karyawan A dikirimkan ke manajer departemen administrasi, dan setelah menerima keluhan dari A, perusahaan melakukan investigasi. Ditemukan bahwa email tersebut dikirimkan ke alamat email internal A menggunakan email gratis dari komputer yang digunakan bersama oleh departemen penjualan.

Karena hanya ada sejumlah orang yang mengetahui situasi yang ditulis dalam email, tersangka X yang memiliki motif untuk menghalangi A dan karyawan wanita B menjadi dekat menjadi tersangka, dan investigasi wawancara pertama dilakukan.

Karena terdakwa menyangkal pengiriman, perusahaan menginvestigasi sekitar satu tahun catatan komunikasi email terdakwa dari server file yang dimiliki dan dikelola oleh perusahaan, tetapi tidak menemukan bukti keterlibatan terdakwa dalam email pencemaran nama baik.

Namun, selama proses investigasi, terungkap adanya banyak email pribadi non-pekerjaan oleh X.

Setelah itu, perusahaan melakukan dua kali investigasi wawancara dengan X tentang email pencemaran nama baik dan email pribadi, dan kemudian memberikan sanksi teguran (pengajuan surat peringatan) dengan alasan bahwa email pribadi melanggar aturan kerja.

Kemudian, X mengajukan gugatan ganti rugi terhadap perusahaan, dengan alasan bahwa cara investigasi wawancara melanggar hak pribadi seperti kehormatan, dan bahwa perusahaan telah melanggar hak kepemilikan dan privasi atas informasi pribadi dalam kehidupan pribadi dengan menyelidiki email dan membiarkan pihak terkait melihatnya, dan tidak mengembalikannya kepada orang tersebut.

Poin Utama

Dalam kasus ini, poin perdebatan adalah apakah penyelidikan melalui wawancara dapat dianggap sebagai pelanggaran terhadap hak personal. Namun, berikut ini kita akan melihat penilaian pengadilan terhadap apakah penyelidikan melalui email untuk menyelesaikan masalah internal perusahaan dapat dianggap sebagai pelanggaran terhadap hak privasi atau tidak.

Keputusan Pengadilan

Pengadilan telah menunjukkan pendapatnya mengenai investigasi email sebagai berikut, dan memutuskan bahwa investigasi email dalam kasus ini tidak melanggar hak privasi.

Ada alasan yang cukup untuk meragukan bahwa penggugat adalah pengirim dalam kasus email yang memfitnah ini, dan hasil dari pemeriksaan situasi tidak dapat menghapus keraguan bahwa penggugat adalah pengirim, sehingga diperlukan investigasi lebih lanjut. Mengingat bahwa insiden ini dilakukan menggunakan email di dalam perusahaan, ada kemungkinan bahwa informasi yang dapat mengidentifikasi pelaku ada dalam file email penggugat, dan perlu untuk memeriksa isi email tersebut. Selain itu, setelah menjadi jelas bahwa ada banyak email pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaan, perlu untuk melakukan investigasi baru mengenai penggugat. Apakah email tersebut adalah email pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaan atau tidak, tidak dapat ditentukan dengan akurat hanya dari judulnya, dan perlu untuk menentukan dari isinya. Tidak dapat dikatakan bahwa investigasi apa pun melanggar kebebasan mental penggugat dalam tindakan ilegal yang melampaui batas yang dapat diterima secara sosial.

Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 26 Februari Heisei 14 (2002)

Meskipun ada perbedaan dalam kata-kata yang rinci, dalam contoh putusan ini juga, dapat dikatakan bahwa mereka membuat keputusan dari sudut pandang “apakah melampaui batas yang dapat diterima secara sosial” (apakah melampaui batas yang wajar dalam norma sosial).

Poin Penting dari Putusan: Kewajiban Konsentrasi Kerja dan Pemeliharaan Tata Tertib Perusahaan

Selanjutnya, tentang kewajiban konsentrasi kerja dan pemeliharaan tata tertib perusahaan, hal berikut telah ditunjukkan dalam putusan.

Email pribadi, dengan pengirim memikirkan dan membuat dokumen serta mengirimkannya, tentu saja akan melanggar kewajiban konsentrasi kerja pengirim dan melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan dengan menggunakan fasilitas perusahaan untuk keperluan pribadi, tetapi juga akan menghambat pekerjaan penerima dengan membiarkan mereka membaca email pribadi. Selain itu, dalam kasus ini, tidak berhenti di situ, menurut bukti (〈bukti dihilangkan〉), ada sejumlah email pribadi yang dikirim sebagai balasan, yang meminta balasan dari penerima, dan yang meminta balasan. Ini bukan hanya melanggar kewajiban konsentrasi kerja dan sejenisnya, tetapi juga membuat penerima memikirkan dan membuat dokumen balasan dan mengirimkannya, melanggar kewajiban konsentrasi kerja pengirim, dan melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan dengan membiarkan mereka menggunakan fasilitas perusahaan untuk keperluan pribadi.

Sama seperti di atas

Dengan kata lain, jika pelanggaran kewajiban konsentrasi kerja (dapat secara wajar) diakui, dapat dikatakan bahwa kebutuhan dan kelayakan untuk melakukan investigasi email seperti dalam kasus ini diakui untuk pemeliharaan tata tertib perusahaan.

Namun, di sisi lain, meskipun tidak melanggar hak privasi, metode dan sejenisnya mungkin melanggar hak pribadi lainnya seperti kehormatan, jadi perlu berhati-hati.

Artikel terkait: Berapa ganti rugi untuk pelanggaran privasi? Seorang pengacara menjelaskan standar dalam praktek[ja]

Jelaskan Aturan Kerja Mengenai Email Karyawan

Perusahaan harus menjelaskan aturan mengenai email karyawan secara jelas dan membagikannya kepada karyawan sebelumnya, agar pengecekan email dapat dilakukan dengan cara yang tepat.

Selain itu, aturan mengenai email karyawan harus diterapkan kepada semua karyawan, sehingga lebih baik jika ditetapkan dalam bentuk aturan kerja.

Jika aturan mengenai email karyawan telah ditetapkan dengan jelas dalam aturan kerja, kemungkinan terjadi masalah dengan karyawan saat melakukan pengecekan email dengan alasan “apakah ada pelanggaran terhadap aturan kerja” akan menjadi lebih rendah.

Ringkasan: Jika Anda Mengalami Kesulitan Mengenai Pengawasan Email Karyawan, Konsultasikan dengan Pengacara

Saya pikir ada perusahaan yang memperbolehkan penggunaan email pribadi dalam batas tertentu untuk keperluan kerja. Namun, hal tersebut tidak boleh melampaui batas yang ditentukan.

Perusahaan juga tidak dapat melakukan pengawasan atau penyelidikan email tanpa syarat. Hal ini hanya diperbolehkan untuk menjaga ketertiban perusahaan, kewajiban untuk fokus pada pekerjaan, dan untuk kepentingan fasilitas perusahaan.

Penilaian apakah pengawasan email karyawan melanggar hak privasi atau tidak, serta pembuatan aturan kerja, memerlukan pengetahuan yang sangat spesifik. Jika Anda mengalami kesulitan dalam membuat penilaian situasi atau membuat / merevisi aturan kerja, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan pengacara.

Panduan Strategi dari Kantor Kami

Kantor Hukum Monolis adalah kantor hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam IT, khususnya internet dan hukum. Kami menyediakan penulisan dan dukungan untuk manual bagi karyawan dalam arti luas, seperti pekerja paruh waktu dan karyawan kontrak, serta pedoman terkait penggunaan internet dan SNS oleh karyawan. Kami percaya bahwa mencegah kegagalan hukum dan mengurangi beban staf inti perusahaan sebanyak mungkin adalah salah satu poin penting. Detailnya dijelaskan di bawah ini.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]