Apakah Diperbolehkan Adanya Perbedaan Gaji antara Karyawan yang Bekerja di Kantor dan Karyawan yang Bekerja dari Rumah Seiring dengan Berkembangnya Telework?

Pada Maret 2021, Tokyo, yang memiliki banyak pengguna kerja dari rumah, telah merilis ‘Survei Realitas tentang Cara Kerja yang Beragam’. Dalam survei tersebut, di perusahaan dengan lebih dari 30 karyawan, penggunaan kerja dari rumah telah meningkat dari 6,8% pada tahun 2017 menjadi 58,8% pada Desember 2020.

Survei Realitas tentang Cara Kerja yang Beragam[ja]

Meskipun kerja dari rumah memiliki banyak keuntungan bagi karyawan setelah mereka terbiasa, banyak perusahaan yang kesulitan dalam mengelola kehadiran dan kesesuaian dengan aturan kerja, yang merupakan realitas saat ini.

Lebih lanjut, di perusahaan yang kinerjanya menurun akibat pandemi, ada kasus di mana gaji berbeda antara karyawan yang bekerja dari rumah dan yang datang ke kantor.

Oleh karena itu, kali ini kami akan menjelaskan dengan mudah tentang keadilan perbedaan gaji antara ‘datang ke kantor’ dan ‘bekerja dari rumah’ selama pandemi, berdasarkan kasus per kasus.

Tiga Jenis Telework

Meskipun secara umum disebut telework, bentuknya dapat diklasifikasikan menjadi tiga jenis berikut berdasarkan tempat kerja.

Kerja dari Rumah

Ini adalah bentuk kerja di mana pekerjaan dilakukan di rumah tanpa harus pergi ke kantor. Untuk karyawan, ini mengurangi beban perjalanan dan risiko infeksi virus corona baru, serta memberikan keuntungan dalam hal memastikan waktu untuk pekerjaan rumah tangga, pengasuhan anak, dan perawatan.

Kerja di Kantor Satelit

Ini adalah bentuk kerja di mana pekerjaan dilakukan di kantor satelit yang disediakan secara terpisah, tanpa harus pergi ke kantor utama. Jika dekat dengan rumah, waktu perjalanan dapat dipersingkat, dan lingkungan kerja yang setara dengan kantor utama dapat diperoleh.

Kerja Mobile

Ini adalah bentuk kerja di mana pekerjaan dilakukan di hotel tempat perjalanan bisnis, di dalam kereta Shinkansen, di kafe di kota, dll., menggunakan laptop, tablet, ponsel, dll. Selama ada koneksi internet, Anda dapat memilih tempat bebas dan dapat mengurangi waktu perjalanan dan meningkatkan produktivitas.

Pengurangan Gaji Saat Melakukan Telework Berdasarkan Perintah Perusahaan

Menurut Undang-Undang Standar Kerja Jepang (Japanese Labor Standards Act), perusahaan memiliki kewajiban untuk menjelaskan kondisi kerja kepada karyawan saat menandatangani kontrak kerja.

Pasal 15 (Penjelasan Kondisi Kerja)
Pemberi kerja harus menjelaskan gaji, jam kerja, dan kondisi kerja lainnya kepada pekerja saat menandatangani kontrak kerja. Dalam hal ini, untuk hal-hal yang berkaitan dengan gaji dan jam kerja serta hal-hal lainnya yang ditentukan oleh peraturan Menteri Kesehatan, Kesejahteraan dan Tenaga Kerja, harus dijelaskan dengan cara yang ditentukan oleh peraturan tersebut.

Isi dari “gaji, jam kerja, dan kondisi kerja lainnya” ditentukan oleh Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Kerja, dan hal-hal berikut yang berkaitan dengan telework harus dijelaskan:

• Materi tentang tempat kerja dan pekerjaan yang harus dilakukan
• Materi tentang waktu mulai dan selesai kerja, adanya atau tidaknya kerja lembur, waktu istirahat, hari libur, cuti, dan perubahan waktu kerja jika pekerja dibagi menjadi dua atau lebih grup
• Materi tentang penentuan, perhitungan, dan metode pembayaran gaji (tidak termasuk tunjangan pensiun dan gaji yang dibayarkan secara sementara), batas waktu pembayaran gaji dan waktu pembayaran, serta materi tentang kenaikan gaji

Untuk mengubah “kondisi kerja” ini, prinsipnya adalah perjanjian individu antara pekerja dan pemberi kerja seperti yang ditentukan oleh Undang-Undang Kontrak Kerja. Namun, meskipun perubahan berdasarkan persetujuan, kondisi kerja tidak boleh lebih rendah dari yang ditentukan dalam peraturan kerja.

Perubahan kondisi kerja juga dapat dilakukan dengan mengubah peraturan kerja, tetapi dalam hal ini, harus memenuhi persyaratan berikut:

• Memberi tahu karyawan tentang peraturan kerja setelah perubahan
• Degree of disadvantage that employees receive due to changes in work rules and the necessity of changes are reasonable

Mengingat hal-hal di atas, jika melakukan telework berdasarkan perintah perusahaan, kecuali jika peraturan kerja mengatur tentang “kerja telework”, prinsipnya adalah tidak dapat mengurangi gaji tanpa persetujuan karyawan.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang kontrak kerja (kontrak kerja), silakan lihat artikel berikut yang menjelaskan secara detail bersama dengan artikel ini.

Pengurangan Gaji Ketika Karyawan Mengajukan Permintaan untuk Bekerja dari Rumah

Jika perusahaan menyetujui permintaan karyawan, perubahan kondisi kerja dapat dilakukan sesuai dengan Pasal 8 dari Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang. Biasanya, selain “tempat kerja”, “isi pekerjaan”, “jam kerja”, “upah”, dan kondisi kerja lainnya juga dipertimbangkan bersamaan.

Misalnya, jika aturan kerja menetapkan bahwa karyawan harus bekerja di kantor, tidak ada masalah jika ada pengurangan gaji atas persetujuan karena karyawan dapat memiliki waktu untuk merawat anak atau orang tua dengan bekerja dari rumah. Namun, perlu berhati-hati dalam kasus yang akan dijelaskan di bawah ini.

Pemotongan Upah Lembur dengan Alasan ‘Kerja di Luar Tempat Kerja’

Jika karyawan bekerja di luar kantor karena bekerja dari rumah, “Sistem Jam Kerja Luar Tempat Kerja” yang ditentukan oleh Undang-Undang Standar Kerja Jepang dapat diterapkan jika memenuhi kondisi tertentu, dan dianggap telah bekerja selama jam kerja yang ditentukan dalam aturan kerja dan sejenisnya.

Pasal 38-2 Ayat 1
Jika pekerja melakukan pekerjaan di luar tempat kerja selama sebagian atau seluruh jam kerja dan sulit untuk menghitung jam kerja, dianggap telah bekerja selama jam kerja yang ditentukan. Namun, jika biasanya diperlukan untuk bekerja melebihi jam kerja yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, dianggap telah bekerja selama waktu yang biasanya diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, sesuai dengan peraturan Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan.

Jika “Sistem Jam Kerja Luar Tempat Kerja” diterapkan, tidak ada upah lembur yang timbul meskipun bekerja lebih lama dari jam kerja yang ditentukan, kecuali dalam kasus khusus di mana selalu diperlukan untuk bekerja melebihi jam kerja yang ditentukan.

Namun, perlu berhati-hati karena “Sistem Jam Kerja Luar Tempat Kerja” tidak berlaku kecuali memenuhi dua persyaratan berikut.

• Perangkat komunikasi informasi tidak diatur untuk selalu dapat berkomunikasi sesuai dengan instruksi perusahaan.
• Tidak selalu melakukan pekerjaan berdasarkan instruksi spesifik dari pengguna.

Dengan kata lain, kecuali dalam kasus di mana 1. karyawan diizinkan untuk memutus komunikasi atau menjauh dari perangkat komunikasi informasi secara bebas, 2. tidak ada kewajiban untuk merespons instruksi perusahaan segera, dan 3. melakukan pekerjaan tanpa berdasarkan instruksi spesifik dari perusahaan, tidak dianggap sulit untuk menghitung jam kerja.

Pengurangan Gaji dengan Alasan ‘Waktu Kosong’

Waktu di mana karyawan menjauh dari pekerjaan selama beberapa waktu saat bekerja dari rumah atau sejenisnya disebut “waktu kosong”.

Sejak “Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Jepang yang Direvisi” mewajibkan perusahaan untuk “mengendalikan jam kerja secara objektif” mulai 1 April 2019 (Tahun 31 Heisei), perusahaan harus memeriksa waktu mulai dan selesai kerja setiap hari kerja dan mencatat jam kerja dengan akurat.

Oleh karena itu, jika jam kerja biasa dimulai pukul 9:00, berakhir pukul 18:00, dengan istirahat 1 jam, jika ada “waktu kosong”, jam kerja akan berkurang, sehingga 1. penurunan jam kerja, 2. pengambilan cuti tahunan per jam, 3. penurunan gaji, dan sejenisnya dapat dipertimbangkan.

Namun, dalam kasus 1 dan 2, perubahan aturan kerja dan penandatanganan perjanjian kerja bersama diperlukan, dan dalam kasus 3, perubahan kondisi kerja berlaku, sehingga diperlukan persetujuan individu antara perusahaan dan karyawan, atau perubahan aturan kerja, dan sejenisnya.

Jika Alasannya adalah Pencegahan Infeksi Virus Corona Baru

Jika karyawan meminta izin untuk bekerja dari rumah dengan upah yang sama dengan alasan pencegahan infeksi virus corona baru, pertimbangkan poin berikut untuk menentukan apakah ada rasionalitas atau tidak.

• Jika secara objektif jelas bahwa ada kemungkinan tinggi terinfeksi virus corona baru jika datang ke kantor karena langkah-langkah pencegahan penyakit infeksi perusahaan tidak memadai
• Jika lingkungan keamanan yang setara dengan kantor dapat diperoleh di luar kantor, dan tidak ada hambatan untuk melaksanakan pekerjaan

Jika tidak memenuhi kondisi di atas, seperti perusahaan telah mengambil langkah-langkah pencegahan penyakit infeksi yang biasanya dipertimbangkan, perusahaan dapat memerintahkan untuk datang ke kantor, dan jika menolak, tindakan seperti disiplin termasuk pengurangan gaji dan pemecatan dapat diambil sesuai dengan aturan kerja.

Namun, di bawah deklarasi keadaan darurat, bahkan jika kondisi kerja dari rumah tidak sepenuhnya dipenuhi, keselamatan hidup dan tubuh diutamakan, dan tindakan seperti disiplin dan pemecatan terhadap karyawan yang memilih untuk bekerja dari rumah dapat dianggap tidak valid, jadi perlu berhati-hati.

Ringkasan

Sampai sejauh ini, kami telah menjelaskan tentang kemungkinan kasus dan hukum terkait dengan perbedaan gaji antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah selama pandemi Corona.

Jika ada perbedaan dalam jam kerja dan kondisi kerja lainnya antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah, Anda perlu menambahkan ketentuan tentang bekerja dari rumah dalam aturan kerja Anda.

Selain itu, jika Anda berencana untuk menerapkan sistem seperti “sistem waktu fleksibel” atau “sistem jam kerja di luar tempat kerja” sehubungan dengan pengenalan kerja dari rumah, bukan hanya perubahan aturan kerja, tetapi juga dalam beberapa kasus Anda mungkin perlu membuat perjanjian antara pekerja dan pengusaha. Oleh karena itu, kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi terlebih dahulu dengan pengacara yang memiliki pengetahuan dan pengalaman khusus tentang hukum standar kerja, bukan membuat keputusan sendiri.

Panduan Strategi dari Kantor Kami

Kantor Hukum Monolis adalah kantor hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam bidang IT, khususnya internet dan hukum. Dengan adanya pandemi Corona, manfaat kerja dari rumah atau remote work akan semakin mendapatkan perhatian di masa mendatang. Namun, di sisi lain, banyak perusahaan yang masih dalam tahap pengembangan dalam hal penyiapan lingkungan kerja dan penyelesaian kontrak terkait remote work. Kantor kami akan menganalisis risiko hukum yang terkait dengan bisnis yang telah dimulai atau yang akan dimulai, berdasarkan berbagai regulasi hukum, dan berusaha untuk memastikan legalitas bisnis tanpa menghentikannya sebisa mungkin. Detailnya dapat dilihat pada artikel di bawah ini.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]