Panduan Menggunakan Agen Pengajuan Subsidi dan Penjelasan Mengenai Item Kontrak yang Diperlukan

Dalam menjalankan perusahaan, Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengajukan berbagai jenis bantuan finansial.

Bantuan finansial adalah dana yang diberikan oleh pemerintah pusat atau pemerintah daerah untuk mendukung upaya perusahaan yang sesuai dengan tujuan kebijakan mereka.

Karena bantuan finansial pada dasarnya tidak perlu dikembalikan, ini bisa menjadi bantuan besar bagi manajemen keuangan perusahaan.

Namun, bantuan finansial bukanlah sesuatu yang dapat diterima oleh siapa saja yang mengajukannya. Ada persyaratan yang rumit untuk pengajuan bantuan finansial, dan perlu untuk menjelaskan secara jelas tentang isi bisnis yang mengajukan bantuan finansial berdasarkan persyaratan ini dalam dokumen pengajuan.

Karena dokumen pengajuan bantuan finansial memiliki volume yang cukup besar, persiapan pengajuan sambil menjalankan operasional perusahaan sehari-hari bisa menjadi beban yang cukup berat. Oleh karena itu, cukup umum untuk melihat perusahaan yang meminta bantuan dari konsultan eksternal untuk pengajuan bantuan finansial.

Oleh karena itu, kami akan menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kontrak konsultasi ketika perusahaan yang mengalihdayakan pengajuan bantuan finansial ke konsultan eksternal.

Prosedur Pengajuan Bantuan

Bantuan, seperti yang telah dijelaskan di awal, adalah sistem yang memberikan sebagian dari biaya yang diperlukan untuk mendukung upaya pengusaha sesuai dengan tujuan kebijakan pemerintah pusat dan pemerintah daerah.

Terutama, Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri Jepang (METI) menangani banyak bantuan.

Ketika mengajukan bantuan, Anda perlu mendapatkan petunjuk pendaftaran terbaru dan formulir aplikasi yang ditentukan, dan mengirimkan dokumen ke sekretariat sebelum batas waktu pengajuan bantuan.

Setelah itu, sekretariat akan meninjau aplikasi bantuan dan memutuskan apakah akan menerima atau menolaknya.

Kemudian, pelaksanaan bisnis yang menjadi target bantuan harus dilakukan setelah keputusan penerimaan.

Selain itu, bantuan tidak langsung diberikan kepada perusahaan setelah diterima.

Perusahaan yang diterima bantuan harus terlebih dahulu mengeluarkan semua biaya, dan setelah melaporkan konten pelaksanaan bisnis, mereka dapat menerima bantuan.

Karena biasanya ada batas anggaran tertentu untuk bantuan, tidak semua aplikasi akan diterima.

Misalnya, “Bantuan Pembuatan Barang” yang populer di kalangan pengusaha dikatakan memiliki tingkat penerimaan sekitar 50%.

Oleh karena itu, banyak perusahaan yang meminta konsultan profesional untuk mengajukan formulir aplikasi bantuan agar dapat melewati peninjauan sebanyak mungkin.

Selain itu, ada “Subsidi” yang mirip dengan bantuan. Subsidi juga diberikan oleh pemerintah pusat dan pemerintah daerah, dan tidak perlu dikembalikan. Perbedaan antara bantuan dan subsidi adalah bahwa jika Anda memenuhi persyaratan tertentu, Anda pada dasarnya dapat menerima subsidi. Selain itu, subsidi utamanya adalah bantuan yang berkaitan dengan pekerjaan yang diatur oleh Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang.

Kepada Siapa Sebaiknya Mengajukan Permohonan Subsidi

Jika Anda ingin mengajukan permohonan subsidi dan mempercayakannya kepada pihak luar, kepada siapa sebaiknya Anda meminta bantuan? Untuk menjawabnya secara langsung, tidak ada kualifikasi khusus yang diperlukan untuk mewakili dalam pengajuan subsidi. Oleh karena itu, ada banyak agen yang mengklaim diri mereka sebagai konsultan pengajuan subsidi.

Namun, dalam praktiknya, seringkali konsultan yang memiliki kualifikasi sebagai Penasihat Bisnis Kecil dan Menengah (Japanese Small and Medium Enterprise Management Consultant) yang menangani pengajuan subsidi.

Selain itu, tampaknya juga banyak contoh di mana akuntan publik dan akuntan bersertifikat lainnya melakukan konsultasi pengajuan subsidi.

Dikatakan bahwa ada beberapa poin penting dalam menulis formulir pengajuan subsidi. Oleh karena itu, jika Anda ingin mengajukan permohonan subsidi kepada pihak luar, disarankan untuk berkonsultasi dengan konsultan yang memiliki banyak pengalaman dalam pengajuan subsidi.

Selain itu, biasanya, biaya untuk pengajuan subsidi dibagi menjadi dua tahap: biaya awal dan komisi keberhasilan.

Dalam hal ini, biaya awal biasanya sekitar 100.000 hingga 150.000 yen, dan komisi keberhasilan sekitar 10% dari jumlah yang disetujui. Oleh karena itu, jika jumlah biaya jauh lebih tinggi dari ini, Anda mungkin perlu mempertimbangkan dengan hati-hati apakah Anda harus meminta bantuan atau tidak.

Kontrak Konsultasi Pengajuan Subsidi

Ketika Anda meminta pihak luar untuk mengajukan subsidi, Anda akan membuat dan menandatangani kontrak konsultasi dengan konsultan. Oleh karena itu, kami akan menjelaskan secara detail tentang poin-poin penting dalam kontrak konsultasi.

Dalam template kontrak yang ditunjukkan di bawah ini, ‘A’ merujuk kepada perusahaan yang mendelegasikan pengajuan subsidi, yaitu klien, dan ‘B’ merujuk kepada konsultan yang melakukan pengajuan subsidi.

Selain itu, ketika Anda membuat kontrak, harap berhati-hati untuk tidak hanya menggunakan contoh klausul yang diberikan di bawah ini sebagai template, tetapi juga menyesuaikannya dengan situasi aktual antara kedua belah pihak.

Untuk informasi lebih lanjut tentang isi kontrak outsourcing umum, silakan lihat artikel di bawah ini.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Klausul Mengenai Isi Pekerjaan yang Diberikan

Pasal ○ (Isi Pekerjaan)
Pihak A memberikan pekerjaan berikut (selanjutnya disebut “Pekerjaan ini”) kepada Pihak B, dan Pihak B menerima penugasan tersebut.
(1) Pekerjaan pembuatan formulir aplikasi dan dokumen lain yang diperlukan untuk bantuan ○○ tahun fiskal Reiwa (tahun Gregorian: ○○)
(2) Pekerjaan tambahan yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan yang ditentukan dalam butir sebelumnya

Klausul utama dalam kontrak konsultasi adalah mengenai isi pekerjaan konsultasi yang diberikan. Di sini, kita akan memastikan apakah isi dan lingkup pekerjaan telah dituliskan dengan jelas. Secara spesifik, poin pentingnya adalah menunjukkan secara eksplisit aplikasi bantuan mana yang akan diberikan.

Bantuan biasanya diidentifikasi berdasarkan tahun pengumpulan dan nama bantuan. Oleh karena itu, mari kita periksa apakah ada kesalahan dalam nama bantuan dan lainnya, dengan membandingkannya dengan pedoman pendaftaran publik dari negara atau pemerintah daerah yang mengumpulkan bantuan tersebut.

Klausul tentang Imbalan

Pasal ○ (Imbalan, dll.)
Imbalan untuk layanan ini ditentukan sebagai berikut:
(1) Uang Muka
Pihak A akan membayar Pihak B sejumlah ○○ yen (termasuk pajak konsumsi) sebagai uang muka.
(2) Imbalan Keberhasilan
Jika bantuan yang diajukan melalui layanan ini diterima, Pihak A akan membayar Pihak B sejumlah ○○% (termasuk pajak konsumsi) dari jumlah bantuan yang diterima.

Klausul yang sama pentingnya dengan isi pekerjaan yang diberikan adalah klausul tentang imbalan untuk pekerjaan tersebut. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, biasanya imbalan untuk pengajuan bantuan terdiri dari dua tahap: uang muka dan imbalan keberhasilan.

Oleh karena itu, sebagai perusahaan yang memberikan tugas pengajuan bantuan, Anda perlu memastikan bahwa metode dan jumlah imbalan telah ditentukan secara tegas dalam kontrak konsultasi.

Selain itu, jika ada biaya atau pengeluaran lain yang harus ditanggung oleh perusahaan selain uang muka dan imbalan, Anda harus memeriksa secara menyeluruh isi biaya tersebut sebelumnya untuk menghindari masalah.

Terakhir, mungkin karena semakin banyak konsultan yang menangani pengajuan bantuan belakangan ini, tampaknya ada juga konsultan yang mengadopsi sistem imbalan keberhasilan penuh tanpa uang muka.

Klausul tentang Subkontrak

Pasal ○ (Subkontrak)
(1) Jika Pihak B ingin menugaskan pekerjaan ini kepada pihak ketiga, mereka harus mendapatkan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Pihak A.
(2) Jika Pihak B menugaskan pekerjaan ini kepada pihak ketiga berdasarkan ayat sebelumnya, Pihak B harus memberikan kewajiban yang sama atau lebih besar kepada pihak ketiga tersebut berdasarkan kontrak ini.

Permohonan bantuan keuangan memiliki batas waktu pengajuan setiap beberapa bulan, sehingga cenderung ada penumpukan pekerjaan pada periode tertentu bagi konsultan yang melakukan pengajuan.

Oleh karena itu, mungkin ada kebutuhan untuk menugaskan pembuatan formulir permohonan bantuan keuangan kepada pihak ketiga seperti perusahaan kerjasama eksternal.

Meskipun demikian, pihak yang meminta harus dapat memahami apakah pekerjaan tersebut telah diberikan subkontrak atau tidak. Oleh karena itu, dalam contoh klausul di atas, persetujuan tertulis diatur sebagai syarat dalam ayat 1.

Jika diketahui sejak awal bahwa akan ada subkontrak, mungkin dipertimbangkan untuk menambahkan dalam ayat 1 contoh klausul bahwa “Pihak B mungkin menugaskan pekerjaan ini kepada ○○, dan Pihak A menyetujuinya”.

Sebagai pihak yang memberikan kontrak, sebaiknya Anda mendapatkan pengungkapan sebanyak mungkin tentang nama perusahaan subkontrak.

Selain itu, dokumen terkait permohonan bantuan keuangan mengandung informasi rahasia perusahaan dari segi manajemen. Oleh karena itu, bahkan ketika menugaskan kepada pihak ketiga, Anda harus memastikan bahwa pihak tersebut juga memiliki kewajiban untuk menjaga kerahasiaan.

Ini termasuk dalam ayat 2 dari contoh klausul di atas.

Klausul tentang Pembatalan Kontrak

Pasal ○ (Pembatalan Kontrak)
1. Pihak A atau B dapat membatalkan kontrak ini dengan memberikan pemberitahuan tertulis kepada pihak lain jika pihak lain memenuhi salah satu dari kondisi berikut:
(1) Melanggar setiap klausul dalam kontrak ini
(2) Kondisi kredit memburuk
(3) Ada alasan lain yang membuat tujuan kontrak ini tidak dapat dicapai
2. Jika Pihak A menolak menerima dana hibah setelah dipilih atau tidak dapat menerima dana hibah karena Pihak A tidak melaksanakan proyek, pembatalan kontrak ini tidak dapat dilakukan.

Bagian pertama dari contoh klausul adalah teks standar tentang pembatalan kontrak. Bagian yang sering menjadi masalah dalam kontrak penugasan aplikasi dana hibah adalah bagian kedua dari contoh klausul. Biasanya, komisi sukses untuk layanan aplikasi dana hibah muncul saat dana hibah yang diajukan telah dipilih.

Namun, perusahaan klien hanya dapat menerima dana hibah setelah proyek yang dipilih telah dilaksanakan. Menurut bagian kedua dari contoh klausul, bahkan jika klien tidak dapat menerima dana hibah karena alasan pribadi setelah dana hibah dipilih, komisi sukses akan tetap muncul.

Karena bukan tanggung jawab konsultan jika klien tidak melakukan prosedur yang diperlukan untuk menerima dana hibah setelah dana hibah dipilih, mungkin tidak dapat dihindari untuk memasukkan klausul seperti ini.

Klausul Umum

Selain contoh klausul yang telah disebutkan di atas, ada klausul umum yang biasanya ditetapkan dalam kontrak.

Sebagai klausul umum, misalnya ada klausul tentang tanggung jawab ganti rugi, klausul tentang pengadilan yurisdiksi jika terjadi masalah dengan pihak lain, dan klausul tentang kewajiban menjaga kerahasiaan.

Diantara itu, dalam aplikasi subsidi, informasi yang sangat rahasia seperti rencana bisnis perusahaan dan informasi keuangan diserahkan kepada konsultan, sehingga klausul tentang kewajiban menjaga kerahasiaan sangat penting. Ini karena ada risiko kerugian perusahaan jika informasi bocor ke pesaing.

Mengenai kewajiban menjaga kerahasiaan, mungkin ditetapkan dalam kontrak konsultasi, tetapi mengingat pentingnya, mungkin juga dibuat kontrak kerahasiaan yang disebut NDA terpisah dari kontrak.

Untuk kontrak kerahasiaan (NDA), kami menjelaskan secara detail dalam artikel berikut.

Kesimpulan

Jika Anda dapat memanfaatkan konsultan eksternal dengan baik dan mendapatkan dana hibah, ini akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan Anda.

Ketika Anda mendelegasikan pekerjaan terkait aplikasi dana hibah ke pihak eksternal, pastikan untuk selalu membuat kontrak.

Anda perlu memeriksa kontrak dengan hati-hati, terutama mengenai isi pekerjaan dan kompensasi, karena ini adalah area di mana masalah sering terjadi. Jika Anda merasa tidak yakin tentang isi kontrak, Anda juga dapat berkonsultasi dan meminta nasihat dari pengacara yang ahli dalam hukum perusahaan.

Panduan Strategi dari Kantor Kami

Seperti yang telah disebutkan di atas, pembuatan kontrak diperlukan untuk penggunaan yang aman dari industri bantuan subsidi.

Kantor Hukum Monolith adalah kantor hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam IT, khususnya internet dan hukum. Di kantor kami, kami melakukan pembuatan dan peninjauan kontrak untuk berbagai kasus, mulai dari perusahaan yang terdaftar di Tokyo Stock Exchange Prime hingga perusahaan startup.

Jika Anda mengalami kesulitan dengan kontrak, silakan merujuk ke artikel di bawah ini.

https://monolith.law/contractcreation[ja]