Apa Prosedur untuk Pertukaran Kad Nama Dalam Talian? Penjelasan Mengenai Poin Penting dalam 'Undang-Undang E-mel Khusus Jepun

Dengan penyebaran jangkitan virus Corona baru, teleworking telah menjadi biasa, dan bukan sahaja mesyuarat dalaman syarikat, tetapi juga pertemuan dan perbincangan antara syarikat telah mula menggunakan talian.

Walau bagaimanapun, berbeza dengan pertemuan muka ke muka, tidak ada pertukaran kad nama kertas, dan terutamanya apabila ada beberapa pihak, anda mungkin terlepas mendengar nama, jabatan, dan jawatan, jadi “pertukaran kad nama dalam talian” yang boleh digunakan dalam mesyuarat video mendapat perhatian.

Walau bagaimanapun, ini adalah sistem yang baru dilahirkan, jadi mungkin ada banyak orang yang tidak memahaminya dengan baik.

Oleh itu, kali ini, kami akan menjelaskan secara terperinci tentang prosedur sebenar “pertukaran kad nama dalam talian”, kelebihan dan kekurangannya, dan risiko yang timbul dari penggunaannya.

Apa itu Pertukaran Kad Nama dalam talian?

Pertukaran kad nama dalam talian merujuk kepada proses digitalisasi ‘kad nama’ kertas dan bertukar-tukar maklumat tersebut dalam talian.

Selagi ada akses kepada internet, anda boleh menghantar data kepada orang lain melalui telefon pintar atau komputer. Ini adalah kaedah yang sangat berkesan dalam era ‘dengan Corona’.

Walaupun ini adalah kaedah yang masih baru dan tiada standard yang ditetapkan, penggunaan yang berhubung dengan alat pengurusan kad nama semakin menunjukkan peningkatan.

Kelebihan Pertukaran Kad Nama Secara Dalam Talian

Boleh Menyampaikan/Merekod Banyak Maklumat

Data kad nama yang telah didigitalisasi boleh merakam maklumat seperti pautan ke laman web syarikat anda, tarikh dan masa perbincangan perniagaan, dan nota. Ini membolehkan anda menyimpan lebih banyak maklumat berbanding kad nama kertas.

Boleh Bertukar Kad Nama Dengan Mudah Dengan Orang Jauh

Ada kebimbangan bahawa realiti mungkin kurang dalam perbincangan atau perbincangan dalam talian berbanding perbincangan muka ke muka. Namun, dengan menggunakan pertukaran kad nama dalam talian, anda boleh memperkenalkan diri dengan lancar kepada orang yang baru dikenali dan memudahkan komunikasi.

Tiada Lagi Risau Kehabisan Kad Nama

Bagi ejen jualan yang berbincang dengan banyak pelanggan, berbanding kad nama kertas, mereka boleh menghantar data kad nama dengan mudah dari telefon pintar atau komputer riba, jadi mereka tidak perlu risau tentang kehabisan kad nama.

Pengurusan Kad Nama Dengan Cekap

Lebih lagi, dengan mendatabasikan data kad nama yang diterima melalui pertukaran kad nama dalam talian, anda tidak memerlukan pemegang kad nama. Selain itu, anda boleh berkongsi maklumat dengan ahli dalam syarikat dan mencari apa yang anda perlukan di mana-mana sahaja menggunakan telefon pintar atau komputer riba, yang sangat cekap.

Kekurangan Pertukaran Kad Nama Dalam Talian

Perlu Ada Sambungan Internet

Anda tidak perlu risau jika anda melakukan pertemuan melalui video konferensi, tetapi jika anda ingin melakukan pertukaran kad nama dalam talian semasa di luar, anda memerlukan peranti seperti telefon pintar atau komputer dan sambungan internet.

Walau bagaimanapun, jika anda seorang profesional dalam bidang perniagaan, anda pasti membawa telefon pintar atau komputer, dan internet boleh diakses di pelbagai tempat, jadi ini bukanlah masalah besar.

Potensi Peningkatan Kos

Jika seorang ejen jualan menggunakan secara peribadi, mereka boleh menggunakan alat pengurusan kad nama percuma. Namun, jika seluruh syarikat ingin berkongsi dan menggunakan data kad nama, alat pengurusan kad nama berbayar dengan banyak fungsi mungkin diperlukan, yang boleh meningkatkan kos.

Kadar Penyebaran Pertukaran Kad Nama Dalam Talian Rendah

Pertukaran kad nama dalam talian memerlukan kedua-dua pihak, jadi untuk memanfaatkan kelebihannya, adalah penting untuk ia tersebar secara meluas. Selain itu, jumlah syarikat yang menyediakan perkhidmatan ini adalah sedikit, dan kekurangan pilihan juga boleh menjadi salah satu kekurangan.

Prosedur yang Diperlukan untuk Pertukaran Kad Nama dalam Talian

Mempersiapkan Alat Pengurusan Kad Nama

Walaupun pertukaran kad nama dalam talian boleh dilakukan tanpa alat pengurusan kad nama, anda mungkin ingin menggunakan alat ini untuk membuat data kad nama anda sendiri dan menyimpan serta menggunakan data kad nama yang dihantar oleh pihak lain.

Membuat Data Kad Nama Anda Sendiri

Anda boleh membuat data kad nama anda sendiri dengan menggunakan alat pengurusan kad nama untuk mengambil gambar kad nama anda menggunakan pemindai atau kamera telefon pintar.

Menghantar Data Kad Nama Anda

Cara penghantaran data kad nama biasanya melibatkan penggunaan URL atau kod QR yang boleh dilihat oleh pihak yang tidak mempunyai alat pengurusan kad nama.

Cara Menggunakan URL

Dalam kes perbincangan atau mesyuarat berdasarkan teks seperti e-mel atau sembang, anda boleh menghantar URL data kad nama yang anda buat dengan alat pengurusan kad nama, dan pihak lain boleh melihat data kad nama melalui URL tersebut.

Cara Menggunakan Kod QR

Dalam kes seperti mesyuarat video di mana gambar boleh dilihat, anda boleh menggunakan fungsi latar belakang maya untuk menyisipkan kod QR ke dalam latar belakang, dan pihak lain boleh membaca kod QR dengan telefon pintar mereka untuk melihat data kad nama.

Cara Menggunakan Fungsi Alat Pengurusan Kad Nama

Jika pihak lain juga menggunakan alat pengurusan kad nama yang sama, anda boleh menggunakan fungsi pertukaran kad nama alat pengurusan kad nama untuk bertukar kad nama dengan mudah.

Masalah Undang-undang Semasa Menghantar E-mel Tertentu

Adakah ia sah dari segi undang-undang untuk menghantar e-mel pengiklanan produk atau perkhidmatan syarikat anda ke alamat e-mel yang diperoleh melalui pertukaran kad nama dalam talian? Masalah ini berkaitan dengan ‘Undang-Undang E-mel Tertentu’ Jepun.

Apa itu E-mel Tertentu?

E-mel Tertentu merujuk kepada e-mel yang dihantar untuk tujuan pengiklanan dan promosi, termasuk juga kes di mana tujuan penghantaran adalah untuk mengarahkan penerima ke laman web pengiklanan dan promosi produk atau perkhidmatan.

Sebagai contoh, dalam kes di mana URL laman web pengiklanan dan promosi produk syarikat dimasukkan dalam e-mel ucapan terima kasih untuk mesyuarat dalam talian. Penggunaan e-mel perniagaan untuk tujuan pengiklanan dan promosi bukanlah sesuatu yang luar biasa dan ia adalah amalan biasa.

Had Penghantaran dalam Undang-Undang E-mel Tertentu (Peraturan Opt-In)

Menurut Undang-Undang E-mel Tertentu Jepun, secara prinsipnya, penghantaran e-mel tertentu dilarang kecuali jika penerima telah menunjukkan ‘persetujuan’ untuk menerima e-mel tersebut.

Namun, menurut perenggan 2, Artikel 3 Undang-Undang tersebut, sebagai pengecualian, penghantaran e-mel tertentu dibenarkan walaupun tanpa persetujuan jika ‘alamat e-mel sendiri telah diberitahu’. Ini kerana dianggap ada kemungkinan tertentu bahawa e-mel akan dihantar oleh pihak lain.

Untuk maklumat lanjut mengenai peraturan opt-in, sila rujuk artikel berikut bersama-sama dengan artikel ini.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Adakah Menghantar E-mel Tertentu kepada Penerima Pertukaran Kad Nama Dalam Talian adalah Salah?

Dalam pertukaran kad nama dalam talian, data kad nama termasuk alamat e-mel diberitahu kepada pihak lain, jadi ini seolah-olah termasuk dalam kategori ‘alamat e-mel sendiri telah diberitahu’, dan nampaknya tidak salah untuk menghantar e-mel tertentu.

Namun, menurut teks utama Perenggan 1, Artikel 2 Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang E-mel Tertentu, ‘cara memberitahu alamat e-mel sendiri adalah dengan memberitahu secara bertulis’, dan data kad nama digital yang bukan ‘bertulis’ tidak termasuk.

Menurut pandangan Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri Jepun, pada masa ini, kad nama elektronik tidak dianggap termasuk dalam ‘bertulis’, dan penilaian yang jelas terhadap kaedah baru seperti pertukaran kad nama dalam talian belum ditentukan.

Kesimpulan

Jika anda menghantar e-mel tertentu ke alamat e-mel yang diterima melalui pertukaran kad nama dalam talian, kerana ia bukan persetujuan bertulis, secara ketatnya, ia mungkin melanggar Artikel 3 Undang-Undang E-mel Tertentu.

Namun, walaupun ia adalah pemberitahuan dalam talian, kerana tujuan pengecualian dalam Undang-Undang E-mel Tertentu adalah ‘jika alamat e-mel sendiri telah diberitahu, dianggap ada kemungkinan tertentu bahawa e-mel akan dihantar oleh pihak lain’, kebarangkalian pelanggaran undang-undang tidak tinggi.

Selain itu, walaupun ia dianggap sebagai pelanggaran, hukuman tidak akan dikenakan segera, tetapi pada mulanya akan ada ‘perintah tindakan’ berkaitan dengan peningkatan cara penghantaran e-mel, jadi jika anda bertindak pada tahap itu, anda boleh mengelakkan hukuman.

Rumusan: Pertukaran Kad Nama dalam Talian dan Undang-Undang E-mel Tertentu Jepun

Kali ini, kami telah menjelaskan tentang ‘Pertukaran Kad Nama dalam Talian’ berdasarkan undang-undang dan peraturan yang berkaitan, termasuk ① Kelebihan dan Kekurangan, ② Prosedur yang diperlukan, dan ③ Isu-isu undang-undang.

‘Pertukaran Kad Nama dalam Talian’ adalah kaedah yang masih baru, dan terdapat bahagian di mana undang-undang belum mengejar. Oleh itu, jika anda mempertimbangkan untuk menghantar e-mel tertentu kepada pihak yang telah melakukan pertukaran kad nama dalam talian, kami menyarankan anda untuk berunding dan mendapatkan nasihat dari peguam yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman profesional sebelum membuat keputusan sendiri.

Panduan Langkah-langkah oleh Firma Kami

Firma undang-undang Monolis adalah sebuah firma undang-undang yang memiliki kepakaran tinggi dalam bidang IT, khususnya internet dan undang-undang. Dewasa ini, pertukaran kad nama dalam talian mendapat perhatian yang tinggi, namun pemeriksaan undang-undang (legal check) diperlukan sebelum pengenalan. Firma kami telah melakukan pemeriksaan undang-undang untuk banyak syarikat. Butiran lanjut dinyatakan dalam artikel di bawah.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]