Wat is de wetgeving met betrekking tot het vertrek van leden van een systeemontwikkelingsproject?

In systeemontwikkelingsprojecten wordt normaal gesproken veel waarde gehecht aan het gedetailleerd onderverdelen van elke fase en taak, en het zo planmatig mogelijk uitvoeren ervan. Maar hoeveel nadruk we ook leggen op planmatigheid, er zijn onverwachte problemen die we niet kunnen voorkomen, zoals problemen die verband houden met ‘mensen’. Met name het risico van onverwachte ziekte of vertrek van projectleden kan niet volledig worden voorkomen, hoeveel moeite we ook doen om het op te vangen. In dit artikel zullen we uitleggen hoe de wet betrokken is bij het vertrek van projectleden.

Het vertrek van leden als onderdeel van de projectmanagementverplichtingen

Als uitgangspunt wordt aangenomen dat een leverancier in een systeemontwikkelingsproject een alomvattende verplichting heeft om het project soepel te laten verlopen. Het is hun taak om de benodigde personele, tijds-, budget- en werkurenramingen te maken, en om de voortgang van het project te beheren terwijl ze indien nodig de medewerking van de gebruiker vragen. Deze verplichtingen worden ‘projectmanagementverplichtingen’ genoemd en hun bestaan is herhaaldelijk aangegeven in eerdere rechtszaken.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

Het plotselinge vertrek van een lid aan de kant van de leverancier kan worden gezien als een aspect van de projectmanagementverplichtingen van de leverancier.

• Fysieke problemen door overwerk en werken op feestdagen van de verantwoordelijke persoon
• Psychologische stress door interpersoonlijke conflicten

Er kunnen verschillende redenen zijn voor het plotselinge vertrek van een lid in een project. Maar deze zijn in principe problemen met het arbeidsbeheer aan de kant van de leverancier. Daarom, zelfs als dergelijke omstandigheden resulteren in vertragingen in de levering, is de kans dat ze worden vrijgesteld van contractbreuk laag. Met andere woorden, van de leverancier wordt verwacht dat hij een houding aanneemt waarbij hij het projectbeheer plant en uitvoert, rekening houdend met de mogelijkheid van dergelijke plotselinge vacatures.

Belangrijke jurisprudentie met betrekking tot het vertrek van leden

Geval waarin het vertrek van een teamlid leidde tot vertraging in de levering

In het onderstaande geciteerde rechtszaak, ontstond er een vertraging in de levering nadat een teamlid plotseling vertrok en het project niet volgens plan vorderde. In dit geval was er ook een situatie waarin de verantwoordelijke persoon aan de gebruikerskant een intimiderende houding aannam tegenover de verantwoordelijke persoon aan de leverancierskant, wat ook psychologische druk veroorzaakte.

Er ontstond een heftige strijd tussen de gebruiker die de leverancier wilde aanklagen voor contractbreuk als gevolg van vertraging in de uitvoering, en de leverancier die de gebruiker wilde aanklagen voor schending van de plicht tot samenwerking vanwege zijn agressieve en intimiderende houding.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Echter, de rechtbank oordeelde dat de verschillende omstandigheden de leverancier niet ontsloegen van zijn plicht tot projectmanagement, en steunde het standpunt van de gebruiker (de onderstreepte en vetgedrukte delen zijn toegevoegd door de auteur).

De leverancier beweert dat de vertegenwoordiger van de gebruiker de verantwoordelijke persoon van de leverancier heeft beledigd met agressieve en hoge druk taal, waardoor de verantwoordelijke persoon van de leverancier gedwongen werd zich terug te trekken uit het contractwerk.

Het is waar dat de vertegenwoordiger van de gebruiker tijdens een vergadering rond november 2003 (Heisei 15) zei met een sterke toon, “Heb je geen motivatie?“, “Dit contract is voorbij. Als ik deze kamer verlaat, is het voorbij.“, maar dit was te wijten aan de vertraging van de leverancier en zijn reactie daarop, ondanks het feit dat de basisovereenkomst stelde dat de prototypeperiode tot eind oktober 2003 (Heisei 15) zou duren, en de vereiste specificaties voor de toegevoegde functies van het ontwikkelingsdoel niet in de vereiste specificatiedocumenten waren opgenomen, en er was geen reactie op de opmerkingen die aan de ingediende vereiste specificatiedocumenten waren toegevoegd. Het kan niet worden gezegd dat het gedrag buitensporig was.

Wat betreft het feit dat C zich vanwege ziekte heeft teruggetrokken uit het contractwerk, is de oorzaak onduidelijk, maar zelfs als de stress veroorzaakt door het contractwerk de oorzaak was, zou dit in principe een kwestie van arbeidsmanagement aan de kant van de leverancier moeten zijn, en het kan niet worden toegeschreven aan de gebruiker.

Tokyo District Court, 4 december 2007 (Heisei 19)

In het bovenstaande rechtszaak, werd de verantwoordelijkheid van de leverancier niet ontslagen, zelfs na het overwegen van het feit dat de gebruiker de leverancier onder druk zette met een “sterke toon”. De achtergrond van dit oordeel kan worden gezien als het feit dat het oneerlijk zou zijn om de gebruiker de schuld te geven voor de verschillende “sterke tonen”, gezien de slechte reactie van de leverancier. Het is een oordeel dat er geen schending van de plicht tot samenwerking door de gebruiker moet worden erkend, zelfs na het aannemen van het schema dat het systeemontwikkelingsproject tot stand komt door de uitvoering van de projectmanagementplicht door de leverancier en de uitvoering van de plicht tot samenwerking door de gebruiker. Deze betekenis kan worden gezien in de uitdrukking “het kan niet worden gezegd dat het gedrag buitensporig was”.

Wat we kunnen leren uit bovenstaande rechtszaken

Daarnaast kunnen we ook de volgende belangrijke lessen trekken:

• Als een projectlid door ziekte vertrekt en je overweegt de gebruiker de schuld te geven, wordt van de leverancier verwacht dat hij het causale verband aantoont dat het vertrek de schuld is van de gebruiker → Maar het is meestal niet gemakkelijk om een causaal verband te bewijzen.
• Zelfs als je kunt bewijzen dat de werkdruk door de schuld van de gebruiker is toegenomen en dat een lid ziek is geworden, wordt het meestal uiteindelijk beschouwd als een probleem met het arbeidsbeheer van de leverancier → Als we letten op het sterke taalgebruik “overmatig gedrag” dat in het vonnis wordt gebruikt, moeten we aannemen dat de situaties waarin de leverancier kan worden vrijgesteld van de verantwoordelijkheid voor het arbeidsbeheer zeer beperkt zijn.

Om te voorbereiden op het risico van vertrek van teamleden

Zoals hierboven vermeld, zelfs als er plotseling een vacature in het personeel ontstaat, is het zeer moeilijk om dit aan de gebruikerskant toe te schrijven. Het kan inderdaad gebeuren dat er een enorme hoeveelheid extra ontwikkeling wordt geëist, of dat er later een brute wijziging van de specificaties wordt opgelegd, maar het is niet gemakkelijk om het causale verband tussen fysieke en mentale veranderingen en de diverse werklasten te bewijzen. Gezien deze omstandigheden is het belangrijk om de personeelsstructuur te verbeteren, uitgaande van het optreden van problemen zoals ziekteverzuim en gezondheidsproblemen van projectleden.

Als dit punt in een rechtszaak wordt betwist, is het duidelijk dat de leverancier in een zeer nadelige positie zal verkeren. Daarom wordt gedacht dat het belangrijker is om maatregelen te nemen om dergelijke conflicten te voorkomen. Mogelijke maatregelen zijn onder andere:

Zorg voor een systeem dat voorkomt dat de verantwoordelijke persoon geïsoleerd raakt

Door een systeem op te zetten waarbij meerdere mensen deelnemen aan vergaderingen, in plaats van dat één persoon deelneemt, kan worden voorkomen dat mensen zich psychologisch geïsoleerd voelen.

Streef naar een ruime personeelsbezetting

Het is ook belangrijk om een marge in de personeelsbezetting te hebben. Het is waar dat het zorgen voor voldoende personeel kan leiden tot hogere kosten. Echter, als je rekening houdt met de kosten van schadevergoeding voor vertragingen in de levering en de mogelijkheid van meer vertrekkers in het geval van problemen, kan het rationeel zijn om vanaf het begin voldoende personeel te hebben.

Herzie de plaatsing voordat de gezondheidstoestand verslechtert

Als één persoon vertrekt, neemt de werklast van het andere personeel toe, wat kan leiden tot een vicieuze cirkel van meer vertrekkers. Om deze vicieuze cirkel te voorkomen, is het belangrijk om de plaatsing te herzien voordat de gezondheid ernstig verslechtert.

Strikte naleving van projectwijzigingsbeheer en documentbeheer

Het is niet eenvoudig om het causale verband tussen het vertrek van teamleden en de schending van de samenwerkingsplicht aan de gebruikerskant te bewijzen, maar het is nog steeds belangrijk om strikt wijzigingsbeheer en documentbeheer uit te voeren. Dit komt omdat, zelfs als de oorzaak van het vertrek van teamleden niet kan worden bewezen, als er daadwerkelijk een situatie van overwerk is die leidt tot ziekteverzuim van de verantwoordelijke persoon, er mogelijk elementen zijn die de schending van de samenwerkingsplicht aan de gebruikerskant ondersteunen. Deze omstandigheden kunnen dienen als bewijs van de rechtvaardigheid van compensatie voor nalatigheid, zelfs als de leverancier aansprakelijk wordt gesteld voor contractbreuk of garantieaansprakelijkheid in het geval van een “brand” in het project.

In het volgende artikel wordt de belangrijkheid van documentbeheer in systeemontwikkelingsprojecten uitgelegd.

https://monolith.law/corporate/the-minutes-in-system-development[ja]

Voor een meer gedetailleerde discussie over met name wijzigingen in specificaties, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Samenvatting

We hebben een uitleg gegeven over de juridische discussie die gepaard gaat met het fenomeen van ‘teamleden die vertrekken’. Voor leveranciers is het ongetwijfeld uiterst moeilijk om juridisch gezien verantwoordelijkheid te eisen van gebruikers voor het vertrek van leden.

Maar zelfs met dergelijke omstandigheden is het belangrijk om niet te misverstaan dat “juridische discussies niet nuttig zijn bij problemen met vertrekkende teamleden”. Het denkproces van de gepresenteerde rechtszaak zelf stelt de vraag hoe de grenzen tussen de ‘projectmanagementverplichtingen van de leverancier’ en de ‘samenwerkingsverplichtingen van de gebruiker’ moeten worden bepaald, en maatregelen om dergelijke conflicten te voorkomen worden vaak pas afgeleid door terug te rekenen vanuit de verwachte conflictsituaties.

Het is belangrijk om het punt “het is nadelig om te vechten in de rechtbank” niet te interpreteren als “wetgeving is niet nuttig”, maar eerder te begrijpen dat “het perspectief van preventief juridisch werk belangrijk is”.