Forklaring av nøkkelpunkter i den reviderte 'Japanese Whistleblower Protection Law' - Hvilke tiltak bør bedrifter ta?

Den japanske loven om beskyttelse av varsler i offentlig interesse (Japanese Whistleblower Protection Act) ble revidert i 2020 og trådte i kraft 1. juni 2022. Med denne revisjonen er det pålagt bedrifter å etablere systemer for å håndtere interne varsler på en passende måte.

I denne artikkelen vil vi forklare hovedpunktene i revisjonen av den japanske loven om beskyttelse av varsler i offentlig interesse, og hvilke tiltak bedrifter bør ta i forbindelse med denne revisjonen.

Hva er systemet for beskyttelse av varsler i offentlig interesse?

“Systemet for beskyttelse av varsler i offentlig interesse” er et system som beskytter de som gir informasjon om hendelser eller uregelmessigheter med det formål å tjene offentlig interesse (varsler).

For eksempel, organisatoriske uregelmessigheter og skandaler som skjuling av biltilbakekallinger eller matforfalskning er ofte vanskelige å oppdage fra utsiden, og det er mange tilfeller der de blir avslørt gjennom intern varsling. Imidlertid er det noen som nøler med å varsle av frykt for å lide ulemper i selskapet hvis de varsler. For å unngå slike situasjoner, er det nødvendig å sikre at interne varslere ikke blir utsatt for ulemper som oppsigelse.

Intern varsling er for organisasjonen, ved at problemer og uregelmessigheter oppdages tidlig gjennom varsling, noe som gjør det mulig å reagere raskt. I tillegg har det fordeler som å fremme organisasjonens selvrensing, øke sosial tillit og forbedre bedriftsverdien ved å beskytte varsleren og håndtere varslingen på en passende måte.

Systemet for beskyttelse av varsler i offentlig interesse har som mål å fremme overholdelse av lover og forskrifter av bedrifter og sikre sikkerhet og trygghet for befolkningen ved å beskytte interne varslere fra dette perspektivet.

Punkter for endring av den japanske loven om beskyttelse av varsler

Endringene i 2020 (Reiwa 2 år, 2020 i den gregorianske kalenderen) ble gjennomført for å forbedre effektiviteten av det interne varslingssystemet. Disse endringene inkluderer følgende punkter:

Pålegge bedrifter å etablere systemer

Bedrifter er pålagt å gjøre følgende (Artikkel 11 i den japanske loven om beskyttelse av varsler):

• Utpeke personer som skal håndtere varsler
• Etablere nødvendige systemer for å håndtere interne varsler på en passende måte

Imidlertid er dette bare en forpliktelse for bedrifter med 300 eller færre ansatte (inkludert deltidsansatte).

Når statsministeren anser det som nødvendig, kan han/hun be bedrifter om å rapportere om disse forpliktelsene, og gi råd, veiledning og anbefalinger (Artikkel 15 i samme lov). Hvis anbefalingene ikke følges, kan dette offentliggjøres (Artikkel 16 i samme lov).

I tillegg er det pålagt en taushetsplikt for de som håndterer varsler, med hensyn til informasjon som kan identifisere varsleren. Hvis denne taushetsplikten brytes, kan det medføre en bot på opptil 300 000 yen (Artikkel 12 og 21 i samme lov).

Informasjon som kan identifisere varsleren inkluderer navn, ansattnummer osv., og generell informasjon som kjønn kan også være relevant hvis det kombineres med annen informasjon for å identifisere varsleren.

Gjøre det lettere å varsle offentlige organer osv.

Hvis en bedrift avskjediger en varsler på grunn av varsling til offentlige organer eller medier, er kravene for å erklære oppsigelsen ugyldig blitt mer fleksible, noe som gjør det lettere å varsle (Artikkel 3 i samme lov).

I tilfelle varsling til offentlige organer, er kravet ikke lenger bare “når det er en rimelig grunn til å tro”, men også “når et dokument med navn, adresse osv. er levert”.

I tilfelle varsling til medier, var det før endringen bare fare for liv og helse, men etter endringen er også “fare for eiendom” inkludert. I tillegg er “når det er en rimelig grunn til å tro at bedriften vil lekke informasjon som kan identifisere varsleren” også lagt til.

Utvide beskyttelsen av varslere

Tidligere var bare ansatte kvalifisert for beskyttelse, men med endringene er også tidligere ansatte innen ett år etter avgang og ledere inkludert (Artikkel 2, paragraf 1 i samme lov).

Med inkluderingen av ledere i beskyttelsesomfanget, er det nå forbudt å behandle ledere ufordelaktig, og hvis en leder blir avskjediget på grunn av varsling, kan han/hun kreve erstatning (Artikkel 5, paragraf 3 og Artikkel 6 i samme lov). I tillegg var tidligere bare straffbare handlinger inkludert i beskyttelsen, men nå er også administrative straffer inkludert, noe som utvider omfanget (Artikkel 2, paragraf 3 i samme lov).

I tillegg til ugyldiggjøring av oppsigelse på grunn av varsling, forbud mot ufordelaktig behandling som degradering eller lønnsreduksjon, er det nå forbudt for bedrifter å kreve erstatning fra varslere på grunn av skade forårsaket av varsling (Artikkel 7 i samme lov).

Utvide omfanget av fakta som er kvalifisert for varsling

Med disse endringene er omfanget av fakta som er kvalifisert for varsling utvidet (Artikkel 2, paragraf 3 i samme lov).

“Fakta om kriminelle handlinger som er definert i denne loven og lovene oppført i vedlegget (inkludert ordrer basert på disse lovene) eller fakta som er grunnlag for bøter som er definert i denne loven og lovene oppført i vedlegget (inkludert ordrer basert på disse lovene)” er definert.

“Lovene oppført i vedlegget” er definert i “Ordinance defining the laws listed in Appendix 8 of the Whistleblower Protection Act (Ordinance No. 146 of 2005)” basert på Appendix and Appendix 8 of the Whistleblower Protection Act. En liste over lovene er publisert av Consumer Affairs Agency som “List of laws subject to reporting (474 laws) (as of February 1, Reiwa 3 year, 2021 in the Gregorian calendar)”.

Tiltak som virksomheter bør ta for å håndtere interne varslinger på riktig måte

Virksomheter med over 300 ansatte må forstå innholdet som er blitt obligatorisk med denne endringen, og må reagere på riktig måte. Her vil vi forklare tiltakene som virksomheter bør ta.

Bygge en struktur for å håndtere interne varslinger på riktig måte

Det er ingen bestemmelser i den japanske loven om beskyttelse av varsler om offentlig interesse (Japanese Whistleblower Protection Act) om hvordan interne varslingssystemer skal etableres, og det er opp til virksomheten å bestemme den faktiske formen på varslingssystemet. Det kan være forskjellige tilfeller, som å etablere et varslingssystem innenfor organisasjonen, som i personalavdelingen, å outsource varslingssystemet til en ekstern organisasjon, som et advokatfirma, eller å etablere varslingssystemer i begge.

Uansett hvilken form du velger, er det viktig å overholde følgende punkter:

• Etablering av internt varslingssystem for offentlig interesse: Klart definere avdelingen eller personen som skal utføre undersøkelser og korrigerende tiltak
• Tiltak for å sikre uavhengighet fra organisasjonsledere og andre ledere: Sikre uavhengighet fra organisasjonsledere og andre ledere i saker som involverer dem
• Tiltak for å implementere varslingssvar: Utføre interne undersøkelser og korrigerende tiltak
• Tiltak for å eliminere interessekonflikter i varslingssvar: Forhindre at personer involvert i saken deltar i varslingssvar

Virksomheter må utpeke personer som skal håndtere varslingssvar, motta varsler om offentlig interesse, utføre interne undersøkelser, og om nødvendig utføre korrigerende tiltak.

Opprette en struktur for å beskytte varslerne

Selv om et internt varslingssystem er etablert, vil ikke systemet for beskyttelse av varsler om offentlig interesse fungere ordentlig hvis ikke varslerens beskyttelse er sikret. Derfor må virksomheter ta følgende tiltak:

• Tiltak for å forhindre ugunstig behandling: Forhindre ugunstig behandling, gi lindring hvis ugunstig behandling oppdages, og straffe de som har behandlet varsleren ugunstig
• Tiltak for å forhindre deling utenfor omfanget: Forhindre deling utenfor omfanget, og gi lindring hvis slik deling oppdages

Ugunstig behandling av varsleren inkluderer ikke bare oppsigelse, men også lønnsreduksjon, degradering, og tvungen avgang.

For mer informasjon om tiltakene virksomheter bør ta, se Retningslinjer for tiltak som virksomheter bør ta i henhold til paragraf 1 og 2 i artikkel 11 i loven om beskyttelse av varsler om offentlig interesse for å sikre en passende og effektiv implementering (Kunngjort av Kabinettet den 20. august 2021 (2021 i den gregorianske kalenderen), nr. 118).

Oppsummering: Ta kontakt med en advokat for tiltak mot den japanske loven om beskyttelse av varsler

Den japanske loven om beskyttelse av varsler har blitt revidert, og det er nå pålagt bedrifter å etablere systemer for å håndtere interne varsler på en passende måte. Dette har ført til en økning i antall saker som bedrifter må håndtere. Videre, når det kommer en varsling, er det nødvendig å ha et system på plass for å håndtere varslingen på en passende måte.

Å beskytte varsleren på en passende måte og å håndtere varslingen med integritet er viktig både for bedriften og for samfunnet. For spørsmål om det japanske varslerbeskyttelsessystemet, vennligst kontakt en advokat.

Introduksjon til tiltakene våre

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med rikelig erfaring innen IT, spesielt internett og jus. Den japanske loven om beskyttelse av offentlige varslere (Whistleblower Protection Act) har fått mye oppmerksomhet, og behovet for juridisk sjekk øker stadig. Vårt firma tilbyr løsninger for alle aspekter av bedriftsjuridiske saker for IT og oppstartsselskaper. Detaljer er beskrevet i artikkelen nedenfor.

Monolith Advokatfirma’s håndteringsområder: IT og oppstartsselskapers bedriftsjuridiske saker