En advokat forklarer enkelt de viktigste punktene ved utarbeidelse av grunnleggende kontrakt for utleie av arbeidskraft

IT-selskaper har relativt mange muligheter til å motta arbeidskraft gjennom arbeidsformidling. Selv om malene for grunnleggende arbeidsformidlingskontrakter er relativt standardiserte, er mange av klausulene basert på den japanske loven om arbeidsformidling. Derfor er grunnleggende kunnskap om den japanske loven om arbeidsformidling uunnværlig for å utarbeide en grunnleggende arbeidsformidlingskontrakt.

Her vil vi ta for oss typiske eksempler på klausuler i en grunnleggende arbeidsformidlingskontrakt, samtidig som vi forklarer den relaterte japanske loven om arbeidsformidling.

Hva er en arbeidsformidlingskontrakt?

Arbeidsformidling innebærer at en arbeidstaker inngår en arbeidskontrakt med et formidlingsbyrå (utsendende selskap) og deretter blir sendt til et annet selskap (mottakende selskap) hvor vedkommende faktisk mottar instruksjoner og arbeider. For en detaljert forklaring på forskjellene mellom utstasjonering, formidling, semi-oppdrag, oppdrag, falske oppdrag og arbeidsforsyning, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/difference-contract-dispatch-loan-labor-supply[ja]

En stor egenskap ved arbeidsformidling er at selskapet som arbeidstakeren har inngått arbeidskontrakt med, er forskjellig fra selskapet hvor vedkommende faktisk mottar instruksjoner og arbeider. Det er også viktig å merke seg at det ikke eksisterer noen kontraktsforhold mellom arbeidsformidleren og det mottakende selskapet.

Tidligere fantes det to typer arbeidsformidling: “spesifikk arbeidsformidling”, som var registreringsbasert, og “generell arbeidsformidling”, som var fast ansettelse. Førstnevnte var underlagt lisensiering, mens sistnevnte var underlagt meldingsplikt. Imidlertid ble denne forskjellen avskaffet med den reviderte japanske arbeidsformidlingsloven som trådte i kraft i 2015 (Heisei 27), og nå er all arbeidsformidling lisensiert.

Det er verdt å merke seg at dagarbeid, som tidligere var spesielt utbredt blant unge, ble et sosialt problem og førte til lovendringer. Nå er det i prinsippet forbudt.

For en detaljert forklaring på falske oppdrag, som ofte er et problem i IT-bransjen og ligner på arbeidsformidling, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/criteria-for-disguised-contract[ja]

Viktige punkter i en grunnleggende kontrakt for utleie av arbeidstakere

Når en utleier sender arbeidstakere til en innleier, er det vanlig å inngå en grunnleggende kontrakt for utleie av arbeidstakere mellom utleier og innleier, og deretter inngå individuelle kontrakter for spesifikke utleieoppdrag. Her forklarer vi de viktige punktene i en grunnleggende kontrakt for utleie av arbeidstakere. Merk at i eksemplene på klausuler nedenfor refererer “甲” til innleier og “乙” til utleier.

Bestemmelser om individuelle kontrakter

Partene, herunder Part A og Part B, skal inngå en individuell kontrakt (heretter kalt “individuell kontrakt”) i henhold til artikkel 26, paragraf 1 i den japanske Arbeiderutleieloven (1985) (heretter kalt “Arbeiderutleieloven”), hver gang Part B utplasserer arbeidere til Part A. Denne kontrakten skal spesifisere detaljene om arbeidsoppgavene, arbeidsstedet, arbeidstiden og andre nødvendige detaljer for utleie av arbeidere.

En arbeiderutleiekontrakt er definert som “en kontrakt der en av partene forplikter seg til å utplassere arbeidere til den andre parten” (Arbeiderutleieloven, artikkel 26, paragraf 1). Arbeiderutleiekontrakten inngås mellom utleieselskapet og mottakerselskapet.

I mange tilfeller inngår utleieselskapet og mottakerselskapet en grunnleggende kontrakt om arbeiderutleie, og deretter spesifiserer de arbeidsbetingelsene individuelt i en individuell kontrakt hver gang en arbeider utplasseres. Det er viktig å merke seg at arbeiderutleiekontrakten nevnt i artikkel 26 i Arbeiderutleieloven refererer til den individuelle kontrakten, ikke den grunnleggende kontrakten.

Det er lovpålagt å spesifisere visse forhold i den individuelle kontrakten. Følgende er eksempler, men det er mange forhold som må spesifiseres i den individuelle kontrakten.

• Innholdet i arbeidsoppgavene som utleiearbeideren skal utføre
• Navn og adresse på virksomheten der utleiearbeideren skal utføre arbeidet, samt andre detaljer om arbeidsstedet
• Forhold vedrørende personen som skal gi direkte instruksjoner til utleiearbeideren under arbeidet
• Perioden for arbeiderutleien og arbeidsdagene
• Start- og sluttidspunkt for arbeidet, samt pausetider, sikkerhet og helseforhold

Bestemmelser om innleieperiode for midlertidig ansatte

Partene A og B skal ikke akseptere eller sende midlertidige ansatte for en periode som overstiger tre år for hver arbeidsplass (heretter kalt “arbeidssted”), med mindre perioden er forlenget gjennom en høringsprosess. Dette gjelder ikke for midlertidige ansatte som er unntatt fra periodebegrensningen i henhold til Japansk Arbeidsformidlingslov, artikkel 40-2, første ledd.

Den reviderte Japanske Arbeidsformidlingsloven, som trådte i kraft i 2015 (Heisei 27), fastsetter at en midlertidig ansatt kan sendes til en arbeidsplass i maksimalt tre år. Reglene om innleieperiode for midlertidige ansatte inkluderer spesifikt følgende to punkter:

• Det er ikke tillatt å kontinuerlig akseptere den samme midlertidige ansatte i mer enn tre år i samme organisatoriske enhet hos innleier.
• Det er ikke tillatt å kontinuerlig akseptere midlertidige ansatte i mer enn tre år på samme arbeidssted hos innleier.

Imidlertid kan innleier forlenge den treårige innleieperioden ved å innhente synspunkter fra fagforeningen som representerer flertallet av de ansatte (eller flertallsrepresentanten) minst en måned før innleieperioden utløper.

Denne bestemmelsen er fastsatt for å overholde reguleringene i Japansk Arbeidsformidlingslov om innleieperiode for midlertidige ansatte.

Bestemmelser om håndtering av penger og bruk av bil

Hvis det er nødvendig for Selskap A å la utsendte arbeidstakere håndtere kontanter, verdipapirer, andre lignende verdipapirer og verdisaker, eller utføre arbeid som krever bruk av bil eller andre spesielle oppgaver, skal nødvendige bestemmelser fastsettes separat mellom Selskap A og Selskap B under Selskap As tilsynsansvar.

Det er vanlig praksis å inngå separate avtaler når utsendte arbeidstakere må håndtere penger eller bruke bil i forbindelse med oppdragsgivers virksomhet.

Hvis utsendte arbeidstakere håndterer penger eller verdisaker, kan utsendingsfirmaet holdes ansvarlig for erstatning dersom arbeidstakeren mister pengene eller verdisakene. Tilsvarende kan utsendingsfirmaet også holdes ansvarlig for erstatning dersom arbeidstakeren forårsaker en trafikkulykke under bruk av bil.

Derfor er det vanlig praksis for utsendingsfirmaer å forby utsendte arbeidstakere å håndtere penger og bruke bil som hovedregel, men tillate det gjennom individuelle avtaler når det er nødvendig.

Bestemmelser om sikring av passende arbeidsforhold

1. Part A skal sørge for at innleide arbeidstakere arbeider under arbeidsforhold som er i samsvar med arbeidsmiljøloven og andre relevante japanske lover, samt vilkårene i denne avtalen og individuelle kontrakter. Videre skal Part A sørge for at innleide arbeidstakere arbeider under rettferdige og smidige forhold, inkludert forebygging av seksuell trakassering. Part A skal også tilrettelegge for at innleide arbeidstakere kan benytte fasiliteter som klinikker og kantiner.
2. Part A skal samarbeide så langt det er mulig med Part B om opplæring og sikkerhetsopplæring for innleide arbeidstakere, samt støtte deres egenutvikling. Part A skal også tilrettelegge for at innleide arbeidstakere får samme opplæring som Part A sine egne ansatte som utfører lignende arbeid.

Det kan fastsettes i den grunnleggende kontrakten for innleie av arbeidstakere at innleiebedriften skal forebygge seksuell trakassering og sørge for at innleide arbeidstakere får samme opplæring som bedriftens egne ansatte.

I henhold til artikkel 40 i den japanske arbeidsformidlingsloven (arbeidsformidlingsloven av 1947), er innleiebedriften forpliktet til å opprettholde et passende arbeidsmiljø for innleide arbeidstakere. Dette innebærer blant annet at innleiebedriften må varsle utleiebedriften og håndtere klager fra innleide arbeidstakere. Innleiebedriften må også arbeide for å forebygge seksuell trakassering og opprettholde et passende arbeidsmiljø. Første punkt i eksempelet på bestemmelsen bekrefter disse forpliktelsene i den grunnleggende kontrakten for innleie av arbeidstakere.

Videre fastsetter artikkel 40 i den japanske arbeidsformidlingsloven (arbeidsformidlingsloven av 1947) at innleiebedriften skal sørge for at innleide arbeidstakere får samme opplæring og velferdstjenester som bedriftens egne ansatte. Andre punkt i eksempelet på bestemmelsen reflekterer denne forpliktelsen.

Bestemmelser om overtidsarbeid og lignende

Part A kan, i henhold til Japansk Arbeidsstandardlovens artikkel 36 og innenfor rammen av avtalen (36-avtalen) som er levert av Part B, samt i henhold til individuelle kontraktsbestemmelser, pålegge utsendte arbeidstakere å arbeide overtid og på fridager.

Ved arbeidsutleie fastsettes arbeidsvilkårene for utsendte ansatte hos oppdragsgiver i arbeidsutleiekontrakten som inngås mellom utleier og oppdragsgiver. I mange tilfeller fastsetter den generelle arbeidsutleiekontrakten kun abstrakte forhold, mens konkrete detaljer fastsettes i individuelle kontrakter.

Oppdragsgiver må overholde arbeidsvilkårene som er fastsatt i arbeidsutleiekontrakten. Videre er oppdragsgiver ansvarlig for å overholde forpliktelsene knyttet til overtidsarbeid, pauser og fridager i henhold til Japansk Arbeidsstandardlov.

I henhold til Japansk Arbeidsstandardlov kreves det en såkalt 36-avtale for å pålegge arbeidstakere overtidsarbeid som overstiger 8 timer per dag eller 40 timer per uke. Ved arbeidsutleie er det utleier som har ansvaret for å levere 36-avtalen, men det er viktig å merke seg at oppdragsgiver har ansvaret for å administrere overtidsarbeid og lignende.

Bestemmelser om erstatningsansvar

Når det gjelder utførelsen av utsendingsarbeid, skal part B være ansvarlig for å erstatte part A dersom en utsendt arbeidstaker forårsaker skade på part A eller en tredjepart med vilje eller grov uaktsomhet. Dette gjelder imidlertid ikke hvis skaden anses å ha oppstått som følge av instruksjoner eller manglende nødvendige instruksjoner fra part A eller andre som part A bruker (heretter kalt “instruksjonsgivere”).

Hvis en utsendt arbeidstaker forårsaker skade på en tredjepart, som en klient eller et selskap som mottar utsendingsarbeid, kan det oppstå spørsmål om hvem som er ansvarlig for erstatningen. I eksempelet på bestemmelsen er det i utgangspunktet utsendingsbyrået som er ansvarlig for erstatningen, men hvis skaden skyldes instruksjoner fra mottakeren av utsendingsarbeidet, kan ansvaret reduseres eller fjernes for utsendingsbyrået.

Videre, når utsendte arbeidstakere håndterer penger eller bruker kjøretøy, kan erstatningsbeløpet lett bli stort. Derfor er det effektivt å fastsette en øvre grense for erstatningsbeløpet.

Oppsummering

Når det gjelder den grunnleggende kontrakten for utleie av arbeidskraft, er mange av bestemmelsene regulert i henhold til den japanske loven om utleie av arbeidskraft. Siden denne loven ofte blir revidert, er det viktig å alltid sjekke den nyeste lovgivningen. Spesielt i IT-bransjen er utleie av arbeidskraft vanlig, så det er nødvendig å forstå de grunnleggende delene av loven om utleie av arbeidskraft.

Veiledning om kontraktsutforming og -gjennomgang fra vårt firma

Hos Monolith Advokatfirma, som er et advokatfirma med sterk kompetanse innen IT, internett og forretningsjus, tilbyr vi tjenester som utforming og gjennomgang av ulike kontrakter, inkludert, men ikke begrenset til, grunnleggende arbeidsformidlingsavtaler, til våre rådgivningskunder og klientbedrifter. Hvis du er interessert, vennligst se detaljene nedenfor.