Den juridiske statusen til deltidsarbeidere i japansk arbeidsrett og bedrifters forpliktelser

I de senere årene har det japanske arbeidsrettsystemet gått gjennom en betydelig omveltning. Spesielt har reguleringen av deltidsarbeideres behandling blitt en av de mest kritiske juridiske utfordringene for bedriftsledelse i Japan. Tidligere kunne betegnelsen på ansettelsesformen rettferdiggjøre forskjeller i behandling, men dagens lover anerkjenner ikke slike formelle distinksjoner. Det nåværende rettssystemet krever at bedrifter vurderer rettferdigheten i behandlingen basert på den faktiske naturen av arbeidet, ikke på arbeidstakerens tittel. I hjertet av denne endringen ligger “Loven om forbedring av ansettelsesstyringen for deltids- og midlertidig ansatte”, ofte referert til som “Deltids- og midlertidig ansattes arbeidslov” i Japan. Denne loven har som grunnleggende prinsipp å forby urimelige forskjeller i behandlingen mellom deltidsarbeidere og ansatte som bedriften anser som “vanlige arbeidstakere”. Bedrifter har ansvar for å forklare enhver forskjell i behandling med objektive og rasjonelle grunner. Dette juridiske kravet bør ikke bare sees som en utfordring for overholdelse, men også som et strategisk krav for å sikre logisk konsistens og transparens i personalpolitikken, og for å realisere bærekraftig bedriftsstyring. I denne artikkelen vil vi først forklare de grunnleggende prinsippene for behandling som loven etablerer, deretter analysere viktige rettsavgjørelser fra Japans høyesterett som har formet de konkrete vurderingskriteriene, og til slutt detaljert beskrive de spesifikke forpliktelsene loven pålegger bedrifter og praktiske tiltak for å håndtere disse.

Grunnprinsippene for behandling: Balansert behandling og lik behandling under japansk lov

Den japanske deltids- og midlertidige ansettelsesloven fastsetter to viktige prinsipper for behandlingen av deltidsarbeidere. Disse er “balansert behandling” og “lik behandling”. Disse prinsippene danner det juridiske grunnlaget for bedrifter når de bygger og driver sine personalssystemer.

Det første prinsippet er balansert behandling, som er fastsatt i artikkel 8 i den japanske deltids- og midlertidige ansettelsesloven og betyr “forbud mot urimelig behandling”. Dette prinsippet gjelder når det er forskjeller i arbeidsinnholdet eller lignende mellom deltidsarbeidere og vanlige ansatte. Loven forbyr ikke forskjeller i behandling i seg selv, men forskjellene må ikke være urimelige. Ved vurdering av urimelighet tas det hovedsakelig hensyn til tre elementer: For det første “arbeidsinnholdet”, det vil si innholdet i arbeidet og det tilhørende ansvarsnivået. For det andre “omfanget av endringer i arbeidsinnholdet og plassering”, som inkluderer muligheter og omfang for overføring eller avdelingsendringer, samt forfremmelse. For det tredje “andre omstendigheter”, som inkluderer rimelige arbeidsgiver- og arbeidstakerpraksiser. Bedrifter må sammenligne disse elementene omfattende og logisk forklare at forskjellene i behandling er balanserte og tilsvarer de faktiske forskjellene.

Det andre prinsippet er lik behandling, som er fastsatt i artikkel 9 i samme lov og betyr “forbud mot diskriminerende behandling”. Dette strengere prinsippet gjelder i begrensede situasjoner, spesifikt når en deltidsarbeiders “arbeidsinnhold” og “omfanget av endringer i arbeidsinnholdet og plassering” er identisk med det for en sammenlignbar vanlig ansatt. Når disse elementene er helt like, er det forbudt for bedrifter å diskriminere i grunnlønn, bonuser og alle andre former for behandling basert på at personen er en deltidsarbeider. Med andre ord, behandlingen av begge må i prinsippet være den samme.

Derfor er det første en bedrift bør gjøre å nøyaktig analysere den faktiske jobbsituasjonen for deltidsarbeidere de ansetter, og avgjøre om de to nevnte elementene er identiske med de for sammenlignbare vanlige ansatte. Denne innledende vurderingen er et svært viktig skritt som vil bestemme retningen for senere personalstrategi og juridisk risikostyring. Å lage og opprettholde nøyaktige jobbbeskrivelser er ikke bare en personaladministrativ praksis, men har også en sterk betydning som et juridisk forsvarstiltak.

Kriteriene for å bedømme “urimelighet”: Viktige presedenser fra Japans høyesterett

Spesifikt hva som menes med “urimelig forskjellsbehandling” som Japans deltids- og midlertidige arbeidslov forbyr, og kriteriene for å bedømme dette, har blitt konkretisert gjennom en rekke dommer fra Japans høyesterett i de senere årene. Retten har vedtatt en konsekvent metode der den analyserer “formålet” med individuelle godtgjørelser og velferdsordninger, det vil si betalingsmålene, og bedømmer om forskjellsbehandlingen er rimelig eller ikke i lys av dette formålet. Denne “formålsbaserte tilnærmingen” er en uunnværlig retningslinje for bedrifter når de skal vurdere sine personalordninger og vurdere juridiske risikoer.

Når det gjelder ulike godtgjørelser, ble dommene i Hamakyorex-saken og Nagasawa Transport-saken fra 2018 viktige presedenser. I disse sakene undersøkte høyesterett formålet med hver godtgjørelse individuelt. For eksempel, for pendlergodtgjørelse (formål: å kompensere for pendlerkostnader), måltidsgodtgjørelse (formål: å støtte måltider under arbeid), og tilstedeværelsesbonus (formål: å oppmuntre til ingen fravær), ble det bestemt at det var urimelig å ikke gi disse til deltidsarbeidere, siden formålet med disse godtgjørelsene ikke endres mellom vanlige arbeidere og deltidsarbeidere. På den annen side, for boligtilskudd, som hadde formålet å støtte levekostnader for ansatte som kunne bli omlokert, ble det ansett som rimelig å ikke gi dette til kontraktsansatte som ikke var planlagt for omlokering.

Når det gjelder økonomisk betydelige godtgjørelser som bonus og pensjonsytelser, ble dommene i Osaka Medical and Pharmaceutical University-saken og Metro Commerce-saken fra 2020 bemerket. Høyesterett bestemte at det ikke umiddelbart var urimelig å ikke gi bonus eller pensjonsytelser til deltidsarbeidere under visse omstendigheter. Som grunn ble det nevnt at disse ytelser ikke bare er en etterbetaling av lønn, men også har et sammensatt formål som å belønne for langvarig bidrag til selskapet, samt å sikre og beholde kjerneansatte som forventes å prestere i fremtiden. Og i disse sakene ble det fastslått at deltidsarbeiderne ikke var i en posisjon der man kunne forvente et slikt langvarig bidrag, gitt deres jobbinnhold og omfanget av omlokering. Disse dommene godkjente ikke generelt manglende utbetaling av bonus eller pensjonsytelser, men stilte spørsmål ved om det var konsistens mellom formålet med utbetalingene og arbeidernes faktiske jobbfunksjoner.

Når det gjelder ferie og andre velferdsordninger, viste en serie dommer relatert til Japan Post-saken fra 2020 viktige avgjørelser. Høyesterett bestemte at det var urimelig å ikke gi deltidsarbeidere sommer- og vinterferie, betalt sykefravær, nyttårsbonus, og avhengighetstilskudd. Årsaken var at formålet med disse velferdsordningene, som mental og fysisk forfriskning (ferie), livsopphold under sykdom (sykefravær), kompensasjon for arbeid i høysesongen (bonus), ikke direkte er relatert til arbeidernes langsiktige karriereveier, og er derfor gyldige for alle arbeidere som utfører daglige oppgaver.

Det disse dommene viser er at når bedrifter etablerer forskjeller i behandling, må de klart definere formålet med hvert system, og kunne forklare, basert på objektive fakta som jobbinnhold, ansvar og omfanget av omlokering, hvorfor dette formålet kun gjelder for en spesifikk gruppe arbeidere og ikke for andre. Denne logiske konsistensen er nøkkelen til å grunnlegge “rimeligheten” av forskjellsbehandlingen.

Arbeidsgivers hovedforpliktelser og praktisk tilnærming under japansk lov

Den japanske loven om deltids- og tidsbegrenset ansettelse pålegger bedrifter å handle konkret, i tillegg til det grunnleggende prinsippet om forbud mot urimelig forskjellsbehandling. Å oppfylle disse forpliktelsene er avgjørende for å forebygge juridiske tvister og bygge sunne arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner.

En av de viktigste forpliktelsene er “forklaringsplikten” fastsatt i artikkel 14 i den japanske loven om deltids- og tidsbegrenset ansettelse. Denne plikten har to aspekter. For det første må bedrifter umiddelbart forklare innholdet i tiltakene de har iverksatt for å forbedre ansettelsesforvaltningen, som lønnssystemer, opplæring, velferdsfasiliteter og tiltak for konvertering til fast ansatte, når de ansetter deltidsarbeidere. For det andre, når en deltidsarbeider ber om en forklaring på forskjellene mellom sin egen behandling og behandlingen av vanlige arbeidstakere, må bedriften svare og gi en objektiv og konkret forklaring. For eksempel, en abstrakt forklaring som “fordi du er deltidsarbeider” anses ikke som oppfyllelse av plikten; det er nødvendig å spesifikt vise til forskjeller i jobbinnhold og ansvar. Det er strengt forbudt å avskjedige eller behandle arbeidstakere ufordelaktig på grunn av deres forespørsel om en forklaring, som fastsatt i paragraf 3 i artikkel 14 i samme lov. Forklaringsplikten fungerer som en reell håndhevelsesmekanisme for loven, som oppfordrer bedrifter til kontinuerlig å revurdere den logiske grunnlaget for sitt personaleregime.

Deretter pålegger artikkel 13 i samme lov bedrifter å iverksette tiltak for å fremme konvertering til “vanlige arbeidstakere”. Bedrifter må implementere minst ett av følgende tre tiltak:

1. Informere deltidsarbeidere om jobbåpninger for vanlige arbeidstakere gjennom oppslag på arbeidsplassen eller via e-post.
2. Gi deltidsarbeidere muligheten til å søke gjennom interne utlysninger når nye stillinger for vanlige arbeidstakere opprettes.
3. Opprette et prøvesystem eller lignende for deltidsarbeidere for konvertering til vanlige arbeidstakere. Denne bestemmelsen pålegger bedrifter å tilby muligheter for konvertering, men garanterer ikke selve konverteringen.

I tillegg til disse hovedforpliktelsene, er bedrifter også pålagt å gjennomføre opplæring for å gi deltidsarbeidere de nødvendige ferdighetene for å utføre sine oppgaver (artikkel 11), samt å gi dem muligheten til å bruke velferdsfasiliteter som kantiner, hvilerom og garderober (artikkel 12). Å se disse forpliktelsene i sammenheng og systematisk organisere ansettelsesforvaltningen av deltidsarbeidere vil bidra til å oppnå både overholdelse av loven og økt bedriftsverdi.

Oppsummering

Arbeidsrettslovgivningen i Japan, spesielt reguleringene knyttet til deltidsarbeidere, sender et klart budskap til bedrifter om å tilby rettferdig behandling basert på de faktiske arbeidsoppgavene, snarere enn betegnelsen på ansettelsesformen. For å overholde den japanske loven om deltids- og midlertidig ansettelse, er det avgjørende å definere «formålet» med hvert element i bedriftens personal- og lønnssystem klart, og å kunne logisk forklare at eventuelle forskjeller i behandlingen mellom vanlige arbeidstakere og deltidsarbeidere er basert på objektive forskjeller som arbeidsinnhold, ansvarsområde og muligheter for omplassering. Høyesterettsdommene i Japan viser en streng holdning til samsvar mellom «formål» og «faktisk tilstand», og bedrifter må bruke disse som retningslinjer for å kontinuerlig revidere sine systemer fra et forebyggende rettslig perspektiv.

Monolith Law Office har omfattende erfaring med å gi råd om arbeidsrett for deltidsarbeidere til et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har flere eksperter som ikke bare er kvalifiserte som japanske advokater, men også har advokatbevillinger fra andre land og er engelsktalende. Dette gjør oss i stand til å tilby presis og praktisk juridisk støtte for komplekse personal- og arbeidsrettslige problemer som bedrifter med internasjonal virksomhet kan støte på.